高校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施研討

劉淑靜

摘要：隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，高校人事檔案管理也進(jìn)入了信息化時(shí)代，加強(qiáng)信息化管理已經(jīng)成為高校進(jìn)行人事檔案改革的主要趨勢。本文首先分析了高校進(jìn)行人事檔案信息化管理中存在的問題和不足，并從三個(gè)方面提出了相應(yīng)的優(yōu)化措施。本文研究成果將對優(yōu)化高校檔案信息化建設(shè)提供一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；信息化；優(yōu)化措施

中圖分類號： G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2015）05（c）-0000-00

1 高校檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.1人事檔案信息化建設(shè)意識淡薄

目前高校普遍存在人事檔案信息化管理意識淡薄的問題。這主要體現(xiàn)在人事檔案管理體制和觀念落后兩個(gè)方面。首先，許多高校人事檔案資料缺乏集中性存放，導(dǎo)致檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，給人事檔案工作的管理者和使用者都帶來了一定的困難。這種不合理的人事檔案管理體制降低了工作的質(zhì)量和效率。高校人事檔案管理方式不能與時(shí)俱進(jìn)，長期的人工操作使得信息化管理發(fā)展緩慢。此外高校人事檔案信息化各自為政的管理模式導(dǎo)致院校間無法實(shí)現(xiàn)資源共享。

其次高校對人事檔案信息化管理觀念的淡薄導(dǎo)致改革行動的缺乏。許多高校片面地認(rèn)為管理與人事有關(guān)的文件即為人事檔案管理，缺乏對該項(xiàng)工作本質(zhì)的充分認(rèn)識，導(dǎo)致高校對人事檔案工作缺少足夠的重視，從而影響高校人事檔案信息化管理的進(jìn)程。

1.2人事檔案信息化管理人員素質(zhì)偏低

高素質(zhì)的管理人員是人事檔案信息化建設(shè)適應(yīng)時(shí)代需求的前提條件。然而多數(shù)高校人事檔案工作的管理人員存在素質(zhì)偏低、管理經(jīng)驗(yàn)不足等問題，這使得人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。其中管理者經(jīng)驗(yàn)的不足，常造成網(wǎng)絡(luò)操作錯(cuò)誤或失誤，這主要是他們對管理工作缺乏足夠的積極性及管理思想滯后所造成?？梢姼咝Ｈ狈θ耸聶n案管理人員從思想到技術(shù)培訓(xùn)工作的重視。

此外高校在引進(jìn)人才時(shí)，缺乏精通網(wǎng)絡(luò)、管理以及檔案學(xué)的復(fù)合型人員。引進(jìn)的人才非科班出身，缺乏良好的人事檔案管理相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)，從而造成其業(yè)務(wù)能力較低。再者，由于高校領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案建設(shè)信息化人才引進(jìn)的忽視，造成管理人員的知識結(jié)構(gòu)長期一塵不變，使得人員的素質(zhì)不符合檔案信息化的發(fā)展需求。

1.3人事檔案信息化建設(shè)資金投入過少

資金的投入過少是高校人事檔案信息化建設(shè)過程常見的問題。在高校人事檔案信息化建設(shè)中，管理者的選擇、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立以及設(shè)備配備等相關(guān)方面都需要大量經(jīng)費(fèi)的投入。作為人事檔案信息化建設(shè)的基本設(shè)施，軟硬件設(shè)備長期使用造成老化且得不到及時(shí)的更換。作為高校基礎(chǔ)工作人員，人事檔案管理者主要任務(wù)是做好本職工作，在工作經(jīng)費(fèi)籌集方面是無能為力的，這也造成了人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)展滯后。同時(shí)高校資金的相對不足，用于分配各個(gè)部門的經(jīng)費(fèi)更是少之又少，這也使得人事檔案信息化建設(shè)資金來源不足。

此外，為了使人事檔案信息化建設(shè)中網(wǎng)絡(luò)設(shè)備具備安全、穩(wěn)定和容量大等優(yōu)勢，就必須投入大量的資金。有些設(shè)備購入后需要長期維護(hù)和保養(yǎng)，有的則是需要快速的更新?lián)Q代，這都要求經(jīng)費(fèi)投入是一個(gè)可持續(xù)的過程。

2 高校人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化措施

2.1加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的意識

高校人事檔案信息化建設(shè)不僅需要領(lǐng)導(dǎo)和管理者們轉(zhuǎn)變舊的管理體制，改變保守的管理觀念，還需要加強(qiáng)對人事檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。首先應(yīng)從高校領(lǐng)導(dǎo)抓起，通過將人事檔案信息化建設(shè)工作提到日程上來，強(qiáng)化他們對人事檔案信息化建設(shè)的意識。同時(shí)各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極組織本部門的工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從思想和行動兩個(gè)方面加強(qiáng)高校工作人員對人事檔案信息化建設(shè)重視程度。

作為人事檔案管理者，長期專注于埋頭工作，容易造成閉塞的觀念意識，所以為了順應(yīng)現(xiàn)代人事檔案信息化管理，改變舊觀念，結(jié)合社會實(shí)踐活動，向先進(jìn)的信息化社會邁進(jìn)對高校人事檔案管理者是非常有必要的，且這也利于建立與時(shí)代發(fā)展相符人事檔案信息化管理模式，為高校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2提高管理人員總體技能水平

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)也取決于高素質(zhì)管理者。作為用戶與人事檔案信息之間的媒介，人事檔案管理者需要有一定的管理、檔案以及信息學(xué)相關(guān)知識與能力儲備。人事檔案信息化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)離不開一批能力強(qiáng)，素質(zhì)高的復(fù)合型人才，他們對人事檔案管理相關(guān)知識的熟練應(yīng)用，使得管理工作得以有條不紊地開展。所以在引用人才時(shí)，應(yīng)注重考察其對人事檔案管理工作的專業(yè)性。

當(dāng)今社會是一個(gè)追求知識的時(shí)代，工作人員只有接受終身教育才能跟上時(shí)代的步伐。人事檔案管理者也是如此，不斷完善專業(yè)知識，提高自身技術(shù)水平，才能滿足新時(shí)代的要求。對高校人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)教育，開闊工作人員對檔案管理相關(guān)知識的視野，也有利于信息化建設(shè)水平的提高。

2.3加大人事檔案信息化建設(shè)資金的投入

目前，許多高校人事檔案信息化建設(shè)處于初步探索階段，所以，不僅在管理意識、人才培養(yǎng)上缺乏經(jīng)驗(yàn)，而且資金支持上也沒有得到應(yīng)有的重視。因此，高校應(yīng)該注重對人事檔案信息化建設(shè)資金的投入，做好經(jīng)費(fèi)的預(yù)算，形成目標(biāo)明確、合理支出的規(guī)范化資金管理制度。為了實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理模式工作方式取代人工操作為主的工作方式，高?？刹扇‰A段性購置必備的基礎(chǔ)設(shè)備方法，這不僅有利于逐漸解決設(shè)施老化和更新緩慢的問題，而且可以緩解高校的資金緊張。作為高投入的人事檔案信息化建設(shè)，除了要進(jìn)行基本軟硬件等基礎(chǔ)設(shè)備的完善工作，還需要在其他先進(jìn)的設(shè)施上投入大量經(jīng)費(fèi)，如電腦、掃描設(shè)備、電子產(chǎn)品等。此外在網(wǎng)絡(luò)資源的標(biāo)準(zhǔn)化和人事檔案資源的網(wǎng)絡(luò)化共享方面也應(yīng)有一定的資金保障，從而促進(jìn)人事?lián)醢感畔⒒ㄔO(shè)的快速發(fā)展。

3 結(jié)語

人事檔案信息化建設(shè)，是高校實(shí)現(xiàn)人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的重要方式。所以高校應(yīng)高度重視人事檔案信息化建設(shè)工作，其不僅需要清楚地意識到目前人事檔案管理中存在的不足和需要改進(jìn)的地方，而且需要及時(shí)作出相應(yīng)的對策并提出有效的改進(jìn)措施。從而加快高校人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，并為學(xué)校師生提供更優(yōu)質(zhì)的人事檔案資源服務(wù)。

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