淺談如何提高企業(yè)辦公設(shè)備管理

陳娟娟

摘 要：在當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)內(nèi)部和外部環(huán)境發(fā)生了較大的變化，企業(yè)為了能夠更好的提升自身的形象，加快發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，則需要加強(qiáng)辦公設(shè)備的管理力度，從而有效的提升企業(yè)的辦公效率。辦公設(shè)備作為企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)管理的重要基礎(chǔ)設(shè)施，需要做好辦公設(shè)備的選購(gòu)、收發(fā)存儲(chǔ)及使用等方面的管理工作，建立完善的辦公設(shè)備管理制度，確保辦公設(shè)備自身性能得到最大限度的發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；辦公設(shè)備；管理制度；選購(gòu)；收發(fā)；存儲(chǔ)；使用

1 建立完整科學(xué)的管理制度是做好企業(yè)辦公設(shè)備管理的基礎(chǔ)

通過(guò)建立企業(yè)辦公設(shè)備管理制度，可以確保企業(yè)在選購(gòu)、使用和保管辦公設(shè)備過(guò)程中能夠嚴(yán)格遵照國(guó)家的相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行，在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)進(jìn)行選購(gòu)和使用，使企業(yè)辦公設(shè)備管理工作有據(jù)可依，確保了企業(yè)辦公設(shè)備管理工作的規(guī)范性。

在完善的企業(yè)辦公設(shè)備管理制度下，可以確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公設(shè)備的合理調(diào)配和使用，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，可以根據(jù)各崗位的特點(diǎn)來(lái)對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化配置，確保各個(gè)工作崗位的辦公設(shè)備在配備上做到準(zhǔn)確、合理和均衡性。

在完善的企業(yè)辦公管理設(shè)備制度的制約下，企業(yè)辦公設(shè)備管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠按一定的步驟和規(guī)程進(jìn)行，確保企業(yè)辦公設(shè)備管理、使用上的協(xié)調(diào)、有序性，避免在辦公設(shè)備管理工作中出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤或是矛盾。

按企業(yè)辦公設(shè)備管理制度進(jìn)行辦公設(shè)備的配備，不僅有效的滿(mǎn)足了不同工作崗位對(duì)辦公設(shè)備的需求，而且還有利于更好的發(fā)揮出辦公設(shè)備的功能性，同時(shí)在配備辦公設(shè)備過(guò)程中，還要確保各個(gè)不同崗位辦公設(shè)備之間的兼容性，從而更好的確保辦公效率的提升。

在嚴(yán)格的企業(yè)辦公設(shè)備管理制度制約下，辦公設(shè)備的購(gòu)置和使用過(guò)程中都需要嚴(yán)格履行各種操作規(guī)程。同時(shí)在配備辦公設(shè)備時(shí)，每個(gè)部分和每個(gè)成員都需要嚴(yán)格按照制度規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配備，這就確保了辦公設(shè)備配置的公平性，避免在辦公設(shè)備管理工作中存在循私舞弊的現(xiàn)象。

2 選購(gòu)辦公設(shè)備是辦公設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)

在辦公設(shè)備管理工作中，選購(gòu)是其中十分重要的一項(xiàng)內(nèi)容。在辦公設(shè)備選購(gòu)時(shí)，需要做到貨比三家，即通過(guò)對(duì)多家供應(yīng)商的辦公設(shè)備進(jìn)行調(diào)查和對(duì)比，通過(guò)對(duì)其性能、特點(diǎn)、價(jià)格及供貨情況、支付方式及售后服務(wù)等多個(gè)方面的相互比對(duì)，從而選擇性?xún)r(jià)比高的供應(yīng)商。在購(gòu)買(mǎi)辦公設(shè)備過(guò)程中，要考慮與工作崗位的適應(yīng)性，同時(shí)還要對(duì)供貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式、運(yùn)輸價(jià)格、運(yùn)輸過(guò)程中的安全及到貨時(shí)間等多方面的因素進(jìn)行綜合考慮，嚴(yán)把辦公設(shè)備質(zhì)量關(guān)。特別是在選購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注售后服務(wù)，這是辦公設(shè)備使用過(guò)程中質(zhì)量的重要保障。

利用貨比三家的方法進(jìn)行辦公設(shè)備選購(gòu)時(shí)，需要制定選購(gòu)對(duì)比表，這樣通過(guò)對(duì)各家供應(yīng)商、產(chǎn)品及工作現(xiàn)場(chǎng)等幾個(gè)方面的對(duì)比，從而選擇適宜的辦公設(shè)備供應(yīng)商。

首先，明確供應(yīng)商提供的服務(wù)，需要將供貨地點(diǎn)、支付方式和售后服務(wù)都要包括在內(nèi)，這是供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的重要體現(xiàn)，通過(guò)對(duì)多家供應(yīng)商這三個(gè)方面的對(duì)比，從而選擇服務(wù)質(zhì)量最優(yōu)的供應(yīng)商。

其次，在選購(gòu)辦公設(shè)備時(shí)需要重點(diǎn)考慮辦公產(chǎn)品自身的性能和價(jià)格，這是選擇供應(yīng)商的關(guān)鍵所在。需要對(duì)產(chǎn)品的功能、價(jià)格、功率、耗能等多個(gè)方面進(jìn)行對(duì)比，從而選擇產(chǎn)品性?xún)r(jià)比最佳的供應(yīng)商。

最后，供應(yīng)商提供的產(chǎn)品和服務(wù)與工作現(xiàn)場(chǎng)環(huán)境的適應(yīng)性，這是在選擇供應(yīng)商過(guò)程中十分重要的一項(xiàng)要素，產(chǎn)品在使用現(xiàn)場(chǎng)能否擺放、使用，使用效率和質(zhì)量能否達(dá)到工作的具體要求，功能上是否存在浪費(fèi)，產(chǎn)品的廢棄物排放是否與國(guó)家節(jié)能減排政府相符等，都是需要考慮的因素。

3 收發(fā)存儲(chǔ)是辦公設(shè)備管理的核心工作

在辦公設(shè)備管理工作中，接收、發(fā)放和存儲(chǔ)辦公設(shè)備這是較為經(jīng)常性的工作，所以在這些工作進(jìn)行時(shí)需要做到準(zhǔn)確性、有序性和安全性。避免在這個(gè)過(guò)程中辦公設(shè)備受到損壞，在管理工作中，不僅要做到設(shè)備接收、發(fā)放和存儲(chǔ)時(shí)間的準(zhǔn)確性，而且還要確保所形成的文件和報(bào)表要做到準(zhǔn)確性，整個(gè)過(guò)程中都需要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行操作。

在企業(yè)辦公設(shè)備收發(fā)存儲(chǔ)工作中，需要做好辦公設(shè)備接收的準(zhǔn)備工作。提前對(duì)保管和使用人員進(jìn)行確定，在接收前做好人員準(zhǔn)備工作。同時(shí)還要對(duì)設(shè)備的各項(xiàng)特征和性能進(jìn)行提前了解，從而為設(shè)備的存儲(chǔ)和使用位置進(jìn)行合理設(shè)定。還要做好接收現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境準(zhǔn)備工作，使現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境能夠有效的滿(mǎn)足設(shè)備存儲(chǔ)和使用，同時(shí)還要做好接收文件的準(zhǔn)備工作。

在收發(fā)辦公設(shè)備過(guò)程中，其中非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)即是交接驗(yàn)收工作，對(duì)于所接收的辦公設(shè)備不僅需要與各項(xiàng)文件、合同及單據(jù)等要具有相符性，而且在交接過(guò)程中還要做好記錄工作，通過(guò)對(duì)辦公設(shè)備的具體情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并進(jìn)行交換驗(yàn)收登記表的填寫(xiě)，交接時(shí)雙方要在登記表上進(jìn)行簽定確認(rèn)，完成移交。

辦公設(shè)備在存儲(chǔ)過(guò)程中要確保安全性，作為保管人員需要對(duì)辦公設(shè)備存儲(chǔ)的空間進(jìn)行維護(hù)和管理，確保能夠更好的滿(mǎn)足辦公設(shè)備存儲(chǔ)安全可靠性的要求。首先，要有安全防范設(shè)施。如庫(kù)房和貨架牢固、消防器材、安全防盜設(shè)施、保暖防凍設(shè)施、通風(fēng)、防潮、防干燥、防蟲(chóng)蛀設(shè)施等；其次，要有安全保障制度。如安全技術(shù)操作規(guī)程、安全責(zé)任制等；再次，要嚴(yán)格執(zhí)行出入庫(kù)交接驗(yàn)收制度、交接班制度、守衛(wèi)制度、消防制度等各項(xiàng)規(guī)章制度。

4 使用管理是辦公設(shè)備管里的難點(diǎn)

在辦公設(shè)備管理工作中，正確對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行使用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的增效節(jié)支，這是辦公設(shè)備管理的重要目標(biāo)。因此，辦公設(shè)備的使用和管理人員，在實(shí)際操作中應(yīng)切實(shí)做到三點(diǎn)：第一、要看懂供應(yīng)商或生產(chǎn)商提供的設(shè)備和耗材的產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)（用戶(hù)手冊(cè)），做到了解設(shè)備和耗材的使用詳情，了解設(shè)備的使用期限和耗材耗量的檢測(cè)方式、方法?？茖W(xué)、合理地維護(hù)設(shè)備，延長(zhǎng)使用壽命，減少耗材的耗量。第二、要按照產(chǎn)品使用說(shuō)明書(shū)或用戶(hù)手冊(cè)的要求，安全、文明地使用設(shè)備和耗材（按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，按規(guī)定品牌型號(hào)使用耗材），嚴(yán)防操作不當(dāng)引起設(shè)備損壞和耗材的浪費(fèi)。并要把使用說(shuō)明書(shū)（或用戶(hù)手冊(cè)）及安全技術(shù)操作規(guī)程（或操作手冊(cè)）始終放在設(shè)備和耗材的附近，保障使用者隨時(shí)使用。第三、在更換、領(lǐng)用耗材時(shí)，應(yīng)檢查、檢測(cè)耗材是否必須進(jìn)行更換，若還可以應(yīng)用，應(yīng)把舊耗材用盡，以減少浪費(fèi)。

做好辦公設(shè)備的故障管理，防止、發(fā)現(xiàn)和及時(shí)有效地排除故障，是確保辦公設(shè)備的正常運(yùn)行、增效節(jié)支的重要保障。建立辦公設(shè)備的故障日志、故障報(bào)告制度和故障管理責(zé)任制，不斷積累對(duì)故障的識(shí)別和排除能力，是提高辦公設(shè)備故障管理水平主要途徑。

辦公設(shè)備使用過(guò)程中的維護(hù)保養(yǎng)十分重要，然而也最容易被忽視。對(duì)于辦公設(shè)備經(jīng)常的擦拭一下灰塵，注注油，緊緊螺絲，看似簡(jiǎn)單，卻對(duì)保護(hù)辦公設(shè)備的完好運(yùn)行，減少辦公設(shè)備的磨損，延長(zhǎng)辦公設(shè)備的壽命，提高辦公設(shè)備的功效，都具有重要的作用。

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