淺析電子公文的管理

李雯

摘 要：隨著網(wǎng)絡(luò)及各種辦公系統(tǒng)應(yīng)用軟件的普及應(yīng)用，用電子公文替代紙質(zhì)公文成為一種趨勢(shì)，不僅在推行無(wú)紙化辦公方面有著巨大意義，在規(guī)范公文標(biāo)準(zhǔn)、加快公文處理速度，提升公文安全性方面也有著深遠(yuǎn)意義。那么，電子公文的流轉(zhuǎn)、歸檔等管理問(wèn)題就需要得以特別重視，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和有效性。

關(guān)鍵詞：電子公文；優(yōu)勢(shì)；重點(diǎn)

前言

公文在國(guó)家部門、企事業(yè)單位的管理工作中起著重要而特殊的作用，現(xiàn)在，越來(lái)越多的單位通過(guò)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，依靠計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)、現(xiàn)代通信技術(shù)對(duì)公文實(shí)行電子化管理，優(yōu)化了公文處理流程，低了行政成本，提高了公文傳遞速度和辦公效率。

一、電子公文定義

電子公文是指各地區(qū)、各部門通過(guò)由國(guó)務(wù)院辦公廳統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的具有規(guī)范格式的公文的電子數(shù)據(jù)。它求采用全面溝通的處理程序、自動(dòng)生成的處理程序和高效運(yùn)作的處理程序?，F(xiàn)在，許多單位都自行設(shè)計(jì)使用了符合本單位工作實(shí)際的電子公文處理系統(tǒng)。

二、電子公文處理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

（一）提高了工作效率

電子公文處理系統(tǒng)通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)公文的擬稿、審核、會(huì)簽、簽發(fā)辦理、歸檔等環(huán)節(jié)自動(dòng)進(jìn)行顯示、查詢，并對(duì)辦文過(guò)程進(jìn)行流程跟蹤監(jiān)控。并且在公文歸檔階段，能夠按年度、性質(zhì)、文號(hào)、主題詞進(jìn)行多種歸檔、查詢處理，迅捷、準(zhǔn)確地獲取歸檔公文信息。做到既能收得了、發(fā)得出，又能改得了、退得回。同時(shí)多方位、遠(yuǎn)距離高速傳送的優(yōu)勢(shì)使得既能在固定場(chǎng)所處理公文，又能在運(yùn)動(dòng)中從事公文處理，真正實(shí)現(xiàn)公文處理的“無(wú)紙化”和“無(wú)址化”。

（二）降低了行政成本

一份公文通常需要經(jīng)過(guò)多次的修改確認(rèn)才能最終定稿，特別是一些重要的公文，修改的次數(shù)更多而且都需要紙質(zhì)打印出后集體通稿。但是電子公文可以在電腦上直接修改， 省去了復(fù)印公文所需的大量紙張、碳粉、電及對(duì)復(fù)印機(jī)的磨損，間接節(jié)省了管理成本。

另外，紙質(zhì)公文多需采取郵寄或直接人員送達(dá)的方式進(jìn)行傳遞，不僅容易丟失、花費(fèi)人力及財(cái)力，最重要的是會(huì)耽誤較長(zhǎng)時(shí)間，造成公務(wù)處理的不及時(shí)。而用電子公文便可以不受地域和時(shí)間的影響，文件瞬間傳達(dá)，避免了不必要的人力、物力、財(cái)力消耗。

（三）提高了公文安全性

紙質(zhì)公文的中間頁(yè)部分可在一臺(tái)電腦上隨意修改后打印替換，但電子公文與相關(guān)軟件配合，例如加密軟件、電子簽章等，從而對(duì)文檔進(jìn)行保護(hù)，在沒(méi)經(jīng)過(guò)授權(quán)的電腦上禁止修改，這就避免了公文被篡改，能大大提高公文的安全性。

三、加強(qiáng)電子公文處理的重點(diǎn)

（一）加強(qiáng)電子公文處理系統(tǒng)的建設(shè)

電子公文處理系統(tǒng)是一個(gè)具有高度自動(dòng)化、高度集成化特點(diǎn)的辦公系統(tǒng)，它的使用涉及到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，公文處理人員的公文業(yè)務(wù)能力、電腦操作技能等。單位需要根據(jù)工作實(shí)際需要討論確定系統(tǒng)開(kāi)發(fā)方案并進(jìn)行系統(tǒng)研發(fā)與調(diào)試運(yùn)行，在資金、網(wǎng)絡(luò)硬件、軟件設(shè)計(jì)等各方面給予足夠地支持，這樣才能盡快實(shí)現(xiàn)公文處理電子化、辦公無(wú)紙化。首先是硬件的配置，要購(gòu)買滿足電子公文處理軟件系統(tǒng)運(yùn)行要求的電腦及其硬件設(shè)備。其次，要與專業(yè)軟件設(shè)計(jì)單位結(jié)合，設(shè)計(jì)具有自身特色、適合自身需要的電子公文處理軟件。該應(yīng)用軟件應(yīng)該涵蓋公文處理的全過(guò)程，如公文的編制、會(huì)簽、發(fā)布、匯編、存檔以及外來(lái)公文的簽批流轉(zhuǎn)等功能。

（二）加強(qiáng)加密技術(shù)的研究

公文，是單位上傳下達(dá)制度、重要事項(xiàng)通知、人事決策等公務(wù)的工具，是職能的集中表現(xiàn)形式之一，因些，電子公文處理系統(tǒng)的信息安全的技術(shù)實(shí)現(xiàn)和安全管理制度的建設(shè)是系統(tǒng)的重要建設(shè)內(nèi)容。在我國(guó)現(xiàn)有的電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)的基礎(chǔ)上，可以解決公文的流轉(zhuǎn)和身份確認(rèn)等安全問(wèn)題。電子公文處理系統(tǒng)的建設(shè)要在文件加密 、文件簽名、回執(zhí)簽名、用戶密鑰管理、電子印章等方面加強(qiáng)研究，提升電子公文在網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)的安全性和可靠性。

（三）創(chuàng)新電子公文歸檔模式

現(xiàn)在，多數(shù)單位是在電子公文流程處理結(jié)束后，在確認(rèn)電子公文的真實(shí)性、完整性、有效性后，將符合歸檔條件的電子文件向檔案部門進(jìn)行移交，并在確定公文的密級(jí)、歸檔范圍和保管期限后按檔案管理要求的格式將公文存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)中，需要兩套系統(tǒng)的配合才能完成電子公文的歸檔工作。那么，如何實(shí)現(xiàn)以“保存即歸檔“的歸檔模式，將電子公文的文件管理與檔案管理兩個(gè)系統(tǒng)無(wú)縫地銜接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)文檔―體化的電子公文處理流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與電子公文的一體化保存，這一技術(shù)就需要進(jìn)一步研究實(shí)現(xiàn)，為電子公文管理盡早擺脫雙套制的歸檔模式提供實(shí)踐支持。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子公文的管理是一個(gè)全過(guò)程的系統(tǒng)管理，既包括電子公文的生成管理，也包括電子公文的傳輸和歸檔的管理。但是電子公文在實(shí)際工作中的應(yīng)用現(xiàn)狀還需繼續(xù)完善，必須正確認(rèn)識(shí)到電子公文的職能和存在的問(wèn)題，不斷完善電子公文處理系統(tǒng)，真正發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]李莉.電子公文系統(tǒng)對(duì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公及改變工作習(xí)慣的作用和影響[J].管理世界，2012（10）.

[2]丁海斌.電子文件與電子檔案管理[M].遼寧大學(xué)出版社，2000.

[3]符文哲.辦公自動(dòng)化條件下電子文件和紙制文件同步歸檔管理模式探討[J].科技資訊，2009 No.31.