更新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理科學化

錢素賢

摘 要：隨著國家的發(fā)展，社會的進步，企業(yè)的各項制度都進行了不斷的改革，其中人事制度作為人們最關注的管理事項，對其提出了更高的要求，使檔案管理工作可以滿足時代發(fā)展的要求。這一目標的實現(xiàn)，要求在人事制度改革的過程中，更新檔案管理理念，其中包括：豐富檔案管理的內(nèi)容，擴大管理的范圍等方面。本文通過對當前檔案管理工作中問題的分析，探究了加強檔案管理的對策，為以后檔案管理工作提供依據(jù)。

關鍵詞：更新；檔案管理理念；實現(xiàn)科學化

人事檔案管理工作與我們有緊密的聯(lián)系，這項工作做得好壞對我們的生活有重要的影響。人事檔案管理者要根據(jù)時代發(fā)展的情況，創(chuàng)新管理理念，使檔案管理的范圍、內(nèi)容和方式更加規(guī)范化和科學化，只有這樣才能促進管理工作的順利開展。目前，我國人事檔案管理工作還存在很多的問題，所以完善和改進檔案管理是當前工作的重點，從而實現(xiàn)檔案管理科學化。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員沒有認識到檔案管理的重要性

很多檔案管理者對檔案管理這份工作存在錯誤的認識，簡單的認為檔案管理工作只是檔案抄寫和管理的過程，不能為企業(yè)帶來良好的經(jīng)濟效益，這種觀念的產(chǎn)生是由于檔案管理人員，對檔案管理工作重要性沒有足夠的認識，所以直接導致了管理人員的工作效率和質量低下，為我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展帶來不利影響[1]。

（二）檔案交接過程不謹慎

由于檔案管理人員對檔案管理工作不夠重視，所以在檔案交接的過程中沒能嚴格的按照規(guī)范來進行，使得檔案管理的內(nèi)容不健全，管理手續(xù)不齊全，造成責任不明。此外，很多管理人員認為檔案的交接工作只是鑰匙交接的過程，對檔案管理內(nèi)容的認識不全面。

（三）管理水平低

很多檔案管理人員都不是科班出來的，沒有經(jīng)過嚴格、專業(yè)的教育和培訓，對檔案管理相關的知識掌握不熟，所以對檔案管理工作的重要性和要求認識不足，沒有較強的管理意識，使得在工作的過程中不能嚴格遵守規(guī)章制度進行。檔案管理人員管理水平低會直接影響檔案信息的準確性和完整性，不利于以后管理工作的順利進行[2]。此外，還存在檔案管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，所以導致對檔案管理工作投入的精力不夠，對歸檔的材料不能及時的進行檢查和補充，使得檔案材料不能充分的展現(xiàn)個人的真實情況，最終導致人事檔案的內(nèi)容不完整。

（四）對檔案管理重要性的宣傳力度不夠

很多檔案管理人員對檔案重要性的宣傳力度不夠，甚至未進行宣傳，進而導致管理人員和個人對檔案中缺少的內(nèi)容不能及時的補充和完善。檔案管理人員的非專業(yè)性，導致他們不能充分的掌握檔案管理工作的新內(nèi)容和新技術，不能有效的提高檔案管理的效率。

二、提高檔案管理工作效率的措施

（一）加大宣傳力度，加強對檔案管理的意識

1.要加大檔案管理工作的宣傳力度，提高管理人員和個人對檔案重要性的認識，創(chuàng)新宣傳的渠道，使群眾充分的掌握人事檔案管理的相關知識，認識到檔案對個人發(fā)展有積極的促進作用[3]。

2.要加強人事檔案的規(guī)范化管理，其中包括收集、整理和鑒定等過程。最后，要保證檔案內(nèi)容的完整性和真實性，一旦發(fā)生檔案缺失的現(xiàn)象，要及時的補充，最大程度的發(fā)揮檔案的價值。

（二）嚴格遵照檔案交接的程序

人事檔案在交接的過程中要求手續(xù)嚴謹，要嚴格按照相應的程序進行。第一，要定期的對檔案進行清理，并做好記錄；第二，對于借出的檔案要做好記錄，并及時的催還[4]；第三，對沒有整理的檔案要分類存放，整理后及時的歸檔；第四，對于歸還的檔案要認真的檢查，保證檔案的完整性，在交接時要記錄好歸還的時間，做到對交接工作負責。人事檔案交接過程如圖1所示：

（三）健全檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，包括檔案借出、歸還、轉入、轉出等方面的制度，用制度來制約管理人員的行為，保證檔案管理工作操作的規(guī)范性，從而提高檔案管理的效率，充分的發(fā)揮檔案的作用。

三、結束語

總而言之，要想全面的提高檔案管理工作，就要加強學習，創(chuàng)新管理模式和管理理念，加大宣傳的力度，只有這樣才能使檔案的管理更加科學化，從而促進檔案事業(yè)的快速發(fā)展。

參考文獻：

[1]李娟.更新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理科學化[J].黑龍江科技信息，2012（12）：107-107.

[2] 王巍.更新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理科學化建設[J].黑龍江科技信息，2012（8）：117-117.

[3] 付立紅.更新檔案管理理念實現(xiàn)檔案管理科學化[J].華章， 2012（27）：267.

[4] 賈奇.更新檔案管理理念 實現(xiàn)檔案管理科學化[J].赤子，2012 （6）：94.