淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

盧曉衛(wèi)承德避暑山莊管理處

淺談事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策

盧曉衛(wèi)
承德避暑山莊管理處

隨著社會的飛速發(fā)展與科技水平的猛越提升，事業(yè)單位中需要管理的檔案數(shù)量也隨之增加了不少，管理工作的難度也慢慢加大。為了適應(yīng)當(dāng)前社會上各種事物快速變遷帶來的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位的檔案管理制度必須不斷改革。本文主要研究事業(yè)單位的檔案管理工作，提出有效的、可執(zhí)行的優(yōu)化政策，幫助事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化。

事業(yè)單位;檔案管理現(xiàn)狀;優(yōu)化對策

正是因為科技水平的猛越提升，我們可以對檔案進行信息化管理，可以充分利用電子計算機的信息技術(shù)手段把各種信息資源進行轉(zhuǎn)化并保存，相應(yīng)地解決了傳統(tǒng)檔案管理上的一系列問題，尤其降低了工作難度和提高了工作效率，為每位工作人員帶來了便捷的服務(wù)，這樣就大大地促進了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展，達到了社會公眾日益增加的需求。

一、現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作在事業(yè)單位沒有得到較高的重視

由于現(xiàn)在的事業(yè)單位大多都是注重企業(yè)自身的實質(zhì)利益，而檔案管理的工作做的再好也不會給單位上帶來什么直接或間接的實質(zhì)利益，所以大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都選擇輕視或忽視檔案管理工作，當(dāng)然，這肯定就會影響到檔案管理的工作人員，讓其也產(chǎn)生了不積極的態(tài)度，認識不到檔案管理對事業(yè)單位所具有的重要性，隨即也就不會認真對待檔案管理工作。但是單位里每一位員工都有不一樣的身份背景與經(jīng)歷，在單位上班當(dāng)然也會有工作流程的詳細記錄，這都會保存在個人的檔案管理中，與單位的發(fā)展有著不可忽視的關(guān)系。所以，只要當(dāng)檔案管理工作發(fā)生一點疏忽時，就會極有可能造成檔案不完整、個人信息數(shù)據(jù)的泄露、個人的隱私泄露、拖延事業(yè)單位的時間等嚴重的后果。

（二）檔案管理制度與模式的落后

目前許多的事業(yè)單位都存在檔案管理方面的問題，如:案卷的標(biāo)題或序號不完善；組卷的不一致；還有一些檔案甚至都沒有卷內(nèi)目錄。這些問題的存在都表明了有的基層事業(yè)單位擁有不健全的檔案管理制度，尤其在檔案管理、檔案保護、檔案保密、檔案借閱方面上的制度也存在漏洞。有些事業(yè)單位雖然表面制定了一些檔案管理制度，但卻在執(zhí)行的時候也只做表面性功夫，沒有深深地貫徹下去，因此所制定的檔案管理制度也就沒有發(fā)揮出實際的作用，大大降低了檔案本身所具有的可利用價值。有的管理人員甚至還在使用賬目記錄、書面記載的傳統(tǒng)方法，用傳統(tǒng)的、低效率的管理方式去管理。隨著科技的提升與信息化的加速，傳統(tǒng)的管理方法不可能快速有效地管理住海量的檔案信息，只會徒勞并浪費工作時間，降低工作速度，影響管理效率。與此同時，由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者的不重視，這就容易造成檔案管理工作設(shè)備的落后，在很大程度上限制了記錄檔案數(shù)據(jù)的速度和查閱檔案的效率。

二、優(yōu)化對策

（一）提高重視度

針對現(xiàn)在這種事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)象，首先應(yīng)該做的是提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員對檔案管理工作的重視度，提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。我國也曾經(jīng)相應(yīng)的頒布了《檔案法》、《檔案管理法》等檔案管理方面的法律法規(guī)，就是為了讓事業(yè)單位和相應(yīng)的工作者對檔案管理工作引起重視，但事實總是與所想的相反。為了改變事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對管理人員多加鼓勵，讓其學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識和法律法規(guī)，從而提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，使其有足夠的能力做好管理檔案的工作。單位也可以多做些宣傳工作，提高工作人員的意識和職業(yè)素養(yǎng)，這樣就可以更加確保檔案管理工作能夠平穩(wěn)安全地實施下去。同時在此過程中，檔案管理工作人員會進一步強化自己對檔案管理的認知和理解，意識到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展也同樣具有重要的作用，從而會更加重視檔案管理這份工作。

(二)建立檔案管理合理化制度與先進化模式

正如上所說，用傳統(tǒng)方式去進行檔案管理的模式毋庸置疑是要被當(dāng)今時代所淘汰的，我們需要建立新的、先進化的檔案管理模式來取代傳統(tǒng)的、落后的檔案管理模式，從而進行科學(xué)有效的操作，這會很大程度上地節(jié)省傳統(tǒng)模式下所浪費的時間和資源，也會幫助檔案管理的工作人員有序快捷地整理檔案。從另一個角度來說，執(zhí)行一個新的、先進化的模式也需要投入大量的資金和先進的設(shè)備，置辦的辦公設(shè)施越優(yōu)越，就越有利于檔案管理工作人員去進行管理，我們應(yīng)加大資金投入力度，促使檔案管理設(shè)備先進化。

（三）實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

在當(dāng)今社會的火速發(fā)展中，最為突出的就是計算機行業(yè)的發(fā)展，計算機可以說是社會信息化的關(guān)鍵性的一項工具，它理所當(dāng)然的也可以發(fā)揮其重要的作用去進行單位的檔案管理，比如運用相關(guān)軟件來記錄、保存、查閱，利用掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備來進行圖片或聲像等檔案資料的保存，以確保檔案管理的有序性和高效性。當(dāng)然，在計算機的輔助作用下，檔案管理人員也要及時進行檔案內(nèi)容更新，這樣才能避免漏存或記錄錯誤等情況的發(fā)生。傳統(tǒng)的檔案管理不僅會占較大的儲存空間，而且也不方便查閱，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化一方面不僅可以節(jié)省儲存空間，一方面也能方便檔案管理，更能延長管理的年限。

結(jié)束語

本文針對事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對策進行了陳述，綜上所說，隨著我國社會的發(fā)展，我們應(yīng)提高對檔案管理的重視度，加快建立檔案管理合理化制度與先進化模式，通過引進計算機科學(xué)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，這樣才能促進事業(yè)單位的快速穩(wěn)定的發(fā)展。

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