Excel在財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用

陳筱青

(重慶三峽學(xué)院計(jì)財(cái)處，重慶萬(wàn)州 404100)

Excel在財(cái)務(wù)管理工作中的應(yīng)用

陳筱青

(重慶三峽學(xué)院計(jì)財(cái)處，重慶萬(wàn)州 404100)

隨著計(jì)算機(jī)的廣泛普及，各行各業(yè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的管理。Excel是財(cái)務(wù)管理中使用最為廣泛的辦公軟件，它具有友好的人機(jī)交互界面和強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能。首先介紹Excel的工作原理和方法，再重點(diǎn)介紹了幾種常用的Excel函數(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用。使用Excel可以幫助財(cái)會(huì)人員從以前繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)復(fù)雜數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算、整理和分析，提高財(cái)務(wù)管理工作的效率。

Excel函數(shù)；財(cái)務(wù)管理；數(shù)據(jù)處理

目前微軟公司（MS）開(kāi)發(fā)的Office家族系列軟件有十余個(gè)組件，比如Microsoft Word是一個(gè)文檔創(chuàng)作程序，Microsoft PowerPoint是一個(gè)演示文稿程序，Microsoft FrontPage是一個(gè)構(gòu)建網(wǎng)站的程序，Microsoft Access是一個(gè)桌面數(shù)據(jù)庫(kù)程序，Microsoft Excel是一個(gè)功能強(qiáng)大的電子表格程序，微軟公司推出了可以在IBM-PC系列機(jī)上運(yùn)行的Windows操作系統(tǒng)平臺(tái)版本和Apple公司的Macintosh操作系統(tǒng)平臺(tái)上的版本，Microsoft Excel是一款電子表格軟件。由于我國(guó)Windows操作系統(tǒng)平臺(tái)使用面廣，本文以該平臺(tái)進(jìn)行介紹。Microsoft Excel是微軟辦公套裝軟件（Office）的一個(gè)重要和常用的組成部分，可以用來(lái)統(tǒng)計(jì)分析、交流、管理信息和輔助決策操作。Excel的函數(shù)是系統(tǒng)預(yù)定義的一些公式，使用參數(shù)按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算，提供了自定義函數(shù)的功能，具有數(shù)據(jù)庫(kù)、工程與財(cái)務(wù)、查詢與引用和統(tǒng)計(jì)等10余類函數(shù)，這些函數(shù)能滿足財(cái)務(wù)管理工作中的絕大部分的需求，并且根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的需要，通過(guò)自定義函數(shù)來(lái)解決問(wèn)題。因此，靈活運(yùn)用Excel軟件能夠極大地提高財(cái)務(wù)管理工作的效率。

一、Excel的工作流程

Excel的工作流程主要包含以下三個(gè)方面：

（1）明確任務(wù)目標(biāo)。在進(jìn)行Excel操作前，首先應(yīng)明確使用者的任務(wù)目標(biāo)，根據(jù)實(shí)際需求，選擇Excel中相應(yīng)的計(jì)算模型及采用的方法。

（2）建立工作模型。通過(guò)Excel工具中的各種函數(shù)及分析工具建立相應(yīng)的工作模型，具體內(nèi)容主要包括原始數(shù)據(jù)的錄入、業(yè)務(wù)處理的計(jì)算公式的設(shè)計(jì)和模型約束條件的確定三個(gè)部分。

（3）顯示分析結(jié)果。計(jì)算機(jī)將根據(jù)使用者給出的約束條件，按照數(shù)學(xué)公式自動(dòng)求解，并以相應(yīng)的形式顯示分析結(jié)論和計(jì)算結(jié)果。

二、Excel的數(shù)據(jù)處理方法

Excel的數(shù)據(jù)處理方法主要有以下五種：

（一）工作表分析法

該方法是以工作表的形式存儲(chǔ)和處理海量數(shù)據(jù)信息從而完成業(yè)務(wù)處理的過(guò)程。工作表位于工作簿的中央?yún)^(qū)域，由行號(hào)、列標(biāo)和網(wǎng)格線三部分組成，具體包括表標(biāo)題、表頭、表尾和表體固定欄等內(nèi)容。工作表的編輯是Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)運(yùn)算和數(shù)據(jù)分析的主要功能之一。

（二）圖表分析法

該方法是用圖表的形式將數(shù)據(jù)圖形化，把表、圖、文三個(gè)融為一體顯示數(shù)據(jù)，形成報(bào)告。這樣能夠使之前枯燥乏味、難以理解的數(shù)據(jù)形象直觀地表述數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)、分布狀況、動(dòng)態(tài)變化、速度增減及幅度大小等。Excel提供了多種圖表類型，如柱形圖、折線圖、餅圖、散點(diǎn)圖和股價(jià)圖等。其中，最為常用的是柱形圖、折線圖和餅圖。

（三）信息檢索法

該方法是利用Excel中的排序、篩選、合并、條件格式、分類匯總等命令操作，快速地幫助用戶從原先工作表已保存的海量數(shù)據(jù)信息中搜索出所需的信息。用戶可以直觀地查看數(shù)據(jù)信息和搜索結(jié)果，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和了解變化趨勢(shì)。

（四）函數(shù)分析法

該方法是用戶可以利用Excel中內(nèi)置的函數(shù)直接完成相應(yīng)的計(jì)算，大大提高數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性及用戶的工作效率。這里的函數(shù)是指Excel內(nèi)部預(yù)定的、完成特定計(jì)算的公式。Excel軟件中有上百種函數(shù)，如，常用函數(shù)、數(shù)學(xué)與三角函數(shù)、財(cái)務(wù)函數(shù)、統(tǒng)計(jì)函數(shù)等等。

（五）模型分析法

Excel擁有支持?jǐn)?shù)學(xué)模型的功能，通過(guò)數(shù)據(jù)模型設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)采集、模型求解形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)報(bào)告，利用編輯工作表、分析評(píng)價(jià)等過(guò)程完成業(yè)務(wù)處理。該方法可以為用戶在實(shí)際工作中提供多樣式的分析和預(yù)測(cè)功能，有效地幫助用戶作出最優(yōu)化的決策。

三、財(cái)務(wù)管理中Excel函數(shù)的使用

（一）函數(shù)的使用方法

函數(shù)可以在Excel菜單中選擇“插入”選項(xiàng)下的“函數(shù)”獲得如圖1對(duì)話框，根據(jù)這個(gè)對(duì)話框可以知道函數(shù)的格式和輸入數(shù)據(jù)的方法。

圖1 函數(shù)對(duì)話框

1．函數(shù)的格式

函數(shù)一般是由函數(shù)名和參數(shù)兩部分構(gòu)成，如SUM(number1, number2,......)。參數(shù)是函數(shù)的核心，參數(shù)形式可以是數(shù)字、邏輯值、文本、數(shù)組與函數(shù)等，參數(shù)間的分隔符一般用逗號(hào)。

2．輸入數(shù)據(jù)的方法

數(shù)據(jù)輸入方法主要有兩種：一是直接輸入數(shù)據(jù)，如AVERAGE(B3,B4,B5,B6，B7，B8)；二是通過(guò)鼠標(biāo)選擇區(qū)域，如AVERAGE(B3:B8)。

（二）常見(jiàn)函數(shù)在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

1．函數(shù)名稱：SUM

主要功能：計(jì)算單元格區(qū)域中所有數(shù)值的和。

使用格式：SUM(number1, number2, number3,……)。

參數(shù)說(shuō)明：number1、number2、number3……代表需要計(jì)算的值，可以是具體的數(shù)值、引用的單元格（區(qū)域）和邏輯值等。

應(yīng)用舉例：針對(duì)圖2，為了統(tǒng)計(jì)出一月實(shí)發(fā)工資總額，只需要在N8單元格中輸入公式：=SUM(K3:K17)就可以完成。如果將上述公式修改為：=SUM(LARGE(K3:K17,{1,2,3}))，則可以求出前3名工資實(shí)發(fā)金額的總和。

2．函數(shù)名稱：AVERAGE

主要功能：返回其參數(shù)的算術(shù)平均值。

使用格式：AVERAGE(number1, number2, number3,……)。

參數(shù)說(shuō)明：參數(shù)可以是數(shù)值或包含數(shù)值的名稱、數(shù)組或引用。

應(yīng)用舉例：在N9單元格中輸入公式：=AVERAGE(K3:K17)，即可求出平均工資。

3．函數(shù)名稱：COUNTIF

主要功能：計(jì)算某個(gè)區(qū)域中滿足給定條件的單元格數(shù)目。

使用格式：COUNTIF(range, criteria)

參數(shù)說(shuō)明：range要計(jì)算非空單元格數(shù)目的區(qū)域；criteria表示以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件。

應(yīng)用舉例：在N3單元格中輸入：=COUNTIF(B3:B17,M3)，即可求出“辦公室”的總?cè)藬?shù)，然后采用拖動(dòng)填充數(shù)據(jù)，即可完成其它部門(mén)的統(tǒng)計(jì)人數(shù)。

4．函數(shù)名稱：SUMIF

主要功能：對(duì)滿足條件的單元格求和。

使用格式：SUMIF（range, criteria, sum_range）

參數(shù)說(shuō)明：range要計(jì)算非空單元格數(shù)目的區(qū)域；criteria表示以數(shù)字、表達(dá)式或文本形式定義的條件；sum_range用于求和計(jì)算的實(shí)際單元格。

應(yīng)用舉例：在O3單元格中輸入：=SUMIF(B3:B17,M3,K3:K17)，即可求出“辦公室”的實(shí)發(fā)工資總額，然后采用拖動(dòng)填充數(shù)據(jù)，即可完成其它部門(mén)的求和。

四、結(jié)束語(yǔ)

除上述列舉的這些函數(shù)外，Excel還提供了很多高級(jí)工具可以幫助財(cái)務(wù)工作進(jìn)行更加深入地分析和計(jì)算。高級(jí)數(shù)據(jù)分析工具主要在Excel的工具子菜單中，因它屬于Excel的外掛高級(jí)函數(shù)功能模塊，通過(guò)加載宏操作來(lái)完成具體工作要求。Excel的這些高級(jí)數(shù)據(jù)分析工具主要包括線性規(guī)劃分析、預(yù)測(cè)分析、回歸分析、相關(guān)分析、描述統(tǒng)計(jì)及相關(guān)圖形、各種分布的概率計(jì)算和圖形、多達(dá)7種正態(tài)性檢驗(yàn)方法、正態(tài)分布的異常檢驗(yàn)、各種估計(jì)和置信區(qū)間計(jì)算、各種假設(shè)檢驗(yàn)等等，其為企業(yè)投資決策、財(cái)務(wù)報(bào)表分析、籌資融資決策等方面的科學(xué)數(shù)據(jù)分析及公式的求解和優(yōu)化提供了直接的功能和函數(shù)。它最大的優(yōu)點(diǎn)就是用戶無(wú)需深入研究算法本身，只要知道這些分析工具的管理意義及分析結(jié)果的指導(dǎo)意義即可。

財(cái)務(wù)管理工作通過(guò)使用Excel的數(shù)據(jù)處理功能及分析統(tǒng)計(jì)功能，能夠提升在實(shí)際工作中信息處理的準(zhǔn)確度和時(shí)效性，還能夠?qū)崿F(xiàn)完整的財(cái)務(wù)指標(biāo)體系分析和預(yù)測(cè)，可以使復(fù)雜和枯燥的財(cái)務(wù)管理工作得心應(yīng)手，進(jìn)而達(dá)到提高財(cái)務(wù)管理工作效率的目的和起到促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用。

（責(zé)任編輯：朱 丹）

Application of Excel in Financial Management

CHEN Xiaoqing
(Finance Division, Chongqing Three Gorges University, Wanzhou, Chongqing 404100)

With the wide spread of the computer, computer-aided management is essential to all walks of life. Excel is an office software widely used in financial management, which has friendly interface and powerful data processing capability. This paper presents the principles and the methods of Excel, and elaborates in detail the applications of several commonly-used Excel Functions in financial management. Excel can calculate, sort and analyze complex data, free accountants from tedious manual labor, and improve the efficiency of the financial management.

Excel Functions; financial management; complex data processing

圖2 工資明細(xì)表

F275

A

1009-8135（2015）02-0047-03

2014-12-12

陳筱青（1971-），女，重慶萬(wàn)州人，重慶三峽學(xué)院計(jì)財(cái)處會(huì)計(jì)，主要研究財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)。