高職院校學(xué)籍管理體會(huì)

王軍峰

高職院校學(xué)籍管理體會(huì)

王軍峰

高職院校學(xué)籍管理工作是學(xué)院的一項(xiàng)常規(guī)性工作，一般歸屬于教務(wù)處。它關(guān)系到學(xué)生的學(xué)籍電子檔案、學(xué)生的前途，對其十分重要。同時(shí)，也是學(xué)校基礎(chǔ)信息分析的數(shù)據(jù)來源，是高職院校管理工作中的重要組成部分。

一、高校學(xué)籍管理的重要性

根據(jù)《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》，學(xué)籍是指按照國家招生規(guī)定錄取的新生，持錄取通知書，到校辦理入學(xué)手續(xù)，復(fù)查合格者予以在學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)注冊，即取得學(xué)籍。

學(xué)籍管理是高校教育管理的核心內(nèi)容之一，是一項(xiàng)具體、細(xì)致而又繁雜的工作；它是對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)培養(yǎng)過程的考核與管理，關(guān)系到學(xué)生的學(xué)習(xí)資格、學(xué)習(xí)狀態(tài)及學(xué)習(xí)結(jié)果的認(rèn)定。學(xué)籍管理工作同時(shí)還影響到學(xué)校的教學(xué)秩序，有效的、嚴(yán)肅的學(xué)籍管理能夠促使學(xué)校形成較好的校風(fēng)、學(xué)風(fēng)，端正學(xué)生的學(xué)習(xí)態(tài)度。近年來，為尋求發(fā)展各高校招生數(shù)量不斷增加，而生源數(shù)量不斷減小，為爭取招生名額，招生門檻有所降低，導(dǎo)致生源結(jié)構(gòu)復(fù)雜，在校生主體差異、素質(zhì)差別增大。同時(shí)為適應(yīng)新的教育教學(xué)理念，高職院校都在不斷的推進(jìn)教學(xué)改革，加上校企合作、訂單培養(yǎng)、頂剛實(shí)習(xí)等，都給學(xué)籍管理工作帶來了相當(dāng)大的壓力和難度。為此適應(yīng)新形勢下的學(xué)生狀況，高職院校有必要改進(jìn)、創(chuàng)新學(xué)籍管理工作，為學(xué)院的發(fā)展、教學(xué)質(zhì)量的提高保駕護(hù)航。

二、高校學(xué)籍管理工作的內(nèi)容

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)非常具體、十分繁瑣的工作，要求管理者有足夠的耐心，并且有一定的計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)處理能力。日常的學(xué)籍管理主要是圍繞學(xué)生的學(xué)籍資格開展的一系列管理工作。

學(xué)籍管理主要內(nèi)容為：新生入學(xué)資格的審查及學(xué)籍注冊；在校生的學(xué)年注冊；學(xué)籍異動(dòng)處理（休學(xué)、復(fù)學(xué)、保留學(xué)籍、轉(zhuǎn)專業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、留級、開除學(xué)籍、退學(xué)等）；學(xué)籍信息更改；畢業(yè)生圖像信息采集與網(wǎng)上校對；畢業(yè)生的資格審查及學(xué)歷注冊；畢業(yè)證的制作、發(fā)放；專接本工作的組織；學(xué)院有關(guān)在籍學(xué)生等一系列的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析；學(xué)院的一些大型考試組織（AB級考試、省計(jì)算機(jī)等級考試等）；學(xué)生畢業(yè)后的學(xué)歷信息處理（如畢業(yè)證明書的補(bǔ)辦等）。

三、學(xué)籍管理存在的問題

1.學(xué)籍管理制度不完善，沒有與時(shí)俱進(jìn)

很多高職院校是由中職學(xué)校升格而來，在發(fā)展初期一般都制定了相應(yīng)的學(xué)籍管理制度，但這些制度還不完善，甚至有些是照搬其他本科院校的管理制度，沒有因地制宜、針對自身的實(shí)際情況，制定符合高職學(xué)生特點(diǎn)的制度。且隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)生數(shù)量的增加，學(xué)生素質(zhì)的多元化，早期的學(xué)籍管理制度沒有與時(shí)俱進(jìn)，不能滿足現(xiàn)在學(xué)生個(gè)性化發(fā)展的要求，不能適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)對人才素質(zhì)層次多元化的要求。

2.校園信息化建設(shè)落后，部門之間信息溝通不暢，學(xué)籍信息無法共享

當(dāng)今社會(huì)，網(wǎng)絡(luò)發(fā)展很快，但由于各方面的原因，如學(xué)校資金配置，學(xué)院發(fā)展規(guī)模等，導(dǎo)致高職院校校園信息化建設(shè)滯后。學(xué)籍管理水平的一個(gè)重要體現(xiàn)就是使學(xué)籍信息變更及時(shí)、準(zhǔn)確，以便在學(xué)校各部門之間共享，如招生就業(yè)處、教學(xué)系部、財(cái)務(wù)處、學(xué)生工作部、組織人事部等。由于校園信息化落后，部門之間信息溝通不暢，造成學(xué)籍信息無法共享，未能形成準(zhǔn)確完善的學(xué)籍管理體系，各部門需要的數(shù)據(jù)、表格都需要教務(wù)處提供，增加了教務(wù)處學(xué)籍管理的工作量，耗費(fèi)了教務(wù)處的人力資源，降低了工作效率。

3.學(xué)籍管理理念、手段落后

在很多高職院校發(fā)展初期，由于規(guī)模較小，教務(wù)處承擔(dān)著學(xué)籍管理的工作。近年來隨著高職教育的不斷深化改革，高職院校的規(guī)模越來越大，學(xué)生人數(shù)增多，就業(yè)形勢不斷嚴(yán)峻，學(xué)生的學(xué)籍信息異動(dòng)頻繁，學(xué)籍信息的審核、成績的考核、管理、數(shù)據(jù)的整理、統(tǒng)計(jì)等繁雜的工作，消耗著學(xué)籍部門的大量人力和物力，在加以學(xué)籍管理是多方位、多層次、多角度的動(dòng)態(tài)過程、學(xué)籍管理人員緊張，導(dǎo)致管理工作日趨繁重，容易在管理過程中出現(xiàn)失誤和遺漏，造成重復(fù)性返工工作。因此急需更新管理理念，管理手段，使學(xué)籍管理工作向多元化管理方向發(fā)展。

4.學(xué)籍管理人員配置不完善，缺乏穩(wěn)定性，管理人員專業(yè)技術(shù)操作不夠熟練

學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)時(shí)間性、政策性很強(qiáng)的工作，對人員的軟件、數(shù)據(jù)庫操作、數(shù)據(jù)分析能力要求較高。所以管理人員時(shí)間觀念要強(qiáng)，計(jì)算機(jī)操作能力要好，懂?dāng)?shù)據(jù)庫操作，并有較強(qiáng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力。而實(shí)際很多學(xué)校配備的學(xué)籍管理人員都非專業(yè)人員，既懂計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫，又懂學(xué)籍管理業(yè)務(wù)，甚至很多院校配備的學(xué)籍管理人員學(xué)歷較低，根本不懂?dāng)?shù)據(jù)庫的操作、學(xué)籍管理業(yè)務(wù)；計(jì)算機(jī)的操作能力僅限于簡單的操作，對一些管理軟件的變通能力較差，嚴(yán)重影響著工作效率。同時(shí)隨著高職院校招生人數(shù)的不斷擴(kuò)大，教育部新的政策不斷出臺(tái)，學(xué)籍的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理不斷規(guī)范，要求學(xué)籍管理人員不斷更新原有的知識(shí)，提升管理能力。很多高校學(xué)籍管理人員面對這些問題壓力巨大，由于業(yè)務(wù)能力不能適應(yīng)當(dāng)前工作，人員更換頻繁，導(dǎo)致學(xué)籍管理人員對管理平臺(tái)的功能和業(yè)務(wù)流程應(yīng)用不熟練，許多工作重復(fù)進(jìn)行，極大地影響學(xué)籍管理質(zhì)量的提升，使得本來高效的管理手段未能充分發(fā)揮作用，也影響現(xiàn)代化管理方法使用的推進(jìn)速度。

四、提高學(xué)籍管理工作水平的建議

由于科學(xué)、高效的學(xué)籍管理對高職院校促進(jìn)教學(xué)改革、提高教學(xué)管理水平有重要的意義，因此，針對以上出現(xiàn)的問題，可以從以下幾個(gè)方面入手解決。

1.完善學(xué)籍管理制度，做到與時(shí)俱進(jìn)

結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，制定完善的學(xué)籍管理制度，做到管理中有章可循，有據(jù)可依，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍管理的規(guī)范化、科學(xué)化、高效化。隨著高職教育改革、辦學(xué)規(guī)模擴(kuò)大、學(xué)生素質(zhì)多元化，高職院校的學(xué)籍管理制度也應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，在發(fā)展中不斷制定、完善符合學(xué)生特點(diǎn)的管理制度，如嚴(yán)格學(xué)籍注冊手續(xù)、制定學(xué)籍預(yù)警制度、完善轉(zhuǎn)專業(yè)制度等，并加強(qiáng)學(xué)籍制度的宣傳，使學(xué)籍管理制度得到有效的落實(shí)。

2.加快校園信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息跨部門共享

依靠校園信息化建設(shè)平臺(tái)，借助現(xiàn)代化信息管理手段，推進(jìn)學(xué)籍管理信息化建設(shè)，充分的實(shí)現(xiàn)學(xué)籍信息跨部門共享。各部門之間協(xié)調(diào)配合，各盡其職，將歸屬于自己職能部門的有關(guān)信息及時(shí)完善、更改，達(dá)到信息反饋及時(shí)、準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。不同職能部門通過管理平臺(tái)可以查詢利用共享的信息數(shù)據(jù)。同時(shí)，高職院校還可以結(jié)合自身實(shí)際，根據(jù)教育部學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺(tái)使用情況，對原有的學(xué)院學(xué)籍信息平臺(tái)進(jìn)行升級，達(dá)到學(xué)院學(xué)籍管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)與學(xué)信網(wǎng)管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)對接，學(xué)院的學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫可以直接應(yīng)用于學(xué)信網(wǎng)的管理平臺(tái)，達(dá)到優(yōu)化學(xué)籍管理水平的目的。

3.借鑒先進(jìn)的管理理念，提高學(xué)籍管理水平

近年來，隨著高職教育的深化改革，專業(yè)設(shè)置的增加，高校學(xué)生人數(shù)的增多，學(xué)籍的管理工作也變得更加繁重，教務(wù)處作為唯一的學(xué)籍管理機(jī)構(gòu)的管理模式也表現(xiàn)出了其弱點(diǎn)。此時(shí)我們也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，借鑒先進(jìn)的管理模式，建立學(xué)籍管理的二級管理機(jī)構(gòu)，通過院、系二級管理體制充分發(fā)揮系部的管理作用。

在這種處、系二級管理模式下，教務(wù)處主要負(fù)責(zé)制定學(xué)籍管理的規(guī)章制度，發(fā)揮決策、協(xié)調(diào)、監(jiān)督的作用，而系部主要按照教務(wù)處的規(guī)章制度處理日常學(xué)籍管理工作。遇有重大的學(xué)籍管理問題，由教務(wù)處協(xié)調(diào)處理。

4.加強(qiáng)學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)隊(duì)伍穩(wěn)定性，注重培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)能力。

學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，將影響學(xué)籍管理工作的開展，制約學(xué)籍管理效率、質(zhì)量的提升，同時(shí)也影響整個(gè)學(xué)校的形象。因此學(xué)院應(yīng)重視學(xué)籍管理隊(duì)伍建設(shè)，增強(qiáng)隊(duì)伍的穩(wěn)定性，注重培養(yǎng)管理人員的業(yè)務(wù)能力。首先應(yīng)重視學(xué)籍管理人員的引進(jìn)，配備充足的管理人員。根據(jù)在校生人數(shù)配備與之相對應(yīng)的學(xué)籍管理人員，依靠校園信息化建設(shè)平臺(tái)，借助現(xiàn)代化學(xué)籍信息管理手段，減輕學(xué)籍管理人員的工作負(fù)擔(dān)。使他們有時(shí)間學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理知識(shí)，更好地開展學(xué)籍管理工作。其次要重視學(xué)籍管理工作。提高學(xué)籍管理工作人員的待遇，制定良性的人員培養(yǎng)計(jì)劃，使學(xué)籍管理工作人員認(rèn)識(shí)到自己的工作價(jià)值，建立結(jié)構(gòu)合理又相對穩(wěn)定、具有較強(qiáng)責(zé)任心的學(xué)籍管理隊(duì)伍。最后要重視學(xué)籍管理人員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)。學(xué)籍管理人員既要掌握相關(guān)的學(xué)籍管理規(guī)章制度，又要能夠熟練的操作學(xué)籍管理平臺(tái)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析統(tǒng)計(jì)能力，同時(shí)還要有高度的責(zé)任心和較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。學(xué)院要給學(xué)籍管理人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)他們積極參加省級學(xué)籍管理部門、其他高校組織開展的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，提高管理效率，樹立良好的職業(yè)形象。

高職院校的學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)重要工作，學(xué)籍管理要與時(shí)俱進(jìn)，探求創(chuàng)新。學(xué)籍管理人員要不斷的提高自身的服務(wù)能力，努力做好本職工作，以“質(zhì)量、服務(wù)、合作、效率、創(chuàng)新”為宗旨，為高職院校培養(yǎng)高素質(zhì)高技能應(yīng)用型人才發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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作者單位：（石家莊鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處）