論民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式的有效構(gòu)建

摘 要：檔案管理，是民營(yíng)企業(yè)管理的重要內(nèi)容，影響企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。民營(yíng)企業(yè)在快速發(fā)展的同時(shí)，由于發(fā)展時(shí)間短、管理經(jīng)驗(yàn)不足，其內(nèi)部管理問(wèn)題也逐漸暴露，通過(guò)對(duì)檔案管理模式的闡析，為實(shí)際工作作指引。通過(guò)對(duì)比不同模式下檔案管理的成效，有助于掌握規(guī)律，結(jié)合實(shí)際。本文研究了民營(yíng)企業(yè)檔案管理的構(gòu)成要素，并提出其構(gòu)建的有效途徑。

關(guān)鍵詞：民營(yíng)企業(yè)；檔案管理；管理模式

檔案是企業(yè)重要的基礎(chǔ)信息資源，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的歷史記錄。民營(yíng)企業(yè)檔案是民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中形成的對(duì)企業(yè)和社會(huì)有保存價(jià)值的資料、實(shí)物、聲像等不同形式的歷史資料記錄。檔案管理是企業(yè)工作的重要內(nèi)容，影響著企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在民營(yíng)企業(yè)中構(gòu)建科學(xué)的檔案管理模式，不僅能夠規(guī)范檔案管理工作，還能夠提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、構(gòu)筑企業(yè)文化。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息對(duì)于企業(yè)的重要性，已經(jīng)可以與有形資產(chǎn)相比擬，檔案資料，是與企業(yè)發(fā)展歷程相伴隨的無(wú)形資產(chǎn)，它作為一種證據(jù)能保障企業(yè)的合法權(quán)益，作為一種存在沉淀在企業(yè)文化的積累中發(fā)揮積極的作用?；跈n案管理的重要性，要求民營(yíng)企業(yè)構(gòu)建起適合的、科學(xué)的檔案管理模式，包括歸檔、保密及銷毀等方面的規(guī)章制度，只有檔案管理模式有效運(yùn)行，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化科學(xué)化，提升檔案管理水平，不斷促進(jìn)企業(yè)不斷發(fā)展。

一、科學(xué)的民營(yíng)企業(yè)檔案管理，包括對(duì)形成的檔案收集整理、移交、歸檔保存以及價(jià)值利用，民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)成要素主要有以下幾點(diǎn)

（一）民營(yíng)企業(yè)檔案管理制度

檔案管理制度，是民營(yíng)企業(yè)檔案管理部門在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)必須嚴(yán)格遵守的規(guī)章制度，科學(xué)完整的檔案管理制度應(yīng)包括：文件材料收集歸檔制度、檔案保密制度、檔案保管制度、檔案利用制度。收集歸檔制度是指，企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中會(huì)源源不斷地形成大量的文件資料，而這些文件資料在時(shí)效期，即相應(yīng)項(xiàng)目結(jié)束以后，應(yīng)及時(shí)移交檔案部門集中統(tǒng)一保管，在建成以后，及時(shí)歸檔建設(shè)資料，并定期對(duì)經(jīng)營(yíng)資料進(jìn)行歸檔。在文件歸檔制度中，主要強(qiáng)調(diào)歸檔時(shí)間、范圍和移交程序等。檔案保密制度指的是，民營(yíng)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的檔案資料具有涉密性，如果泄密將會(huì)影響企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)于公司而言，檔案信息就是企業(yè)的生命線，因此要明確檔案資料的機(jī)密等級(jí)和保密期限，在檔案形成、歸檔、整理和利用的過(guò)程中，要注意保密，確保資料的安全。檔案保管制度，是檔案管理工作的重要內(nèi)容，檔案是否保存完好，影響企業(yè)對(duì)于檔案的利用，該制度主要對(duì)檔案保管環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定。檔案利用制度，就是規(guī)范使用檔案而制定的制度，要為民營(yíng)企業(yè)在未來(lái)利用檔案提供依據(jù)。

（二）民營(yíng)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)

民營(yíng)企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，根據(jù)企業(yè)類型、規(guī)模和特點(diǎn)，有不同的形式，一般主要三種檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置類型：獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)、隸屬于某部門的檔案管理機(jī)構(gòu)、聯(lián)合的信息中心。其中，獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)是指，有條件、有基礎(chǔ)、有自主理念與能力開(kāi)展檔案管理的企業(yè)，可以建立企業(yè)檔案館，一些大規(guī)模的民營(yíng)企業(yè)都已建立企業(yè)檔案館，以豐富的館藏資源、充足的人才精英、高端的機(jī)器設(shè)備，處于檔案管理的領(lǐng)先地位。隸屬于某部門的檔案管理機(jī)構(gòu)，民營(yíng)企業(yè)將檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置于企業(yè)辦公室下，由辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)管，這種設(shè)置體現(xiàn)了企業(yè)文件與檔案的統(tǒng)一，能夠促進(jìn)文檔一體化。聯(lián)合的信息中心，是一種新型的信息機(jī)構(gòu)，體現(xiàn)了民營(yíng)企業(yè)對(duì)信息資源和信息開(kāi)發(fā)的重視，其對(duì)信息資源的收集管理包括了圖書(shū)、情報(bào)和檔案等各方面。

（三）民營(yíng)企業(yè)檔案管理方式

民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作，與企業(yè)的發(fā)展密切相關(guān)，企業(yè)檔案管理方式的選擇正確與否，關(guān)系到企業(yè)對(duì)檔案資料的利用，影響企業(yè)的效率。在早期的民營(yíng)企業(yè)檔案管理工作中，企業(yè)對(duì)于檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠，企業(yè)檔案管理的重心也主要集中于企業(yè)人事方面的文件，并且對(duì)此沒(méi)有深加工，不利于以后生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中進(jìn)行利用。而隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，企業(yè)檔案管理重心有了很大轉(zhuǎn)變，更多的針對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等核心檔案進(jìn)行管理，并且在完成初步歸檔之后，也更多的將精力投入到檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用中。此外，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，也使檔案存放的載體發(fā)生了改變。雖然大多數(shù)民營(yíng)企業(yè)的檔案仍然是以紙質(zhì)狀態(tài)來(lái)呈現(xiàn)的，但將檔案儲(chǔ)存于磁盤、光盤等電子產(chǎn)品里，這種檔案管理方式，也對(duì)企業(yè)的人員、設(shè)備和環(huán)境提出了新的要求。

本人在房地產(chǎn)企業(yè)工作，房地產(chǎn)公司檔案方面應(yīng)著重保管國(guó)有土地使用證、建設(shè)用工規(guī)劃許可證、施工許可證、商品房現(xiàn)（預(yù)）售證明、竣工驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)、商品房買賣合同、拆遷許可證、拆遷補(bǔ)償協(xié)議書(shū)等政府部門認(rèn)可的檔案，包括從設(shè)計(jì)到報(bào)批報(bào)建，驗(yàn)收，預(yù)結(jié)算，銷售，產(chǎn)權(quán)證辦理、售后、物業(yè)服務(wù)等等內(nèi)容。

二、民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式構(gòu)建的途徑

（一）提高企業(yè)整體檔案意識(shí)

檔案管理工作要在民營(yíng)企業(yè)發(fā)展中作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，首先就必須對(duì)檔案管理工作予以充分重視，沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理工作很難開(kāi)展起來(lái)。要想讓民營(yíng)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，就要讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)看到檔案對(duì)企業(yè)發(fā)展的價(jià)值，通過(guò)具體的案例來(lái)讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)感悟檔案的魅力，如某集團(tuán)公司已有南寧雅客大酒店、靖西雅客大酒店，而欲新建天成國(guó)際大酒店，在這期間原有建成酒店的檔案資料就發(fā)揮了作用，能夠進(jìn)行參考，為新項(xiàng)目的造價(jià)管理提供依據(jù)。民營(yíng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視，一方面能夠提升檔案工作者的積極性，另一方面在企業(yè)內(nèi)部完善檔案管理機(jī)制，明確責(zé)任。要組織專門的工作小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，對(duì)工作中的疏漏和隱患要督促管理人員及時(shí)解決，并建立相關(guān)考核機(jī)制，對(duì)檔案管理工作實(shí)施定量考核，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)檔案管理前端控制

從民營(yíng)企業(yè)的檔案管理流程來(lái)看，多數(shù)企業(yè)的項(xiàng)目文件在形成檔案之前仍然是現(xiàn)行文件，并沒(méi)有得到應(yīng)有的收集、歸檔。在民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式的構(gòu)建中，在項(xiàng)目文件處理完后到檔案歸檔的這段時(shí)間內(nèi)，對(duì)文件的收集與整理是企業(yè)每個(gè)員工的責(zé)任，而并不僅僅是檔案工作者的任務(wù)。每個(gè)部門、每個(gè)項(xiàng)目都要重視每一份文件存在的價(jià)值與意義，管理者要督促該部門及時(shí)將文件歸檔，如上述集團(tuán)公司，有房地產(chǎn)企業(yè)、酒店、休閑文化產(chǎn)業(yè)、長(zhǎng)冠貿(mào)易公司、君紫瀾園林綠化公司等，產(chǎn)業(yè)相對(duì)較多，各下屬企業(yè)在新項(xiàng)目實(shí)施以后，應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目文件收集歸檔，重視文件檔案的前端控制，做好前期工作。

（三）大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源

檔案信息資源建設(shè)，是民營(yíng)企業(yè)發(fā)展中占據(jù)主動(dòng)性的一項(xiàng)重要舉措。一方面，為了應(yīng)對(duì)民營(yíng)企業(yè)對(duì)檔案需求的多樣化，以及提高工作效率，首先應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，如掃描儀、計(jì)算機(jī)等，將實(shí)體化的文件檔案數(shù)字化，使保存困難的紙質(zhì)檔案以多媒體的方式在管理軟件中存檔，實(shí)現(xiàn)文件檔案紙質(zhì)與數(shù)字形式并存的局面；另一方面，要加強(qiáng)推進(jìn)文檔一體化的是實(shí)現(xiàn)和圖書(shū)、情報(bào)、檔案一體化的信息資源建設(shè)，在檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案知識(shí)進(jìn)行加工整合，實(shí)現(xiàn)資源創(chuàng)新與共享，滿足企業(yè)各方面發(fā)展的需求。

（四）加強(qiáng)檔案災(zāi)備系統(tǒng)建設(shè)

在民營(yíng)企業(yè)構(gòu)建檔案管理模式的過(guò)程中，要特別注重防范各類不可預(yù)見(jiàn)的災(zāi)難，其會(huì)給企業(yè)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案帶來(lái)?yè)p失，因此要加強(qiáng)檔案災(zāi)備系統(tǒng)建設(shè)。對(duì)于紙質(zhì)檔案的存放要加強(qiáng)放水、防火等警報(bào)系統(tǒng)的建設(shè)，提高檔案庫(kù)房的環(huán)境質(zhì)量；而對(duì)于電子檔案，要啟用異地實(shí)時(shí)多重備份，這樣即使電子檔案受到破壞的威脅，也可即使的恢復(fù)檔案系統(tǒng)，避免企業(yè)檔案受到毀滅性的檔案損失，而完善紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重災(zāi)備系統(tǒng)，是民營(yíng)企業(yè)檔案管理模式中需要著重解決的問(wèn)題。

（五）落實(shí)檔案利用制度

民營(yíng)企業(yè)的檔案管理模式中，除了要對(duì)檔案管理進(jìn)行規(guī)定以外，還需要落實(shí)檔案利用制度，以解決檔案利用不積極不充分的問(wèn)題。民營(yíng)企業(yè)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)的發(fā)展情況，制定出可行的檔案利用制度，明確哪些檔案可以供員工查閱，什么級(jí)別的員工有權(quán)查閱具體哪些檔案等問(wèn)題。表面看民營(yíng)企業(yè)檔案所有權(quán)歸企業(yè)所有，但是《檔案法》中另有規(guī)定，一些相關(guān)內(nèi)容對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值，國(guó)家應(yīng)注重對(duì)此部分檔案的監(jiān)管，如重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案，有關(guān)國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)來(lái)視察企業(yè)，省市主要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)企業(yè)開(kāi)會(huì)等，還有企業(yè)上市等涉及公共社會(huì)利益及安全的檔案。在檔案管理模式中，落實(shí)好檔案利用制度，能夠最大限度的提高檔案利用率，使民營(yíng)企業(yè)在源源不斷的檔案資源中獲取最大的價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

民營(yíng)企業(yè)的檔案管理工作與企業(yè)的發(fā)展緊密相關(guān)的，在選擇檔案管理模式時(shí)要從實(shí)際出發(fā)，綜合考慮各方面要素，保證檔案管理工作的健康開(kāi)展，為企業(yè)的順利發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：杜芳（1973–），女，壯族，廣西南寧人，館員，在職研究生，從事檔案管理工作。