探析企業(yè)OA建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

竺勇

【摘 要】隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，計算機也被廣泛的應(yīng)用到企業(yè)中，它不僅給企業(yè)帶來了強大的發(fā)展，還滿足了社會的要求，這就要企業(yè)不斷的簡歷自己特色的OA建設(shè)，但是，就目前的情況而言，企業(yè)在OA的建設(shè)中還存在著很多的問題，因此，本文就辦公自動化的發(fā)展、企業(yè)辦公自動化的建設(shè)現(xiàn)狀與存在問題及對于當下企業(yè)辦公自動化的發(fā)展策略進行分析。

【關(guān)鍵詞】探析企業(yè)；OA建設(shè)；現(xiàn)狀；發(fā)展趨勢

引言

隨著網(wǎng)絡(luò)快速的發(fā)展，企業(yè)管理信息化時機已逐步成熟，建立方便快捷、信息渠道暢通的辦公自動化系統(tǒng)，是企業(yè)在新形勢下進一步轉(zhuǎn)變工作職能、工作方式和工作作風(fēng)，是提高工作質(zhì)量和效率的一項重要手段。因此，辦公自動化是企業(yè)自身建設(shè)、改革和發(fā)展的必然要求，實現(xiàn)和推進辦公自動化系統(tǒng)是企業(yè)管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的必然趨勢，它不僅能為企業(yè)管理和決策提供大量的信息服務(wù)，而且還能實現(xiàn)教育管理信息資源的交流與共享，提高企業(yè)的行政管理水平和工作效率。

一、辦公自動化的發(fā)展

（一）辦公自動化的歷史

企業(yè)辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀辦公自動化（OA），在我國自20世紀70年代開始發(fā)展，到90年代中期大致經(jīng)歷了三個階段。第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機、打字機、復(fù)印機等。第二個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進行人事財務(wù)等信息的管理等：這一階段的主要標志是實現(xiàn)了辦公載體從紙質(zhì)到電子的飛躍。第三個階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段的標志是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，實現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡(luò)打印共享，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理等工作。

（二）新時期辦公自動化建設(shè)的內(nèi)涵和外延

在新的時期，基于多年辦公自動化建設(shè)經(jīng)驗和互連網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，我們對辦公自動化的認識也越來越清楚，從網(wǎng)絡(luò)的性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于內(nèi)部網(wǎng)（Intranet），從辦公性質(zhì)來看，辦公自動化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，從信息化建設(shè)的角度來看，辦公自動化應(yīng)是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。辦公自動化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的的。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。辦公自動化是通過技術(shù)手段實現(xiàn)對管理及管理業(yè)務(wù)的深刻積累。

二、企業(yè)辦公自動化的建設(shè)現(xiàn)狀與存在問題

（一）企業(yè)辦公自動化的建設(shè)現(xiàn)狀。

企業(yè)根據(jù)自身的發(fā)展水平，我們可以將之分為三類企業(yè)模式，即高、中、低三類企業(yè)。這三類企業(yè)模式中，第一類企業(yè)模式的信息化技術(shù)水平比較高，具備了建設(shè)辦公自動化的設(shè)備基礎(chǔ)，他們擁有自己的網(wǎng)絡(luò)信息設(shè)備，可以進行相互之間信息共享，與外界聯(lián)系的信息渠道暢通；通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)布一些信息和服務(wù)。第二類企業(yè)模式：企業(yè)信息化技術(shù)水平一般，即便是已經(jīng)建立了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，但是沒有相應(yīng)的應(yīng)用系統(tǒng)進行合作，只能使用最基礎(chǔ)的辦公室軟件進行工作，這樣的環(huán)境下，員工的工作效率極為低下。第三類企業(yè)模式：企業(yè)自身的資金缺乏，在技術(shù)和人才方面也上不去，只能停留在老式的工作模式之下，與先進的信息系統(tǒng)辦公自動化相比，非常的低效率。

（二）企業(yè)辦公自動化存在的問題。

1.管理模式的落后和先進的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理無法協(xié)調(diào)，企業(yè)的軟件應(yīng)用與硬件平臺不相適應(yīng)，一些企業(yè)對本公司的辦公軟件，開發(fā)的功能很是單一，軟件的使用要比硬件平臺落后許多，這種現(xiàn)象導(dǎo)致了硬件系統(tǒng)比較完善，仍導(dǎo)致“有路壞車”現(xiàn)象嚴重。在企業(yè)中，員工利用辦公自動化，將計算機系統(tǒng)運用到企業(yè)中，與先前的工作模式有著很大的不同，員工開始接觸這樣的工作環(huán)境，難免有些不適應(yīng)。對于遇到的問題也是無從下手，這將會對自己的工作的順利展開，有著很大的影響。員工就壞覺得自己什么都不會了，從而產(chǎn)生抵觸的心理，另外，一部分工作人員的計算機水平不高，導(dǎo)致很多操作根本不會，在工作中，經(jīng)常出現(xiàn)錯誤。

2.企業(yè)缺乏復(fù)合型人才，人員素質(zhì)亟待提高，企業(yè)所招聘的員工大部分都是專業(yè)人才，只會自己所從事的單一工作內(nèi)容，而在信息化的辦公自動化模式下，需要的是具有綜合能力的人才，否則，信息系統(tǒng)就不能很好的展開，只有這樣，才能有效地實施企業(yè)辦公自動化，提高工作效率。因此，企業(yè)在招聘員工的時候，要多看重具有綜合素養(yǎng)的人才，這樣，企業(yè)的工作效率才能有所提高。

三、對于當下企業(yè)辦公自動化的發(fā)展策略

（一）從認識上得到深入的了解。

在辦公自動化的發(fā)展上要進行革新，原始的管理模式已經(jīng)和當前的發(fā)展不相適應(yīng)了，當下應(yīng)該緊隨著時代的發(fā)展腳步，在一些比較先進的技術(shù)方面要得到引進，這樣對于辦公的效率以及在信息的積累上和管理上都會產(chǎn)生很好的效果，在對人的工作上會節(jié)約很多的精力，做到準確科學(xué)的辦公。

（二）在辦公自動化的基礎(chǔ)設(shè)施方面要得到有效的解決。

只有一個好的設(shè)備才能夠最大化的提高工作的質(zhì)量，科技的先進以及設(shè)備的高端不僅可以科學(xué)準確的完成任務(wù)還能夠?qū)τ谵k公自動化的操作人員得到自身能力的提高，真正做到又好又快的發(fā)展，另外就是先進的設(shè)備能夠在企業(yè)部門間的聯(lián)系也會得到加強使得工作事半功倍。

（三）企業(yè)的管理制度以及辦公自動化的操作人員的素質(zhì)方面要得到健全和提高。制度能夠有序的進行辦公自動化的管理，在工作效率上也能得到提高；人員的素質(zhì)是工作的保障，對于企業(yè)的辦公自動化的操作人員要進行定期的考核培訓(xùn)，另外就是對于辦公自動化的有效實施還和領(lǐng)導(dǎo)的支持是分不開的，所以，要得到真正的發(fā)展進步和領(lǐng)導(dǎo)的支持有著很大的聯(lián)系。

（四）進一步提升自動化系統(tǒng)的應(yīng)用效率。

企業(yè)要想實現(xiàn)辦公自動化的預(yù)期應(yīng)用效果，就必須在應(yīng)用過程中對系統(tǒng)的不足之處進行不斷完善和升級。本著自動化系統(tǒng)可維護性、可擴展性、安全性和穩(wěn)定性的原則，對自動化系統(tǒng)進行開發(fā)設(shè)計，并在使用過程中不斷完善。以應(yīng)用為中心，結(jié)合企業(yè)的實際情況，對計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢進行充分挖掘和發(fā)揮，不斷優(yōu)化系統(tǒng)的管理功能，使辦公自動化能夠為企業(yè)提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

（五）進一步完善辦公自動化管理體系。

在辦公自動化應(yīng)用過程中，需要逐步建立和健全相應(yīng)的規(guī)章管理制度，以規(guī)范相關(guān)人員的辦公行為，使之與辦公自動化系統(tǒng)相互適應(yīng)。辦公自動化與一般的管理軟件不同，它在處理電子事務(wù)時，必須保證其具有一定的法律效力。因此，需要企業(yè)在完善辦公自動化系統(tǒng)的同時，對自動化應(yīng)用的相關(guān)制度也進行相應(yīng)的完善，以確保自動化操作的合法性。另外，辦公自動化系統(tǒng)還會產(chǎn)生大量的電子文件，對于電子文件的使用、存儲與銷毀等，也必須進行相應(yīng)的規(guī)范，以保證電子文件的安全性。另外，企業(yè)還要對辦公自動化的管理流程、管理標準以及人員職責等相關(guān)制度進行完善。

結(jié)束語

總而言之，隨著時代的發(fā)展進步，對于企業(yè)來說辦公自動化已經(jīng)是一個必不可少的工作環(huán)境，同時這也是和時代的發(fā)展相順應(yīng)的，對于企業(yè)辦公自動化的發(fā)展需要進行多方面的考慮和努力，在今后的發(fā)展過程中相信我國的一些企業(yè)在辦公自動化的發(fā)展道路上定會得到進一步的提升。

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