淺談檔案管理的信息化

郜尚義 （內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院 010020）

淺談檔案管理的信息化

郜尚義 （內(nèi)蒙古自治區(qū)地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院 010020）

檔案管理信息化就是在檔案管理的過程中采用信息化的策略與手段來改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。本文將從檔案信息化的必要性入手，對檔案信息化的意義進(jìn)行分析，并對信息化建設(shè)中的鮮明特征作出研究，最后提出在檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)策略。

檔案管理；信息化；意義；特點(diǎn)；策略

在我國對于企業(yè)、事業(yè)以及其他用人單位來說，“很多員工的信息都是通過檔案的方式將員工個人的基本信息進(jìn)行保留的，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會的進(jìn)步該資源越來越受到單位的重視。由于科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，很多現(xiàn)代化技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)被應(yīng)用到信息管理方面，通過這種方式很多客戶的信息得以迅速的流傳，這對傳統(tǒng)的管理方式來說是無法想象的，這種服務(wù)效率也是傳統(tǒng)服務(wù)所不能觸及的，將檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化管理，很多用人單位很容易就能將客戶的基本信息調(diào)用出來，這樣很多企業(yè)、事業(yè)乃至眾多用人單位很方便的就能找到自己所需要的人才，從而給單位帶來更高的價(jià)值及利潤。于此同時，這也是將檔案信息化管理的基本目的。檔案信息化管理所涉及的建設(shè)是多方面的，除了最基本的設(shè)施建設(shè)之外，還包括信息的收集、系統(tǒng)的籌建、管理人才的培養(yǎng)等眾多內(nèi)容。

一、檔案信息化的必要性

在我國，以往傳統(tǒng)方式對檔案信息掛表管理的方式很大程度上不能滿足需求，因?yàn)闄n案的管理本身是持久性的吧，而非短暫性；傳統(tǒng)檔案的絕大多數(shù)都是以文件、圖紙等方式進(jìn)行保存，這種保存方式極易受到儲存環(huán)境的影響，天氣，外部環(huán)境以及本身保存材料都具有不確定性，這給儲存單位帶來了眾多不便，不僅如此，不但不能達(dá)到之前儲存的目的，而且還會造成大量儲存經(jīng)非農(nóng)的浪費(fèi)，這些問題的產(chǎn)生嚴(yán)重造成了資源浪費(fèi)。進(jìn)入現(xiàn)代以后，由于網(wǎng)絡(luò)化現(xiàn)代化的引入，很多信息利用專用的機(jī)器就能將所收到的信息進(jìn)行保存，這種方式不僅能夠快速地將信息進(jìn)行保存，而且相比以往傳統(tǒng)保存方法，現(xiàn)代化管理方式儲存的周期持久，儲存量較大；不僅如此，調(diào)取信息也更加的方便，服務(wù)效率也更加得高。盡管檔案信息化管理有眾多優(yōu)勢，但是也有不便之處，這種方式的管理造成很多信息的真實(shí)性難以得到確定，目前并沒有什么軟件能夠快速核實(shí)信息的真實(shí)性，這方面有待完善提高。

二、檔案信息化的意義

1.檔案信息化是國家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體實(shí)現(xiàn)

檔案信息化是一個巨大的系統(tǒng)工程。在整個系統(tǒng)工程里涉及到很多方面，包括工、農(nóng)、商、服務(wù)、科技、專利等等，所涉及的領(lǐng)域是廣泛的。在整個系統(tǒng)里除了最基本的信息收集之外，還包括現(xiàn)代化的普及、網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的引用、信息管理人才的培養(yǎng)以及相關(guān)文件的建設(shè)和完善等眾多方面。在這個系統(tǒng)工程的建設(shè)中，一部分原因是由于現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要，另一部分原因是國家戰(zhàn)略的部署，這方面是很重要的因素。

2.檔案信息化的實(shí)質(zhì)是檔案工作目標(biāo)與信息網(wǎng)絡(luò)手段的結(jié)合

所謂檔案信息化，從本質(zhì)上來說，“就是信息儲存和需求二者的相互融合”；通過二者的結(jié)合達(dá)到保存和即用的目的?，F(xiàn)代社會由于很多先進(jìn)技術(shù)的引入，極大地豐富了管理手段，一定程度上帶來了信息管理的變革。但是，無論手段如何豐富變換，其最終目的都是一樣的，都是為了滿足信息的儲存及利用。

3.檔案信息化是一個不斷發(fā)展的動態(tài)過程

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，技術(shù)手段和技術(shù)環(huán)境不斷變化，不同時期，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和要求是不同的，但在某一時期特定的社會環(huán)境下，受制于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)條件和人文基礎(chǔ)，我們設(shè)定的檔案信息化目標(biāo)，確立的檔案信息化建設(shè)任務(wù)卻是現(xiàn)實(shí)的、具體的，并相對穩(wěn)定的。在動態(tài)變化的背景下，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)不可能一步到位。

4.檔案信息化涉及信息技術(shù)和人文環(huán)境兩個層面，具有十分豐富的內(nèi)涵

如前所述，檔案信息化是現(xiàn)代信息技術(shù)手段對管理目標(biāo)的支持，因此，技術(shù)、管理以及作為其社會基礎(chǔ)的人文環(huán)境在檔案信息化過程中始終交織一體，使檔案信息化建設(shè)具有了不同于傳統(tǒng)檔案工作的新的內(nèi)涵，這從上述對檔案信息化的種種界定中可見一斑。

三、信息化建設(shè)中的鮮明特征

信息建設(shè)中，檔案信息化的建設(shè)是其最基本的一部分。在信息社會化建設(shè)中，很多建設(shè)部分的建設(shè)力其過程幾乎都是一樣的，但是檔案信息化的建設(shè)和其他建設(shè)部分相比，具有其鮮明的建設(shè)特征，他的不同之處出現(xiàn)在：

1.檔案信息所包含的信息內(nèi)容要絕對屬實(shí)

在檔案信息化建設(shè)中，最主要的就是建設(shè)其資源，因?yàn)閷τ跈n案信息化建設(shè)來說，其最重要的就是檔案信息的真實(shí)性，一旦其信息出現(xiàn)虛構(gòu)，那么整個建設(shè)及其管理都是多余的，會造成資源的浪費(fèi)，而且費(fèi)時、費(fèi)力。整個檔案信息化建設(shè)當(dāng)中其資源所涉及的領(lǐng)域是非常廣泛的，所牽扯的內(nèi)容量是巨大的，一旦在信息資源這個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，那么對于整個信息化建設(shè)做的都將是無用功。

2.必須保證信息的安全性

之所以要對檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，主要原因就是要為社會需求提供資源服務(wù)。在這個系統(tǒng)工程建設(shè)中，利用最多的設(shè)備就是互聯(lián)網(wǎng)以及電腦設(shè)施，通過電腦檔案信息很方便就能夠進(jìn)行擴(kuò)散，而且還迅速的，傳播性較好，盡管如此，相對于傳統(tǒng)的保存方式也有其弊端，以往信息的保存不易受到破壞，現(xiàn)代進(jìn)行的檔案信息化建設(shè)里，檔案信息極易受到其他諸如黑客或其它軟件的攻擊竊取甚至篡改。所以在檔案信息化建設(shè)之前，首先要對其信息進(jìn)行確定，只有在對其信息進(jìn)行確定之后，整個信息化建設(shè)的進(jìn)行才會變得有意義。

3.建設(shè)時間周期長，是一項(xiàng)長期的系統(tǒng)工程

政治傳統(tǒng)延緩了檔案信息化建設(shè)的提出，傳統(tǒng)的社會經(jīng)濟(jì)使檔案信息化缺乏應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)動力，檔案意識的淡薄使檔案信息化缺乏了應(yīng)有的精神動力，盡管當(dāng)代社會環(huán)境為檔案信息化建設(shè)提供了良好的社會基礎(chǔ)，有著獨(dú)到的"天時地利人和"，但檔案信息化建設(shè)與政府其他的信息化建設(shè)比較，存在著明顯的不足與落伍，甚至是滯后，欠帳太多，受財(cái)力、技術(shù)力量等因素不同程度的影響，注定檔案信息化建設(shè)時間周期長，必須采取分步實(shí)施和邊開發(fā)邊利用原則，將信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)。

四、檔案電子信息化管理的對策

檔案信息化建設(shè)中，這個建設(shè)過程具有不確定性，甚至存在嚴(yán)重的安全隱患，并且一旦離開網(wǎng)絡(luò)，整個信息就無法顯現(xiàn)。對于這些不利環(huán)節(jié)提出以下建議：

1.建立并健全檔案信息化管理機(jī)制

首先，在檔案信息化建設(shè)中，要把其建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程進(jìn)行建設(shè)，將整個建設(shè)納入國家發(fā)展布局或國家戰(zhàn)略當(dāng)中，只有這樣才能夠引起足夠的重視，進(jìn)而促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)。

其次，在檔案信息化建設(shè)中，必須建有專門的管理機(jī)制以加強(qiáng)對其的管理和監(jiān)督。同時培養(yǎng)專業(yè)的管理人才，并且設(shè)有專門的機(jī)構(gòu)對從事檔案管理的人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

最后，建立健全檔案利用條例，一方面保證檔案信息能夠及時更新，另方面保證檔案信息足夠?qū)賹?shí)，只有這樣才能夠最大化的為用戶提供服務(wù)。

2.加強(qiáng)管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)，首先要做到意識上的覺悟。從事檔案管理人員必須愛崗敬業(yè)，必須具有職業(yè)操守，并且經(jīng)常接受觀理機(jī)構(gòu)對其進(jìn)行的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以確保其業(yè)務(wù)精通、熟練，只有這樣，所從事檔案管理的人員才能夠更好地為廣大客戶服務(wù)，從而提高其服務(wù)效率。

除此之外，要對檔案管理人進(jìn)行職業(yè)考察以及培訓(xùn)以提高其服務(wù)素養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)當(dāng)中應(yīng)用最普遍的機(jī)械設(shè)備就是電腦、網(wǎng)絡(luò)，因此在建設(shè)過程中要加強(qiáng)多業(yè)務(wù)人員的技能培訓(xùn)，助其適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用。

3.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

首先，建立一個完善的規(guī)章制度體系，對文件的產(chǎn)生到永久保存（或銷毀）的整個過程都要進(jìn)行全程管理，制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度等。

其次，加強(qiáng)電子檔案管理。要拓寬電子檔案的收集整理范圍，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度和操作規(guī)程。電子檔案的利用不能夠無原則，應(yīng)該根據(jù)利用者的情況而定，依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供使用，瀏覽文件的過程必須在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。

最后，在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置相關(guān)隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一，以確保電子檔案的安全性。

五、結(jié)語

檔案信息化系統(tǒng)工程作為國家戰(zhàn)略中的一部分，整個周期是持久的，而非短暫性，季節(jié)性的；所在對檔案信息進(jìn)行管理的時候必須把它作為一種使命去傳承下去，并且在整個系統(tǒng)工程里不斷引入最新科技成果以豐富儲存手段，只有儲存方式豐富了，檔案管理人員的服務(wù)水平才會提高，達(dá)到更好地為人們服務(wù)的目的，從而實(shí)現(xiàn)該行業(yè)、該領(lǐng)域健康的發(fā)展。

[1]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案學(xué)研究，2011（1）.

[2]薛云.站在新的歷史起點(diǎn)上努力推動全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展[J].蘭臺內(nèi)外，2011（1）.

[3]路萍.企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D].湖北大學(xué)，2014.

[4]王小蘭.“十二五”期間國家檔案資源體系發(fā)展戰(zhàn)略之我見[J].中國檔案，2011（2）.

[5]朱梁靚.檔案部門“三個體系”建設(shè)的理論與實(shí)踐價(jià)值研究[D].鄭州大學(xué)，2012.

[6]趙廣琴.基于知識管理下企業(yè)檔案的開發(fā)利用[J].廣東檔案，2010（04）

[7]何嘉蓀，史習(xí)人，章燕華.后保管時代檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究——簡評文件構(gòu)成要素論[J].檔案學(xué)研究，2010（1）.

[8]梅凡.檔案電子化關(guān)鍵技術(shù)在貴州省征管檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[D].湖北大學(xué)，2014.

[9]朱麗梅.檔案信息化建設(shè)的績效評價(jià)研究[D].華南理工大學(xué)，2014.[10]劉建霞.包商銀行檔案信息化建設(shè)研究[D].內(nèi)蒙古大學(xué)，2013.

[11]雷亞旭.檔案信息化建設(shè)的管理與改進(jìn)[J].實(shí)用醫(yī)技雜志，2006（7）.

[12]李文莉.檔案信息系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)中的安全[J].機(jī)電兵船檔案，2002（4）.