事業(yè)單位科技檔案管理數(shù)據(jù)化和自動化改革的能動性研究

劉金華

摘 要：分析了事業(yè)單位將科技檔案管理工作提升到數(shù)據(jù)化和自動化水平的重要性和必要性，并簡要闡述了數(shù)據(jù)化和自動化改革的主要內(nèi)容，最后依據(jù)事業(yè)單位科技檔案管理工作對于外界環(huán)境的能動性反應制定了幾項數(shù)據(jù)化和自動化改革實踐的措施建議。該文的研究內(nèi)容對于事業(yè)單位改革檔案管理機制具有重要的理論指導意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 科技檔案管理 能動性研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）04（c）-0145-01

1 科技檔案管理數(shù)據(jù)化與自動化改革的必要性分析

1.1 時代潮流發(fā)展的最終歸宿

如今已經(jīng)進入信息化時代，獲得信息的及時性和準確性所呈現(xiàn)出的意義和價值越來越高，因此，科技檔案管理工作也必須將信息的管理推向一個新的高度，不能恪守陳規(guī)，一直以傳統(tǒng)的方式和手段進行檔案信息管理。尤其是進入了二十一世紀之后，云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新名詞的出現(xiàn)以及相關(guān)技術(shù)的革新，使得傳統(tǒng)管理模式下的檔案管理難點和問題迎刃而解，以數(shù)據(jù)化、自動化信息管理系統(tǒng)取代傳統(tǒng)純?nèi)肆π畔⒐芾硐到y(tǒng)已經(jīng)是大勢所趨。

1.2 事業(yè)單位體制變革的重要內(nèi)容

事業(yè)單位為了能夠更好的實現(xiàn)自身的發(fā)展也會在原有的模式上針對時代的發(fā)展和社會的需求做出相應的能動性變革，而變革的一個重要部分就是包括引入電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)、事業(yè)單位資源管理系統(tǒng)等在內(nèi)的信息化管理系統(tǒng)。檔案管理工作作為事業(yè)單位基層工作重要的一部分，掌管著整個單位的數(shù)據(jù)和信息資源，自然也需要做出相應的模式改革，以適應單位內(nèi)部整體變革環(huán)境，并以自身的改革來促進整個事業(yè)單位變革進程的發(fā)展和深化。

1.3 檔案管理工作體系和模式發(fā)展變革的需要

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，想要進行相應的信息查詢需要的步驟復雜，時間冗長，大大降低了工作的效率，而這種低下的工作效率已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會高節(jié)奏的需求，因此檔案管理工作必須進行方便快捷的數(shù)據(jù)化和自動化改革以適應高速運轉(zhuǎn)的單位機制。同時這種自動化的檔案信息管理模式也能夠減少很多人力管理模式下的錯誤和紕漏，還可以通過網(wǎng)絡(luò)預警機制保證單位信息的安全性，提高事業(yè)單位的發(fā)展能力。

2 科技檔案管理數(shù)據(jù)化與自動化改革的主要內(nèi)容

2.1 科技檔案管理數(shù)據(jù)化改革的內(nèi)容

在進行科技檔案管理的數(shù)據(jù)化工作時，主要需重視現(xiàn)代科技背景支持下的掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份認證技術(shù)、網(wǎng)關(guān)認證技術(shù)等等對于檔案信息數(shù)據(jù)化進程的推動作用。信息是一個單位最重要的無形資產(chǎn)，而將信息數(shù)據(jù)化并更好的管理則有利于這些資產(chǎn)的價值最大化，更好的服務事業(yè)單位的基層工作。

2.2 科技檔案管理自動化改革的內(nèi)容

自動化相對于數(shù)據(jù)化而言體現(xiàn)著檔案管理模式改革的更高水平。用于實現(xiàn)自動化改革的技術(shù)主要有電子標簽、OCR識別、數(shù)據(jù)自動處理以及數(shù)碼掃描識別等等，這些技術(shù)可以使信息的存儲和系統(tǒng)化歸集不再需要更多的人力資源介入而自動完成，同時還可以完成人力所難以或者無法實現(xiàn)的大數(shù)據(jù)處理、批量數(shù)據(jù)整理等工作，大大節(jié)約了人力和財力。

3 科技檔案管理能動性改革實現(xiàn)的措施

3.1 檔案管理系統(tǒng)流程結(jié)構(gòu)重置

“流程結(jié)構(gòu)重置”即在數(shù)據(jù)化和自動化改革的過程中和改革結(jié)束之后對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)依據(jù)具體改革的現(xiàn)狀重新安排，設(shè)計適合于改革后檔案管理模式的工作職位和各個職位的具體職能，從而提高人力和技術(shù)的契合程度，提高檔案管理工作效率。流程結(jié)構(gòu)重置工作主要包括業(yè)務流程優(yōu)化和業(yè)務標準制度化兩個主要模塊，除此之外還要加強檔案管理工作環(huán)節(jié)對于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才的培養(yǎng)和利用，加強日常工作中對網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定程度和信息安全性的維護。

3.2 深化擴展檔案管理服務功能

檔案管理工作模塊作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作內(nèi)容，其工作的本質(zhì)特征在于其服務性，因此提升檔案管理工作的服務能力也是科技檔案管理能動化改革進程中重要的一個環(huán)節(jié)。檔案管理工作的服務功能不僅要橫向延展，更要縱向深化，滿足信息使用者各方面、各層次的需求。同時還要改變以往的“等需求上門”轉(zhuǎn)為“送服務上門”，幫助單位信息使用者更便捷的處理相關(guān)工作，實現(xiàn)一鍵式檔案服務，為整個事業(yè)單位的工作提供基礎(chǔ)信息支持。

3.3 建設(shè)信息化檔案平臺資源庫

由于數(shù)據(jù)化后的檔案信息不再如傳統(tǒng)般存儲在特定的房間內(nèi)，單位內(nèi)部的信息使用者都可以依靠網(wǎng)絡(luò)技術(shù)登陸特定的平臺進行突破時空限制的信息查詢，而為了實現(xiàn)這一點就必須建設(shè)安全、科學的檔案資源平臺。首先是相關(guān)的硬件設(shè)施建設(shè)，使系統(tǒng)硬件能夠承載單位內(nèi)部越來越龐大的信息量并滿足信息處理效率的要求。其次是資源整合技術(shù)的要求，由于數(shù)據(jù)信息資源的龐大，無法通過人力一一整理，這就要求信息資源平臺能夠自動完成大數(shù)據(jù)的整理和龐大信息庫的系統(tǒng)化整合，為后續(xù)工作節(jié)約時間，提高工作效率。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，幾乎每分每秒都在發(fā)生新的變革，事業(yè)單位必須使檔案管理工作實現(xiàn)科技化、數(shù)據(jù)化和自動化，提升管理機制和管理模式對外界環(huán)境變革的應激反應，提高能動性改革能力，使事業(yè)單位的基礎(chǔ)管理工作不落于時代發(fā)展潮流之后，提升事業(yè)單位的管理效率。

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