高職院校二級學院檔案管理工作

宋歌

摘 要 高職院校二級學院的檔案是學校檔案的重要組成部分，是高職院校檔案管理的延伸。加強二級學院檔案管理是高職院校發(fā)展的必然要求，借助二級學院的檔案能更好地幫助高職院校了解過去、把握現(xiàn)在、規(guī)劃未來。

關(guān)鍵詞 高職院校 二級學院 檔案管理

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.06.080

On the Archives Management Work of Second Level

College of Higher Vocational Colleges

SONG Ge

（School of Tourism Management， Wuxi Institue of Commerce， Wuxi， Jiangsu 214153）

Abstract Second level institute's Construct of Archives is an important part of higher vocational college， is the extension of the file management of Vocational colleges. To promote the archives management of Second level institute is the inevitable requirement of the development of higher vocational colleges， with the help of Second level institute archives in higher vocational colleges can help to understand the past， grasp the present， planning for the future.

Key words higher vocational colleges; second level institute; archives management

高職院校的二級學院是高職院校黨政、科研等活動的組織和實施者，在教育教學過程中會形成豐富的檔案資料。高職院校二級學院的檔案記錄和反映了二級學院建立、建設(shè)和發(fā)展的歷程，為高職院校的各項統(tǒng)計工作提供源頭的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，是評估和衡量二級學院管理水平、教學水平、人才培養(yǎng)質(zhì)量等的重要平臺，是領(lǐng)導決策的重要支撐和保障。1989年10月，國家教委以第6號令頒布了《普通高等學校檔案管理辦法》，使高職院校檔案管理工作步入正規(guī)化、標準化。①

1 高職院校二級學院檔案管理的范圍

高職院校二級學院在日常的教學管理、教學過程、學生管理、科研等方面形成了大量的資料。②這些文字、圖像和聲像等材料均應歸檔。歸檔的重點要以高職院校二級學院形成的不同載體和不同形式的文件材料為主，歸入的檔案要真實地反映二級學院的各項工作活動情況。

1.1 黨務行政資料的歸檔

包括學校下發(fā)的黨務、行政、人事、科研、學團、工會工作的的文件資料;高職院校數(shù)據(jù)采集的報表;二級學院的工作設(shè)想、工作總結(jié)、會議記錄、規(guī)章制度、合同協(xié)議、榮譽證書等。

1.2 教學常規(guī)資料的歸檔

包括教學計劃、教學大綱、教學任務、校歷表、課程總表、教材征訂計劃、考試安排表、期中和期末考試的試卷、學生的畢業(yè)設(shè)計論文;教學規(guī)劃、規(guī)定、辦法、會議紀要;各類教學檢查、專業(yè)建設(shè)、課程申報、評獎評優(yōu)資料等。

1.3 師資隊伍資料的歸檔

包括二級學院行政人員、輔導員、實訓室人員、專任教師的基本信息;師資培養(yǎng)計劃、人才引進計劃、骨干教師和專業(yè)帶頭人申報資料、人員年度考核、人員培訓進修資料、兼職人員、外聘人員、兼職教師人員的資料;人員發(fā)表論文、教材、科研成果、發(fā)明專利等。

1.4 實驗實訓資料的歸檔

包括實訓室建設(shè)方案、實訓室改造方案、實驗實訓教學大綱、實驗實訓報告、實驗室實訓文件、記錄表、制度、工作計劃和總結(jié)、管理辦法、使用記錄、維修及故障記錄、實驗室評優(yōu)申報等。

1.5 學生管理資料的歸檔

包括各年級學生名冊、畢業(yè)生名冊、學生學籍檔案及學籍變動（休學、轉(zhuǎn)學、退學、留級等）情況原始資料、學生成績單、畢業(yè)生就業(yè)去向、學生參加各級各類競賽獲獎情況等。

2 高職院校二級學院檔案管理的重要性

隨著高職院校的蓬勃發(fā)展，高職院校的規(guī)模不斷壯大，高職院校二級學院承擔的管理和教學任務也不斷增加，逐步加強高職院校二級學院檔案管理工作是必然的趨勢。二級學院在學校的統(tǒng)一部署下開展日常管理運維工作，工作中形成的規(guī)劃、方案、總結(jié)、紀要等原始資料都真實記載和反應了二級學院工作活動開展的過程和結(jié)果，是二級學院歷史的記錄和成長的見證，也是學?？倷n案的完善和補充。根據(jù)高職院校檔案管理工作的要求，要加強對二級學院檔案管理規(guī)范，這是搞好學校檔案管理工作的基礎(chǔ)。目前，如何合理科學的建設(shè)和管理高職院校二級學院的檔案，成為了各個二級學院乃至整個學校發(fā)展中需要思考的迫在眉睫的問題。

3 高職院校二級學院檔案管理存在的問題

（1）管理機制不健全。高職院校對檔案管理工作的意識過于淡薄，沒有意識到檔案管理工作的重要性。學校沒有成立專門的檔案管理工作領(lǐng)導小組，統(tǒng)一指導規(guī)范學校的檔案管理工作。同時，二級學院的檔案管理工作也沒有固定的分管領(lǐng)導專門負責。檔案管理員也是由行政人員或富余人員兼職承擔;教學檔案由教務秘書歸檔、黨務行政檔案由行政秘書歸檔、學生檔案由輔導員歸檔，這些檔案誰收集誰管理，導致檔案散亂不齊全。

（2）管理意識淡薄。二級學院由于日常承擔了學校繁重的教學、科研、學生管理等任務，認為二級學院的中心工作是教育教學，對檔案管理工作方面缺乏足夠的重視。導致從事檔案管理的人員責任意識淡薄，檔案管理工作中過于依賴學校的職能部門檔案室;對日常工作中形成的檔案資料不重視，過程文件和資料散亂，隨意堆放，集中統(tǒng)一梳理歸檔的意識欠缺。

（3）管理隊伍素質(zhì)不高。二級學院的檔案管理隊伍大部分是兼職人員，不是科班出身，缺少系統(tǒng)的檔案管理的業(yè)務培訓和學習經(jīng)驗，應用現(xiàn)代信息化手段管理檔案的能力缺乏。在從事檔案管理過程中，心有余而力不足。這部分兼職的檔案管理員，人員變動頻繁，沒有連續(xù)從事檔案管理的崗位工作經(jīng)驗積累，嚴重影響了檔案管理的水平和質(zhì)量。

（4）管理沒有統(tǒng)一的存放地。二級學院沒有專門的存放檔案資料的檔案歸檔的地方“檔案室”。檔案資料都是分別散落存放在各業(yè)務板塊的兼職檔案員的辦公室柜子或電腦中，檔案資料分散、不安全。

（5）管理方式落后。二級學院的檔案管理還是停留在紙質(zhì)文檔的存檔，紙質(zhì)檔案由于時間的推移和自然的不可抗力，會出現(xiàn)變質(zhì)和老化、發(fā)霉、受潮的現(xiàn)象，致使檔案材料破壞和缺失。由于人員的素質(zhì)能力的局限性，導致缺少信息化的檔案管理方式，沒有形成電子檔案。

4 高職院校二級學院檔案管理的建議

（1）充分認識檔案管理工作的重要性。二級學院的檔案為學校的各項統(tǒng)計和考察借鑒提供了原始的數(shù)據(jù)，折射了二級學院在成長和發(fā)展過程中的不足和進步。在全校范圍內(nèi)，要加強對相關(guān)文件的宣傳和學習，提高二級學院領(lǐng)導、檔案管理員等對檔案的重視。要加強對檔案管理工作的人力、物力、財力的投入，為檔案管理工作保駕護航。

（2）建立健全的檔案管理隊伍。二級學院沒有檔案管理隊伍，需要建立黨政主要領(lǐng)導任組長，專職檔案管理人員組成的檔案管理工作隊伍，把檔案管理工作的責任落到實處。對檔案管理統(tǒng)籌規(guī)劃，明確檔案管理人員的工作職責，確保檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

（3）規(guī)范檔案管理制度。規(guī)范檔案管理體制，健全管理制度，檔案工作的整理、歸檔、利用、借閱、上交要有章可循，按照規(guī)范操作。當檔案管理工作的情況作為檔案管理人員年終考核的依據(jù)之一。在二級學院教師范圍內(nèi)，宣傳檔案管理制度，使全體教師了解檔案歸檔、利用、借閱等的流程。

（4）設(shè)置專門的檔案室。統(tǒng)一存放二級學院的檔案資料，集中對二級學院的檔案進行管理。由二級學院的檔案人員負責接收登記檔案，配備專門的資料柜，對檔案進行分類保管，重要的檔案要及時移交給學校檔案室保管。

（5）加強對檔案管理人員的培訓。對二級學院的檔案管理人員開展培訓，提高檔案管理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務素質(zhì)，讓他們系統(tǒng)的學習檔案管理的專業(yè)基礎(chǔ)知識;對從事檔案管理工作的人員，進行上崗前的培訓考核，考核后頒發(fā)上崗證書;開展深層次的進修，定期組織檔案管理工作學習交流會，到同類院校檔案室學習等活動。

（6）提升檔案管理的信息化水平。信息化時代對高職院校二級學院檔案管理工作的要求也逐步提高，要充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理工作中的重要作用，應用現(xiàn)代化辦公技術(shù)，提高檔案工作的管理水平。③要根據(jù)檔案資源的時限和內(nèi)容，建立信息資源查詢庫，提高檔案的利用效率。

5 余論

隨著高職教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展和內(nèi)涵建設(shè)的逐步深化，對二級學院的檔案管理工作會提出更高的期望和要求。高職院校二級學院的檔案管理工作是學?；A(chǔ)工作中不可缺少的部分，還存在不少問題有待解決。高職院校二級學院的檔案管理工作是一項長期復雜的系統(tǒng)工程，在高職院校各階段的工作中起到承前啟后的作用。如何落實《普通高等學校檔案管理辦法》，進一步推進高職院校二級學院檔案管理的工作進程，是新時期需要我們不斷思考、探索與實踐的。

注釋

① 金華麗.高職院校二級學院學校檔案分類方法初探[J].文教資料，2007（5）.

② 程為民，劉音.淺析高等學校二級學院教學檔案的作用及其管理[J].陜西教育，2009（10）.

③ 黃英.關(guān)于高校二級學院檔案管理與建設(shè)的思考[J].科技信息，2009（10）.