重大事件檔案管理流程研究

黃永勤 黃麗萍

（1.南京政治學(xué)院上海校區(qū)軍事信息管理系，上海，200433;2.上海靜安區(qū)工商聯(lián)，上海，200040）

1 引言

重大事件是人類(lèi)發(fā)展進(jìn)程中“大事記”的歷史剪影，然而目前一些重大事件并沒(méi)有留下完整的檔案記載，社會(huì)發(fā)展的歷史存在許多空白［1］。當(dāng)“社會(huì)檔案觀”逐步取代“國(guó)家檔案觀”，檔案管理部門(mén)的社會(huì)職能越發(fā)突出，即面對(duì)重大事件，檔案管理部門(mén)應(yīng)積極參與和主動(dòng)介入，及時(shí)開(kāi)展重大事件檔案的收集、整理、移交、保管和利用工作，確保其真實(shí)、完整和安全。近年來(lái)，汶川地震、北京奧運(yùn)會(huì)、上海世博會(huì)、“7·23”動(dòng)車(chē)事故等重大事件和活動(dòng)不僅深深地影響人們的生活，也考驗(yàn)檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)重大事件的處理能力。在這過(guò)程中，檔案管理部門(mén)從不作為到有作為，探索和積累了重大事件檔案管理的有效做法和有益經(jīng)驗(yàn)。

2 重大事件及重大事件檔案

重大事件檔案的概念尚未形成統(tǒng)一的定義，學(xué)界通常以“重大事件+檔案”的邏輯對(duì)其進(jìn)行理解：重大事件是一個(gè)組織、地區(qū)或國(guó)家內(nèi)組織的具有重大影響的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、教育、文化、宗教、外事等方面的活動(dòng)，或者在一個(gè)組織、地區(qū)或國(guó)家內(nèi)發(fā)生并造成重大社會(huì)影響力的自然和社會(huì)事件，而重大事件檔案就是活動(dòng)或事件中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄［2］。重大事件是一個(gè)廣義概念，按照事件性質(zhì)可分為重大活動(dòng)和重大突發(fā)事件兩類(lèi)，按照涉及領(lǐng)域可分為重大外交事件、重大衛(wèi)生事件、重大體育事件等。《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》是全國(guó)第一個(gè)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理進(jìn)行規(guī)范的省級(jí)政府規(guī)章，它通過(guò)窮舉的方法規(guī)定重大活動(dòng)的范圍，強(qiáng)調(diào)了是具有重要意義和重大影響的活動(dòng)與事件，而重大活動(dòng)檔案就是在全過(guò)程中直接形成的有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

學(xué)界對(duì)該領(lǐng)域的研究主要包括兩個(gè)方面：（1）如何預(yù)防和應(yīng)對(duì)重大事件對(duì)檔案的危害，如王暉［3］討論了突發(fā)事件中確保檔案安全的對(duì)策；（2）如何收集和管理重大事件過(guò)程中形成的檔案，南京政治學(xué)院薛匡勇［4］教授主持的國(guó)家社科基金項(xiàng)目《重大突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急管理研究》系統(tǒng)研究了突發(fā)事件檔案應(yīng)急管理的制度體系、理論體系、評(píng)估體系等內(nèi)容。

3 重大事件檔案管理流程

重大事件具備突發(fā)性、時(shí)效性、規(guī)模性、廣泛性和靈活性等特點(diǎn)，使得檔案管理的“工作線”拉長(zhǎng)，且“工作節(jié)奏”加快。傳統(tǒng)檔案管理的理念和流程是被動(dòng)和滯后的，顯然難以適應(yīng)重大事件檔案管理的需求，因此檔案管理部門(mén)在實(shí)踐工作中應(yīng)打破常規(guī)，結(jié)合實(shí)際進(jìn)行有益的嘗試和創(chuàng)新。如圖1 所示，重大事件檔案管理體系的建設(shè)應(yīng)從兩個(gè)方面入手：①宏觀層面，要制定相關(guān)的法規(guī)政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完善體制機(jī)制，深入開(kāi)展學(xué)術(shù)研究，發(fā)揮知識(shí)支撐作用；②微觀層面立足于重大事件檔案管理工作的具體內(nèi)容，《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》規(guī)定其包括八個(gè)環(huán)節(jié)，即收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用和編研，本文結(jié)合文獻(xiàn)調(diào)研和工作實(shí)踐，歸納為登記備案、檔案收集、整理保管和利用開(kāi)發(fā)四個(gè)主要流程，并著重探討其中涉及的主要工作和尚存爭(zhēng)議的問(wèn)題。

3.1 登記備案工作

登記備案，即要求重大活動(dòng)（事件）的責(zé)任者在活動(dòng)（事件）開(kāi)始前主動(dòng)向檔案部門(mén)提交登記，檔案部門(mén)依照程序?qū)ζ溥M(jìn)行備案的一種制度。登記備案制度是一種有效的“前端控制”策略，責(zé)任者的主動(dòng)備案使得檔案部門(mén)可以及時(shí)參與到重大事件檔案的管理工作中，將其提前至系統(tǒng)生成、文件形成和流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)；同時(shí)，登記備案便于“全程管理”，即檔案部門(mén)事先介入有利于立足系統(tǒng)整體，規(guī)劃重大事件檔案工作的全過(guò)程，有利于確保各種資料和檔案的完整、齊全。盡管已有不少省市出臺(tái)重大活動(dòng)（事件）檔案管理相關(guān)的政策、規(guī)范，但涉及登記備案工作的并不多。而南京市檔案局的做法值得借鑒和推廣，其代表性工作包括：①制定和實(shí)施了《南京市重大活動(dòng)（事件）檔案管理登記辦法》，規(guī)定了對(duì)重大活動(dòng)（事件）進(jìn)行登記備案的責(zé)任者、期限和方式等內(nèi)容；②“雙線并進(jìn)”登記方式，責(zé)任者“線下”可到南京市檔案局現(xiàn)場(chǎng)登記，責(zé)任者“線上”可在南京檔案網(wǎng)站政務(wù)公開(kāi)欄目填寫(xiě)登記表，十分靈活便捷。

圖1 重大事件檔案管理體系

建立重大活動(dòng)（事件）登記制度的重要性不言而喻，筆者認(rèn)為需從兩個(gè)方面入手：①提高登記主動(dòng)性。針對(duì)一些有計(jì)劃、有方案的重大活動(dòng)，承辦或責(zé)任單位應(yīng)自覺(jué)登記報(bào)送。對(duì)此，檔案管理部門(mén)要加大宣傳力度，通過(guò)建立重大事件檔案工作規(guī)范和工作協(xié)調(diào)機(jī)制、定期組織重大活動(dòng)建檔工作培訓(xùn)、表彰先進(jìn)等活動(dòng)培養(yǎng)責(zé)任單位的登記意識(shí)。②提高“介入”主動(dòng)性。重大事件具有突發(fā)性和偶然性，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排相關(guān)工作人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)輿情監(jiān)測(cè)、公眾線索等主動(dòng)關(guān)注區(qū)域內(nèi)重大突發(fā)事件的發(fā)生和處置，及時(shí)介入其檔案管理工作；另外，對(duì)于已登記的重大活動(dòng)，檔案部門(mén)要落實(shí)監(jiān)督職責(zé)，明確對(duì)接責(zé)任人，持續(xù)跟進(jìn)和指導(dǎo)工作。

3.2 檔案收集工作

收集是重大事件檔案管理最重要和最復(fù)雜的工作環(huán)節(jié)，是一個(gè)解決收集什么（what）——如何收集（how）的過(guò)程，收集工作的質(zhì)量直接關(guān)系到后續(xù)工作環(huán)節(jié)。

縱向維度：注重收集的階段性。重大事件檔案的收集沒(méi)有統(tǒng)一的模式和范圍，只要是在某一重大事件的發(fā)生及處置過(guò)程中直接形成的有價(jià)值的材料都可以列入收集范圍。由于重大事件的發(fā)生與處置具有階段性，因而重大事件檔案的收集可以按照重大事件的類(lèi)型，根據(jù)其發(fā)生的不同階段跟蹤收集和確定歸檔范圍。例如，針對(duì)北京奧運(yùn)會(huì)這類(lèi)提前預(yù)知的重大活動(dòng)，檔案收集工作可分為：①準(zhǔn)備階段，主要是確定收集范圍和應(yīng)急預(yù)案；②處置階段，包括檔案收集工作、調(diào)整收集范圍和應(yīng)急處置；③善后階段，整理檔案、系統(tǒng)評(píng)估檔案收集的質(zhì)量和查漏補(bǔ)缺。

橫向維度：拓寬收集的覆蓋面。在計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)打造的新環(huán)境中，重大事件的歷史記憶追求更加立體和全面，所以重大事件檔案包括紙質(zhì)材料、電子材料、錄音、錄像、照片和實(shí)物等各種形式的資料。社會(huì)化媒體早已是信息的集散地，檔案部門(mén)應(yīng)關(guān)注和重視收集重大事件的網(wǎng)絡(luò)輿情。網(wǎng)絡(luò)輿情真實(shí)反映了“草根們”參與重大事件的情況，甚至影響和決定了重大事件發(fā)展與處置的方向，是社會(huì)最生動(dòng)最直接的記憶。目前，社會(huì)化媒體信息的社會(huì)記憶價(jià)值開(kāi)始逐步得到關(guān)注，重大突發(fā)事件檔案收集領(lǐng)域，如日本在2011年3月11日大地震之后，就征集、挑選、保存并公布了網(wǎng)上發(fā)布的大量照片、動(dòng)態(tài)影像，并以官方檔案的形式保存于該地震的專(zhuān)題類(lèi)目下［5］；重大活動(dòng)檔案的收集領(lǐng)域，如倫敦奧運(yùn)會(huì)的檔案全部以數(shù)字形式接收和保存，這些容量超過(guò)5TB 的數(shù)字檔案中除了奧運(yùn)官方檔案，還包括社交媒體記錄、網(wǎng)頁(yè)信息和聲像檔案，這些社會(huì)化媒體信息同其他檔案一樣，將被作為官方正式檔案永久保存［6］。

載體維度：建立高效工作網(wǎng)絡(luò)。重大事件檔案往往涉及多個(gè)領(lǐng)域、多方部門(mén)，需要建立起一個(gè)穩(wěn)定高效的收集工作網(wǎng)絡(luò)。上海市檔案局在進(jìn)行世博檔案管理時(shí)，在起點(diǎn)上贏得先機(jī)，研發(fā)了“世博會(huì)專(zhuān)題檔案目錄管理系統(tǒng)”，建立起各級(jí)世博會(huì)籌辦單位定期向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館報(bào)送世博會(huì)檔案目錄的工作機(jī)制。穩(wěn)定規(guī)范的收集工作網(wǎng)絡(luò)不僅利于提前介入、前端控制，還能夠促進(jìn)系統(tǒng)內(nèi)成員的交流和溝通，并互相監(jiān)督，從而及時(shí)高效地推進(jìn)收集工作。

主體維度：主力軍與生力軍相互配合。檔案工作者是收集工作的主力軍，社會(huì)公眾則是收集工作的生力軍。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供平臺(tái)讓社會(huì)公眾參與到檔案管理中，為重大事件提供有價(jià)值的檔案資料或檔案線索，成為重大事件檔案管理的成員之一。挪威國(guó)家檔案館在2011年的恐怖襲擊后，關(guān)注媒體和民眾，重視收集人們自發(fā)形成的材料，并盡最大努力保管好公眾的書(shū)面問(wèn)候、文字和紀(jì)念物品等；并且認(rèn)為公眾和公眾在檔案鑒定中是至關(guān)重要的［7］。日本大地震后，日本檔案機(jī)構(gòu)協(xié)會(huì)（JSAI）也成為救援隊(duì)伍的志愿者，不僅調(diào)查其所有成員的損失情況，在網(wǎng)上發(fā)布調(diào)查結(jié)果；還積極參與文化財(cái)產(chǎn)救援項(xiàng)目。

簡(jiǎn)言之，面對(duì)重大事件檔案收集范圍大、收集難度高等問(wèn)題，各檔案部門(mén)要以構(gòu)建更立體更全面的重大事件歷史記憶為目標(biāo)，樹(shù)立“前端控制”和“全程參與”的理念，建立起穩(wěn)定高效的收集工作網(wǎng)絡(luò)，并充分考慮互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的特點(diǎn)及便利，重視網(wǎng)絡(luò)信息的收集，鼓勵(lì)公眾參與。

3.3 整理保管工作

在重大事件檔案的整理與保管工作中，最棘手的問(wèn)題無(wú)疑是如何劃定重大事件檔案全宗，即是另立全宗還是劃入責(zé)任單位全宗，以及各種載體形式的檔案與資料如何長(zhǎng)久保存？

大多數(shù)省市的重大事件（活動(dòng)）檔案管理辦法都規(guī)定“重大活動(dòng)中形成的全部檔案獨(dú)立構(gòu)成全宗”，但由于對(duì)重大事件（活動(dòng)）的范圍界定過(guò)寬，對(duì)“整理”的要求又太過(guò)籠統(tǒng)，“獨(dú)立構(gòu)成全宗”的要求無(wú)法完全落到實(shí)處。對(duì)此，新疆《重大活動(dòng)檔案管理規(guī)定》指出“有連續(xù)性的重大活動(dòng)，可以將歷屆重大活動(dòng)中形成的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗”；山西《重大活動(dòng)檔案管理辦法》規(guī)定，“一個(gè)單位承辦的重大活動(dòng)，其檔案歸入本單位全宗，保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交”，而對(duì)兩個(gè)以上單位聯(lián)辦的跨部門(mén)、跨行業(yè)、綜合性的重大活動(dòng)和臨時(shí)機(jī)構(gòu)承辦的重大活動(dòng)如何設(shè)置全宗并沒(méi)有再作硬性規(guī)定；軍隊(duì)重大活動(dòng)檔案，如重大軍事演習(xí)等，某軍區(qū)檔案館則采用“年度+問(wèn)題+（主辦單位）”方式進(jìn)行整理，即建立專(zhuān)卷整理。

對(duì)于如何整理保管重大事件檔案，筆者認(rèn)為需分情況對(duì)待：有連續(xù)性的、分階段、分層次的重大事件，或歷次重大事件中形成的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗，或歸入主要承辦單位的全宗；全國(guó)性的、影響特別大的重大事件（重大活動(dòng)、重大突發(fā)事件），應(yīng)單獨(dú)設(shè)立全宗。如“非典”檔案、汶川地震檔案、奧運(yùn)檔案和世博檔案等；有眾多承辦單位，主要責(zé)任者難以辨識(shí)的重大事件所形成的檔案，應(yīng)單獨(dú)設(shè)立全宗。

重大事件檔案的載體形式多種多樣，如何保管和長(zhǎng)久保存紙質(zhì)和數(shù)字的檔案資料目前已有相當(dāng)成熟的方法和技術(shù)，檔案管理部門(mén)不能忽視對(duì)實(shí)物檔案和遺址檔案的管理與保護(hù)。有些重大事件的影響和意義非凡，可以考慮建立專(zhuān)門(mén)的檔案保管機(jī)構(gòu)，例如針對(duì)重大事件中網(wǎng)絡(luò)信息的歷史記憶，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書(shū)館創(chuàng)建了911 網(wǎng)絡(luò)檔案館、總統(tǒng)選舉網(wǎng)絡(luò)檔案館和2003年伊拉克戰(zhàn)爭(zhēng)網(wǎng)絡(luò)檔案館［8］；日本大地震后，日本政府也著手建立災(zāi)難恢復(fù)檔案館，并將其作為保存和傳承災(zāi)難文件的主要組織和信息源頭。

3.4 利用開(kāi)發(fā)工作

重大事件檔案是經(jīng)驗(yàn)和智慧，也是資產(chǎn)和財(cái)富，作為歷史發(fā)展中的重要節(jié)點(diǎn)，是歷史和社會(huì)記憶的關(guān)鍵部分。發(fā)揮重大事件檔案的價(jià)值關(guān)鍵在于合理的利用和開(kāi)發(fā)，重大事件檔案的開(kāi)發(fā)利用有以下三層含義：

一是在重大事件處置過(guò)程中，發(fā)揮歷史重大事件檔案或已收集檔案的作用，即“事中服務(wù)”。汶川地震發(fā)生后，唐山市檔案局充分利用地震專(zhuān)題檔案資料，積極為災(zāi)區(qū)抗震救災(zāi)建言獻(xiàn)策，唐山地震檔案成為四川救災(zāi)的“智慧庫(kù)”；其次，在救援的進(jìn)程中，先形成的檔案可為后續(xù)救援提供決策依據(jù)，如蘆山地震救援行動(dòng)中，一開(kāi)始積累的檔案和經(jīng)驗(yàn)為救援部隊(duì)后續(xù)的搜索、救濟(jì)品發(fā)放等工作發(fā)揮了重要的參考作用。

二是在重大事件處置過(guò)程中，多個(gè)部門(mén)合作參與，檔案資源形成“協(xié)作整合”的機(jī)制。重大事件往往涉及多個(gè)部門(mén)，建立多部門(mén)檔案資源共享和整合的機(jī)制將對(duì)重大事件，特別是突發(fā)災(zāi)害事件的處置和恢復(fù)重建起到積極作用。上海世博檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組在制度和組織機(jī)制的保障下，集中整合了世博土控公司、世博集團(tuán)和執(zhí)委會(huì)成員單位的相關(guān)檔案目錄，確保了檔案多方位的整合與利用［9］。

三是在重大事件處置結(jié)束后，依法向社會(huì)開(kāi)放檔案內(nèi)容，并多途徑開(kāi)發(fā)和挖掘重大事件檔案的價(jià)值，即“事后利用”。構(gòu)建重大事件的專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，使其融入城市記憶工程，實(shí)現(xiàn)開(kāi)放和便捷利用，已成為許多學(xué)者的共識(shí)。日本政府開(kāi)發(fā)了災(zāi)難檔案收集、保存和公開(kāi)的系統(tǒng)，總結(jié)地震、海嘯、核泄漏中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并確保每個(gè)人都能利用。

4 結(jié)語(yǔ)

重大事件檔案管理既是一項(xiàng)包括收集、整理、保管、利用和開(kāi)發(fā)等環(huán)節(jié)的一項(xiàng)傳統(tǒng)檔案工作，但也是一項(xiàng)需要尋求突破的新工作，這項(xiàng)工作中，我國(guó)檔案界還有許多方面是亟待完善和改進(jìn)的。

國(guó)家層面上，健全法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。首先在學(xué)習(xí)、總結(jié)和借鑒國(guó)外重大事件檔案管理實(shí)踐的同時(shí)，有必要將重大事件檔案管理納入法制軌道，為重大事件檔案管理提供法律保障和依據(jù)，目前浙江、山東、湖北等省市已率先舉措，積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)；其次，要遵循標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化的原則，研究出臺(tái)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，推進(jìn)檔案資源的跨時(shí)空的整合與建設(shè)。

社會(huì)層面上，激發(fā)參與意識(shí)。思想認(rèn)識(shí)的提高需要持續(xù)的影響，對(duì)“內(nèi)”首先需提高檔案工作的素質(zhì)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)；其次要加強(qiáng)部門(mén)間協(xié)作交流，開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，提升非檔案部門(mén)為重大事件建檔的意識(shí)。對(duì)“外”一方面要加大宣傳力度，推廣優(yōu)良的經(jīng)驗(yàn)和成果；另一方面要激發(fā)社會(huì)公眾參與的能動(dòng)性，美國(guó)911網(wǎng)絡(luò)檔案館、英國(guó)倫敦奧運(yùn)會(huì)檔案征集等成功案例啟示我們社會(huì)記憶根源于“社會(huì)公眾”。

機(jī)制層面上，強(qiáng)化制度保障。組織層面，強(qiáng)化組織的領(lǐng)導(dǎo)作用，健全組織體系，明確責(zé)任分工；制度層面，以檔案資源建設(shè)為導(dǎo)向建章立制，如規(guī)范歸檔范圍、保管期限、工作流程、電子目錄報(bào)送制度、檔案移交接受制度等，確保重大事件檔案工作的系統(tǒng)性。

研究層面上，建立理論體系。加強(qiáng)重大事件檔案的開(kāi)發(fā)和研究，最大限度地發(fā)揮重大事件檔案的歷史價(jià)值和科學(xué)價(jià)值。系統(tǒng)性的完善重大事件檔案工作的理論支撐，如探索重大事件檔案概念的內(nèi)涵與外延、檔案管理的方法、信息化技術(shù)的應(yīng)用實(shí)踐等領(lǐng)域，推動(dòng)學(xué)界和業(yè)界、理論與實(shí)踐的螺旋式提升。

實(shí)踐層面上，創(chuàng)新工作思維。重大事件檔案的特殊性給收集、鑒定、整理等工作環(huán)節(jié)帶來(lái)前所未有的困境，檔案工作需要以新的思維來(lái)應(yīng)對(duì)新的變化。特別是Web 2.0時(shí)代UGC模式的興趣，“草根”的網(wǎng)絡(luò)信息是否列入歸檔范圍已成為檔案工作面臨的一個(gè)新問(wèn)題，如“7·23”動(dòng)車(chē)事故的首條消息來(lái)源于新浪微博，并引發(fā)大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)輿情，這些信息在此次重大突發(fā)事件中有重要的價(jià)值，是否歸檔這些網(wǎng)絡(luò)言論是一個(gè)新的課題。

［1］傅華，馮惠玲.國(guó)家檔案資源建設(shè)研究［J］.檔案學(xué)通訊，2005（5）：41-43.

［2］蔡娜.重大事件檔案管理機(jī)制研究［D］，中國(guó)人民大學(xué)博士論文，2011.

［3］王暉，樊肖祥，劉海，等.在突發(fā)事件中確保檔案安全的對(duì)策［J］.檔案學(xué)研究，2009(3):16-18.

［4］薛匡勇.重大突發(fā)事件中的檔案應(yīng)急管理研究［J］.檔案學(xué)通訊，2013(5):86-89.

［5］Takayama Masaya.From Devastation to Discovery of Hope for Tomorrow: Efforts towards Recovery from the Great East Japan Earthquake［EB/J］.http://www.ica2012.com/files/data/Full%20papers%20upload/ica12Final00337.pdf.

［6］UK National Archives.The National Archives set to receive London 2012 digital Olympic records［N/OL］.(2012-09-19)［2015-04-09］.http://www.nationalarchives.gov.uk/news/762.htm.

［7］Gausdal Ole，Holm?s Linda.The July 22nd 2011 Terror Attacks in Norway- the Role of the National Archives of Norway in the Process of Healing and Reconciliation［EB/R］.http://www.ica2012.com/files/data/Full% 20papers%20upload/ica12Final00209.pdf..

［8］Library of Congress.Library of Congress Web Archives Minerva［EB/R］.［2014- 09- 15］.http://lcweb2.loc.gov/diglib/lcwa/html/lcwa-home.html.

［9］金波，于英香.新趨勢(shì)新思維新途徑——數(shù)字時(shí)代的檔案工作［M］//楊孟坤.做好重大活動(dòng)建檔工作的幾點(diǎn)思考，上海：上海世界圖書(shū)出版公司，2013:179-185.