檔案管理工作中的價(jià)值分析

石慶華（中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司洛陽電光設(shè)備研究所，河南洛陽　471000）

檔案管理工作中的價(jià)值分析

石慶華
（中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司洛陽電光設(shè)備研究所，河南洛陽471000）

本文主要分析了檔案管理工作中產(chǎn)生的價(jià)值，著重分析了歷史文化價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。并在此基礎(chǔ)上提出管理部門和檔案工作從業(yè)人員應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，思想上重視、管理上嚴(yán)謹(jǐn)、制度上保障等幾點(diǎn)建議來保障檔案管理工作更好的為該單位服務(wù)。

檔案管理價(jià)值

檔案是直接形成的歷史記錄，是由國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料組成［1］。任何企事業(yè)單位的檔案部門都是與該單位的研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)密切相關(guān)。檔案管理工作作為企事業(yè)單位的基礎(chǔ)性工作，對(duì)他們的生死存亡起著舉足輕重的作用。本文主要分析了檔案管理工作中產(chǎn)生的價(jià)值，旨在通過分析引起管理部門的足夠重視和改變檔案管理工作人員的思想意識(shí)，樹立工作目標(biāo)、明確工作責(zé)任，更好的發(fā)揮該部門的作用。

1　檔案管理工作中價(jià)值分析的必要性

檔案管理工作包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用和統(tǒng)計(jì)，它是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)，是一項(xiàng)功德無量的工作。2012年12月15日，全國(guó)檔案工作座談會(huì)在京召開，胡錦濤總書記多次對(duì)檔案工作作出重要指示，明確指出，檔案工作作為一項(xiàng)重要事業(yè)一直受到中央的高度重視。然而，根據(jù)本人多年的工作實(shí)踐和調(diào)查統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，無論是單位的管理部門還是檔案工作的從業(yè)者都未能從根本上轉(zhuǎn)變對(duì)該項(xiàng)工作的態(tài)度。具體表現(xiàn)在；①職位任用上，檔案工作的從業(yè)者仍有不少非專業(yè)人士，有些是相近專業(yè)的人才，有些甚至與本專業(yè)相差十萬八千里。②設(shè)備陳舊。隨著檔案信息化建設(shè)的逐步發(fā)展，許多單位的硬件設(shè)備跟不上，甚至不愿意過多的投入，檔案信息電子化進(jìn)度慢，許多歷史檔案仍以紙質(zhì)檔案為主。③人才培養(yǎng)上，在崗人員繼續(xù)教育機(jī)會(huì)少，管理方式方法落后。④檔案工作人員地位不高，被認(rèn)為是沒有技術(shù)含量的工種。⑤從業(yè)者本人低估該工作的風(fēng)險(xiǎn)，認(rèn)為該工作輕而易舉，思想上認(rèn)識(shí)不夠。

2　檔案管理工作的價(jià)值

檔案工作價(jià)值是指檔案在利用過程中產(chǎn)生的實(shí)際效益，是利用者在利用檔案實(shí)現(xiàn)其預(yù)期目的的效果。檔案工作價(jià)值很多，本文主要分析以下三種。

歷史文化價(jià)值。檔案的價(jià)值是“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想”［2］。它作為一種特殊的文獻(xiàn)，是人類活動(dòng)的產(chǎn)物，具有特殊的價(jià)值，其憑證價(jià)值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于它的原始性，真實(shí)性和多樣性。它既不是標(biāo)簽也不是廣告，更不能隨便編制，任何杜撰出來的東西都不能稱之為檔案。檔案管理是各行各業(yè)都涉及到的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，與社會(huì)生活密切相關(guān)。檔案工作是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，其他所有的工作都不能做到像檔案工作這樣大的覆蓋面和極深的滲透力。沒有檔案工作人員的辛勤工作，人類社會(huì)也不可能在繼承中發(fā)展和進(jìn)步。

經(jīng)濟(jì)價(jià)值。大家熟知的人事檔案和商業(yè)秘密都屬于檔案。人事檔案記錄著一個(gè)人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱以及個(gè)人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家爭(zhēng)奪的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的幾率也就越大。商業(yè)秘密被視為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場(chǎng)價(jià)值和潛在利潤(rùn)。盡管其無形，但總要以某種形式保存下來。一旦泄露將給公司造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。相反，得到該商業(yè)秘密的企業(yè)將獲得巨大的利益。如，服裝行業(yè)里新款式的設(shè)計(jì)、生產(chǎn)企業(yè)一些新產(chǎn)品的配置以及所有企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式、結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況等，由于這些檔案的贏利性服務(wù)的特點(diǎn)賦予他們隱性創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價(jià)值的特征。

情報(bào)價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價(jià)值和憑證價(jià)值，如今，越來越多的人開始意識(shí)到檔案材料作為一種知識(shí)資源所具有的情報(bào)價(jià)值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢(shì)，也是情報(bào)信息的重要來源。美國(guó)情報(bào)專家伊恩·登指出：大量情報(bào)所需要的信息80%來自于企業(yè)內(nèi)部［3］。美國(guó)戰(zhàn)略管理專家D.E.hannon認(rèn)為，只要采取系統(tǒng)和持續(xù)的方法，企業(yè)要想獲取競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息簡(jiǎn)直易如反掌。作為企業(yè)資產(chǎn)的科技檔案、銷售檔案和財(cái)務(wù)檔案等，記載有不為公眾所知的能給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的技術(shù)信息和經(jīng)營(yíng)信息。這些信息往往成為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手覬覦的對(duì)象，獲得這些信息可以成就一個(gè)企業(yè)的未來。

3　檔案管理工作中價(jià)值分析的啟示

檔案管理工作看似平凡，卻在做著不平凡的事情。通過以上的分析，我們更加意識(shí)到檔案管理工作的重要性。為了提高工作效率，需要從以下幾個(gè)方面入手。

進(jìn)行繼續(xù)教育，提高在職人員業(yè)務(wù)水平和思想境界。在新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式和服務(wù)方式已經(jīng)不能滿足時(shí)代的需要，構(gòu)建多層次、多樣化的檔案管理資源結(jié)構(gòu)，豐富館藏資源已迫在眉睫。通過繼續(xù)教育使得從業(yè)人員掌握現(xiàn)代管理手段，通過學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)，不管提高其創(chuàng)新服務(wù)能力。通過思想教育使其轉(zhuǎn)變態(tài)度，調(diào)整心態(tài)，孜孜不倦的投入到工作中。

加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。加大對(duì)檔案管理使用的軟硬件的投入，提高檔案的信息化建設(shè)，完善信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、安全系統(tǒng)、交換機(jī)和路由器等。搭建安全有效的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，提高數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作，提高檔案服務(wù)水平。檔案管理制度包括：備份制度、維護(hù)制度與監(jiān)控制度。俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”。只有明確的規(guī)范，從業(yè)人員才能做到一絲不茍，在工作中做到有的放矢。

對(duì)于檔案工作中的價(jià)值研究尚需時(shí)日，本文只是冰山一角。在日后的工作和研究中，我們會(huì)不斷的發(fā)現(xiàn)其更多更深的價(jià)值。正因?yàn)闄n案工作的基礎(chǔ)地位不可動(dòng)搖，我們更應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)，努力做好最基本的工作，更好的為國(guó)家事業(yè)單位，企業(yè)提供保障。

［1］呂文慶.信息化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2014（10）.

［2］李艷麗，王海景.新形勢(shì)下檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)［J］.科技與創(chuàng)新，2014，（22）.

［3］方文蓉.關(guān)于創(chuàng)新檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.企業(yè)管理，2014（2）.