淺談日常協(xié)調(diào)工作的方法和技巧

黃裔

協(xié)調(diào)是管理工作的一項(xiàng)綜合職能，目的是通過調(diào)節(jié)，實(shí)現(xiàn)溝通對(duì)象間的和諧同步，最終實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一。要想有效發(fā)揮工作中的協(xié)調(diào)作用，使組織成員分工合理、步調(diào)一致、同步運(yùn)轉(zhuǎn)、目標(biāo)趨同，取得最佳的工作效果，必須掌握一定的協(xié)調(diào)方法與技巧。

一、協(xié)調(diào)工作的方法和技巧

協(xié)調(diào)工作的實(shí)際操作，關(guān)鍵在于對(duì)“明、暗、冷、熱、硬、軟”六字的掌握與運(yùn)用。

（一）分好協(xié)調(diào)場合，做好“明”協(xié)調(diào)與“暗”協(xié)調(diào)的互補(bǔ)

“暗”協(xié)調(diào)是“明”協(xié)調(diào)的準(zhǔn)備，“明”協(xié)調(diào)是“暗”協(xié)調(diào)的結(jié)果。當(dāng)“明”協(xié)調(diào)遇到障礙時(shí)，可暫時(shí)轉(zhuǎn)入“暗”協(xié)調(diào)，待條件成熟時(shí)再轉(zhuǎn)入“明”協(xié)調(diào)。

進(jìn)行明協(xié)調(diào)，要掌握協(xié)調(diào)程序，抓好三個(gè)環(huán)節(jié)：

1.做足前期準(zhǔn)備。做好協(xié)調(diào)計(jì)劃，是否成立協(xié)調(diào)小組，需要哪些單位、哪些部門、哪些人員參加，協(xié)調(diào)的內(nèi)容和目的是什么，在協(xié)調(diào)方案中都應(yīng)有充分的準(zhǔn)備。同時(shí)要對(duì)協(xié)調(diào)問題進(jìn)行分析研究，弄清矛盾焦點(diǎn)，先個(gè)別征求意見，如各方面意見分歧較大，不要匆忙開會(huì)。

2.做好中期組織。在正式開會(huì)、決定前，建議領(lǐng)導(dǎo)要讓各方面充分發(fā)表意見，暢所欲言，在大家意見基本統(tǒng)一時(shí)，再做出決定，并形成會(huì)議紀(jì)要，以便共同遵守。

3.抓好跟蹤落實(shí)。要進(jìn)行跟蹤檢查，看各方面是否按要求處理。對(duì)在執(zhí)行過程中發(fā)生的新問題，要及時(shí)協(xié)調(diào)解決，直到完全落實(shí)。

（二）選好協(xié)調(diào)時(shí)機(jī)，靈活運(yùn)用“冷”協(xié)調(diào)與“熱”協(xié)調(diào)

在實(shí)踐中究竟選擇哪種方法，因人、因事、因時(shí)而異，不能照搬亂套。所謂“冷凍”、“熱炒”的靈活運(yùn)用、“識(shí)時(shí)務(wù)者為俊杰”說的就是這個(gè)道理。

“熱”協(xié)調(diào)，要點(diǎn)是掌握“火候”，趁熱打鐵，一舉成功?！袄洹眳f(xié)調(diào)，要點(diǎn)是“避其鋒芒，以柔克剛，后發(fā)制人”。在運(yùn)用“冷”協(xié)調(diào)時(shí)，首先要學(xué)會(huì)情緒自控，保持自身的心理協(xié)調(diào)，否則硬碰硬，反而增加問題。其次，要等對(duì)方情緒穩(wěn)定、頭腦冷靜、恢復(fù)心理平衡后，再出面協(xié)調(diào)，這時(shí)能打破僵局，協(xié)調(diào)成功。

（三）用好協(xié)調(diào)手段，配合使用“硬”協(xié)調(diào)與“軟”協(xié)

“軟”協(xié)調(diào)是“硬”協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)，“硬”協(xié)調(diào)是“軟”協(xié)調(diào)的保障，二者相輔相成。

“硬”協(xié)調(diào)是指運(yùn)用行政法規(guī)組織協(xié)調(diào)，規(guī)范和約束各方的行為，使之行動(dòng)統(tǒng)一，其特點(diǎn)是具有強(qiáng)制性和約束力。在運(yùn)用“硬”協(xié)調(diào)時(shí)，一是必須“吃透兩頭”，對(duì)上級(jí)的方針政策、法令條例和規(guī)章制度做到“爛熟于心”；對(duì)下面的不協(xié)調(diào)因素和癥結(jié)做到“了如指掌”；二是必須堅(jiān)持原則，一碗水端平，嚴(yán)格按照有關(guān)政策法規(guī)辦事，不能感情用事、有親有疏；三是“拾遺補(bǔ)缺”，善于從重復(fù)出現(xiàn)的不協(xié)調(diào)問題中發(fā)現(xiàn)機(jī)構(gòu)、分工方面的弊端，適時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出建議，改革不合理的機(jī)構(gòu)，明確崗位責(zé)任制，堵塞各種漏洞，防止有人“鉆空子”。

“軟”協(xié)調(diào)是指運(yùn)用道德輿論的力量、思想工作的威力和協(xié)調(diào)處理的方法，說服各方面顧全大局，發(fā)揚(yáng)風(fēng)格，團(tuán)結(jié)互助，步調(diào)一致?！败洝眳f(xié)調(diào)的特點(diǎn)是思想領(lǐng)先，啟發(fā)自覺，也可以說是一種思想工作。在用“軟”協(xié)調(diào)處理問題時(shí)，必須堅(jiān)持思想領(lǐng)先，加強(qiáng)協(xié)調(diào)工作中的思想性；要建議領(lǐng)導(dǎo)大張旗鼓地宣傳集體主義思想，強(qiáng)調(diào)樹立整體觀念，發(fā)揚(yáng)協(xié)作精神，旗幟鮮明地批判極端個(gè)人主義、小團(tuán)體主義等不良思想傾向，造成良好的輿論環(huán)境。否則，協(xié)調(diào)工作就會(huì)處于被動(dòng)狀態(tài)。

二、日常工作中上下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)

（一）與上級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)

1.勇挑重?fù)?dān)。碰到上級(jí)安排急難險(xiǎn)重任務(wù)時(shí)，要適時(shí)表態(tài)。應(yīng)用明朗的態(tài)度回答：“好的，我一定完成任務(wù)！”或“我會(huì)盡最大努力去做！”等等。這時(shí)，你的上司心里就會(huì)有一種滿意感、解脫感，進(jìn)而為你能分擔(dān)他的重?fù)?dān)對(duì)你產(chǎn)生更深的信任。

2.注意切勿越位。作為下屬，任務(wù)永遠(yuǎn)是協(xié)助上級(jí)，在單位領(lǐng)導(dǎo)的眼中，你所出的成績永遠(yuǎn)是單位主管領(lǐng)導(dǎo)下的成果。作為下屬盡力完成上級(jí)指派的工作是份內(nèi)之事，千萬不可有一點(diǎn)成績就表現(xiàn)出爭功態(tài)勢，這樣會(huì)引起不必要的反感。

3.工作勤奮。作為下屬，要做到精神振奮，刻苦努力，鍥而不舍，不斷進(jìn)步，具體有以下四點(diǎn)：

（1）眼要勤。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，要注意領(lǐng)導(dǎo)的工作意圖，力爭在領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你提出要求前主動(dòng)把結(jié)果交給領(lǐng)導(dǎo)。

（2）手要勤。平時(shí)工作中，應(yīng)建立《工作備忘錄》，把今天和明天要做的工作記下來，下班前看一看今天的工作完成情況和明天要做的工作；同時(shí)，要根據(jù)工作的實(shí)際情況，注意收集領(lǐng)導(dǎo)者所需的信息資料，以備一時(shí)之需。

（3）腦要勤。要按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖和中心工作，主動(dòng)思考問題，平時(shí)在腦子里要多裝幾個(gè)“為什么”、“下一步要做什么”；要及時(shí)將思考的結(jié)果匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，特別是好的建議和意見要毫無保留地提供，以便領(lǐng)導(dǎo)參考。

（4）腿要勤。要及時(shí)把上級(jí)的指示精神傳達(dá)到其它部門和單位；把其它部門和單位的意見反映給領(lǐng)導(dǎo)以便領(lǐng)導(dǎo)了解情況，這就是平時(shí)所講的“上情下達(dá)”和“下情上傳”。

（二）與下級(jí)關(guān)系的協(xié)調(diào)

1.以身作則。每個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者都想把自己的單位搞好，必然要向下級(jí)提出許多具體的要求，制定具體的規(guī)章制度。要使每個(gè)下屬都遵守這些行為規(guī)范，要達(dá)到這些要求，最根本的就是要從自身做起，凡是要求下屬做到的，自己必須首先做到。

2.處理好各種人際關(guān)系。要與下屬和睦相處，就必須帶頭搞好各種人際關(guān)系。一是要尊重領(lǐng)導(dǎo)者，服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)任務(wù)，從而得到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己工作的支持和幫助；二是要尊重同事，幫助同事，關(guān)心同事。當(dāng)同事有困難時(shí)，就要熱情、主動(dòng)伸出援手，這樣，才能讓同事覺得你是一個(gè)可敬、可信、可靠的伙伴；三是要尊重下屬，關(guān)心下屬的需要，解決下屬的困難，讓下屬覺得你是一個(gè)可靠的領(lǐng)導(dǎo)者。