基于企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討

王朝麗

摘 要：本文以企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討為題目展開相關(guān)討論。首先對標(biāo)準(zhǔn)化的理念進(jìn)行介紹，主要從標(biāo)準(zhǔn)化管理在解決合同管理問題方面的價(jià)值及意義進(jìn)行了說明，著重闡述了它的可行性及其基礎(chǔ)。希望通過本文初步分析可能為探討企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化問題提供一些可供參考的信息。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；合同管理；標(biāo)準(zhǔn)化

伴隨契約精神的發(fā)展及漫延，各種商業(yè)活動及私人間的來利益交往都需要通過一份合同來進(jìn)行界定，以確保雙方在某些問題上的權(quán)利、義務(wù)與所需承擔(dān)的責(zé)任。由于合同法的存在不容受到蔑視，自然需要嚴(yán)格執(zhí)行。但是標(biāo)準(zhǔn)化的管理方法在該方面還有待完善與探討，加之電子商務(wù)的發(fā)展、物流體系的龐大，必然會出現(xiàn)各種糾紛，因此，應(yīng)該探討企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化的問題。

一、企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化的價(jià)值及意義

1、作為解決合同管理中的問題的方法。首先，企業(yè)在合同簽訂把關(guān)不嚴(yán)的情況下，法律專家及相關(guān)的管理部門雖然有其專業(yè)特長，但當(dāng)出現(xiàn)合同中未進(jìn)行明確、具體的權(quán)限、責(zé)任的情況下，其作用無法得到充分發(fā)揮，也不會對企業(yè)的利益加以保障，尤其是在談判與簽訂時(shí)，授權(quán)問題、相關(guān)負(fù)責(zé)部門及人員的問題等。其次，當(dāng)合同管理中的審核程序存在漏洞并不能及時(shí)有效進(jìn)行審核時(shí)，經(jīng)辦人員、管理部門便不能很好的去按照相應(yīng)的固定程序加以工作，不但會引發(fā)混亂局面，也會使辦事效率明顯下降，由于無序更人帶來履行中的困難。第三，在條款的簽訂中，法律顧問的缺失、專業(yè)人員的不在場等都可能會因簽訂中的各種內(nèi)容存在模糊、表述不清、質(zhì)量不過關(guān)、時(shí)間、地點(diǎn)等與可能的實(shí)際操作不符等，因此可能會產(chǎn)生無效合同。

為了解決上述這些問題，合同管理標(biāo)準(zhǔn)化，可以有鏟的使其談判、審核、簽約、履行等各環(huán)節(jié)受到相關(guān)部門的對應(yīng)負(fù)責(zé)、形成有效的管理方式，對條款要求等也會有一定的限制與控制。如果在形成的標(biāo)準(zhǔn)形式上，可以進(jìn)行規(guī)定，形成標(biāo)準(zhǔn)的程序、可落實(shí)的職責(zé)進(jìn)行合同管理，那么從談判到最后的履行就會避免這些問題的發(fā)生，也會使整個程序有條不紊，從而達(dá)到法律規(guī)定上的義務(wù)與責(zé)任體現(xiàn)。

2、使企業(yè)發(fā)展更符合國際慣例。國際貿(mào)易中，有一個ISO9000系列的標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量體系認(rèn)證，其主要功能是為產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行證明，為簽訂合同打基礎(chǔ)，設(shè)前提。由于我國綜合國力的提升，對外貿(mào)易額的不斷增加，各大企業(yè)“走出去”的勢頭等，也影響了國內(nèi)的諸多企業(yè)進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。因而在國內(nèi)貿(mào)易中也以其模式，各生產(chǎn)廠家或服務(wù)方都在努力對各自的產(chǎn)品與服務(wù)進(jìn)行著國際標(biāo)準(zhǔn)的要求與標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定。這一認(rèn)證體系中的“合同評審控制程序”可以有效的通過評審環(huán)節(jié)對履約條件進(jìn)行評估，并做出最后的鑒定結(jié)果。從另一個方面看，這一標(biāo)準(zhǔn)的審核可以有效的在符合國際要求的情況下，使我國更多的企業(yè)與世界貿(mào)易接軌，也有利于規(guī)則的建立，更可有利的推動我國企業(yè)走向世界，更好的參與到國際貿(mào)易之中。

3、有利于企業(yè)更好的擴(kuò)展貿(mào)易及電子商務(wù)。由于上世紀(jì)八九十年代計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突破與迅猛發(fā)展，為本世紀(jì)的社會及生活方式帶來了前所未有的沖擊與改變，也使人們的生活變得更為輕松，更加容易。尤其是在貿(mào)易中所形成的“電子商務(wù)”、“網(wǎng)絡(luò)買賣”等形式，不但有效的改變了傳統(tǒng)的交易方式，也使成交的頻率大大增加，效率在大提高。因此，標(biāo)準(zhǔn)化是必然的趨勢，同時(shí)，由于現(xiàn)代管理思維的標(biāo)準(zhǔn)化程序設(shè)置或前提的存在，也要求，這種貿(mào)易模式有一種更為標(biāo)準(zhǔn)的程序來進(jìn)行管理與促進(jìn)，尤其是在合同管理工作方面，對于合同文本的固定性要求更高，對于主營業(yè)務(wù)需求更大，對于經(jīng)驗(yàn)性的組織依靠程序更高，對于防范欺詐的需求也非常高。因此，在面臨大量的客戶或者合作者時(shí)，合同就成了一個合作時(shí)的憑證及具體事宜安排的詳細(xì)說明，而且由于管理的標(biāo)準(zhǔn)化易于操作，更容易實(shí)現(xiàn)，節(jié)省了時(shí)間，增加了效率，為企業(yè)發(fā)展帶來了更大利益。

二、企業(yè)合同管理標(biāo)準(zhǔn)化探討

1、指導(dǎo)思想與科學(xué)方法相結(jié)合。企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動中，合作是共贏的基礎(chǔ)，而這一切首先是各自的資格及在合作中需要進(jìn)行具體限制，合同是其協(xié)商一致，保障合作得以實(shí)現(xiàn)的書面體現(xiàn)，也是具有法律效力的重要憑證，違反時(shí)需要進(jìn)行一定的責(zé)任承擔(dān)。從目前來看，其已經(jīng)認(rèn)識并開始實(shí)踐“維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益與為顧客滿意服務(wù)相結(jié)合”的思想。尤其是在制定標(biāo)準(zhǔn)及推行方面，大多是建立在共識、協(xié)商、互利。

另一方面，合同管理的科學(xué)化，也即是標(biāo)準(zhǔn)化體系的建立與可行性的測定。首先，需要企業(yè)在內(nèi)部形成標(biāo)準(zhǔn)職能部門，并按照權(quán)責(zé)分明的原則安排專業(yè)的人員進(jìn)行執(zhí)行，從起草、條款形成、使用及最后完滿實(shí)現(xiàn)，需要按照標(biāo)準(zhǔn)化的程序與相應(yīng)的制度規(guī)定進(jìn)行優(yōu)化要約選擇，也需要使雙方的協(xié)商一致的特征得到突顯。因此，需要進(jìn)行指導(dǎo)思想與具體的科學(xué)化標(biāo)準(zhǔn)管理措施一致性的體現(xiàn)。

2、不同企業(yè)在不同的發(fā)展階段應(yīng)采取不同方法。比如，對于發(fā)展較好的企業(yè)，其合作者較多，而且在信譽(yù)方面有保證，主要是依賴于在合同建立之初及建立之后的按部就班的完成較好。而對于那些發(fā)展較為緩慢，或還停留于初級領(lǐng)域的企業(yè)，需要對其進(jìn)行規(guī)范化的引導(dǎo)與支持，使其按部就班，從而以循序漸進(jìn)之力去達(dá)到或上升至標(biāo)準(zhǔn)化。如第一步是學(xué)習(xí)這一標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識，對自身的企業(yè)合同管理中的問題及優(yōu)勢加以對比分析，以標(biāo)準(zhǔn)化的思路去思考企業(yè)在制定工作目標(biāo)時(shí)的問題；第二步是把合同管理的相關(guān)規(guī)章制度建立起來，在執(zhí)行中使其為標(biāo)準(zhǔn)化打基礎(chǔ)；第三步，即可在企業(yè)對標(biāo)準(zhǔn)化的前階段基礎(chǔ)適應(yīng)后，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的具體實(shí)施。這樣有利于企業(yè)穩(wěn)步向前，使合同管理逐步適應(yīng)發(fā)展的相應(yīng)需求。

3、利用有利條件，積極推進(jìn)其發(fā)展。首先，是《合同法》的發(fā)展與變化，具體是其漸趨成熟與完善，已經(jīng)有法可依；其次，合同管理在程序方面的一致性，也即是其在合同管理方法方面、程序方面的穩(wěn)定性、規(guī)范性的確立及相關(guān)的制約；第三，企業(yè)合同類型的劃分及其集中有效管理的實(shí)現(xiàn)。

4、運(yùn)行程序的安排.首先，應(yīng)該使其簽訂流程科學(xué)為化，即有序、清晰、層次分明、各項(xiàng)條款及內(nèi)容明確無誤，需設(shè)定專業(yè)工程師對其進(jìn)行主導(dǎo)；第二，合同檔案管理方面需設(shè)立專門的部門進(jìn)行管理，并使其常態(tài)化，流程化，應(yīng)該在收集、管理、保管等各方面，對資料進(jìn)行專人的整理。尤其是在合同檔案管理方面，應(yīng)該形成一個較為完整的管理體系，使其與公司或企業(yè)的其也檔案管理工作結(jié)合起來。第三，利用各崗位的具體設(shè)置進(jìn)行互控，也即是說，使整體與局部的關(guān)系得到正確的處理的關(guān)聯(lián)，讓各崗位在分工中做好具體的工作的同時(shí)，也能夠更好的使普遍的整體得到各方面的聯(lián)連，使填報(bào)合同管理簽訂及履行表的過程中，使各崗位實(shí)現(xiàn)互動與糾錯，并使最終的結(jié)果精確化。

結(jié)束語

總而言之，筆者認(rèn)為在實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同時(shí)，存在著簽約雙方的各自問題及利益，因而在內(nèi)容的不確定方面，必然會產(chǎn)生不同的標(biāo)準(zhǔn)界定，從而在具體的履行時(shí)，也會造成不同的問題，而且存在著實(shí)際的困難。因此，應(yīng)該從兩個方面進(jìn)行切入，對管理層次標(biāo)準(zhǔn)，對企業(yè)建立、推行完善的標(biāo)準(zhǔn)等都需要更高的要求，所以，應(yīng)該在認(rèn)知這些問題時(shí)，在合同管理水平方面加以提升，從而推行更為有效實(shí)用的合同管理標(biāo)準(zhǔn)化。（作者單位：山西汾西礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司法律事務(wù)處）

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