試論醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用

柳瑩

摘 要：醫(yī)院辦公室是醫(yī)院樞紐機(jī)關(guān)，在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要作用。但因機(jī)構(gòu)設(shè)置不規(guī)范、官僚色彩濃厚/內(nèi)部制度不健全、缺乏激勵(lì)機(jī)制、無(wú)有效培訓(xùn)機(jī)制、工作人員綜合工作能力不足、辦公室環(huán)境參差不齊等原因，許多醫(yī)院辦公室督辦、參謀、協(xié)調(diào)、綜合等職能未能得到充分的發(fā)揮，公關(guān)、服務(wù)內(nèi)容過(guò)多，應(yīng)積極改進(jìn)，以充分發(fā)揮醫(yī)院辦公室工作價(jià)值。

關(guān)鍵詞：科學(xué)管理；醫(yī)院管理；層級(jí)管理；醫(yī)院辦公室；辦公室工作

科學(xué)管理是組織機(jī)構(gòu)提高整體效益的必經(jīng)之路，醫(yī)院亦是如此。醫(yī)院辦公室是醫(yī)院樞紐機(jī)關(guān)，是醫(yī)院管理重要主體，是醫(yī)院綜合辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)綜合協(xié)調(diào)、信息交互、督查督辦、公關(guān)服務(wù)等多種工作，具有其它部門(mén)單位無(wú)法替代的職能作用，其管理水平直接影響醫(yī)院管理水平[1]。本次研究試分析醫(yī)院辦公室管理現(xiàn)狀，存在問(wèn)題，科學(xué)探討醫(yī)院辦公室工作在醫(yī)院管理中的作用。

一、醫(yī)院辦公室的職能與工作

（一）醫(yī)院辦公室工作特點(diǎn)

醫(yī)院辦公室工作具有一般企事業(yè)辦公室工作普遍性特征，但不同于黨政機(jī)關(guān)辦公室，醫(yī)院具有較強(qiáng)的公共職能屬性、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)屬性，醫(yī)院辦公室工作還具有一定的特殊性：①公共衛(wèi)生服務(wù)責(zé)任有限制，我國(guó)多數(shù)醫(yī)院具有公有制屬性，承擔(dān)地區(qū)公共衛(wèi)生服務(wù)義務(wù)，盡管當(dāng)前許多醫(yī)院自負(fù)盈虧，但醫(yī)院還往往承擔(dān)地區(qū)防疫、重大事故傷員搶救、藥品銷售、康復(fù)保健、科研教學(xué)等衛(wèi)生活動(dòng)，這些活動(dòng)都關(guān)系人民切身利益；②服務(wù)對(duì)象較特殊，醫(yī)院服務(wù)對(duì)象以患者為主，辦公室工作交往對(duì)象也主要針對(duì)患者；③行政化色彩仍較突出，公立醫(yī)院辦公室往往具有較強(qiáng)的機(jī)關(guān)

色彩。

（二）醫(yī)院辦公室工作特征

醫(yī)院辦公室具有特殊性，主要特點(diǎn)包括政治性、隨機(jī)性、綜合性、時(shí)效性、服務(wù)性、保密性，其中服務(wù)性、時(shí)效性尤為突出。醫(yī)院內(nèi)工作人員眾多，其中多數(shù)在編，一切醫(yī)院活動(dòng)圍繞診療服務(wù)開(kāi)展，絕大多數(shù)醫(yī)院辦公室工作都與需要醫(yī)院感染防控辦公室、護(hù)理部等其它部門(mén)相互協(xié)調(diào)，涉及人員數(shù)量龐大、崗位類型眾多，接收內(nèi)部文件、對(duì)內(nèi)發(fā)文十分頻繁。

（三）醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容

醫(yī)院辦公室工作主要包括：協(xié)助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，包括上級(jí)主管部門(mén)發(fā)文、審核，其它部門(mén)來(lái)文處理，醫(yī)院重要領(lǐng)導(dǎo)講話審核，醫(yī)院工作計(jì)劃、工作總結(jié)起草，醫(yī)院重要會(huì)議組織安排、公關(guān)接待，對(duì)外聯(lián)絡(luò)，兄弟單位來(lái)訪人員接待，年度工作督查督辦，總值班工作協(xié)調(diào)，檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)消費(fèi)管理，印鑒、名章管理，其它交代辦理事項(xiàng)等。理想狀態(tài)下，醫(yī)院辦公室主要工作應(yīng)包括督辦、公關(guān)、服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)、綜合六大職能，只有這六大職能齊備，才能充分發(fā)揮其在醫(yī)院管理中的價(jià)值[1]。

二、 影響現(xiàn)代醫(yī)院辦公室工作價(jià)值發(fā)揮的影響因素

（一） 醫(yī)院辦公室工作現(xiàn)狀

近年來(lái)，國(guó)家不斷推行新的醫(yī)療衛(wèi)生制度改革，醫(yī)院改革是重中之重，醫(yī)院市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)主體地位日益突出，醫(yī)院辦公室積極轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，以提升醫(yī)院診療服務(wù)質(zhì)量、整體效益、社會(huì)效益為主要目的，在醫(yī)學(xué)研究統(tǒng)籌管理、公文處理、督查督辦、秘書(shū)工作、醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)等方面建樹(shù)頗多，工作質(zhì)量效率提高，以筆者所在醫(yī)院為例，2012-2014年度，公文總體差錯(cuò)率僅為0.5%。

（二）影響現(xiàn)代醫(yī)院辦公室工作價(jià)值發(fā)揮的影響因素

當(dāng)前，醫(yī)院辦公室管理中深層次矛盾仍十分突出，作用無(wú)法得到有效發(fā)揮，主要體現(xiàn)在：①機(jī)構(gòu)設(shè)置規(guī)范，不同醫(yī)院辦公室設(shè)置名稱、人員、職能存在較大差異，“吃空餉”現(xiàn)象仍普遍存在，部分醫(yī)院辦公室工作人員身兼多職；②官僚色彩仍十分濃厚，裙帶關(guān)系是醫(yī)院辦公室管理難以回避的問(wèn)題，不同于政府單位，醫(yī)院辦公室人員聘用透明度嚴(yán)重不足，裙帶關(guān)系更加嚴(yán)重，同時(shí)管理上“一言堂”、“家長(zhǎng)式”管理仍普遍存在，許多辦公室往往憑借經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，工作人員機(jī)械的進(jìn)行發(fā)文、接文等重復(fù)性活動(dòng)，被動(dòng)的接受事務(wù)性工作；③內(nèi)部制度不健全，科學(xué)管理理念未深入人心，醫(yī)院辦公室存在公文樣式不規(guī)范、制度老舊、與其他部門(mén)不協(xié)調(diào)、監(jiān)督不到位等問(wèn)題；④缺乏激勵(lì)機(jī)制，大鍋飯情況仍普遍存在，“熬資歷”問(wèn)題十分突出，無(wú)法有效的激發(fā)辦公人員能動(dòng)性；⑤無(wú)有效的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)方法不科學(xué)、缺乏培訓(xùn)質(zhì)量考核，無(wú)法適應(yīng)人才更新，在遇到新情況、新問(wèn)題時(shí)，許多員工往往手足無(wú)措；⑥辦公室參謀、督辦、協(xié)調(diào)職能未能得到充分發(fā)揮；⑦工作人員綜合工作能力不足，作風(fēng)不嚴(yán)肅、業(yè)務(wù)技能參差不齊、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力差；⑧辦公環(huán)境參差不齊，醫(yī)院對(duì)辦公自動(dòng)化改造缺乏足夠的重視，工作環(huán)境不佳，內(nèi)部氛圍壓抑，檔案管理粗放，空間狹小情況十分普遍[2]。

三、提升醫(yī)院辦公室工作質(zhì)量的改進(jìn)策略

應(yīng)從“人”、“環(huán)”、“法”、“物”四個(gè)角度加強(qiáng)醫(yī)院辦公室建設(shè)，主要內(nèi)容如下。

（一） 加強(qiáng)人才引入與培養(yǎng)

人是管理的核心，人力資本是最具有活力與發(fā)展?jié)摿Φ馁Y本。應(yīng)積極引入優(yōu)秀的辦公人才，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，鼓勵(lì)現(xiàn)有的辦公室人員深造，建立高素質(zhì)的辦公室人才隊(duì)伍。醫(yī)院辦公室工作多與專業(yè)的醫(yī)療衛(wèi)生工作有關(guān)，人員選用面相對(duì)狹窄，相關(guān)信息更新快，這些都多人才更新提出了更苛刻的要求。

（二） 注重管理環(huán)節(jié)改進(jìn)與建立健全辦公室工作制度

不同醫(yī)院職能、規(guī)模存在較大差異，直接影響醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容。故，應(yīng)具體問(wèn)題具體分析，因地制宜的設(shè)計(jì)一套辦公室工作規(guī)范，簡(jiǎn)化工作流程，重點(diǎn)關(guān)注與醫(yī)院職能相關(guān)的工作，如醫(yī)院感染防控、護(hù)理管理、普外科管理、醫(yī)療器械管理等，把握辦公室年度工作分布規(guī)律，適時(shí)調(diào)整工作重心。建立健全辦公室工作制度，據(jù)科學(xué)管理思想，結(jié)合其它醫(yī)院先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制定符合醫(yī)院實(shí)際情況的辦公室制度，明確責(zé)任制度、監(jiān)督制度、激勵(lì)制度、文件規(guī)范制度。

（三） 改進(jìn)辦公室硬件條件

適當(dāng)引入激光掃描儀、商業(yè)辦公軟件等硬軟件設(shè)備，提高辦公室現(xiàn)代化水平。適當(dāng)改造辦公室環(huán)境，合理布局，增加人性化設(shè)計(jì)，提高環(huán)境舒適度，創(chuàng)造溫馨、舒適的辦公環(huán)境。

四、小結(jié)

醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容并不明確，不同醫(yī)院辦公室工作內(nèi)容存在較大差異，現(xiàn)代醫(yī)院理想情況是醫(yī)院辦公室應(yīng)具有督辦、公關(guān)、服務(wù)、參謀、協(xié)調(diào)、綜合六大職能。

參考文獻(xiàn)：

[1]王巍.論醫(yī)院辦公室工作的創(chuàng)新實(shí)踐[J].醫(yī)院管理論壇，2009，26（12）：10-15.

[2]李金澤.論辦公室人力資源的管理[J].鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（3）：183.