高校檔案管理工作的宏觀思考

康振武

高校檔案管理工作的宏觀思考

康振武

摘要：高效檔案管理工作是高校開展教學(xué)、科研、管理等工作的基礎(chǔ)，也是學(xué)校文化和歷史的積淀與象征，所以應(yīng)該將其視為高等院校建設(shè)和發(fā)展過程中的一項重要工作，使之充分發(fā)揮出其應(yīng)有的價值和意義。鑒于此，本文結(jié)合實際，就高校檔案管理工作進(jìn)行了宏觀思考，以期獲得更加深刻的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：地方高校；檔案管理；宏觀思考

近年來，在高等教育整體大發(fā)展的背景下，高校檔案工作的價值和意義也得到了凸顯，對此應(yīng)該深刻認(rèn)識到，檔案管理工作是一個系統(tǒng)的工程，絕不是一朝一夕之功。需要在社會、學(xué)校和廣大師生的重視和支持下，理解和幫助下，才能使這項工作更加完善。同時，作為檔案管理人員來說，也應(yīng)該主動對下當(dāng)下的工作進(jìn)行審視和思考，查缺補漏，揚長避短，創(chuàng)造性的推進(jìn)工作的開展。本文也正是本著這一目的，對此進(jìn)行了具體的分析，希望能夠起到一定的借鑒作用，為這項工作的發(fā)展貢獻(xiàn)一份自己的力量。

一、高校檔案的重要作用

首先是歷史見證作用。高校的各種檔案，是伴隨著高校的誕生、建設(shè)和發(fā)展逐漸積累起來的，其就像是一面鏡子，全面映出了高校教學(xué)、科研、實驗等各種活動的歷程，同時也反映著國家和地方教育方針的變化。所以從這個角度來說，一部檔案史，就是一個學(xué)校的發(fā)展史，可謂是學(xué)校的活化石。其次是使用憑證作用。高校各類檔案，有著其它材料所不具備的使用和憑證作用。如比如一些知名校友的檔案，就是學(xué)校對外宣傳的最佳材料；教師的業(yè)務(wù)檔案，也是教師進(jìn)行考核評優(yōu)、職稱晉級等方面的重要依據(jù)。至于學(xué)生檔案，更是國家教育部門對學(xué)生進(jìn)行成績和學(xué)位認(rèn)定的唯一憑證?？梢钥闯?，其這種使用和憑證作用，無疑是其它材料所不能替代的。再次是現(xiàn)實依據(jù)作用。檔案是學(xué)校制定決策計劃、改進(jìn)教學(xué)管理、提升教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。大量的檔案能夠從不同的側(cè)面反映出學(xué)校某一個階段或某一項工作上的詳細(xì)情況，起到重要的參考和借鑒作用。所以說，檔案管理的重要作用和價值是無可替代的，理應(yīng)得到學(xué)校和教師的高度重視。

二、地方高校檔案管理工作的宏觀思考

1.樹立正確認(rèn)識

認(rèn)識是行動的先導(dǎo)，并直接決定后續(xù)工作的開展質(zhì)量。所以要想改進(jìn)和完善高校檔案管理工作，首要做的就是需要樹立起正確的認(rèn)識，即提升學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理者對檔案和檔案管理工作性質(zhì)、價值、作用和意義的認(rèn)識，并由此形成一個合力。具體來說，首先要更新觀念。因為檔案所發(fā)揮的是一種隱性作用，難以以視覺的形式呈現(xiàn)出來，所以為很多學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)所忽視。要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要糾正這種片面的認(rèn)識，用一種長遠(yuǎn)、戰(zhàn)略的眼光來看待學(xué)校檔案管理工作，真正意識到其是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，并向檔案管理者傳遞出學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層的重視態(tài)度，起到一定的激勵作用。其次要創(chuàng)新思路。要想讓更多的師生認(rèn)識到檔案的重要性，就必須要創(chuàng)新思路，通過積極的宣傳，來加深廣大師生對檔案的理解和認(rèn)識。比如可以舉辦專題的校史展、畢業(yè)照展、知名校友展等等，不僅能夠以生動、直觀的形式增強(qiáng)人們對檔案的認(rèn)識，還有有效激發(fā)了師生的學(xué)校榮譽感。又比如可以和學(xué)校網(wǎng)站展開合作，制作專題欄目，將一些圖片和視頻資料放置其中，方便師生的瀏覽和宣傳等。最后是轉(zhuǎn)變思想。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，一直存有“坐、等、靠”的舊觀念，而伴隨著社會和高校的發(fā)展，對于檔案管理工作有了新的要求，所以就必須轉(zhuǎn)變這種陳舊思想，樹立起一種服務(wù)和建設(shè)意識，包含檔案管理者個人業(yè)務(wù)和綜合素質(zhì)的提升、工作方法的變化、信息的主動搜集等多個方面。唯有這種正確認(rèn)識和觀念的樹立，才能保證高校檔案管理工作沿著一個良性的軌道發(fā)展。

2.健全管理體制

任何一項工作的開展，都要以一個科學(xué)、健全、穩(wěn)定的管理體制為基礎(chǔ)，高校檔案管理工作自然也不例外。具體來說，首先是建立校級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制。2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》中曾明確指出：“高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負(fù)責(zé)?！痹谶@一要求下，很多學(xué)校都形成了副校長主管，并對校長負(fù)責(zé)的管理機(jī)制。使檔案管理工作真正有了“當(dāng)家人”，使校長負(fù)責(zé)制的要求落實到了實處。所以在下一步的工作中，還應(yīng)該加強(qiáng)和完善這一管理體制，分管副校長理應(yīng)將其視為是自己的責(zé)任和義務(wù)，并積極將其納入學(xué)校的整體發(fā)展和議事日程，主動為檔案管理工作爭取相應(yīng)的人力、物力和財力支持，為其良性發(fā)展提供最為堅實的保障。其次是健全檔案管理的保障制度。檔案管理工作既是宏觀的，也是具體的，所以需要建立起一套符合實際的、穩(wěn)定的保障制度，并將其納入到學(xué)生整體的保障制度中。從當(dāng)下的實際情況來看，搜集難是高校檔案管理工作中的首要難題，雖然學(xué)校明確要求各行政部門和教學(xué)部門要把檔案工作及時納入日常工作中，并將其作為總結(jié)和考核的重要內(nèi)容，但是在執(zhí)行過程中，很多工作人員都是些“門外漢”，對于哪些該存檔，哪些不該存檔等沒有明確的認(rèn)識，且沒有相應(yīng)的懲戒措施，一些重要材料沒有及時歸檔后，相關(guān)責(zé)任人并沒有受到問責(zé)。所以一方面要加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)力度，另一方面也要制定相應(yīng)的獎懲措施，并作為考核的重要標(biāo)準(zhǔn)。要以上述兩個方面作為保障制度建設(shè)的重點和突破口，通過不斷的探索，一步步的完善和豐富該保障制度。

3.推進(jìn)信息建設(shè)

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使整個社會都進(jìn)入了一個信息時代，對于高校檔案管理工作來說，也應(yīng)該正視這種客觀環(huán)境的變化，積極推動檔案管理的信息化建設(shè)，使之成為學(xué)校信息化建設(shè)的排頭兵。具體來說，首先是檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。一方面，要對電子文件的歸檔做出明確的規(guī)定，保證其真實性和有效性，為今后的利用打下良好的基礎(chǔ)。另一方面，也要做好數(shù)字信息資源的安全管理工作，既要從思想上高度重視，也要從技術(shù)上不斷創(chuàng)新，還要做好相應(yīng)的備份工作，最大限度的保證信息資源的安全。需要充分認(rèn)識到的是，信息化建設(shè)也是一個長久、系統(tǒng)的工程，這就需要在具體的建設(shè)過程中分清主次和先后，比如對一些重要的資源優(yōu)先進(jìn)行處理，按照某一個專題或順序處理等，體現(xiàn)出一種科學(xué)性、循序漸進(jìn)性。其次是建立專門的檔案網(wǎng)站。受到多方面的限制，多數(shù)學(xué)校都沒有專門的檔案網(wǎng)站，只能在學(xué)校網(wǎng)站上找到一些相關(guān)的信息，這其實是一種形式化的表現(xiàn)，重建設(shè)而輕使用，甚至是只建設(shè)而不使用，從而使檔案資源沒有發(fā)揮出其真正的價值和意義，淪為了一道擺設(shè)。所以要努力建設(shè)檔案專網(wǎng)，構(gòu)建開放的網(wǎng)絡(luò)平臺，最大限度的實現(xiàn)檔案資源的利用和共享。最后是積極融入數(shù)字校園建設(shè)。數(shù)字校園建設(shè)是當(dāng)代高校發(fā)展的一個重要方向，而檔案信息化建設(shè)正是其中不可或缺的組成部分，要求檔案管理部門要積極融入這股熱潮中，一方面可以爭取到相應(yīng)的支持，一方面也可以避免學(xué)校的重復(fù)建設(shè)，實現(xiàn)資源的整合與共享。

4.加強(qiáng)人才培養(yǎng)

人才是一項事業(yè)興旺發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)，要想更好的發(fā)揮出檔案應(yīng)用的作用和價值，就要建立起一支高水平檔案管理者人才隊伍。具體來說，首先是科學(xué)設(shè)崗，保證隊伍的穩(wěn)定性?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》曾明確指出：“要配備專職檔案工作人員”，但是從實際情況來看，多數(shù)學(xué)校在人員數(shù)量上存有嚴(yán)重的不足，難以滿足復(fù)雜和繁重工作的需要。所以要先從數(shù)量上予以切實的保障，重視檔案工作的人員配備，結(jié)合實際情況科學(xué)而合理的設(shè)置崗位，而不是忽視、擠壓該類人才的引進(jìn)。與此同時，也要對檔案管理人員的工資、福利待遇、職稱評定等做出明確的要求，免除工作人員的后顧之憂，全身心的投入到工作中來，為隊伍建設(shè)打下最為堅實的基礎(chǔ)。其次是加強(qiáng)培訓(xùn)，提升管理隊伍的素質(zhì)和能力。當(dāng)代信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，要求檔案管理人員要不斷進(jìn)行充電，才能滿足工作的實際需要。作為學(xué)校方面來說，要主動給檔案管理者以學(xué)習(xí)的機(jī)會，如外出學(xué)習(xí)、邀請專家來校講座等，著重提升其職業(yè)道德、業(yè)務(wù)水平和綜合能力。作為檔案管理者自身來說，也要認(rèn)識到個人發(fā)展和提高的重要意義，積極配合好學(xué)校的各項工作，樹立起終身學(xué)習(xí)的理念，與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的知識和技能。在學(xué)校的鼓勵和支持下，在個人的努力下，得到持續(xù)不斷的豐富和提升。

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(作者單位：泰山護(hù)理職業(yè)技術(shù)學(xué)院）