Excel辦公軟件的幾個應(yīng)用技巧

慕文惠

摘 要 本文主要介紹了Excel辦公室軟件的幾個不常用但又非常實用的使用技巧，掌握這些技巧，無疑對提高我們的辦公效率是非常有作用的。

關(guān)鍵詞 Excel 計算機(jī) 辦公軟件

中圖分類號：G 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1002-7661（2015）15-0123-02

在教學(xué)工作中，我們會經(jīng)常用到一些辦公軟件來處理日常事務(wù)，而在這些軟件中Excel又是最為常用的軟件之一。Excel的數(shù)據(jù)處理功能非常強(qiáng)大，而我們平時工作中用到的只是其中的一小部分，常用的功能大家都熟知，我就不必細(xì)說了。在這里，我結(jié)合自己在工作中的應(yīng)用實際并根據(jù)自己多年的搜集整理，把Excel的一些不常見的但又非常實用的應(yīng)用小技巧整理出來供大家參考。

一、巧用Excel輕松截圖

第一種方法：如果我們想將Excel工作表中的一部分內(nèi)容變成圖片，其實并沒有必要使用那些屏幕截圖軟件。直接在Excel工作表中先選中要截圖的部分，然后按下“Ctrl+C”組合鍵，再到“附件-畫圖”工具中，進(jìn)行粘貼即可，是不是很方便呢？

第二種方法：將工作表復(fù)復(fù)制為圖像。要向另一個應(yīng)用程序中粘貼Excel工作表中的單元格、圖表或任何圖形對象的圖像信息，要先選中對象，然后在按住Shift鍵的同時，單擊編輯菜單中的復(fù)制圖片命令即可。

二、快速輸入同一數(shù)據(jù)

在統(tǒng)計學(xué)生成績時經(jīng)常需要將某一數(shù)據(jù)輸入到Excel中一系列非連續(xù)的單元格內(nèi)。其實無需逐個輸入，只要首先按住ctrl鍵，并用鼠標(biāo)分別點(diǎn)出要輸入的單元格，接著在最后一格中輸入數(shù)據(jù)，最后按下“Ctrl+Enter”組合鍵，這樣一來，所有被選中的單元格內(nèi)就都輸入了同一數(shù)據(jù)。

三、快速設(shè)置單元格文本屬性及其它功能快捷鍵

在Excel工作表中，使用鍵盤快捷鍵可快速設(shè)置運(yùn)用某些屬性。首先選擇單元格，然后按“Ctrl+B”可運(yùn)用粗體；按“Ctrl+I”設(shè)置斜體；按“Ctrl+U”使用單下劃線；按“Ctrl+5”（主鍵盤數(shù)字）運(yùn)用刪除線；按“Alt+Enter”在單元格中快速換行；“Ctrl+F”是快速查找；“Ctrl+H”是快速替換；“Ctrl+K”是插入超鏈接；“Ctrl+1”調(diào)用單元格格式。

四、快速輸入特殊符號

在工作中經(jīng)常會輸入一些特殊符號，如角度90o，以前我們是切換到特殊符號然后再輸入，每次切換很麻煩，其實我們可以在Excel 2003中按住“Alt”鍵時，然后從小鍵盤輸入數(shù)字“186”，再松開“Alt”鍵時就出現(xiàn)了“度”的符號“o”。再如按下Alt鍵，再按“178”得到的是平方的上標(biāo)2，而輸入“179”則是立方的上標(biāo)3，按下“Alt+137”松開則是千分號‰，按下“Alt+165”是貨幣符號￥，按下其它數(shù)字則出現(xiàn)其他一些特殊符號，大家不妨試試吧。

五、快速輸入日期和時間

首先選取一個單元格，要輸入當(dāng)前日期，按“Ctrl+；”組合鍵；要輸入當(dāng)前時間，按“Ctrl+Shift+；”鍵；要輸入當(dāng)前日期和時間，可以先按“Ctrl+；”，再按空格鍵，然后按“Ctrl+Shift+；”組合鍵；要輸入隨系統(tǒng)自動更新的日期和時間，在單元格輸入“=now（）”（不輸引號）即可；要輸入自動更新的日期，則輸入“=today（）”。

六、快速打開選擇性粘貼

在Excel中有一個非常實用的功能，那就是“選擇性粘貼”，利用它就能實現(xiàn)很多格式粘貼以及簡單運(yùn)算操作，可是利用選取擇性粘貼，每次都要點(diǎn)右鍵，然后選擇“選擇性粘貼”，對于次數(shù)少的操作還可以，如果要進(jìn)行大量多次操作的話就顯得極為不便，為此我們可以利用組合鍵來完成此項功能。即按下“Alt+E”鍵，然后再按下S鍵就可以了，雖然是按下兩次按鍵但總比反復(fù)操作鼠標(biāo)右鍵來得快。

七、行列互換

由于工作上的需要，有時我們需要將Excel工作表中的行和列的數(shù)據(jù)進(jìn)行互換，這時該怎么辦呢？首先我們選中要互換的單元格，并將它們復(fù)制，然后在另一單元格內(nèi)依次點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵-選擇性粘貼，在彈出的對話框中，把“轉(zhuǎn)置”項勾選上即可。

八、在Excel中刪除多余數(shù)字

學(xué)生的學(xué)籍號位數(shù)很多，如2015003，要成批刪去前面的2015四位數(shù)，手工刪除會很麻煩，可以用“分列”的功能一步到位刪除。方法是：選中“學(xué)籍號”這一列，依次單擊“數(shù)據(jù)-分列”，彈出“文本分列向?qū)А贝翱?，點(diǎn)擊選中“固定寬度”后按“下一步”按鈕，在需要分隔的地方單擊鼠標(biāo)左鍵，即出現(xiàn)分隔線，再單擊“下一步”按鈕，左邊部分呈現(xiàn)黑色顯示（如果要刪除右邊部分，單擊分隔線右側(cè)，右側(cè)即呈現(xiàn)黑色）；再在“列數(shù)據(jù)格式”中點(diǎn)選“不導(dǎo)入此列（跳過）”，單擊“完成”即可。

九、限制重復(fù)數(shù)據(jù)錄入

在Excel中錄入數(shù)據(jù)時，有時會要求某列單元格中的數(shù)據(jù)具有唯一性，例如身份證號碼、學(xué)生報考號等數(shù)據(jù)。為了保證數(shù)據(jù)的唯一性，我們可以這樣做：選定目標(biāo)單元格區(qū)域（這里假設(shè)為B1：B10），依次單擊“數(shù)據(jù)”——“有效性”，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。在“設(shè)置”選項卡中單擊“允許”下拉列表，選擇“自定義”。然后，在“公式”中輸入“=countif（$B$1：$B$10，$B1）=1”（不含引號）。接著單擊切換到“出錯警告”選項卡，在“樣式”中選擇“停止”，然后分別在“標(biāo)題”和“錯誤信息”中輸入錯誤提示標(biāo)題和信息。設(shè)置完畢后單擊“確定”退出。此時，我們再在目標(biāo)單元格中輸入數(shù)據(jù)時，Excel會自動對數(shù)據(jù)的唯一性進(jìn)行校驗。當(dāng)出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)時，Excel中會出現(xiàn)前面設(shè)置的錯誤提示信息。

以上只是簡單介紹了Excel幾個不常用的使用技巧，還有很多應(yīng)用技巧需要我們在實際工作中去探索，去發(fā)現(xiàn)。

（責(zé)任編輯 楚云鵬）