企業(yè)檔案歸檔整理存在的問題與對策

孫靜

摘 要：各級檔案行政管理部門要抓住機遇，借力發(fā)酵，進一步抓好《規(guī)范》和《規(guī)定》的貫徹實施，推進企業(yè)檔案管理向縱深發(fā)展，但在貫徹、指導(dǎo)和實施過程中遇到了一些問題，值得商榷和交流。企業(yè)檔案規(guī)范隨著企業(yè)的發(fā)展變化而變化調(diào)整，針對新情況和出現(xiàn)的問題，及時采取有效措施，才能更好地整理和保管檔案

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；規(guī)范；問題；對策

2009年，國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)檔案規(guī)范》（DA/T42-2009）（以下簡稱《規(guī)范》），對企業(yè)檔案工作總則、組織、制度、業(yè)務(wù)工作、信息化建設(shè)等項目，都作了明確的規(guī)定和要求；2012年12月，國家檔案局發(fā)布了第10號令，公布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），國家檔案局在較短的時間內(nèi)接連公布《規(guī)范》和《規(guī)定》，并將《規(guī)范》以令的形式頒發(fā)，歷無前列，說明了國家檔案局對企業(yè)檔案工作的重視程度是空前的。我們各級檔案行政管理部門要抓住機遇，借力發(fā)酵，進一步抓好《規(guī)范》和《規(guī)定》的貫徹實施，推進企業(yè)檔案管理向縱深發(fā)展，但在貫徹、指導(dǎo)和實施過程中遇到了一些問題，值得商榷和交流。

1 原有規(guī)定和辦法與《規(guī)范》、《規(guī)定》的聯(lián)系及區(qū)別

1993年山東省檔案局首次制定《工業(yè)企業(yè)文件材料整理規(guī)程》，并由山東省技術(shù)監(jiān)督局按地方標準發(fā)布，《規(guī)程》中規(guī)定了文件材料的形成、鑒定、組卷和案卷編目等基本程序和要求，緊接著又發(fā)布了《工業(yè)企業(yè)檔案分類編號規(guī)則》（DB37/T180-93）和《工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式》（DB37/T181-93）。1998年又對規(guī)程中的個別地方進行了修定，頒發(fā)了（DB37/251-1998）。自1993年以來，企業(yè)檔案的歸檔整理、編號等工作就自成了一個體系，擺脫了機關(guān)單位的整檔模式，將企業(yè)檔案分成黨群管理、行政管理等十類（現(xiàn)在門類有所增加），并利用英文字母A、B、C……H 作為分類號（或01、02、03……等）；檔案編制采用分類號-項目號-案卷號-頁號，這種歸檔整理和編號方法在企業(yè)中普遍得到推廣使用，這種標準和規(guī)定正是企業(yè)檔案人員很想得到的公式化方法，使歸檔整理有目可循、有類可依；檔案局業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員在培訓(xùn)中也有法可依，較為省心，收到了事半功倍的效果。2009年國家檔案局發(fā)布的《規(guī)范》，突顯了企業(yè)經(jīng)營和生產(chǎn)技術(shù)管理類的檔案，把黨群管理放在第四類，行政管理放在第三位，對企業(yè)文件材料歸檔范圍進行了調(diào)整、補充和完善，對檔案保管期限進行了改革，保管期限定為永久、定期兩種，定期分為30年、10年，實現(xiàn)了與機關(guān)事業(yè)單位保管期限的對接，以卷為歸檔單位改為按件進行歸檔整理。

2《規(guī)范》和《規(guī)定》在使用的過程中出現(xiàn)的問題與對策

《規(guī)范》和《規(guī)定》對原《規(guī)程》進行了完善、擴充和改進，歸檔整理的思路還是基本上傳承了以前的方法，改動不大，但對人們早已習(xí)慣的方法進行了個別改動，還是有不少檔案人員不適應(yīng)，出現(xiàn)了不少問題：1、檔號編制混亂。過去用A、B、C等分類號加項目代字和案卷號編制檔號，現(xiàn)在《規(guī)范》中不用A、B、C等英文字母表示分類順序了，改用01、02、03……代表分類號。而有些人還是習(xí)慣使用英文字母來代表分類號，把現(xiàn)在《規(guī)范》中的分類次序顛倒了，不能突顯企業(yè)經(jīng)營管理和生產(chǎn)技術(shù)類的檔案，既然執(zhí)行新的《規(guī)范》和《規(guī)定》，分類的代號也要與現(xiàn)有的分類方案一致，才能做到有序、有規(guī)律。2、歸檔章使用不當(dāng)。檔案歸檔整理方法取決于本行業(yè)檔案形成規(guī)律，根據(jù)這個規(guī)律制定分類方案，然后依據(jù)分類方案編制檔號。由卷改成按件進行整理，就要使用歸檔章，歸檔章設(shè)置的項目就要準確反映和揭示企業(yè)檔案分類的內(nèi)涵和體系。很多單位使用機關(guān)單位文書歸檔章，文字歸檔章設(shè)置的主要項目有全宗號、類別、年度、保管期限、件號、盒號等項目；而《規(guī)范》將十幾類檔案歸納入一個統(tǒng)一整體的分類體系，每類檔案分別給予一個分類號，它的檔號應(yīng)采用分類號-項目代號-案卷（活盒號）-頁號（或件號），所以企業(yè)檔案歸檔章應(yīng)主要有檔號、件號（或序號）、頁數(shù)、保管期限等項目。使用這種歸檔章才能展示企業(yè)檔案的分類、排列規(guī)律，便于企業(yè)檔案的管理和利用。3、按件整理執(zhí)行的力度不大。個別單位仍習(xí)慣傳統(tǒng)的歸檔整理方法：以卷為單位整理。按卷進行歸檔整理是時代的產(chǎn)物，2000年以前，文件的起草、打印以手工為主，檔案作為文件運轉(zhuǎn)的最后歸宿，當(dāng)然也以手工為主；2000年以后，隨著電腦的普遍使用，信息化時代的到來，“簡化整理，深化探索，提高效率，方便利用”的思想產(chǎn)生和發(fā)展也就成為必然了。因此按件整理是發(fā)展的需要，是時代的需求，是檔案人員的渴望，是統(tǒng)一規(guī)范的趨勢。特別是基建檔案的圖紙按件歸檔整理益處就更多了（已在前文介紹了，這里不多論述了）。

參考文獻

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[2]《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》

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