數(shù)字化時代提升學校檔案管理水平的初探

陳黎航（福建省泉州市農(nóng)業(yè)學校，福建泉州　362000）

數(shù)字化時代提升學校檔案管理水平的初探

陳黎航
（福建省泉州市農(nóng)業(yè)學校，福建泉州362000）

在科學技術(shù)日新月異的今天，我們正快速邁入以計算機和網(wǎng)絡為核心的數(shù)字化信息時代，學校辦公自動化水平越來越高，工作中人們交流和溝通的手段逐漸由傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式走向以計算機為中介，以文字、圖像、聲音為表現(xiàn)形式的電子媒體。隨著無紙化辦公的進一步發(fā)展和深化，學校傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸地發(fā)生著改變，面臨著新的挑戰(zhàn)。因此，新形勢下如何提升學校檔案管理水平，使學校各項活動的歷史記錄在數(shù)字化時代得以更充分的發(fā)揮和利用是當前需要我們共同的研究和解決的課題。

數(shù)字化學校檔案管理水平提升

黨的十八大報告把教育放在改善民生和加強社會建設之首，提出要“努力辦好人民滿意的教育”，這充分說明黨和國家對優(yōu)先發(fā)展教育的堅定決心。近年來，在國家不斷加大對教育事業(yè)的投入，推動數(shù)字化校園的建設，加快教育現(xiàn)代化進程中，計算機在教育、教學、管理、教研等方面都得到了廣泛地應用，辦公自動化已滲透到學校的各個管理與職能部門。學校檔案管理作為整個學校管理的重要組成部分，必須努力實現(xiàn)自動化、現(xiàn)代化，不斷探索新的、先進的管理方式，才能有效地為師生提供準確、快捷的服務，才能促使學校提高整體工作水平。但目前學校檔案管理工作仍大量沿用傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗，對自動化、現(xiàn)代化的管理操作模式還不能完全適應新形勢的需要。

1　影響學校檔案現(xiàn)代化管理工作的主要制約因素

1.1對檔案的自動化、現(xiàn)代化管理認識程度不夠

盡管多年來《檔案法》在全社會得到貫徹實施，人們的檔案意識逐漸加強，各級學校也都紛紛把檔案工作納入全校工作目標，并逐步開展市級、省級檔案管理單位升級達標創(chuàng)建評估工作。然而即便是一些檔案管理已達標升級的學校，卻沒能真正對檔案實行自動化管理，究其原因，最根本的一點就是學校領(lǐng)導也包括我們的一些檔案人員的觀念還沒有從手工操作管理中轉(zhuǎn)變過來。計算機在學校各部門早已得到廣泛應用，而唯獨檔案管理往往成為被遺忘的角落，必要的現(xiàn)代化設備得不到及時的配置，有的既使為了達標升級的要求而設置，卻只是用來打印目錄，形同虛設。

1.2復合型學校檔案管理人才的欠缺

有的學校通過檔案管理升級活動的開展，按要求配備了專職或兼職檔案管理員，并形成了檔案管理網(wǎng)絡。但不盡人意的是，這些檔案人員雖然具有豐富的實踐工作經(jīng)驗和可貴的敬業(yè)精神，卻大部分缺乏相應的計算機知識，熟練使用微機的為數(shù)不多，不能很好地運用現(xiàn)代科學技術(shù)服務于檔案事業(yè)。由于缺乏必要的計算機知識，實際工作中時常出現(xiàn)錯誤刪除有用的文檔，更有甚者，因病毒和操作失誤（如不小心格式化硬盤），造成檔案數(shù)據(jù)信息的不可逆損壞和丟失。

1.3檔案服務手段亟待實行自動化

檔案信息逐年增加，人們常用“浩如煙海”來形容檔案數(shù)量之眾多，傳統(tǒng)的檔案利用工作靠用人腦來熟記大量的檔案信息，用手工檢索方式來提供服務，存在著低效、受人為因素影響大的缺點，已經(jīng)難以適應時代的要求，而且成為檔案工作進一步發(fā)展的桎梏。檔案管理軟件開發(fā)力度不夠，目前多數(shù)學校安裝的軟件往往是針對館藏檔案和普通事業(yè)單位檔案管理設計的，缺少適合學校檔案特點的軟件，成為制約檔案管理自動化、現(xiàn)代化的一個重要環(huán)節(jié)。

2　提高學校檔案現(xiàn)代化管理水平的應對措施

2.1轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一思想，加快學校檔案自動化管理步伐

人作為檔案工作的主體，對檔案事業(yè)的興衰起著決定的作用，首先通過教育建設一支忠誠事業(yè)、業(yè)務精良、開拓進取、結(jié)構(gòu)合理的檔案工作隊伍是振興檔案事業(yè)，實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的重要保障，特別是當今科技發(fā)展日新月異，知識更新速度加快，加強檔案教育尤顯重要。其次加強檔案宣傳。目前社會上人們的檔案意識普遍比較淡薄，包括單位領(lǐng)導在內(nèi)的很多人不了解檔案，也談不上對檔案十分的重視，這就要求檔案工作者利用各種宣傳機會，大力宣傳學校檔案對單位、對國家、社會和經(jīng)濟建設所起到的重大作用。再次是努力培養(yǎng)適應學校檔案管理現(xiàn)代化需要的中青年檔案人才。檔案人員要有精良的業(yè)務知識和現(xiàn)代化管理才能，尤其是綜合檔案管理人員，不僅要熟知學校文書工作等處理程序，還要全面掌握檔案的形成、收集、整理、保管、利用等多個環(huán)節(jié)情況，更要熟悉計算機技術(shù)，掌握運用微機、縮微、照相等各種現(xiàn)代化工具，突破傳統(tǒng)的手工管理檔案模式，將手工管理與電腦管理相結(jié)合，這樣才能適應時代需要，工作起來得心應手，管好用好學校的檔案資料。最重要的是學校各級領(lǐng)導強化現(xiàn)代學校檔案管理意識，把運用電腦管理檔案提上工作的議事日程，認真制定規(guī)劃，為學校檔案自動化、現(xiàn)代化打下堅實的思想基礎(chǔ)。相應增加硬件投入，添置必要的自動化設備，同時把檔案現(xiàn)代化管理作為考核職能部門辦公自動化的一項重要內(nèi)容。強化考核，促使各部門和工作人員的重視，從而加快現(xiàn)代化管理步伐。

2.2推行文檔一體化系統(tǒng)，開發(fā)適應學校檔案現(xiàn)代化管理的軟件

在科技日益發(fā)展的今天，電腦已成為各項管理活動的基本工具，因此在手工管理模式下的文件歸檔制度的弊端越來越明顯，其文件管理和檔案管理體制是兩個不同的過程，由于它們的分立，使得文件管理積累的數(shù)據(jù)，無法為檔案管理員所采用，到檔案管理過程時又要重新積累數(shù)據(jù)，既造成勞動的浪費又使檔案管理無法全面反映文書處理過程，造成檔案管理的缺陷，再加上磁盤、聲像材料等新型載體檔案的產(chǎn)生，不采用電腦等現(xiàn)代化工具從事編目、檢索，已無法適應快速、高效的現(xiàn)代化檔案管理要求?！拔臋n一體化”系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的文書，檔案分別管理，手工操作繁瑣的方式，實現(xiàn)了文書檔案管理的有機結(jié)合，是現(xiàn)代化學校檔案管理的發(fā)展方向。同時，檔案管理計算機軟件的開發(fā)要與實際工作有機結(jié)合，不能死搬硬套，要根據(jù)各自的檔案管理情況，因地制宜，積極爭取領(lǐng)導和信息電腦部門的支持，選擇和開發(fā)適宜學校自身檔案工作發(fā)展特點的軟件。

2.3建立健全的電子化檢索工具，提高學校檔案的開發(fā)利用價值

檔案利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，有些學校把檔案作為庫存資料，閑置不用，束之高擱。檔案信息資源遠遠未被開發(fā)利用，不能發(fā)揮應有作用，造成嚴重的浪費和損失。完善電子化檢索系統(tǒng)是大量的數(shù)字化信息得以利用的工具，它充分體現(xiàn)計算機系統(tǒng)高密度存貯、快速準確運轉(zhuǎn)的功能，有利于檔案資料的準確、快捷、全面查找，同時用機讀方式提供利用，不僅能提高利用率，還利于原件的保管，因此編制并推廣使用功能齊全的計算機檢索系統(tǒng)應是學校檔案管理自動化、現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，也是提高學校檔案開發(fā)利用價值的重要任務。

面對數(shù)字化時代的所帶來的機遇和挑戰(zhàn)，我們必須勇于進取，積極探索，熟練掌握和應用現(xiàn)代化技術(shù)，使學校檔案管理工作主動適應社會發(fā)展的需要，更好地為學校黨政管理、教學、科研和社會主義現(xiàn)代化建設提供更高層次的服務。

［1］王艷玲.《淺談高校檔案管理信息化建設》.現(xiàn)代情報，2007.6.

［2］姜娜.《淺析信息化時代下高校檔案管理工作的問題及對策》.科學時代，2011年第8期，2011.12.