探討醫(yī)院檔案管理模式 提高醫(yī)院檔案管理效益

隋麗珍

（吉林省梅河口市山城鎮(zhèn)醫(yī)院，吉林 梅河口 135000）

隨著我國(guó)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革的不斷深入，醫(yī)療改革也日益深化，醫(yī)院管理工作正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，然而新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理工作如何發(fā)展，才能更好地為醫(yī)院服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。

1 管理環(huán)境的有效性

以人為本是當(dāng)今社會(huì)的重要理念。為提高醫(yī)院服務(wù)的有效性，醫(yī)院檔案管理是極為重要的，營(yíng)造良好的醫(yī)院檔案管理環(huán)境，提高醫(yī)院服務(wù)的有效性，提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，應(yīng)從以下幾方面做起。

1.1 更新觀念，實(shí)現(xiàn)有效服務(wù)

檔案事業(yè)隨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多因素的挑戰(zhàn)，都亟待檔案工作者不斷學(xué)習(xí)、不斷創(chuàng)新，以更有效的服務(wù)理念去迎接新的挑戰(zhàn)，盡早從過(guò)去傳統(tǒng)的手工型向現(xiàn)代化管理型轉(zhuǎn)變，建立資源優(yōu)勢(shì)、公共文化等檔案管理理念。

1.2 強(qiáng)化硬件建設(shè)，提高管理技術(shù)的有效性

傳統(tǒng)的檔案手工管理很難適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的需要，應(yīng)投入必須的基礎(chǔ)設(shè)施和辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，提高工作質(zhì)量和效率。

2 管理系統(tǒng)的有效性

在為醫(yī)院檔案管理努力營(yíng)造良好的管理環(huán)境的基礎(chǔ)上，還應(yīng)積極構(gòu)建規(guī)范的管理體系，充分利用現(xiàn)代科技的優(yōu)勢(shì)，用科學(xué)發(fā)展的眼光，對(duì)原有的體系進(jìn)行完善和改革。

2.1 引入ISO9000質(zhì)量管理體系

我國(guó)的一些檔案館根據(jù)國(guó)家檔案管理法律、法規(guī)及本單位實(shí)際，結(jié)合ISO9000質(zhì)量管理體系運(yùn)行模式，按照ISO“八項(xiàng)原則”,特別是圍繞以“顧客為關(guān)注的焦點(diǎn)”與“持續(xù)改進(jìn)”兩個(gè)基本原則，明確檔案管理目標(biāo)，落實(shí)科室與個(gè)人責(zé)任，醫(yī)院檔案管理引入全面質(zhì)量管理體系是完全可行的。

2.2 完善制度、規(guī)范管理

建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨、科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，一些檔案管理制度需要進(jìn)行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”“四同步”管理（即納入計(jì)劃規(guī)范、管理制度、部門負(fù)責(zé)人及專兼職人員職責(zé)范圍；與布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收鑒定各項(xiàng)工作同步）列入規(guī)章制度而付諸實(shí)施。

2.3 優(yōu)化管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

醫(yī)院檔案科學(xué)化管理，不是各部門檔案簡(jiǎn)單集中管理，而是一項(xiàng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化、制度化、現(xiàn)代化的高標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現(xiàn)代形勢(shì)迫使檔案工作人員要采用系統(tǒng)工程，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)目標(biāo)管理等科學(xué)的管理方法。

3 服務(wù)工作的有效性

醫(yī)院檔案管理的最終目標(biāo)就是利用、挖掘其潛在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，使之轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。醫(yī)院檔案部門必須由被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，拓展服務(wù)領(lǐng)域、擴(kuò)大服務(wù)范圍、創(chuàng)新服務(wù)方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，擴(kuò)大信息來(lái)源，及時(shí)準(zhǔn)確地收集和整理各類信息，注意各類信息的積累，使醫(yī)院檔案內(nèi)容得到進(jìn)一步豐富，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的信息化。

3.1 擴(kuò)大服務(wù)范圍，充分利用檔案資源

醫(yī)院檔案部門要充分應(yīng)用現(xiàn)代化科技技術(shù)，多渠道、多途徑地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，將檔案管理范圍進(jìn)一步延伸，讓更多有重要價(jià)值的科室檔案納入歸檔范圍，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和設(shè)施開(kāi)展各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，進(jìn)一步擴(kuò)大服務(wù)范圍。

3.2 改變檔案服務(wù)方式，提高檔案利用價(jià)值

在檔案工作由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)型時(shí)期，傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”。在傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案服務(wù)方式之間呈現(xiàn)出強(qiáng)烈的互補(bǔ)性，正確處理兩者間的相互關(guān)系有益于檔案資源的共享。應(yīng)根據(jù)社會(huì)檔案需求發(fā)展演變的客觀趨勢(shì)，在不斷優(yōu)化傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，與時(shí)俱進(jìn)地促進(jìn)檔案服務(wù)方式的創(chuàng)新。

（1）檔案信息加工服務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案利用的憑證性需求已不再占據(jù)絕對(duì)的主導(dǎo)地位，歷史、經(jīng)濟(jì)等主題性檔案需求日益增長(zhǎng)。檔案工作部門可以根據(jù)利用者的不同需求，利用自己占有檔案資源，快速進(jìn)行檔案信息加工的有利優(yōu)勢(shì)，有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，組織網(wǎng)上信息，為利用者提供完備、充實(shí)的檔案信息服務(wù)。

（2）檔案咨詢服務(wù)。檔案部門建立的多種形式的“檔案咨詢服務(wù)中心”“檔案事務(wù)所”等均屬于檔案咨詢服務(wù)的范疇。以網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段支持檔案咨詢服務(wù)，提升檔案咨詢服務(wù)的水平將是未來(lái)的發(fā)展方向。

（3）現(xiàn)行文件閱讀服務(wù)。在檔案館現(xiàn)行文件閱讀服務(wù)中心是檔案部門極富創(chuàng)新精神、最具時(shí)代氣息的服務(wù)措施之一，是對(duì)傳統(tǒng)檔案范圍的突破，也是今后相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)，檔案部門克服檔案信息滯后的弱點(diǎn)，推動(dòng)檔案資源共享的有效途徑之一。

此外，諸如檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、檔案展覽服務(wù)、檔案文化休閑服務(wù)等服務(wù)方式正在不斷涌現(xiàn)。醫(yī)院檔案部門，也可在一定范圍內(nèi)采取有效的措施，挖掘檔案信息資源，為全院各項(xiàng)工作主動(dòng)提供信息服務(wù)，利用檔案積極開(kāi)展編研工作，為臨床、科研、領(lǐng)導(dǎo)決策提供主動(dòng)服務(wù)，收集利用反饋信息，了解檔案信息發(fā)揮作用的情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提高檔案利用率，以此提高醫(yī)院各項(xiàng)工作的效率，提高醫(yī)院的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，擴(kuò)大醫(yī)院的知名度和信譽(yù)度，促進(jìn)醫(yī)院健康有序地向前發(fā)展。