檔案管理信息化建設(shè)策略探討

段艷紅

摘 要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，以及科學(xué)技術(shù)的不斷提升，使得原來(lái)的檔案管理已經(jīng)不再能夠滿足當(dāng)前管理的需求。而在在現(xiàn)代化社會(huì)快速發(fā)展的過(guò)程中，開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)。為此，該文就將對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的策略展開(kāi)進(jìn)一步的探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化建設(shè) 策略 探討

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2015）12（c）-0182-02

我國(guó)政策的不斷推陳出新，使得檔案管理也發(fā)生了改變。在企業(yè)中信息會(huì)出現(xiàn)較多變化，并且還具有管理范圍與信息量較大的特性，這就需要相關(guān)部門(mén)不定期對(duì)信息進(jìn)行整理，保障各類(lèi)信息能夠與信息管理相統(tǒng)一，進(jìn)而確保所有數(shù)據(jù)的一致性。但是原來(lái)檔案管理的更新速度非常慢，已經(jīng)不再能夠滿足現(xiàn)階段信息管理的需求。所以，檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流向信息化方面轉(zhuǎn)變。該文將結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，對(duì)其信息化建設(shè)的策略展開(kāi)探討。

1 檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 重視程度不足

領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足。當(dāng)前我國(guó)多數(shù)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，對(duì)檔案管理并不重視，致使檔案管理信息化建設(shè)因缺少人力、物力等，其發(fā)展受到了嚴(yán)重阻礙。盡管有一些企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層開(kāi)始關(guān)注檔案管理，但是因未對(duì)其采取積極的行動(dòng)，也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行嚴(yán)格要求，導(dǎo)致檔案管理的工作人員在實(shí)際工作過(guò)程中，出現(xiàn)懈怠的情況，如：工作人員的不認(rèn)真，使得檔案中的信息出現(xiàn)外泄，或者是直接將檔案丟失等等，出現(xiàn)這些情況的原因就是由于領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，致使檔案管理出現(xiàn)多處漏洞，進(jìn)而給工作帶來(lái)了損失。

1.2 資金投入不足

檔案管理信息化的建設(shè)需要得到硬件與軟件的支持，包括一些大型的服務(wù)器設(shè)備、磁帶機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、計(jì)算機(jī)以及掃描儀等，這些設(shè)備的價(jià)格比較昂貴，部分企業(yè)由于資金有限，不愿將大量成本投入到檔案管理信息化建設(shè)中；還有一些企業(yè)雖然有充足的資金支持，但是認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)不能直接帶來(lái)經(jīng)濟(jì)收益，因此，將資金全部投入到了其他地方，檔案管理能夠運(yùn)行就可以。而出現(xiàn)上述情況的主要原因，是由于資金短缺致使檔案管理信息化建設(shè)受到了阻礙。

1.3 工作人員素質(zhì)偏低

檔案管理信息化建設(shè)除了離不開(kāi)現(xiàn)代化的信息設(shè)備之外，還離不開(kāi)綜合素質(zhì)較高的專(zhuān)業(yè)人才，但是我國(guó)當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理工作人員的整體素質(zhì)水平較低。造成這種想象的主要原因是由于檔案管理工作人員缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，還有就是由于部分工作人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)考核或者是專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，直接進(jìn)入崗位開(kāi)始工作，導(dǎo)致其在工作過(guò)程中，因缺少專(zhuān)業(yè)知識(shí)的儲(chǔ)備，經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，不能有效完成檔案管理工作，更不能促進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，所以需要企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的重視，提升他們的素質(zhì)水平[1]。

2 檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀的原因

我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)分為三個(gè)階段：（1）起步階段；（2）快速發(fā)展階段；（3）系統(tǒng)發(fā)展階段，這三個(gè)階段中最能影響到檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀的起步階段。我國(guó)檔案管理信息化建設(shè)是借助計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展起來(lái)的，在20世紀(jì)的80年代，我國(guó)開(kāi)始引入計(jì)算機(jī)之后，嘗試用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理；直到了90年代以后，才正式走向檔案管理信息化建設(shè)的道路；步入21世紀(jì)之后，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷使用與推廣，給檔案管理信息化建設(shè)注入了新的活力，隨之我國(guó)也頒布了相應(yīng)的建設(shè)實(shí)施綱要，明確了檔案管理信息化建設(shè)的要求與內(nèi)容。但是與國(guó)外的檔案管理信息化建設(shè)相比較而言，我國(guó)的建設(shè)起步時(shí)間比較晚，沒(méi)能與當(dāng)前的國(guó)情有效結(jié)合起來(lái)。例如：美國(guó)的檔案管理信息化建設(shè)就是將信息化建設(shè)與國(guó)家檔案館進(jìn)行有效結(jié)合，構(gòu)建出統(tǒng)一化的聯(lián)邦制管理體系，除此之外，還通過(guò)地方政府、學(xué)院以及企業(yè)等檔案管理機(jī)構(gòu)，構(gòu)建出分散、多元的管理體系。由此可以看出，美國(guó)因?yàn)槠鸩綍r(shí)間較早，檔案管理信息化建設(shè)不管是在資金投入方面，還是在重視程度上，美國(guó)都存在領(lǐng)先優(yōu)勢(shì)。

3 檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視

在企業(yè)檔案管理工作過(guò)程中，要想有效提升工作人員對(duì)其信息化建設(shè)的重視，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層能起到重要作用，簡(jiǎn)單來(lái)講就是領(lǐng)導(dǎo)層重視檔案管理信息化建設(shè)，就會(huì)間接帶動(dòng)其他工作人員對(duì)它的重視。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)先加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，使其能夠給予更多的扶持，積極調(diào)動(dòng)各部門(mén)的力量，對(duì)檔案管理結(jié)構(gòu)做出優(yōu)化調(diào)整，為后期信息化建設(shè)打下基礎(chǔ)；除此之外，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳力度，使更多的工作人員了解檔案管理信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變工作人員的思想觀念，進(jìn)而提升工作人員工作的積極性。

3.2 加強(qiáng)資金投入力度

檔案管理信息化建設(shè)，是現(xiàn)代化發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此，企業(yè)要想其轉(zhuǎn)變?cè)瓉?lái)的工作模式，需要加大資金投入力度，改善當(dāng)前檔案管理使用的設(shè)備條件，換句話講就是檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)硬件與軟件，而這些設(shè)備需要花費(fèi)大量資金。企業(yè)要想推動(dòng)檔案管理信息化的建設(shè)，還可以利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，為檔案管理提供更多現(xiàn)代化管理措施，對(duì)檔案信息進(jìn)行優(yōu)化管理，這也有助于檔案管理信息化的建設(shè)。

3.3 提升工作人員的素質(zhì)

檔案管理信息化的建設(shè)，需要工作人員要有一定素質(zhì)水平，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大人才培養(yǎng)力度，所有進(jìn)入檔案管理部門(mén)的工作人員，必須要持證上崗或者是經(jīng)過(guò)企業(yè)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，具備了較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，才能進(jìn)入該部門(mén)參與工作。檔案管理信息建設(shè)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)的人才，所以，企業(yè)可以在外進(jìn)行招聘，吸納更多的計(jì)算機(jī)人才；如果在崗的工作人員，計(jì)算機(jī)水平不過(guò)關(guān)，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)他們的培訓(xùn)，可以根據(jù)每個(gè)人的實(shí)際水平，進(jìn)行分組培訓(xùn)，在最短的時(shí)間內(nèi)提升他們的整體素質(zhì)水平，進(jìn)而促使他們能夠更好的完成檔案管理工作。同時(shí)企業(yè)還要提升工作人員的道德水平，引導(dǎo)他們樹(shù)立正確的責(zé)任觀念，使他們能夠在實(shí)際工作過(guò)程中，可以積極、主動(dòng)的完成各項(xiàng)工作，將檔案管理信息化建設(shè)落實(shí)到位[2]。

4 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述內(nèi)容，從中可以看出，檔案管理信息化在建設(shè)過(guò)程中，還存在很多問(wèn)題需要通過(guò)相應(yīng)的策略予以解決，對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行強(qiáng)化，有助于提升檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也有助于檔案管理信息化的建設(shè)。而做好檔案管理信息化建設(shè)，有助于為企業(yè)帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)收益，促進(jìn)企業(yè)得到更好的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉佳寧.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：105-106.

[2] 劉晶.淺論檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及應(yīng)對(duì)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）：38-40.