中職學(xué)校檔案管理的觀念更新

楊麗君

摘 要：根據(jù)中職學(xué)校面臨的現(xiàn)狀，中職學(xué)校必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)學(xué)校的檔案管理人員提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新觀念，要具備創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

關(guān)鍵詞：檔案；管理；觀念更新

隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和因特網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，根據(jù)中職學(xué)校面臨的現(xiàn)狀，中職學(xué)校必須實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)學(xué)校的檔案管理人員提出了更高、更新的要求，要求具有解放思想、更新觀念，要具備創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力，才能適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求。

1.樹(shù)立開(kāi)拓進(jìn)取的發(fā)展觀念，努力與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌。在中職學(xué)校不斷的改革與發(fā)展中，檔案工作在為教學(xué)、科研、黨政管理工作服務(wù)，越來(lái)越顯示出它的重要性。但是為了滿足學(xué)校的發(fā)展，為了滿足社會(huì)各界對(duì)檔案工作的需求，檔案工作必須與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌。在以前的傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)體制的模式下，檔案部門(mén)和檔案人員養(yǎng)成了安于現(xiàn)狀，不求進(jìn)取的思想觀念和作風(fēng)，這些觀念和作風(fēng)嚴(yán)重約束了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)展，必須對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行改革。許多新型的檔案和載體不斷涌現(xiàn)，對(duì)檔案人員提出了更高的要求，信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案人員處理信息的能力也越來(lái)越高。隨著中職學(xué)校不斷的改革，新的信息不斷出現(xiàn)，檔案工作面臨著更大的考驗(yàn)。因此，要求我們檔案工作者要進(jìn)行相應(yīng)的觀念調(diào)整和思想定位，多一些創(chuàng)新與改革，來(lái)提高檔案工作自身的價(jià)值，使檔案工作產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效應(yīng)和社會(huì)效應(yīng)。因此，在知識(shí)的信息時(shí)代，我們要充分發(fā)揮中職學(xué)校信息資源的優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮檔案工作的潛能，樹(shù)立開(kāi)拓進(jìn)取的思想，以自身的努力來(lái)增強(qiáng)中職學(xué)校檔案的服務(wù)功能和發(fā)展能力。

2.提高自身素質(zhì)、增強(qiáng)科研意識(shí)。為適應(yīng)現(xiàn)代化服務(wù)的要求，檔案管理人員必須自覺(jué)提高自身的素質(zhì)，挖掘潛力、苦練內(nèi)功。要求檔案工作人員不僅要有扎實(shí)的理論功底還要具備較強(qiáng)的管理能力和超前的服務(wù)意識(shí)。中職學(xué)校檔案工作要解放思想，適應(yīng)新形式，研究新問(wèn)題，創(chuàng)新思路，打破傳統(tǒng)的管理模式。檔案管理人員要樹(shù)立“業(yè)務(wù)精通、愛(ài)檔如珍、維護(hù)歷史、兢兢業(yè)業(yè)、維護(hù)現(xiàn)實(shí)”的理念，運(yùn)用現(xiàn)代的管理設(shè)備和現(xiàn)代化管理知識(shí)，提高管理水平，使學(xué)校的檔案管理跟上現(xiàn)代化的步伐，從而為學(xué)校的教學(xué)、科研和其他工作服務(wù)。在檔案管理工作中，要樹(shù)立科研意識(shí)，并用于實(shí)踐，以科研促進(jìn)檔案工作，提高檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

3.深化開(kāi)放意識(shí)、創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制。中職學(xué)校檔案工作者要樹(shù)立起開(kāi)放的思想意識(shí)，以多種多樣的形式，調(diào)整、增大開(kāi)放度，采用靈活多樣，貼近利用者的服務(wù)方式，全心全意為利用者創(chuàng)造良好的利用環(huán)境，使學(xué)校的檔案室真正成為學(xué)校乃至整個(gè)社會(huì)的檔案信息中心，具體從檔案管理體制、管理人員、管理設(shè)備、管理水平、管理效能及服務(wù)質(zhì)量入手，徹底改變舊的模式，完全實(shí)行開(kāi)放型的科學(xué)管理，從而促進(jìn)檔案管理與學(xué)校的各項(xiàng)工作同步發(fā)展。長(zhǎng)期以來(lái)，由于大家對(duì)檔案資料的神秘影響，從而制約了學(xué)校檔案的服務(wù)功能，所以，學(xué)校檔案工作人員要充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下對(duì)檔案工作的新要求，更新觀念、與時(shí)俱進(jìn)，積極探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新思路、新方法，使檔案從過(guò)去館藏為主轉(zhuǎn)發(fā)為現(xiàn)在的利用為主。健全學(xué)校有利用價(jià)值的編研資料，利用各種輔助的檔案管理，使檔案管理更加科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，不斷增強(qiáng)檔案的服務(wù)功能，為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。

4.加強(qiáng)制度建設(shè)，樹(shù)立資源共享意識(shí)。做好檔案管理工作、發(fā)揮檔案作用的根本保證是建立健全檔案管理制度。學(xué)校應(yīng)成立檔案管理、鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導(dǎo)小組，建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，制定適合本單位的立卷制度、借閱制度、查閱制度、保管利用制度等，實(shí)行檔案工作責(zé)任制，將檔案工作擺上學(xué)校的工作日程，納入年度工作目標(biāo)，使學(xué)校檔案工作有章可遁、有據(jù)可依，增強(qiáng)縝密性，防止隨意性。目前中職學(xué)校的檔案管理仍是傳統(tǒng)的管理模式，提供利用的范圍有限，主要停留在本單位，信息資源難以共享。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中職學(xué)校的檔案必須破除過(guò)去的舊觀念，樹(shù)立為整個(gè)社會(huì)服務(wù)的意識(shí)和分工協(xié)作、資源共享的新觀念。為滿足各個(gè)行業(yè)、各種層次的利用需求，要提倡和鼓勵(lì)檔案系統(tǒng)內(nèi)外部之間的相互信息交流合作，逐步做到在信息資源服務(wù)整體化、網(wǎng)絡(luò)化前提下，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

5.規(guī)范檔案內(nèi)容、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。學(xué)校要根據(jù)檔案管理分類(lèi)的要求，根據(jù)學(xué)校自身的特點(diǎn)，將本校及上級(jí)部門(mén)形成的具有保存利用價(jià)值材料進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，制定詳細(xì)的分類(lèi)方案及保管期限表。搞好文件材料收集是保證檔案材料齊全和完整的前提和基礎(chǔ)，檔案工作人員要及時(shí)收集材料，進(jìn)行編排歸檔，以確保檔案材料齊全、完整。服務(wù)意識(shí)在學(xué)校檔案管理中不容忽視，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和生存，特別是對(duì)于中職學(xué)校檔案管理如何適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，迎接新的挑戰(zhàn)來(lái)說(shuō)，服務(wù)意識(shí)尤為重要。中職學(xué)校的檔案能否朝著正確的方向發(fā)展，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值，很大程度取決于檔案部門(mén)的工作態(tài)度。如果中職學(xué)校檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能夠緊緊圍繞學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生的成長(zhǎng)服務(wù)的這一主題來(lái)開(kāi)展，中職學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展就會(huì)拓寬。

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，現(xiàn)代化的社會(huì)里，傳統(tǒng)的手工檔案管理已不能適應(yīng)檔案管理的要求，不能滿足廣大職工和社會(huì)對(duì)檔案的要求，利用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理人員的檔案現(xiàn)代化管理水平是今后學(xué)校檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。因此，中職學(xué)校檔案管理必須轉(zhuǎn)變觀念，將傳統(tǒng)的整理轉(zhuǎn)向?yàn)樾畔⒒膭?chuàng)新，利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，提升檔案管理水平，使學(xué)校檔案信息的潛能得到充分發(fā)揮。