中職學(xué)校設(shè)備維修費(fèi)管理的探討

李映霞

摘要：文章分析中職學(xué)校設(shè)備維修費(fèi)管理存在的問題，提出了健全制度、加強(qiáng)設(shè)備管理、加強(qiáng)維修過程的監(jiān)控等若干改進(jìn)建議。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校設(shè)備維修費(fèi) 問題 改進(jìn)建議

近年來，國家的重視、社會(huì)的認(rèn)可促使職業(yè)教育空前發(fā)展，中職學(xué)校設(shè)施設(shè)備的投入水漲船高，設(shè)備總額越來越大，設(shè)備維修費(fèi)成了重要一項(xiàng)支出。以筆者所在學(xué)校為例，2009年設(shè)備投入達(dá)1274萬，截至 2014年設(shè)備總額為4572萬。2014年設(shè)備維修費(fèi)261萬，占商品和服務(wù)支出的11%。本文就如何最大限度地發(fā)揮設(shè)備在職業(yè)教育中作用的同時(shí)做好維修費(fèi)管理進(jìn)行探討。

一、中職學(xué)校設(shè)備維修費(fèi)管理現(xiàn)狀

（一）管理制度不完善

大多中職學(xué)校存在著“重采購，輕維護(hù)”的現(xiàn)象，沒有建立設(shè)備維修維護(hù)的相關(guān)制度，或制度不完善，如維修管理無法量化，細(xì)化、責(zé)任不清；又如管理制度落后，無法適應(yīng)設(shè)備更新?lián)Q代的速度；難以制定有效合理的維修計(jì)劃，形同虛設(shè)等問題。

（二）設(shè)備管理不善

1、設(shè)備采購、驗(yàn)收、試運(yùn)行環(huán)節(jié)不嚴(yán)

（1）采購環(huán)節(jié)不科學(xué)。如對采購項(xiàng)目考察不夠，采購的設(shè)備偏離學(xué)校的實(shí)際需求，造成浪費(fèi)及閑置，如某中職學(xué)校2013年采購了一套工業(yè)機(jī)器人設(shè)備，由于學(xué)校開設(shè)的相關(guān)課程未真正涉及該領(lǐng)域，購置后設(shè)備一直處于閑置狀態(tài)；或未深入市場調(diào)研，采購的設(shè)備性能不佳；或選用不合適的采購方式，如在經(jīng)濟(jì)利益等因素的影響下，回避公開招標(biāo)采購方式，不透明的采購過程，難以保證設(shè)備質(zhì)量；

（2）驗(yàn)收環(huán)節(jié)不嚴(yán)謹(jǐn)。未建立專家?guī)旎驅(qū)＜規(guī)熘贫炔煌晟?，?yàn)收技術(shù)力量薄弱，如筆者所在學(xué)校2014年才建立了驗(yàn)收專業(yè)庫制度，專家人數(shù)少；未按照采購合同嚴(yán)格驗(yàn)收，可能導(dǎo)致以次充好的情況發(fā)生；驗(yàn)收方法不當(dāng)，難以發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，如設(shè)備隱蔽項(xiàng)目。

（3）試運(yùn)行過程未能落實(shí)責(zé)任人、未做好運(yùn)行記錄、測試時(shí)間不夠等，設(shè)備質(zhì)量問題未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)。

2、設(shè)備使用者操作不規(guī)范

中職學(xué)校設(shè)備使用者主要為老師及學(xué)生，普遍存在設(shè)備使用前沒有對老師進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，沒有明確操作規(guī)程，導(dǎo)致設(shè)備因操作不當(dāng)而損壞。其次是學(xué)生操作實(shí)訓(xùn)設(shè)備前，老師未對其進(jìn)行詳細(xì)的指導(dǎo)，再加上是初學(xué)者，對設(shè)備不熟悉，操作上容易出錯(cuò)引發(fā)故障。

3、部分設(shè)備老化嚴(yán)重，維修支出大

大多中職學(xué)校存在著部分購置年限長、落后陳舊的設(shè)備，加上日常的維修維護(hù)不到位，故障時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致維修費(fèi)用居高不下，累計(jì)甚至接近重新購置的價(jià)格。

4、日常維護(hù)保養(yǎng)不夠

首先是重視程度不夠，學(xué)校雖重視設(shè)備的購置，但忽略設(shè)備日常維護(hù)的需要。其次是日常維護(hù)人員缺乏，學(xué)校雖設(shè)置了設(shè)備維護(hù)人員，但配比比例過低，難以做好日常維護(hù)工作。最后是維護(hù)管理人員素質(zhì)不高，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，導(dǎo)致設(shè)備“帶病”運(yùn)行。

（三）設(shè)備維修過程難以控制

1、零部件的更換

一是零部件直接報(bào)廢，包括部分能通過維修能再次使用的。二是直接選擇成本較高零部件替換，這通常發(fā)生在由校外技術(shù)人員維修設(shè)備時(shí)，由于經(jīng)濟(jì)等原因而選擇利潤較高，價(jià)格較貴的替換零部件。

2、維修機(jī)構(gòu)的選擇、技術(shù)人員的熟練程度

除一般辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)等，中職學(xué)校有為數(shù)不多的自修技術(shù)人員外。其他專業(yè)設(shè)備，一當(dāng)發(fā)生故障，均須外請維修機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修。校方議價(jià)能力差，通常簡單議價(jià)后就決定了維修人工費(fèi)，對于維修工料費(fèi)也通常取決于到校維修技術(shù)人員的熟練程度及責(zé)任心，如對損害零部件是整體更換還是通過修復(fù)再利用、能否正確更換零部件或維修，這些校方都難以控制。

3、維修費(fèi)用的審核

由于中職學(xué)校一般沒有設(shè)立專門的維修小組，缺乏專業(yè)人員對所修設(shè)備的新舊程度、損壞程度、維修難度進(jìn)行一個(gè)全面的評(píng)估，更談不上進(jìn)行市場調(diào)研，對于維修費(fèi)用的確定，通常是由維修方提出，在經(jīng)相關(guān)人員確認(rèn)及領(lǐng)導(dǎo)審批后支付，使校方處于較被動(dòng)的局面。

（四）職能管理部門對維修費(fèi)支出監(jiān)管不力

一是設(shè)備管理部門認(rèn)為費(fèi)用支付是財(cái)務(wù)部門的事，對設(shè)備維修費(fèi)審查不力。二是職能部門未分析設(shè)備維修費(fèi)用的使用是否合理，做好把關(guān)工作。如市價(jià)20萬左右的辦公用車，年均維修費(fèi)用8萬左右，又如一般普通辦公電腦，維修費(fèi)將近其購買價(jià)。三是財(cái)務(wù)管理部門在核算是出現(xiàn)了將部分消耗性材料（如實(shí)訓(xùn)用的汽油、試劑、打印機(jī)的碳粉、紙張、電腦鼠標(biāo)及配件等）納入設(shè)備維修費(fèi)科目，導(dǎo)致維修費(fèi)增加；四是學(xué)校審計(jì)部門未能真正起到審計(jì)監(jiān)督的作用，對維修費(fèi)支出進(jìn)行全面審計(jì)。

二、改進(jìn)建議

（一）分清管理職責(zé)，逐步完善設(shè)備維修制度及流程

1、使用部門、管理部門、維修部門分離，明確職責(zé)

首先，設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，設(shè)備使用部門向設(shè)備管理部門提出維修申請，設(shè)備管理部門審核批復(fù)后，設(shè)備維修部門落實(shí)維修工作。其次，設(shè)備維修工作按各部門的職責(zé)實(shí)行歸口管理，落實(shí)“責(zé)任田”，同時(shí)充分地利用學(xué)校教職員工的專業(yè)技術(shù)力量。如辦公室負(fù)責(zé)辦公類設(shè)備維修工作，如電腦、打印機(jī)，教務(wù)處負(fù)責(zé)教學(xué)設(shè)備維修工作，如多媒體設(shè)備；各教學(xué)系部負(fù)責(zé)實(shí)訓(xùn)設(shè)備維修工作，如計(jì)算機(jī)系負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)實(shí)訓(xùn)室維修工作。

2、完善設(shè)備維修的相關(guān)制度

完善維修維護(hù)制度，明確維修項(xiàng)目的審批、維修材料的管理、維修費(fèi)用的支取的程序。主要是：一是明確劃分管理者、使用者與維修者的責(zé)任與義務(wù)；二是制定實(shí)操性強(qiáng)的維修流程，即使用者提出報(bào)修申請-設(shè)備管理部門（專業(yè)技術(shù)人員鑒定后）審批-設(shè)備維修部門選擇維修方式后維修-使用部門及管理部門驗(yàn)收維修結(jié)果；三是建立零部件領(lǐng)用（或購買）的流程，損害零部件修復(fù)及回收流程；四是明確報(bào)賬流程。五是設(shè)備的報(bào)廢程序及制度。

（二）加強(qiáng)設(shè)備管理

1、加強(qiáng)采購過程管理

（1）規(guī)范采購程序，加強(qiáng)采購流程管理。首先是設(shè)備采購管理。應(yīng)先根據(jù)教學(xué)需求或辦公需要，由專業(yè)部門提出采購申請，經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交學(xué)校采購部門，采購部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行政府采購法等相關(guān)規(guī)定，做到公平、公開、公正。對于技術(shù)含量高、專業(yè)性前的設(shè)備，申購部門的專業(yè)技術(shù)人員要深入市場，了解設(shè)備的規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)指標(biāo)及市場行情等信息，再與采購部門工作人員共同確定需采購的設(shè)備。在采購合同簽訂時(shí)，應(yīng)明確設(shè)備的名稱、數(shù)量、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、性能指標(biāo)、技術(shù)參數(shù)等要素。其次是零配件采購管理。維修人員及采購人員分離，維修部門根據(jù)維修人員的測算，匯總零部件年預(yù)算需求，提交學(xué)校采購部門按政府采購相關(guān)規(guī)定進(jìn)行采購。

（2）建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)尿?yàn)收入庫制度。首先建立隨機(jī)抽取驗(yàn)收專家制制度，為避免有名無實(shí)的結(jié)果，可不局限于本校的專業(yè)人員，可在其他中職或大專院校中抽?。黄浯螄?yán)格按照合同進(jìn)行驗(yàn)收；最后選擇驗(yàn)收的合適時(shí)機(jī)，避免一些隱蔽性項(xiàng)目因完成安裝而無法詳細(xì)驗(yàn)收的可能性。對于零部件驗(yàn)收，可建立“二層驗(yàn)收”制度，即技術(shù)人員進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收、倉庫管理員進(jìn)行數(shù)量驗(yàn)收。

2、加強(qiáng)設(shè)備的日常管理

（1）提高管理人員的業(yè)務(wù)水平，可通過組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等方式，或根據(jù)崗位要求選用一些具備專業(yè)技術(shù)的人員擔(dān)任。

（2）建立定期和不定期的巡檢機(jī)制，建立故障預(yù)防體系，變被動(dòng)為主動(dòng)。如在寒暑假對設(shè)備進(jìn)行定期的、全面的檢查及清洗，更換或修復(fù)損壞部位，對于較為專業(yè)的設(shè)備可邀請廠家技術(shù)人員或校外專職檢修人員一起參加巡檢工作，通過定期巡檢盡量使設(shè)備的技術(shù)狀況達(dá)到完好標(biāo)準(zhǔn)。又如在平常進(jìn)行不定期巡檢，做到防范于未然。

（3）做好日常規(guī)范工作。管理人員應(yīng)根據(jù)不同設(shè)備制定日常事宜規(guī)范；建立設(shè)備運(yùn)行及檢查日志；學(xué)生在實(shí)訓(xùn)操作前，老師說明如操作前、操作時(shí)、操作后的等注意事項(xiàng)；如操作時(shí)注意聲音、溫度等；操作完要關(guān)閉開關(guān)，手柄放回零位、清除雜物等等。

3、 廢舊設(shè)備的更新?lián)Q代

對于購置時(shí)間長或因技術(shù)進(jìn)步無法適應(yīng)辦公或教學(xué)需要的陳舊設(shè)備，學(xué)校應(yīng)對這類設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢或更新改造，以有效地提升學(xué)校的辦學(xué)能力及質(zhì)量，同時(shí)避免設(shè)備“帶病”運(yùn)行，導(dǎo)致維修費(fèi)用的不斷攀升。

4、加強(qiáng)維修過程的監(jiān)控

（1）加強(qiáng)維修費(fèi)用核定工作。設(shè)備維修前，中職學(xué)校應(yīng)從兩個(gè)層面來加強(qiáng)維修費(fèi)用的核定，首先是技術(shù)人員從技術(shù)層面審核維修工作量及合理的維修費(fèi)用，對于大額維修費(fèi)，必要時(shí)請校外專業(yè)機(jī)構(gòu)協(xié)助核定。其次是財(cái)務(wù)部門從合理性層面，如從維修費(fèi)用與設(shè)備價(jià)值的比例，占比太高時(shí)，應(yīng)提出重新核定或直接購置新設(shè)備。

（2）通過招投標(biāo)確定維修單位。對于一些價(jià)值較低、批量較大、使用頻率較高通用設(shè)備，如空調(diào)、電腦、打印機(jī)、多媒體教學(xué)設(shè)備等，可通過市場調(diào)研，采用公開招投標(biāo)方式將維修工作外包給專門維修機(jī)構(gòu)，承包周期一般1-2兩年，合同應(yīng)盡可能詳細(xì)，特別是對于技術(shù)要求、維修質(zhì)量、維修費(fèi)結(jié)算等條款。對于較大型的專用設(shè)備，由于專業(yè)性強(qiáng)、數(shù)量較少，一般要求廠家提供售后服務(wù)，采取原廠維修。

（3）降低零部件的消耗，提高可利用零部件的利用率。對于專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)精密的設(shè)備，在購買時(shí)應(yīng)與廠家商洽，要求其提供售后服務(wù)及技術(shù)支持，同時(shí)配備一些專用的零配件；由于原廠維修有一定壟斷性，在加上利潤更高，維修難度低，廠家偏向于結(jié)構(gòu)維修或整體維修，所以校方應(yīng)做好與維修人員的溝通工作，盡量采取更換單個(gè)零部件或?qū)p壞部件進(jìn)行維修而非整體更換。對于通用設(shè)備，應(yīng)要求維修人員盡量對損壞零部件進(jìn)行維修，提高可利用零部件的利用率，減少零部件的更換；建立原較高值的損壞零部件的回收制度，避免以舊換新，套取新零部件。

5、增強(qiáng)校內(nèi)維修隊(duì)伍的力量

（1）配備合理數(shù)量的維修人員，建立維修隊(duì)伍，改變原來維修人員少或大多兼職的情況。

（2）建立維修人員培訓(xùn)機(jī)制。如購置設(shè)備時(shí)，有廠家提供培訓(xùn)；到大學(xué)院校、兄弟院校交流學(xué)習(xí)；外出學(xué)習(xí)或?qū)＜襾硇Ｅ嘤?xùn)等方式。

（3）建立激勵(lì)機(jī)制。通過與工資待遇提高、職稱晉升等想聯(lián)系等方式，提供維修人員的積極性及責(zé)任心。

6、加強(qiáng)控制維修支出觀念的教育

通過宣傳教育，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，夯實(shí)維修支出管理的基礎(chǔ)；強(qiáng)化使用者（教師及學(xué)生）責(zé)任心，做好規(guī)范操作、合理使用，保持設(shè)備良好性能，減少設(shè)備的故障率；樹立維修人員正確觀念，盡量節(jié)約維修支出。

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