黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目進(jìn)度控制研究

賈寶平

摘 要：文章針對黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度控制進(jìn)行了研究，提出了在項(xiàng)目執(zhí)行過程中進(jìn)度控制的具體方法，并結(jié)合實(shí)際情況給出了控制工作的具體流程。

關(guān)鍵詞：科技檔案；進(jìn)度控制；管理系統(tǒng)

黑龍江省科技檔案管的主要職能是對黑龍江省科學(xué)技術(shù)廳所下達(dá)的各種科技項(xiàng)目的相關(guān)檔案資料進(jìn)行存檔管理。但黑龍江省科技檔案的管理工作目前仍然采用傳統(tǒng)方式對紙件進(jìn)行入庫、編號、上架保存，存在著保管困難，查閱費(fèi)時費(fèi)力服務(wù)效率低下，一但發(fā)生意外原件損毀將出現(xiàn)不可挽回的損失等問題。為了提高科技檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，黑龍江省科技檔案館通過多方籌措資金設(shè)立了黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目，通過這個項(xiàng)目開發(fā)出一套可以實(shí)現(xiàn)檔案的立卷歸檔、查詢檢索以及傳輸利用的數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，以便更好的實(shí)現(xiàn)科技檔案的資源共享[1]。

為了保障項(xiàng)目的能夠按期完成，在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目開始之前，編制了項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，而在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境都是在不斷變化的，從而，項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度就會或多或少的產(chǎn)生一定的偏差。因此，就要對項(xiàng)目通過使用一些科學(xué)合理的方法進(jìn)行控制[2]。

黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目的進(jìn)度控制是一個動態(tài)循環(huán)的過程，進(jìn)度計(jì)劃控制在項(xiàng)目啟動的同時就隨之開始了[3]。在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，主要通過各種控制方法對項(xiàng)目實(shí)行實(shí)時的同步監(jiān)控，定期將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度情況與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行對比分析來系統(tǒng)地評價(jià)和掌握項(xiàng)目的進(jìn)展情況，其主要目的在于加強(qiáng)項(xiàng)目的透明度，促使項(xiàng)目在執(zhí)行過程中能夠有效地按原定進(jìn)度計(jì)劃正常推進(jìn)，避免項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)重大偏差，同也便于在出現(xiàn)偏差時能夠及時得到改進(jìn)和糾正。保證項(xiàng)目能夠按時、保質(zhì)、保量完成，以免耽誤工期造成損失。在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，采用的進(jìn)度控制方法主要有以下幾種：

（1）定期招開項(xiàng)目執(zhí)行情況專題會議

在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過程中，要定期召開項(xiàng)目執(zhí)行情況專題會議，會議以周為單位，每周進(jìn)行一次。會議由黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目組組長進(jìn)行召集，參會人員包括項(xiàng)目其他各組的負(fù)責(zé)人以及專門的進(jìn)度監(jiān)督管理人員。項(xiàng)目執(zhí)行情況總結(jié)會項(xiàng)目進(jìn)度控制的有效方法，也是最常用的方法之一。在會上項(xiàng)目各組的負(fù)責(zé)人將本組的任務(wù)執(zhí)行情況向其他成員進(jìn)行說明，并將工作進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度進(jìn)行比較分析，如有偏差必須說明產(chǎn)生原因和擬解決方案。如在項(xiàng)目執(zhí)行過程中遇到有難以解決的問題也可同時拿出來與大家一起協(xié)商討論，尋找解決辦法。

（2）設(shè)立專門的監(jiān)督人員

在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過程中，設(shè)立專門的進(jìn)許監(jiān)督人員，該監(jiān)督人員隸屬于項(xiàng)目組的質(zhì)量管理小組。將項(xiàng)目的進(jìn)度監(jiān)督管理納入到質(zhì)量管理過程中。無論項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度出現(xiàn)正偏差還是負(fù)偏差，都需要對其產(chǎn)生的原因進(jìn)行認(rèn)真分析與總結(jié)，并形成報(bào)告提交到項(xiàng)目組。同時。應(yīng)跟據(jù)偏差程度決定是否需要向CCB（變更控制委員會）提交申請對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行變更，更新項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃以保證項(xiàng)目能夠更好的順利完成。

（3）編制項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告

在黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目執(zhí)行過程中，采用工作執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告對項(xiàng)目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)報(bào)告對項(xiàng)目進(jìn)度執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。工作執(zhí)行狀態(tài)報(bào)告反映了一項(xiàng)工作的現(xiàn)行狀態(tài)。黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目工作執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告如表1所示。

黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目通過項(xiàng)目啟前的編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃書、進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)評審與優(yōu)化和項(xiàng)目啟動后的定期招開項(xiàng)目執(zhí)行情況專題會議、設(shè)立專門的監(jiān)督人員、編制項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告、設(shè)立應(yīng)急機(jī)制等進(jìn)度控制的具體措施來對項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行跟蹤控制，其基本控制流程如圖1所示：

第一步，黑龍江省科技檔案管理系統(tǒng)開發(fā)項(xiàng)目在啟動前先編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并對計(jì)劃進(jìn)行評審與優(yōu)化。

第二步，項(xiàng)目開始后按制定好的進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施項(xiàng)目，并對項(xiàng)目進(jìn)度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控。

第三步，如果項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)偏差，則組織相關(guān)人員對偏差進(jìn)行分析，判斷是否需要變更原計(jì)劃。

第四步，如果需要對計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，則通過相應(yīng)的變更流程對原計(jì)劃進(jìn)行變更，進(jìn)度計(jì)劃更新后執(zhí)行新計(jì)劃，并回到第二步繼續(xù)監(jiān)控。

第五步，如果偏差對項(xiàng)目進(jìn)度影響不大，不需要變更原計(jì)劃，則回到第二步，繼續(xù)執(zhí)行原計(jì)劃，并對項(xiàng)目進(jìn)度繼續(xù)監(jiān)控。

參考文獻(xiàn)

[1]王淑云.黑龍江省科技檔案館信息化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].黑龍江檔案，2012（6）：46.

[2]劉豐龍.淺析雙代號網(wǎng)絡(luò)圖繪制方法[J].科學(xué)之友：中，2010（9）：43-44.

[3]張金明.論計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目中的時間管理[J].科學(xué)與財(cái)富，2012（7）：190.