淺談電力企業(yè)建設工程中的檔案管理

許麗

摘 要：電力企業(yè)建設工程中的檔案管理涉及方方面面，如何做好檔案管理對企業(yè)發(fā)展設施運行至關重要。本文就如何制定相關的標準化流程，怎樣提高電力企業(yè)工程中的檔案管理做出探討，旨在提高現(xiàn)今電力企業(yè)工程建設中的管理水平。

關鍵詞：檔案建設；檔案管理；人員素質

0 前言

2015年度我國電力建設進一步擴大，對于檔案管理的要求也隨之提高，電力建設工程中的檔案管理不僅是企業(yè)管理重要的組成部分，也對以后的施工改建、擴建、運行、維修以及技術改造提供了技術依據(jù)，是整個電力建設良好運轉的重要保障。在科技發(fā)展日新月異，電力工程技術不斷升級換代的今天，對電力企業(yè)建設工程中的準確性、全面性、真實性和完整性都提出了更高的要求。這要求我們在保管工具、管理人員素質、檔案管理流程當中要做到標準化和精確化。

1 企業(yè)建設工程檔案管理的相關流程

電力企業(yè)建設工程中的檔案管理首先要做到職責明確，做到責任落實到個人。電力項目涉及工程量龐大，更牽涉到各種各樣的施工單位，所以在工程總承包項目簽訂開始，就應該明確各方各自牽涉到的相關文檔文件和電子文件。先把責任落實到相關單位，再從相關單位落實到具體科室，最后把責任落實到每個人的身上，并持續(xù)追蹤檢驗。

進行檔案管理，一個標準化的流程是十分必要的。一套科學、可操作性強、合理、適用的檔案管理辦法會減輕企業(yè)檔案管理的難度，增強檔案查閱、修改等工作的方便性。要對組織領導、職責分工、獎懲機制、崗位培訓等等方面做出系統(tǒng)化、標準化的體制建立。對文件的形成、收集、整理、分類、歸檔以及竣工后文件的編制、交接驗收等提出具體要求。

2 對于檔案管理工作的具體工作及要求

多媒體工具的運用和標準化工作流程的的制定，提高了電力企業(yè)檔案管理的效率，簡化了檔案查閱的復雜程度，但對于如何運用這些工具提出了一些具體要求，對此我們需要在日常工作中對員工進行培訓。

2.1 建立學習考核制度

有效提高檔案管理的準確性、全面性、真實性和完整性，要求檔案管理人員具備基礎的電力工程建設知識，對多媒體工具的熟練運用以及標準化流程、步驟的熟練掌握，這離不開系統(tǒng)的培訓與考核機制。

首先，應制定檔案室職員的學習規(guī)劃，請專業(yè)的教師團體對檔案員工進行培訓，或科室內部培訓。給科室員工制定詳細的課程表、授課時間、及所學內容的規(guī)劃，做到每一位職員都有學習新知識的機會與時間[1]。

其次，加強員工的考核機制。制定了職員的學習規(guī)劃不代表職員能真正熟練掌握，因此需要我們建立考核機制，進一步激勵職員學習的積極性。日常工作中做一些檔案整理的實際操作練習，定期對員工進行考核，并記錄到員工績效。對于學不會和不肯學，以及積極性不高學不好的員工進行有效處理。對檔案室的管理人員也提出新的要求，如何提高員工積極性，建立什么樣的機制，怎么處理學不會、學不好、不肯學的員工都需要管理人員進一步探索。

2.2 提高電力企業(yè)建設工程檔案管理的意識

檔案管理對于電力設施的運行，改建，設備升級，企業(yè)自身經濟效益有著至關重要的作用，這一思想必須深入到每個員工的頭腦。

對于企業(yè)經濟效益來說，如何控制成本、減少開支、如何保障自身權益、做到賬目透明、如何記錄企業(yè)真實的精神面貌、工作作風等，電力建設工程檔案提供了有效憑據(jù)。從電力設施的運行、改建、擴建等方面來說，電力建設工程檔案提供了有效依據(jù)。只有從根本上認識了這一點，電力工程企業(yè)才會真正把電力工程的檔案管理做好。

電力工程的檔案管理不是一個檔案管理室就能做好的，需要各個部門的配合與支持，需要電力企業(yè)的負責人有效重視。必須在全企業(yè)樹立這一思想，把這一思想深入到每個員工的心中[2]。

提高認識，還需要我們建立遍及全公司的檔案管理網(wǎng)絡。加強各施工單位、各合同方的深入、有效溝通，統(tǒng)一各單位檔案管理的標準，步驟，要深入到每一個施工單位，每一個設備廠商，每一個材料供應商。在電力建設工程開始，就要統(tǒng)籌各方，建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡，細化責任到個人，定期核定審查各部分的檔案管理進度，做到有效管理[1]。對于不配合電力工程檔案管理的部門，不配合電力工程檔案管理程序的個人，做出有效處理，整頓。以推動電力工程檔案的透明化和標準化。

2.3 如何應對電力施工過程中的不同步

在電力工程進行中，各施工單位的工作進度，難易程度都各不相同，加之建設工期較長，施工單位眾多，工期不能統(tǒng)一，無形之中給檔案的收集管理工作增加了很多負擔。面對這一情況，需要我們時時做好檔案的收集、審定、整理、驗收的相關工作，細化到每一工程，做到一工程一驗收[3]。

時刻追蹤各項工程的進展情況，檔案的收集整理驗收要與工程進度保持一致。從工程開始的建檔，到工程進行中的檔案整編驗收，再到每項工程竣工時的審定整理，再到全部完工時的檔案匯總整理與驗收歸類，這四個過程缺一不可，必須做到實時追蹤、實時管理、把檔案管理從以前的最后一個環(huán)節(jié)，貫徹到整個電力工程施工項目的始終。

3 結語

信息化時代和工業(yè)化的發(fā)展要求我們做好電力企業(yè)建設工程的管理工作，要做好這一工作，我們要從思想意識，管理流程，監(jiān)督考核，工程實施等方方面面入手，這是電力工程不斷發(fā)展新要求，也是對國家負責的具體表現(xiàn)。

參考文獻：

[1]陳慧.探析電力企業(yè)建設項目工程的檔案管理[J].企業(yè)技術開發(fā)，2013（21）：37-38.

[2]肖燕芝.談如何加強電力企業(yè)建設工程檔案管理[J].廣東檔案，2009（06）：33-34.

[3]潮安縣電力局梁紅英.加強電力企業(yè)建設工程檔案管理發(fā)揮檔案資源作用[N].潮州日報.2009（07）：30B02.endprint