基層計劃生育檔案現(xiàn)代化管理探析

摘 要：加強基層計劃生育檔案管理是順應(yīng)社會進步、時代發(fā)展的必然選擇，檔案管理要在明晰自身不足的基礎(chǔ)上探尋創(chuàng)新解決對策改善管理現(xiàn)狀，促進檔案管理質(zhì)量與效率的提升。本文分析了加強基層計劃生育檔案管理的必要性，探討了當前檔案管理工作的問題及解決對策，希望能為基層計劃生育檔案管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：基層計劃生育檔案；創(chuàng)新管理；問題；對策

基層計劃生育檔案管理在當前國家積極進行計劃生育政策改革的形勢下，其承擔的管理壓力不斷加大，面對傳統(tǒng)且落后基層計劃生育檔案管理現(xiàn)狀，積極探究全新的管理策略是解決管理效率低下、信息化水平偏低、斷檔失檔等問題的必然選擇。深入分析當前基層計劃生育檔案管理工作中存在的問題探索創(chuàng)新解決對策，有利于管理工作走上規(guī)范化、科學(xué)化軌道，更好地為國家計劃生育管理服務(wù)。本文就基層計劃生育檔案加強管理的必要性及問題、對策加以分析。

1 加強基層計劃生育檔案管理的必要性

對于基層計劃生育檔案管理工作而言，加強改革與創(chuàng)新是順應(yīng)社會發(fā)展潮流的必然選擇?；鶎佑媱澤龣n案管理順應(yīng)時代發(fā)展潮流進行改革是基于社會發(fā)展背景、時代發(fā)展所作出的必然選擇，也是促進基層管理工作積極轉(zhuǎn)型的必然。加強基層計劃生育檔案管理是當前基層政府組織部門進步與改革的必然，計劃生育檔案作為事關(guān)人口管理的重要資源，肩負著人口信息保存、開發(fā)利用等多項職責，堅持與時俱進改革創(chuàng)新，消除以往管理弊病，有助于提升基層單位整體管理工作質(zhì)量與水平。對計劃生育檔案本身而言，加強管理改革是基于檔案管理自身內(nèi)在發(fā)展規(guī)律所做出的必然選擇，加強對檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，可為人口管理工作提供諸多助益，有利于管理創(chuàng)新。

2 基層計劃生育檔案管理問題分析

（1）管理體制問題

基層計劃生育檔案管理工作受以往僵化的傳統(tǒng)管理模式與體制影響，目前已經(jīng)無法滿足我國新人口政策下計劃生育管理需求，隨著基層政府組織改革步伐的加快，基層人口管理無論是涉及人員數(shù)量還是范圍都極具變化，尤其是開放單獨二孩政策之后，管理結(jié)構(gòu)趨于復(fù)雜，人口計劃生育管理體制的完善對檔案管理工作提出了更高的要求。為保證基層計劃生育檔案的完整性、真實性、有效性，配合基層機構(gòu)管理體制改革做到與時俱進，更好的滿足多層次管理需求，就必須對計劃生育檔案管理體制進行創(chuàng)新式改革，以消除以往管理弊端服務(wù)基層人口管理工作。

（2）檔案自身問題

基層計劃生育檔案本身涉及眾多人口，受開放單獨二孩政策影響，檔案方面要注意保持更新速度，避免出現(xiàn)更新過慢、斷檔或人檔分離情況，避免計劃生育信息更新滯后影響檔案的完整性、真實性、同步性與實時性。斷檔、人檔分離情況的存在制約了檔案資源價值的挖掘與發(fā)揮，不利于基層人口管理，對基層組織做好計劃生育工作將會產(chǎn)生不利影響，因此要從加強檔案自身建設(shè)入手改善這一現(xiàn)狀。

（3）檔案信息化問題

目前基層計劃生育檔案管理中信息化程度偏低是普遍問題，多數(shù)基層政府組織在檔案數(shù)字資源建設(shè)方面推進程度不足，影響了檔案資源保存、開發(fā)與利用。信息化程度偏低不僅增加了管理負擔，影響管理工作效率與檔案服務(wù)效率，另外也增加了檔案管理成本支出，不利于檔案信息的及時更新、歸納總結(jié)與利用，制約了基層人口管理工作的進步與制度的改革發(fā)展。

（4）管理人員素質(zhì)問題

基層計劃生育檔案管理中信息化程度偏低、管理體制不完善、檔案資源建設(shè)不力等問題的出現(xiàn)與檔案管理隊伍本身素質(zhì)差有一定關(guān)系?；鶎咏M織檔案管理人員多數(shù)由其他崗位轉(zhuǎn)崗工作人員擔任，在缺乏專門檔案管理知識與技能培訓(xùn)的情況下，無疑會增加管理與操作失誤的風險，輕則影響管理工作的效率與服務(wù)質(zhì)量，重則會影響檔案的真實性與完整性，影響立檔人一生。管理團隊專業(yè)素質(zhì)上的不足制約了檔案資源價值的挖掘，并與其他管理問題一起嚴重干擾檔案的開發(fā)與利用，影響基層管理的進步與革新。

3 基層計劃生育檔案的創(chuàng)新管理對策

（1）樹立全新管理價值觀

針對基層計劃生育檔案管理工作中存在的諸多問題，首先要從思想理念入手創(chuàng)新管理理念，引導(dǎo)檔案管理人員樹立全新的基層計劃生育檔案管理價值觀、動態(tài)觀、效率觀與現(xiàn)代觀。價值觀方面，要讓管理人員深刻意識到檔案服務(wù)的價值，將其視為潛在高價值資源，從而為提升基層管理工作效益及服務(wù)水準提供支持，推動檔案信息資源的深度開發(fā)。動態(tài)觀方面，要引導(dǎo)管理人員樹立檔案管理動態(tài)化觀點，走出以往傳統(tǒng)管理模式窠臼，改變守舊觀念，積極推動檔案資源的開發(fā)與利用。效率觀方面，要引導(dǎo)管理人員樹立競爭意識與效率觀念，在工作中積極提升檔案管理服務(wù)利用效率，為基層管理工作提供支持與服務(wù)。現(xiàn)代觀方面，深刻認識信息技術(shù)、計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算等對檔案管理工作的影響，提升信息化水平以適應(yīng)新時期工作轉(zhuǎn)型與改革需要。

（2）完善檔案管理制度

基層計劃生育檔案管理制度要積極尋求進步與創(chuàng)新，首先要積極完善檔案管理崗位工作制度，根據(jù)新時期管理需求明確不同崗位工作人員職責，以督促他們做好檔案的歸類整理、編研統(tǒng)計及利用工作；要明確各類檔案的歸檔時間、范圍、期限及其他相關(guān)要求并明確執(zhí)行，以保證檔案信息的保密性及完整性，更好的發(fā)揮其服務(wù)基層管理工作的價值；對保密等級不同的檔案作好分類管理，對于電子檔案及紙質(zhì)檔案要嚴格入庫，定期檢查檔案情況及有無泄漏，對違反保密規(guī)定者明確究責，鑒定銷毀也要嚴格遵守相關(guān)制度，堅持審慎原則完成入庫及銷毀；要做好檔案庫房內(nèi)部防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防光、防有害氣體等工作，以保障檔案的完整與安全，做到妥善保存與處理。

（3）積極應(yīng)用新理念新技術(shù)

基層計劃生育檔案管理工作中要積極應(yīng)用新理念新技術(shù)從管理手段上督促其改革與創(chuàng)新。要改變以往紙質(zhì)檔案的管理模式，推動信息化管理的普及與推廣，從檔案收集、整理、入庫、鑒定、保存、利用、檢索、編研等各個環(huán)節(jié)入手提升計算機與網(wǎng)絡(luò)融入水平，實行文檔一體化管理，做到管理手段的同步發(fā)展與創(chuàng)新。要注意篩選檔案中信息價值較高的一類檔案做專門電子歸檔，將以往諸多紙質(zhì)化檔案電子化、信息化，實現(xiàn)檔案實體與信息分離，建立專門的計劃生育檔案查詢服務(wù)平臺，為基層計劃生育管理提供服務(wù)支持。

（4）提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員作為管理工作執(zhí)行主體，提升其專業(yè)素質(zhì)勢在必行。對管理人員要提前進行專業(yè)培訓(xùn)與考核，做到培訓(xùn)體制常態(tài)化、制度化，結(jié)合基層計劃生育檔案管理要求及發(fā)展規(guī)劃展開針對性培訓(xùn)，通過內(nèi)部學(xué)習(xí)、外出交流合作等舉措檢驗并鞏固培訓(xùn)成果，以此督促管理人員積極自我提升。另外還要專門加強對管理人員信息技術(shù)的培訓(xùn)教育，要求他們具備信息檔案管理意識及檔案系統(tǒng)維護的管理技術(shù)，從而完成資源的高效開發(fā)利用，為基層計劃生育檔案管理的水平予以支持。

4 結(jié)束語

綜上所述，基層計劃生育檔案管理要在深刻認識自身不足的基礎(chǔ)上加強管理改革與創(chuàng)新，通過采取有效對策以改善當前檔案資源開發(fā)管理現(xiàn)狀，堅持與時俱進以便更好地為基層管理工作服務(wù)。

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作者簡介

李秀麗，女，本科，江蘇省豐縣梁寨鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)站。