Access在財務(wù)管理中的應(yīng)用

陳筱青

(重慶三峽學(xué)院計財處，重慶萬州 404100)

Access在財務(wù)管理中的應(yīng)用

陳筱青

(重慶三峽學(xué)院計財處，重慶萬州 404100)

Microsoft Office Access是一種小型的關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，也是微軟Office辦公系列軟件中的一個重要組成部分。Access數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的各種功能是利用面向?qū)ο蟮姆椒▉韺崿F(xiàn)對象化，通過各種數(shù)據(jù)庫對象來進(jìn)行信息管理，可以提高數(shù)據(jù)處理的效率。文章闡述了Access的基本結(jié)構(gòu)，并將Access應(yīng)用于財務(wù)管理中，大大提高了財務(wù)管理工作的效率。

Access；財務(wù)管理；數(shù)據(jù)庫

Microsoft Office Access是微軟公司Office辦公系列軟件的成員之一，是微軟公司將數(shù)據(jù)庫引擎的圖形用戶界面和軟件開發(fā)工具結(jié)合在一起的一個關(guān)系數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的各種功能是利用面向?qū)ο蟮姆椒▉韺崿F(xiàn)對象化，通過各種數(shù)據(jù)庫對象來進(jìn)行信息管理，因此Access中數(shù)據(jù)庫管理的核心便是對象，主要包括表、查詢、窗體、報表、Web頁、宏和模塊7種數(shù)據(jù)對象。它可以對各種中小型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行有效的管理，被廣泛應(yīng)用于金融、財務(wù)、經(jīng)濟(jì)、統(tǒng)計、教育等眾多的管理領(lǐng)域，大大提高數(shù)據(jù)處理的效率。

一、關(guān)系數(shù)據(jù)庫相關(guān)概念

數(shù)據(jù)庫是指在計算機(jī)系統(tǒng)中按照一定的數(shù)據(jù)模型組織、存儲和應(yīng)用的相互聯(lián)系的數(shù)據(jù)集合。因此，關(guān)系數(shù)據(jù)庫就是指組織、存儲數(shù)據(jù)集合的數(shù)據(jù)模型是關(guān)系模型，而關(guān)系模型其實就是用一張二維的表格來表示實體與實體之間聯(lián)系的模型，其中實體是指客觀存在并可相互卻分的事物。關(guān)系數(shù)據(jù)庫中常涉及到以下相關(guān)概念：

（1）關(guān)系。一個二維的表格形式就表示了一個關(guān)系，每一個關(guān)系都相應(yīng)的有一個名稱，即關(guān)系名。在Access中，一個數(shù)據(jù)庫文件中的表格實際上就是指一個關(guān)系。

（2）元組。表格中的行被稱為元組，相應(yīng)地，每一行就表示一個元組，在Access中對應(yīng)著一個記錄。

（3）屬性。表中的列被稱為屬性，每一列都相應(yīng)地有一個屬性名，在Access中對應(yīng)著一個字段。

二、Access的基本結(jié)構(gòu)

Access主要是利用它所包含的以下7種對象來對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理的，它們構(gòu)成了Access的基本結(jié)構(gòu)。

（一）表

表是Access關(guān)系數(shù)據(jù)庫存放數(shù)據(jù)的地方，它是整個數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)，其他幾種對象都是基于表的基礎(chǔ)上進(jìn)行操作的。

（二）查詢

查詢主要是對存儲在表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和研究，在Access數(shù)據(jù)庫中可以利用查詢來對數(shù)據(jù)以不同的方式進(jìn)行查看、分析和更改，同時還可以將它作為窗體、報表以及頁等多種對象的數(shù)據(jù)來源。

（三）窗體

數(shù)據(jù)庫和用戶兩者之間的聯(lián)系主要是通過窗體對象來體現(xiàn)的。我們可以利用窗體來實現(xiàn)對相關(guān)數(shù)據(jù)的輸入、顯示等功能。

（四）報表

報表是可以利用具體的格式來顯示數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫對象，其中格式可以自行選擇或設(shè)計。另外，還可以利用報表來實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的排序、分組，以及統(tǒng)計計算等功能，其中統(tǒng)計計算包括了求和、求平均值等。

（五）頁

Access還可以通過web頁的形式來連接數(shù)據(jù)庫，即頁對象。使用它來查看和處理的相關(guān)數(shù)據(jù)可以是來自Internet或Intranet上的，并且還可以將相應(yīng)的數(shù)據(jù)發(fā)布到Internet或Intranet上。

（六）宏

在日常使用中，我們可能經(jīng)常會遇到一些重復(fù)性較高的操作。在Access數(shù)據(jù)庫中便提供了一種可以定義特定功能的對象，即宏。我們可以利用宏來實現(xiàn)一些重復(fù)性的操作，讓其自動完成。它可以單獨使用，也可以與窗體等其他對象結(jié)合使用。

（七）模塊

利用VBA語言編寫的程序段在Access數(shù)據(jù)庫中被稱為模塊對象。模塊可以與窗體、報表等對象配合使用，來完成宏對象無法單獨實現(xiàn)的復(fù)雜功能，以實現(xiàn)高性能、高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)。

三、Access在財務(wù)管理中的應(yīng)用

Access的版本眾多，本文采用Access 2010版本，以財務(wù)管理中常常會涉及到的職工個人信息表及工資明細(xì)表為例，來說明Access在財務(wù)管理中的具體應(yīng)用，以及所帶來的便利。

（一）表的建立

在Access中創(chuàng)建新表有4種方式：直接插入一個空表、使用設(shè)計視圖創(chuàng)建表、從其他數(shù)據(jù)源（比如Excel、Word等）導(dǎo)入或鏈接到表、根據(jù)SharePoint列表創(chuàng)建表，本文利用設(shè)計視圖創(chuàng)建新表。

首先啟動Access 2010數(shù)據(jù)庫，在【文件】選項卡下面選擇【新建】，在【可用模板】中選擇【空數(shù)據(jù)庫】后選擇文件保存路徑及文件名，比如本文所建數(shù)據(jù)庫的名稱為“財務(wù)管理”。然后在【創(chuàng)建】選項卡下面選擇【表設(shè)計】，輸入字段名稱和數(shù)據(jù)類型。在Access 2010中新增了計算數(shù)據(jù)類型，它可以實現(xiàn)原來需要查詢、控件、宏或VBA代碼中進(jìn)行的計算，本文將用到該數(shù)據(jù)類型。最后，保存新建立的數(shù)據(jù)表。本文創(chuàng)建了兩個數(shù)據(jù)表，分別是工資明細(xì)表和職員個人信息表，其具體結(jié)構(gòu)如圖1所示。

圖1 數(shù)據(jù)表

（二）查詢的建立

Access中，根據(jù)數(shù)據(jù)源操作方式和操作結(jié)果的不同，查詢對象可以分為：選擇查詢、參數(shù)查詢、交叉表查詢、操作查詢及SQL查詢，本文介紹利用查詢向?qū)韯?chuàng)建一個工資實發(fā)金額的選擇查詢。

在【創(chuàng)建】選項卡下選擇【查詢向?qū)А?，接著選擇【簡單查詢向?qū)А浚瑥穆殕T個人信息表中選擇編號、部門、姓名，從工資明細(xì)表中選擇實發(fā)金額和日期，然后根據(jù)向?qū)?chuàng)建實發(fā)金額查詢，查詢結(jié)果如圖2所示。

圖2 實發(fā)金額查詢

（三）窗體的建立

根據(jù)完成任務(wù)的不同，Access窗體分為數(shù)據(jù)操作、控制窗體、信息顯示窗體和交互信息窗體。并且在Access的【創(chuàng)建】選項卡的【窗體】功能區(qū)中提供了多種創(chuàng)建窗體的按鈕，比如【窗體】、【窗體設(shè)計】、【空白窗體】等。本文利用【窗體向?qū)А縿?chuàng)建了工資錄入和職員個人信息錄入的窗體，并且設(shè)計了【添加記錄】按鈕，以用來向數(shù)據(jù)庫中添加記錄。兩個窗體的布局視圖如圖3所示。

圖3 窗體

（四）報表的建立

報表的主要功能是為了將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)按照用戶選定的結(jié)果，以一定的格式打印出來。報表的創(chuàng)建同窗體創(chuàng)建類似，在【創(chuàng)建】選項卡的【報表】功能區(qū)中，可以利用【報表】、【報表設(shè)計】、【空報表】、【報表向?qū)А康榷喾N方法來創(chuàng)建報表對象。本文利用【報表向?qū)А抗δ軇?chuàng)建了一個工資明細(xì)的報表，其打印預(yù)覽如圖4所示。

圖4 工資明細(xì)報表

四、結(jié)束語

根據(jù)以上所介紹的Access在財務(wù)管理中對數(shù)據(jù)的存儲、添加、顯示等功能中，可以看出利用Access數(shù)據(jù)庫對數(shù)據(jù)進(jìn)行管理對于非計算機(jī)專業(yè)人員也是非常方便、簡單的，可以大量利用各種向?qū)韯?chuàng)建表、窗體、查詢、報表等對象，從而可以提高數(shù)據(jù)的管理效率，從繁雜的手工操作中解脫出來。其實Access除了以上所介紹的相關(guān)簡單功能外，還具有十分強(qiáng)大的開發(fā)功能，我們可以利用其本身提供的各種控件和VBA語言，開發(fā)出功效非常強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。

[1]張強(qiáng)，楊玉明.Access 2010中文版入門與實例教程[M].北京：電子工業(yè)出版社，2011.

[2]徐蘊卓，梁玉鑫.淺談Access數(shù)據(jù)庫在財務(wù)管理中的應(yīng)用[J].新財經(jīng)，2012（12）.

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[4]鄒金.運用Access數(shù)據(jù)庫輔助人工費成本核算實踐與探索[J].會計信息化，2010（11）.

[5]李玉玲，邵謙謙.Access財務(wù)應(yīng)用技能教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2005.

（責(zé)任編輯：張新玲）

Access Application in the Financial Management

Chen Xiaoqing
(Finance Division ,Chongqing Three Gorges University ,Wanzhou Chongqing 404100)

Microsoft Office Access is a small-scale relational database management system, which is also an important part of Office Software. The database management system uses object-oriented method to achieve objectification and different kinds of database objects to implement the information management, which improves the efficiency in data processing.This paper illustrates the fundamental structure of Access and appliesit into financial management, which greatly improves the work efficiency.

Access, Financial Management, Database.

F23

A

1009-8135（2015）05-0084-03

2015-06-25

陳筱青（1971-），女，重慶萬州人，重慶三峽學(xué)院計財處會計，主要研究財務(wù)會計。