事業(yè)單位檔案管理中的弊端與對(duì)策分析

朱立國(guó)

【摘 要】當(dāng)前事業(yè)單位制度改革正在進(jìn)行，而事業(yè)單位檔案管理作為事業(yè)單位基礎(chǔ)管理工作重要組成部分，事業(yè)單位檔案管理成為改革不斷創(chuàng)新與發(fā)展的重要內(nèi)容。文章分析其管理弊端；探討其控制對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位檔案管理；弊端；對(duì)策

引言

檔案管理工作與人事管理密切相關(guān)，是管理好單位人才的基礎(chǔ)和根本。但對(duì)我國(guó)現(xiàn)今的檔案管理水平進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，我國(guó)的檔案管理工作仍存在許多缺陷和不足。

1檔案管理的基本內(nèi)涵和原則

檔案管理一般包括檔案的收集整理、保管鑒定和統(tǒng)計(jì)以及提供利用兩個(gè)方面，可以從管理過(guò)程的角度將其分為兩個(gè)部分：基礎(chǔ)工作以及利用工作。檔案是檔案管理的直接對(duì)象，檔案利用者則是其服務(wù)對(duì)象，檔案管理最終的目的就是要為社會(huì)服務(wù)，為其提供有效的檔案信息。事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的工作時(shí)必須遵循以下原則：第一，統(tǒng)一管理的原則，統(tǒng)一管理指的是檔案需要通過(guò)各級(jí)別各種類的檔案保管機(jī)構(gòu)予以分門別類地集中保存，同時(shí)還需要制定一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)章制度來(lái)進(jìn)行有效的管理；第二，維護(hù)檔案完整性的原則，這一原則的含義包括兩個(gè)方面，首先是數(shù)量上，必須保證檔案的齊全，其次是質(zhì)量上，必須保持檔案的系統(tǒng)性；第三，安全的原則，這包括三個(gè)方面，其一，保證檔案不受自然損壞，其二，保證檔案不受故意破壞，其三，保證檔案不被竊??；第四，方便利用的原則，這是指檔案管理必須做到確保檔案真實(shí)性及其原來(lái)面貌。

2檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。在事業(yè)單位檔案中儲(chǔ)存著大量重要信息，與事業(yè)單位的工作發(fā)展有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系。如單位員工的身份背景、工作流程的詳細(xì)記錄等，檔案管理工作一旦疏漏，就會(huì)發(fā)生一些數(shù)據(jù)泄露、個(gè)人隱私被侵犯等嚴(yán)重后果。所以，檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講絕對(duì)是至關(guān)重要的，需要事業(yè)單位以及檔案管理工作人員對(duì)該工作加以高度重視。但是實(shí)際上，情況卻不盡如人意。由于再完美的檔案管理工作也不能給事業(yè)單位帶來(lái)任何實(shí)質(zhì)上的效益，所以大部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者也存在輕視檔案管理工作的現(xiàn)象，這種消極態(tài)度也會(huì)影響到下級(jí)員工，包括檔案管理工作的直接實(shí)施者———檔案管理人員。許多檔案管理人員還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的重要意義，將檔案管理工作單純的看成一份對(duì)檔案文件進(jìn)行整理與保管的工作，再加上受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的消極態(tài)度影響，檔案管理人員很難對(duì)工作付出努力，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于一種得過(guò)且過(guò)的狀態(tài)，員工們不能按時(shí)進(jìn)行相關(guān)檔案記錄工作，拖延工作時(shí)間，最后越積越多，只能一帶而過(guò)，致使檔案不完整，影響他人查閱檔案的查閱效果。

2.2檔案管理的秩序混亂。當(dāng)前，很多事業(yè)單位普遍缺乏規(guī)范的檔案管理制度，導(dǎo)致管理秩序混亂。究其原因，主要有以下兩點(diǎn)：其一，檔案收集工作不到位。在收集檔案過(guò)程中，由于缺乏必要的檔案收集考核手段，使得已有的管理制度無(wú)法真正發(fā)揮應(yīng)有的作用；其二，檔案整理不規(guī)范。在多數(shù)事業(yè)單位中，檔案管理人員的流動(dòng)性普遍較大，加之缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，在管理工程中常常出現(xiàn)目錄與實(shí)際內(nèi)容不相符、遺漏資料等問(wèn)題，且難以追究責(zé)任。

2.3檔案人員的綜合素質(zhì)有待提高。檔案管理工作看似容易，但實(shí)際工作中高效的檔案管理工作是基于專業(yè)的檔案管理知識(shí)和不凡的職業(yè)素養(yǎng)。但是大多數(shù)檔案管理部門都認(rèn)為這項(xiàng)工作非常簡(jiǎn)單，只要工作態(tài)度端正一些、工作效率高一些就可以完成的很好，致使大部分員工對(duì)專業(yè)知識(shí)的研究、職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)方面都遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到信息化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際工作中，一些員工缺乏專業(yè)知識(shí)，沒(méi)能掌握專業(yè)的檔案管理技術(shù)，甚至不能很好地完成一些基礎(chǔ)工作項(xiàng)目，致使檔案管理工作效率低下，工作業(yè)績(jī)也不盡如人意；還有一些員工缺乏職業(yè)素養(yǎng)，工作穩(wěn)定性差，以至于出現(xiàn)員工突然辭職甚至是檔案數(shù)據(jù)泄露的現(xiàn)象，對(duì)事業(yè)單位來(lái)講是一個(gè)不小的安全隱患。

2.4檔案資源的開發(fā)利用不夠完善。隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有被充分挖掘出來(lái)。以信息技術(shù)手段為例，多數(shù)事業(yè)單位只是將信息、目錄輸入計(jì)算機(jī)，他們?nèi)匀涣?xí)慣于手工操作，檔案管理的信息化程度不高。

3.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作的有效對(duì)策

3.1加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視。檔案管理工作的有效開展，能夠在一定程度上降低成本，促進(jìn)事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益的提高，而且對(duì)人才引進(jìn)和管理發(fā)揮著十分重要的作用，因此，事業(yè)單位相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，做好管理工作同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，參加科學(xué)的崗前培訓(xùn)也是十分必要的，以便提高檔案管理的專業(yè)度和規(guī)范度。

3.2提高檔案管理的工作效率。很多事業(yè)單位中人事變動(dòng)較為頻繁，極大地增加了檔案管理工作的難度和復(fù)雜度。只有對(duì)檔案管理進(jìn)行及時(shí)更新，準(zhǔn)確完善檔案信息，才能將檔案管理工作量降到最低，減小管理難度，提高檔案管理效率。

3.3完善檔案管理相關(guān)制度?？茖W(xué)規(guī)范的制度能夠在很大程度上引導(dǎo)和規(guī)范工作行為，促進(jìn)工作效率的提高，由此可見(jiàn)，在檔案管理工作中對(duì)相關(guān)制度進(jìn)行建立和完善是十分必要的檔案管理工作中所面臨的很多問(wèn)題都是源于不規(guī)范不科學(xué)的工作制度因此，在充分考慮和分析目前社會(huì)整體發(fā)展形勢(shì)和單位實(shí)際工作情況的基礎(chǔ)之上，對(duì)檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行完善，并將這些制度貫徹落實(shí)到位，以便從根本上提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.4優(yōu)化資源配置，充分利用現(xiàn)有檔案庫(kù)。對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行優(yōu)化配置高效利用，向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)準(zhǔn)確匯報(bào)相關(guān)信息，是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，也是其主要工作目標(biāo)因此必須科學(xué)化管理檔案工作。要想提高檔案管理工作，還需要對(duì)檔案資源進(jìn)行充分利用，只有這樣才能凸顯出檔案管理的重要作用，提高相關(guān)人員對(duì)檔案管理工作的重視，激發(fā)工作人員的熱忱。

3.5完善檔案管理工作的必備設(shè)施。近年來(lái)，隨著改革的不斷深入和技術(shù)的不斷變革，事業(yè)單位要想緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，進(jìn)一步深化體制改革，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，提高信息資源的分享和利用水平。在檔案管理工作中引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，可以極大地提高檔案管理工作效率。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工記賬的模式，實(shí)行電子檔案模式，已經(jīng)成為目前檔案管理的主流方向，只有完善設(shè)備，才能夠更好地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位中的作用。

3.6充分挖掘檔案管理資源和價(jià)值。充分挖掘檔案管理資源和價(jià)值，首先應(yīng)該全面開發(fā)檔案信息資源，對(duì)這些資源進(jìn)行合理的篩選歸類并加以利用，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行最大程度的開發(fā)和利用，降低工作成本，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。其次，質(zhì)量較高的檔案管理信息可以在很大程度上幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行有效的思考和決策，使領(lǐng)導(dǎo)能夠較快作為正確的判斷，及時(shí)安排和協(xié)調(diào)部門之間的工作，將責(zé)任具體化，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展。另外，檔案管理工作的順利開展，還能夠提高事業(yè)單位的整體形象和社會(huì)地位，為事業(yè)單位營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境和空間，增強(qiáng)員工的認(rèn)同感，充分發(fā)揮員工的創(chuàng)造力，促進(jìn)事業(yè)單位的不斷發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀，如何抓住根源問(wèn)題，進(jìn)而完善檔案管理工作方法上缺失與不足，已成為當(dāng)下事業(yè)單位工作人員重視的問(wèn)題。在檔案管理工作過(guò)程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)摒棄原來(lái)對(duì)檔案管理工作的輕視看法，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度，從而樹立正確的檔案管理理念，加強(qiáng)工作效率。

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