城建檔案信息資源建設(shè)創(chuàng)新與探索

李紅霞

摘 要：城建檔案工作是由內(nèi)部互有聯(lián)系的若干環(huán)節(jié)組成一個(gè)整體，包括收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等環(huán)節(jié)。利用工作最能代表城建檔案工作的特點(diǎn)和作用，城建檔案工作的好壞，主要看提供利用為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)得怎樣。整個(gè)城建檔案工作就是以收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)工作等為基礎(chǔ)，以利用工作為主導(dǎo)。本文將針對(duì)當(dāng)前城建檔案信息資源建設(shè)的現(xiàn)狀與創(chuàng)新進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：城建檔案；信息資源建設(shè)；創(chuàng)新

城建檔案的利用工作，是城建檔案工作的中心環(huán)節(jié)，開展這項(xiàng)工作，必須隨著新形勢(shì)發(fā)展的需要，進(jìn)一步解放思想，更新觀念，面向經(jīng)濟(jì)建設(shè)主戰(zhàn)場(chǎng)，面向城市建設(shè)，為城市社會(huì)經(jīng)濟(jì)等各項(xiàng)工作服務(wù)[1]。把就檔案論檔案的單純業(yè)務(wù)觀點(diǎn)換成密切注視改革開放、經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的新情況，為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)全面進(jìn)步服務(wù)的觀念；把一般地接待查檔的利用觀點(diǎn)，換成積極開展城建檔案信息的開發(fā)、咨詢、服務(wù)，為城市建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和各項(xiàng)工作服務(wù)的觀念。緊緊地跟上形勢(shì)發(fā)展的要求，以期在思維方式、工作方式、價(jià)值觀念等問題上實(shí)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

1 城建檔案的信息屬性

城建檔案是城市的重要信息。城建檔案信息作為社會(huì)信息家庭中的一員，不僅具有其他信息一樣的共性：可以收集、發(fā)布、傳遞、存貯、檢索、處理、交換和利用，而且，還有其自身的特點(diǎn)。城建檔案是城市建設(shè)活動(dòng)的直接記錄，是用文字、數(shù)字、圖表、聲像等方式存貯在一定載體上的固定信息，是能讓人、物、事的歷史原貌得到重現(xiàn)的原始信息。因此，城建檔案為人們提供的是不同于其他的依據(jù)性、憑證性信息。城建檔案在城市的建設(shè)發(fā)展中形成，是一種豐富而廣泛的城市信息源[2]。它與城市建設(shè)同步產(chǎn)生，與城市發(fā)展緊密相連，經(jīng)不斷地積累和存貯，其數(shù)量浩瀚，內(nèi)容豐富，地面、地下，無所不包。從而幫助人們?cè)诔鞘幸?guī)劃、建設(shè)、管理和科研工作中更好地了解過去、研究歷史、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、探求規(guī)律，把握未來提供必須的信息支持。正確地認(rèn)識(shí)城建檔案的信息屬性，將城建檔案部門納入城建信息系統(tǒng)，對(duì)于開發(fā)城建檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)信息共享，更好地發(fā)揮城建檔案作用，具有極為重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 信息資源管理在城建檔案的作用

2.1 組織機(jī)構(gòu)的扁平化

檔案管理業(yè)務(wù)有別于圖書管理業(yè)務(wù)的原因，為設(shè)備的法定業(yè)務(wù)執(zhí)掌不同，其產(chǎn)生的文件就不同，檔案的型態(tài)不同，當(dāng)然其管理的方式就不同；由于圖書書籍為同一型態(tài)，各設(shè)備可同時(shí)保存同一版書籍，所以可采取同一檢索編號(hào)的管理方式，檔案管理業(yè)務(wù)則需尊重各設(shè)備之檔案特性，由設(shè)備內(nèi)衡量的各方面考慮因素，給予最適的檔案方法。

2.2 提高信息處理能力

由于信息技術(shù)的日新月異，檔案管理信息化是為世界趨勢(shì)，透過信息化的管理，采取標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程，可確實(shí)掌握檔案管理的品質(zhì)外，對(duì)于提升其檔案使用務(wù)實(shí)的加值價(jià)值，不失為良善的管理措施。另掃描科技技術(shù)已引入檔案儲(chǔ)存這樣的區(qū)塊，加上文件掃描與光碟技術(shù)成熟，部分設(shè)備遂發(fā)展影像儲(chǔ)存分類處理檔案，供內(nèi)部線上調(diào)閱之用，但在使用便利的情況下，關(guān)于檔案安全性的問題，更值得大家來重視及預(yù)防[3]。

2.3 提高組織的工作效率

檔案管理業(yè)務(wù)是有完整性、全貌性、宏觀性，所以檔案要管理的好，不僅需具備專業(yè)知能外，其經(jīng)驗(yàn)累積是為重要的一環(huán)，其經(jīng)驗(yàn)是其他人無法取代的，因?yàn)槌墙I(yè)務(wù)會(huì)隨著政策時(shí)空的變遷，惟透過經(jīng)驗(yàn)方可能知道其變革，這是有別于其他內(nèi)部業(yè)務(wù)性質(zhì)的，雖然近年來引進(jìn)資訊科技于檔案管理領(lǐng)域，但人員的經(jīng)驗(yàn)是無法由資訊科技來取代的。由于檔案管理作業(yè)之處理項(xiàng)與流程環(huán)環(huán)相扣，一關(guān)接著一關(guān)的處理，為求處理效率，設(shè)備依其歸檔數(shù)量多寡，分別采用點(diǎn)收、立案編目、保管、銷毀移轉(zhuǎn)專責(zé)作業(yè)或以設(shè)備內(nèi)各單位業(yè)務(wù)歸檔之檔案作為分工之依據(jù)，故在管理上，為能達(dá)到管理目標(biāo)與效率，是要群策群力的合作，彼此的作業(yè)是為密切關(guān)聯(lián)[4]。

2.4 重視人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、微機(jī)化的實(shí)現(xiàn)

一個(gè)初任檔案業(yè)務(wù)的人員，需相當(dāng)時(shí)日且用心投入了解業(yè)務(wù)的情況下，方可能對(duì)該設(shè)備的檔案業(yè)務(wù)能全盤的掌握；這種情況可從檔案管理人員在職務(wù)輪調(diào)時(shí)可看出，常常發(fā)生檔案管理人員無法在短時(shí)間內(nèi)就將其管理之業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)知能、處理方式、檔案存放位置告知，所以亦有現(xiàn)已不擔(dān)任檔案管理業(yè)務(wù)的人員，于離職一段時(shí)日內(nèi)，需協(xié)助檔案調(diào)閱之工作。

3 城建檔案信息資源建設(shè)的創(chuàng)新策略

3.1 端正服務(wù)態(tài)度，牢固樹立服務(wù)城市建設(shè)、服務(wù)社會(huì)公眾的思想

城建檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性_丁作。做好城建檔案服務(wù)工作，首先要樹立為城市建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)和廣大人民群眾服務(wù)的思想，端正服務(wù)態(tài)度。只有樹立明確的服務(wù)思想，才會(huì)有高水平的服務(wù)工作，才能主動(dòng)地、積極地做好利用工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供城建檔案，滿足利用者的需要。樹立正確的服務(wù)思想必須堅(jiān)持“四個(gè)服務(wù)”，即服務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)城市建設(shè)、服務(wù)社會(huì)各界、服務(wù)人民群眾。城建檔案產(chǎn)生于城市建設(shè)的各項(xiàng)工作中，因此，為城市建設(shè)各項(xiàng)工作服務(wù)是城建檔案利用工作的首要任務(wù)。城建檔案是重要的城建信息資源，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的依據(jù)，因此城建檔案利用工作，也應(yīng)該自覺地面向領(lǐng)導(dǎo)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。城建檔案同樣還是社會(huì)各界、廣大人民群眾有關(guān)權(quán)益的法律憑證、依據(jù)材料。因此，城建檔案利用工作，同樣應(yīng)該很好地為社會(huì)各界、廣大人民群眾做好相關(guān)城建檔案信息的提供利用工作，切實(shí)維護(hù)廣大人民群眾的合法權(quán)益[5]。

3.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，調(diào)整供求關(guān)系

隨著城建檔案利用需求的增多，利用要求的擴(kuò)大，利用工作出現(xiàn)了供求之間的矛盾。需求方面，從少量城建檔案，發(fā)展到全面系統(tǒng)的城建檔案信息，到經(jīng)過加工、提煉的參考資料；而供應(yīng)方面，由于城建檔案工作起步晚，基礎(chǔ)工作薄弱，還不能滿足越來越多、越來越高的利用需求。因此，必須切實(shí)加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，正確認(rèn)識(shí)基礎(chǔ)工作和提供利用工作之間的關(guān)系，緩和供求矛盾，不斷提高城建檔案利用工作的效率和水平。

3.3 強(qiáng)化服務(wù)功能，樹立參與意識(shí)，向開放型、主動(dòng)型的利用模式發(fā)展

城建檔案利用服務(wù)工作，不應(yīng)滿足于利用者問答的利用需求，而是要研究總結(jié)城建檔案利用工作的特點(diǎn)和規(guī)律，強(qiáng)化服務(wù)功能，樹立參與意識(shí)，向開放型、主動(dòng)型的利用工作模式發(fā)展。建立開放型、主動(dòng)型的利用工作模式，它要求城建檔案人員積極參與城市建設(shè)的有關(guān)活動(dòng)，了解城建動(dòng)態(tài)需求，不斷開拓新的服務(wù)方式，多層次、全方位、主動(dòng)、超前地為城市建設(shè)各項(xiàng)工作提供切合實(shí)際的信息服務(wù)。

3.4 正確處理利用和保密的關(guān)系

對(duì)于屬于密級(jí)的城建檔案，在提供利用時(shí)必須加以嚴(yán)格區(qū)分，注意保密。正確處理提供利用和保密之間的關(guān)系，既要積極開發(fā)利用，又要合理維護(hù)檔案信息的安全與保密。嚴(yán)防利用失控而造成失、泄密。

4 結(jié)論

城建檔案是城市建設(shè)的真實(shí)記錄，是城市建設(shè)的信息源。從宏觀來說，城建檔案貫穿了城市建設(shè)的各個(gè)歷史階段，涵蓋了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。從微觀來說，城建檔案記錄了人們規(guī)劃、建設(shè)、管理城市的具體過程，積聚了豐富的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)信息。因此，城建檔案具有廣泛的社會(huì)作用和社會(huì)價(jià)值。

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