論電子文件在工程檔案管理中的應(yīng)用

（河北省邢臺(tái)市建筑設(shè)計(jì)研究院有限公司054000）

論電子文件在工程檔案管理中的應(yīng)用

劉艷（河北省邢臺(tái)市建筑設(shè)計(jì)研究院有限公司054000）

隨著電腦制圖在建筑設(shè)計(jì)中的普及，電子文件在建筑設(shè)計(jì)檔案管理中有著越來(lái)越重要的地位?，F(xiàn)代社會(huì)各種電子產(chǎn)品的發(fā)展，使得各種資料的收集、鑒定、整理與現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用越來(lái)越密切，因此設(shè)計(jì)單位在檔案管理工作中加強(qiáng)對(duì)電子文件的重視及管理是現(xiàn)在社會(huì)的一個(gè)日趨重要的問(wèn)題。

電子文件建筑設(shè)計(jì)檔案管理重要性

隨著信息技術(shù)的高度發(fā)展，電子文件在國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)方面廣泛運(yùn)用。在建筑設(shè)計(jì)檔案管理中，電子文件發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。各類電子產(chǎn)品的廣泛普及和快速發(fā)展，促進(jìn)了各種資料的收集、鑒定、整理與現(xiàn)代化的電子技術(shù)的廣泛融合。檔案管理工作也要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，必須重視電子文件的管理，將它提高到一個(gè)新的高度去認(rèn)識(shí)，使之發(fā)揮更重要的作用。

一、電子文件在建筑設(shè)計(jì)單位中存在的意義及影響

我們知道，電腦的普及帶來(lái)了建筑設(shè)計(jì)的革命性變化，它不僅加快了建筑設(shè)計(jì)的速度，增強(qiáng)了建筑設(shè)計(jì)的準(zhǔn)確性，提高了設(shè)計(jì)的速度和質(zhì)量，而且避免了大量設(shè)計(jì)誤差，減少了不必要的損失。在電腦普及之前，建筑設(shè)計(jì)單位的各種設(shè)計(jì)都是手工制圖，設(shè)計(jì)時(shí)間周期長(zhǎng)，耗時(shí)多，浪費(fèi)資源。同時(shí)也存在著圖紙不美觀，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。很多時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)手工錯(cuò)誤的現(xiàn)象。隨著計(jì)算機(jī)軟、硬件技術(shù)的發(fā)展，建筑設(shè)計(jì)的施工圖也可以通過(guò)電腦進(jìn)行制圖了。電腦制圖不但加快了設(shè)計(jì)周期，而且使圖紙?jiān)诟忧逦烙^的前提下減少了錯(cuò)誤的數(shù)量。同時(shí)施工圖在原有紙質(zhì)文件資料的基礎(chǔ)上又增加了電子文件，更加方便了設(shè)計(jì)人員的查找和借閱。當(dāng)有相近設(shè)計(jì)類型時(shí)，原有的電子文件大大減輕了設(shè)計(jì)人員的繁復(fù)工作。因此電子文件在建筑設(shè)計(jì)單位有很重要的意義和影響。

二、電子文件的出現(xiàn)使工程設(shè)計(jì)資料的管理有了以下重大的改變

1.設(shè)計(jì)文件由原來(lái)純紙質(zhì)文件變成電子文件與紙質(zhì)文件共存。由于設(shè)計(jì)軟件的普及，現(xiàn)在設(shè)計(jì)單位需要?dú)w檔的資料除了底圖、地質(zhì)勘察報(bào)告等紙質(zhì)資料外，還應(yīng)該將CAD軟件設(shè)計(jì)的電子文件及效果圖等信息刻錄光盤(pán)。

2.對(duì)文件內(nèi)容的鑒定有了更高的要求。相比較紙質(zhì)文件資料的收集鑒定，電子文件的鑒定應(yīng)包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性及判定電子文件的保管期限。同時(shí)對(duì)光盤(pán)需要每4年進(jìn)行一次隨機(jī)抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率應(yīng)不低于10%，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

3.因?yàn)殡娮游募娣诺奶厥庑?，?duì)設(shè)計(jì)單位的資料室有了更高的要求，例如，要求資料室現(xiàn)代化的配置、資料室溫度、濕度的要求等。因此設(shè)計(jì)單位的資料室除了應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件。（1）歸檔的光盤(pán)等電子文件應(yīng)作防寫(xiě)處理，光盤(pán)表面應(yīng)避免劃痕，以免無(wú)法讀取光盤(pán)內(nèi)容。（2）光盤(pán)存放應(yīng)避免擠壓、折痕。（3）電子文件如光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)存放時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，避免潮濕并與有害氣體隔離。（4）設(shè)計(jì)單位資料室的環(huán)境溫度選定范圍為：17℃～20℃;相對(duì)濕度選定范圍：35%～45%。

4.電子文件大容量?jī)?chǔ)存、體積小等特點(diǎn)，減少了資料室的占用面積，相應(yīng)地減輕了設(shè)計(jì)單位資料員的工作負(fù)擔(dān)。

5.由于網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，設(shè)計(jì)單位電子文件可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行歸檔，設(shè)計(jì)單位的資料員只需進(jìn)行鑒定存盤(pán)，相比紙質(zhì)資料的歸檔，電子文件歸檔更加方便快捷。

三、電子文件的管理工作要形成完整的系統(tǒng)

一個(gè)大的工程會(huì)在設(shè)計(jì)過(guò)程中形成成百上千個(gè)電子文件，對(duì)電子文件的管理提出了更高的要求。首先，要建立規(guī)章制度，避免在電子文件的歸檔、存貯、使用過(guò)程中出現(xiàn)漏洞，一方面造成人力財(cái)力的浪費(fèi)，另一方面由于歸檔不嚴(yán)密，使用混亂，出現(xiàn)工程質(zhì)量問(wèn)題，造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。所以，必須加強(qiáng)建章立制的工作，保障各個(gè)環(huán)節(jié)不出現(xiàn)紕漏。這是電子文件管理工作的基礎(chǔ)。其次，電子歸檔過(guò)程中，要注意歸檔內(nèi)容的梳理。要對(duì)不同類型、不同格式的電子文件進(jìn)行梳理，使之整齊。再次，要做好電子文件歸檔后的驗(yàn)收檢查工作，如果出現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)修改，進(jìn)一步完善。電子文件的管理是一個(gè)系統(tǒng)工程，是工程設(shè)計(jì)的一項(xiàng)重要的環(huán)節(jié)，它的有效管理可以提高勞動(dòng)生產(chǎn)效率，提升產(chǎn)品的質(zhì)量。管理者要注意電子文件管理的成效，要充分發(fā)揮電子文件檔案管理在工程設(shè)計(jì)等方面的作用，要切實(shí)關(guān)注電子檔案管理過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié),將工程設(shè)計(jì)過(guò)程的電子文件管理納入到一個(gè)完整的系統(tǒng)之中

綜上所述，對(duì)于建筑設(shè)計(jì)單位來(lái)說(shuō)，電子文件的存在方便了設(shè)計(jì)人員對(duì)以前工程的查找及參考，減少了設(shè)計(jì)單位資料室的空間占用，更減少了設(shè)計(jì)工程的周期，使得設(shè)計(jì)單位可以更好地為建設(shè)單位服務(wù)。工程設(shè)計(jì)資料內(nèi)容的改變使得設(shè)計(jì)資料的管理有了較大的變化，對(duì)工程資料檔案的管理也產(chǎn)生了較大的影響。因此，設(shè)計(jì)單位更應(yīng)該重視對(duì)電子文件的管理，設(shè)計(jì)單位檔案工作的開(kāi)展可以促進(jìn)和帶動(dòng)整個(gè)管理水平上一個(gè)臺(tái)階，對(duì)設(shè)計(jì)單位的發(fā)展有著重要的意義。

[1]呂光.淺議電子文件檔案化管理重要性[J].沿海企業(yè)與科技，2009（3）.

[2]胡麗清，徐慎元.檔案管理現(xiàn)狀與改革研究[J].高校圖書(shū)情報(bào)論壇，2006(4).

[3]電子文件歸檔與管理規(guī)范GB/T18894-2002.

（責(zé)編 趙建榮）