EXCEL在高校財務工作中應用淺析

陳柯

摘 要 高等學校財務處面臨學生獎（助）學金及各類人員收入發(fā)放計算個人所得稅的實際問題，因各部門使用管理軟件缺乏統(tǒng)一接口或管理軟件自身限制，難以充分利用軟件的便利性，本文以EXCEL提供的函數(shù)公式為手段，提供此類問題的巧妙解決方法，大大提高了工作效率及準確性，供各高等學校財務處人員參考交流。

關鍵詞 高校財務；EXCEL函數(shù)

EXCEL是微軟開發(fā)的辦公套裝軟件的重要組成部分，集豐富的數(shù)據(jù)管理、函數(shù)計算，圖形顯示于一體，廣泛應用于管理、財經、金融、統(tǒng)計等眾多領域，是一個強大的數(shù)據(jù)處理、統(tǒng)計分析及輔助決策平臺。借助EXCEL的數(shù)據(jù)處理功能，高校財務處在發(fā)放學生獎（助）學金及個人收入時，合理利用EXCEL不僅提高了工作效率，而且大大提高了準確性，起到事半功倍的效果。

一、發(fā)放獎（助）學金的EXCEL實際應用

（一）學生獎（助）學金發(fā)放流程

高校獎（助）學金的發(fā)放牽涉多個部門，各院系負責評選獲獎學生，造表將包含學生學號、姓名、獎（助）學金評定等級及金額等信息的電子文檔送交財務處，財務處并非按評定金額全額發(fā)放獎（助）學金，需要在全部學生中提取出獲獎學生相關信息，對尚未繳清學費的獲獎學生，抵扣欠費學費后將剩余部分發(fā)放至其銀行卡。在此過程中，獎（助）學金的發(fā)放涉及學生姓名、學號、獎（助）學金金額、欠費金額、實發(fā)金額、銀行卡號等多個信息，但各部門間職能分工及實現(xiàn)管理目的的不同，未使用或使用的學生信息管理軟件系統(tǒng)往往不一致，如各系部獲獎學生初始數(shù)據(jù)的登記造表往往采用手工錄入方式，學號及姓名正確性有待審核校驗。在使用學生信息管理軟件系統(tǒng)部門間，除學號、姓名等基本信息外，其余信息的變化由于缺乏統(tǒng)一數(shù)據(jù)接口不能在各部門管理軟件系統(tǒng)中做到及時更新，無法對原始獎（助）學數(shù)據(jù)不經調整處理直接發(fā)放。如財務處管理學生欠費信息，使用的學生信息管理系統(tǒng)記錄有學生學號、姓名、學費繳費記錄、銀行卡號等相關信息。學生學號、姓名一經初始導入一般不再改變，但銀行卡號由于學生銀行卡因遺失、損壞、變更等各類原因，變動較為頻繁，較長時間后，相當部分學生銀行卡號已與財務處學生信息管理系統(tǒng)中原入學登記卡號不同，財務處按原卡號向學生發(fā)放獎（助）學金將導致大量的上卡不成功現(xiàn)象。學生最新銀行卡號則由學校一卡通管理中心管理，銀行卡號的變動僅在一卡通管理中心及時更新。財務處發(fā)放前還需從學校一卡通管理中心提取最新的學生卡號信息。綜合以上流程，為保證獎（助）學金發(fā)放的準確高效，財務處需完成數(shù)據(jù)校驗、欠費抵扣、提取卡號三個步驟后送銀行發(fā)放。以上過程可以利用EXCEL相應函數(shù)功能，其發(fā)放流程及思路見圖1。

（二）數(shù)據(jù)校驗

根據(jù)系部送來的學生獎（助）學金表中的學號提取學生欠費信息及銀行卡號進行發(fā)放的前提是學號與姓名的對應關系必須正確，否則錯誤的學號將導致無法提取或提取到其他學生的欠費信息及銀行卡號，同時錯誤的姓名信息也將導致在銀行發(fā)放時姓名與卡號的不匹配上卡不成功。因此，財務處首先需對學生獎（助）學金表中學號與姓名是否正確進行數(shù)據(jù)校驗。

導出財務處學生信息管理系統(tǒng)中全校學生相關信息，至少包含學號、姓名、欠費金額等信息存為學生信息表.xls（表1），以此表信息為參照對匯總的學生獎（助）學金發(fā)放名單表.xls（表2）中學號及姓名進行校驗，在學生獎（助）學金表中利用VLOOKUP函數(shù)提取學生信息表中的姓名，其語法格式為：在單元格F3中輸入如下公式：=VLOOKUP（A3，[學生信息表.xls]Sheet1！$A：$B，2，F(xiàn)ALSE），F(xiàn)列其他單元格利用復制公式或向下拖曳填充的方式完成，該函數(shù)表示以院系提供的學號為精確查找值，在F列中返回該學號在學生信息表中對應的姓名，返回結果為“#N/A”的表示學生信息表中不存在該學號，意味著院系送來的此學號有誤。對提取到的學生姓名與原表中姓名利用EXACT函數(shù)比對，在單元格G3中輸入函數(shù)：=EXACT（B3，F(xiàn)3），返回結果為“TRUE”值意味學號及姓名匹配正確，反之出現(xiàn) “FALSE”表示有誤。利用VLOOKUP及EXACT函數(shù)能查找種種學號與姓名不匹配現(xiàn)象，如不存在的學號，學號位數(shù)錯誤，姓名錯誤（音同字不同），學號與姓名存在一對多或多對一等。對學號、姓名任意一項比對不正確的錯誤信息均返回各院系修訂核實后重新報送，以保證用正確的學生信息提取欠費信息及銀行卡號。

（三）抵扣學費欠費

校對正確后的學生獎學金表中（表3），仍然使用VLOOKUP函數(shù)提取獲獎學生的欠費金額，利用IF函數(shù)計算本次發(fā)放需抵扣的獎（助）學金，在單元格G3中輸入IF函數(shù)語句：=IF（E3-F3>=0，F(xiàn)3，E3），最后在H列中利用獲獎金額減去抵扣金額得出本次實際發(fā)給獲獎學生的獎（助）學金金額。

（四）發(fā)放

學校一卡通管理中心儲存有正確的全部學生銀行卡號，根據(jù)一卡通中心提供的學生卡號信息表，以核對正確的獎（助）學金學號為值利用VLOOKUP函數(shù)提取銀行卡號，完畢送交銀行發(fā)放或利用網(wǎng)上銀行批量處理完成本次獎學金的發(fā)放，經過上述處理后可以保證一次性全部發(fā)放成功無退回，大大減輕了因信息不正確導致的上卡退回需進行的財務核算，提高了工作效率和準確性。

二、計算個人所得稅的EXCEL實際應用

個人收入的發(fā)放包括在編人員及非在編人員，在編人員的收入因人員固定且只涉及個人稅中的工薪稅，發(fā)放比較簡單，利用工資管理軟件及可輕松實現(xiàn)收入的計稅及發(fā)放。非在編人員包含長聘人員，臨時聘請專家等，其中不乏外籍教師及專家，其收入發(fā)放涉及個人所得稅中工薪所得及勞務所得，其個稅計稅公式不同。以上人員具有無正式工號，流動性強，變動大，發(fā)放時間不固定等因素，利用工資管理軟件發(fā)放受到約束條件多，利用EXCEL函數(shù)計稅發(fā)放則更方便靈活，有多種方式可以計算個人所得稅，如利用IF或VLOOKUP函數(shù)計算，但IF函數(shù)用于計算個人所得稅時公式過于冗長，且受最多七層嵌套的限制；VLOOKUP函數(shù)無法單獨使用，需利用工資、薪金（或勞務）所得適用扣除數(shù)表建立輔助數(shù)據(jù)表。最簡潔的計算個人所得稅的方式是利用EXCEL的數(shù)組公式。該數(shù)組公式巧妙應用了個人所得稅隨個人收入上升而上升的原理，計算各檔稅率與速算扣除數(shù)，在各數(shù)組中取其最高值，而對于未達到納稅收入起征點的收入為避免計算結果出現(xiàn)負數(shù)，則以0代替，從而實現(xiàn)了簡便計算個人所得稅的方法。由于外籍人士個人所得工薪稅扣除費用與國內人員不一致，在F列扣除費用中設計了IF函數(shù)進行判斷：=IF（C3="是"，4800，3500） （表4），在單元格中G3中輸入：=ROUND（MAX（（E3-F3）*0.05* {0.6，2，4，5，6，7，9}-5*{0，21，111，201，551，1101，2701}，0），2），其他單元格用拖曳方法或復制公式填列迅速得出。

與工薪所得計算個稅類似，在計算外聘專家等人員的勞務所得稅時，也可利用EXCEL數(shù)組公式，根據(jù)收入不同檔次用IF函數(shù)確定稅法規(guī)定的勞務所得扣除費用，在單元格E3中輸入：=IF（D3<=4000，800，D3*0.2）。同時，在單元格F3中輸入：=ROUND（MAX（（D3-E3）* {0.2，0.3，0.4}-{0，2000，7000}，0），2）（表5），可方便的計算出應納的個人勞務所得稅。