淺析無紙化檔案管理面對的新挑戰(zhàn)

候雪雁

[摘要]近幾年來，隨著信息技術的進一步發(fā)展，我國各行業(yè)工作模式發(fā)生了變化，檔案管理作為單位決策依據也得到顯著的轉變。在這種背景下，無紙化檔案管理的優(yōu)越性越來越明顯，已成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，本文就無紙化檔案管理現狀入手，簡單闡述了它的發(fā)展要求，僅供同行參考。

[關鍵詞]檔案管理；無紙化檔案；挑戰(zhàn)；現狀

計算機技術、信息技術的進一步發(fā)展為檔案管理工作的現代化轉變提供了更廣闊的空間，同時也對檔案管理工作效率提出更高要求。那么，在日新月異的現代化社會發(fā)展要求下，我們該如何利用這些新技術來優(yōu)化檔案管理工作呢？這已是當今業(yè)界研究重點，由此也引發(fā)了人們對無紙檔案的研究，提出了無紙化檔案管理新模式。

一、無紙化檔案概述

無紙檔案是未來檔案工作中的主流模式，其以管理簡單、存儲方便的優(yōu)勢得到國內各地檔案管理部門工作者的一致認可，其存儲方式與傳統(tǒng)的紙質檔案有著本質區(qū)別，無需要占用大量空間、歸檔效率也比傳統(tǒng)檔案管理快，因此這一檔案管理模式成為當今業(yè)界關心重點。但就無紙檔案管理現狀而言，其中仍然存在一些問題，比如安全、操作技術等方面。因此，我們這里有必要對無紙化檔案管理要點作分析。

1、無紙檔案概念

進入新世紀以后，隨著計算機技術、信息技術和數字技術的進一步普及與應用，電子文檔以及視頻、錄像等格式的內容逐漸進入到檔案領域，盡管目前這些檔案形式還沒有動搖傳統(tǒng)紙質檔案的地位，但我們可以預計，它在未來發(fā)展中必然會給紙質檔案造成沖擊，最終取而代之。這里我們所說的無紙檔案也就是在檔案管理工作中以計算機為基礎，以各種現代存儲設備和辦公工具為依托實施的電子檔案管理。

2、無紙檔案意義

無紙檔案是于上個世紀七十年代出現的一種現代化檔案管理方式，它應用之初是為了更好解決辦公系統(tǒng)中不斷增加的業(yè)務量和提升企業(yè)生產效率的綜合性技術，它自出現以來給世界企業(yè)管理工作開展做出了重要貢獻，極大轉變了傳統(tǒng)的企業(yè)管理與辦公方式，提高了企業(yè)管理工作效率。同時，靈活、科學、快速的運用這種檔案管理方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)手工檔案管理方式，使得各種需要應用的檔案資源及時、準確的被提取出來，有效的節(jié)約了辦公經費、減少了人力資源投入。

二、無紙化檔案管理現狀

過去，有專家曾經預言：后工業(yè)社會必然進入無紙化辦公時代。時至今日這一預言早已成真，現有的紙質檔案管理方式不管是收集、整理、檢定以及保管和利用方面都無法滿足當前高速發(fā)展的社會需求，已經無法適應新技術要求下的檔案管理工作，這也給無紙化檔案管理工作的開展提供了廣闊的市場。但就目前無紙化檔案管理現狀而言，其中問題較多，存在一大堆的問題，具體表現在以下方面。

1、工作人員認識水平不高

目前，雖然國內很多檔案管理人員在工作中還存在傳統(tǒng)的檔案管理意識，錯誤的認為只有紙質檔案工作才算得上真正意義的檔案管理，而很少關注無紙化檔案管理工作。甚至有不少單位在檔案管理中只是將無紙化檔案管理作為檔案管理工作中的補充環(huán)節(jié)和副本，這讓無紙化檔案管理工作開展只處于被動地位，沒有真正意義上實現檔案管理。我們可以預計，如果這種檔案管理現象一直存在，那么檔案管理工作也不可能有效的進入到無紙化時代，檔案部門的管理流程與管理策略也仍然得不到改善。面對這種情況，其產生原因主要包含兩方面：其一是因為無紙化檔案的出現和發(fā)展速度過快，使得檔案管理工作看似容易卻并非如此，檔案操作人員對相應設施控制不力，對于一些重要信息并沒有加以備份，這使得這些設備一旦出現故障，必然造成檔案信息的流失，給企業(yè)發(fā)展造成威脅；另外是有些部門雖然利用了計算機進行檔案管理，但幾乎每個檔案都會復印一份作為備案，這種做法完全失去了無紙化檔案管理工作的意義，這讓無紙化檔案管理變得可有可無，造成管理人員工作量的上升。

2、無紙化檔案信息無法保證可讀性

無紙化檔案管理與傳統(tǒng)的紙質檔案管理相比存在明顯的差異，這種檔案管理雖然方便了檔案管理人員操作，但因為硬件與軟件問題經常會產生一些意料之外的現象。通常紙質檔案如果外表出現問題，檔案信息有時并未受到任何影響，但是無紙化檔案卻不同，裝有檔案信息的磁盤表面完好無損，但是可能因為硬件、軟件或者程序發(fā)生了變化，而出現不可讀的現象。

3、難以判斷檔案是否具有原始性

檔案的價值主要集中在原始性上，也就是說只有檔案是原始的檔案，在法律上才會承認其真實有效，如果在這期間出現了改動的現象，檔案也就失去了法律效率，不具備任何價值。這也正是無紙化檔案面臨的一大挑戰(zhàn)，因為無紙化檔案都是存在計算機中，在使用的過程中極容易將其更改，再加之，無紙化檔案本身信息與載體就相互分離，這種特征使其在生成與傳輸時都會出現更改的現象。

三、解決無紙化檔案管理挑戰(zhàn)的措施

1、更新觀念，迎接挑戰(zhàn)

無紙化檔案的出現也就是近幾年的事情，對大多數人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領導及其工作人員的檔案意識。只有各部門、單位通力配合，齊抓共管，才能搞好電子文件的及時歸檔和無紙化檔案的安全管理。

2、研究無紙化檔案的特性，制定切實可行的措施，保證無紙化檔案的安全與完整

無紙化檔案具有信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等特點。信息非人工識別性，是指電子文件是由計算機處理和生成的數字化的信息形態(tài)，人工無法直接識別，必須由相應的計算機軟硬件設備將載體上的編碼序列讀取出來，然后轉換成人工能識別的形式。所謂對系統(tǒng)設備的依賴性，是指電子文件的生成、傳輸、存儲都是通過電子計算機實現的。所謂信息與載體的可分離性，是指電子文件內容存儲的位置可以從一個載體轉換到另一個載體上，其內容卻不發(fā)生任何變化。所謂信息的易改性，是指對電子文件內容進行修改非常容易，而且改后不留任何痕跡。

3、制定科學的管理措施

針對電子文件的特點，制定采取保證電子文件“物理生命”與“信息生命”的安全性保護措施。保護電子文件的“物理生命”主要包括以下幾點：一是防磁，二是控制調節(jié)環(huán)境的溫濕度，三是防止機械損傷，四是注意環(huán)境衛(wèi)生。對電子文件“信息生命”的保護主要包括以下幾點：一是保證電子文件的持續(xù)可讀性，二是防電腦病毒。

四、結語

綜上所述，可知無紙化檔案管理在發(fā)展的過程中，的確存在著很多問題，其中最重要的是解除無紙化檔案原始性的問題，因為檔案只有具有原始性，才擁有法律效力，否則就失去價值，而無紙化檔案在生成以及使用的過程中，都很容易被更改，破損其原始性，因此如何保護其原始性成為無紙化檔案管理的重點。

參考文獻

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