“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的學(xué)校檔案工作探索——以鹽城市田家炳中學(xué)為例

徐榮梅

（鹽城市田家炳中學(xué)，江蘇鹽城，224001）

隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”首次被寫進政府工作報告，各個傳統(tǒng)行業(yè)都在努力尋找觸網(wǎng)“風(fēng)口”。積極尋求“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的創(chuàng)新、實踐，并進一步尋求更大、更高的發(fā)展，是包括學(xué)校在內(nèi)的檔案工作的迫切需要。在新常態(tài)下，學(xué)校檔案管理工作從理論到實踐，都需要主動適應(yīng)，探索創(chuàng)新。在持續(xù)不斷推動檔案工作電子化、數(shù)字化的前提下，利用大數(shù)據(jù)分析、聯(lián)網(wǎng)共享等技術(shù)手段，推動學(xué)校檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)有機深度融合，實現(xiàn)檔案工作管理和開發(fā)的重建，是建設(shè)數(shù)字學(xué)校，更好地服務(wù)師生和教學(xué)活動的有效途徑。

一、中學(xué)檔案工作在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下普遍存在的突出問題

近年來，隨著全省檔案事業(yè)的整體推進和檔案現(xiàn)代化工程的加快實施，學(xué)校檔案工作作為其有機組成部分也得到了長足發(fā)展。特別是伴隨著《關(guān)于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》的深入實施和大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段的廣泛運用，傳統(tǒng)的檔案工作將大踏步地邁向信息化時代，檔案工作的信息化建設(shè)和改造對廣大學(xué)校來說也顯得愈發(fā)緊迫和重要。但是，無論是與專業(yè)性檔案館相比，還是與科研型事業(yè)單位相比，還是與高等院校相比，中學(xué)檔案工作因其思維慣性、學(xué)校規(guī)模等諸多因素的影響，大部分還停留在低水平狀態(tài)，而重點中學(xué)又好于普通中學(xué)，建校時間長的學(xué)校又好于新辦的。設(shè)備陳舊、手段落后、經(jīng)費較少、人員老弱是許多中學(xué)檔案工作現(xiàn)狀的寫照。對照檔案工作的新要求，對照“互聯(lián)網(wǎng)+”的新形勢，中學(xué)檔案工作存在的問題和差距越來越突出。

1.軟硬件投入不足，檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)落后

現(xiàn)代化學(xué)校需要現(xiàn)代化的檔案信息管理相配套和支撐。理想化的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”模式，應(yīng)該是未來要建設(shè)的數(shù)字學(xué)校、智慧學(xué)校的信息神經(jīng)中樞和智慧大腦，無論是對軟件，還是硬件，還是對檔案工作人員都有極高的要求，都需要較大的人力物力精力投入。但是，受規(guī)模層次的局限和辦學(xué)經(jīng)費的壓力，中學(xué)檔案工作信息化建設(shè)的投入嚴重不足，相當(dāng)缺乏現(xiàn)代化的信息設(shè)備，制約了其在“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下的迅速發(fā)展。許多中學(xué)檔案工作還停留在有幾間庫房、幾臺電腦、幾個人（一般是1-2 個人，而且兼職為多，或者是老教師轉(zhuǎn)崗的）的低標(biāo)準(zhǔn)階段，遠遠落后于現(xiàn)代化建設(shè)的要求。

2.入網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)的意識薄弱，檔案工作的手段陳舊

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)成為時代的必然選擇，學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展，必然會進入互聯(lián)網(wǎng)的大網(wǎng)時代。但在現(xiàn)實工作中，相當(dāng)多的學(xué)校及其管理者對檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)缺乏系統(tǒng)的認識和理性的思考，對檔案管理工作依然停留在傳統(tǒng)理念和辦法上，創(chuàng)新意識缺乏，創(chuàng)新實踐較少，忽視了檔案管理及其信息資源的利用，致使學(xué)校檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)的融合進程較慢，滯后于學(xué)校發(fā)展需要。檔案工作的信息化僅僅是紙質(zhì)檔案的掃描錄入，電子檔案只是提供了備份和查找的簡單作用，離信息化的初衷相距甚遠。也有一部分學(xué)?；ㄙM了較多的投入，建立了門戶網(wǎng)站或引進了管理軟件，但關(guān)于檔案工作的部分較少，也很少有檔案管理的專題和板塊，檔案工作的互動共享功能更是基本缺失，這勢必影響了學(xué)校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

3.工作內(nèi)容和職能單一，大檔案的工作格局尚未形成

記錄和存儲是大多數(shù)學(xué)校當(dāng)前檔案工作的主要任務(wù)。在學(xué)校師生的眼中，甚至是檔案工作人員自己也認為，檔案工作與其他人員無關(guān)、是檔案員的事情，主要任務(wù)就是把歷年的文件、資料整理歸檔，檔案利用就是簡單的復(fù)印查詢。檔案工作的管理性、保密性、專業(yè)性、服務(wù)性，在許多學(xué)校是遞減式的?；ヂ?lián)網(wǎng)的加盟，極大地擴大和豐富了檔案工作的內(nèi)涵及范圍。信息就是數(shù)據(jù)、就是檔案，檔案就是信息、就是數(shù)據(jù)，可以說是網(wǎng)絡(luò)化條件下檔案工作的新特征、新要求，中學(xué)檔案工作的范圍、內(nèi)容、職能必須主動調(diào)整并與之相適應(yīng)，形成全程記錄、全員參與、大開大合的大檔案工作格局。

二、鹽城市田家炳中學(xué)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理的實踐

鹽城市田家炳中學(xué)系鹽城市教育局直屬、市財政全額撥款的重點中學(xué)。學(xué)校創(chuàng)建于1958年，2008年1月被省教育廳評定為江蘇省四星級普通高中。學(xué)校有初高中班級69 個（其中新疆班8 個），在校學(xué)生3240 人；有專任教師276 人，其中高級教師104 人。近年來，學(xué)校適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的新要求和檔案工作的新形勢，積極推進檔案工作的信息化建設(shè)，努力構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案工作”的新格局。學(xué)校設(shè)有專業(yè)檔案保管室、閱檔室，配有專業(yè)檔案管理人員與電子檔案收集處理人員。依托學(xué)校門戶網(wǎng)站，建立了獨立的電子檔案管理、查閱平臺，分設(shè)校務(wù)、備課、督導(dǎo)、互動、圖書館、網(wǎng)絡(luò)硬盤等各個子欄目。

1.加大人力物力財力投入，保障檔案管理互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用

實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享資源互通的學(xué)校網(wǎng)站

檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)的融合，需要加大資金投入，開展信息化基礎(chǔ)設(shè)施，特別是硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，這是推動學(xué)校檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)融合的基本前提。近年來，鹽城市田家炳中學(xué)在上級部門和社會各界的大力支持下，加大了檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)硬件建設(shè)，從檔案室、機房等建筑設(shè)施，到專業(yè)檔案保存設(shè)備和防火墻、服務(wù)器等網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)備，再到投影機、掃描儀等電子設(shè)備，按照科學(xué)合理、節(jié)約夠用的原則，從實際需要出發(fā)，逐步配齊配足。同時，設(shè)立了專門的檔案管理部門，安排了專門的檔案管理人員、電子信息傳輸人員、網(wǎng)站管理人員?？紤]到檔案管理工作牽涉部門廣泛，項目眾多，學(xué)校研究制定了檔案管理工作制度，從檔案的收集、整理、裝訂、歸檔與借閱等各個方面，均進行嚴格的制度控制，以制度建設(shè)促進檔案管理工作水平的提升。特別是在檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)上建立健全相關(guān)的制度，為學(xué)校檔案工作的數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化做好了鋪墊。

2.加強宣傳教育培訓(xùn)，實現(xiàn)檔案聯(lián)網(wǎng)效應(yīng)的最大化

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)把檔案管理納入學(xué)校發(fā)展和管理的重要內(nèi)容，將檔案的管理與教學(xué)、招生等學(xué)校業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃，同步布置。在學(xué)校的重要決策中，注重利用大數(shù)據(jù)的分析方法，發(fā)揮檔案信息的參考作用。加強對檔案法律法規(guī)的宣講，使干部職工認識到檔案工作的重要性，更好地支持檔案管理工作，也使每一個教職工成為檔案信息的采集員。為適應(yīng)信息化的需要，學(xué)校采取多種方式加強對檔案管理人員進行網(wǎng)絡(luò)知識、計算機技術(shù)的教育和培訓(xùn)，優(yōu)化檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員素質(zhì)和專業(yè)化水平。堅持技術(shù)和管理并重，保證檔案的信息安全。通過對檔案管理人員的教育，不僅提升了檔案的完整性、真實性，更重要的是使檔案管理人員更具有專業(yè)知識，更具有學(xué)習(xí)最新知識尤其是互聯(lián)網(wǎng)知識的意識和能力。從而造就一支具有現(xiàn)代檔案信息管理知識、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)、熟練運用電子計算機和現(xiàn)代通訊設(shè)備及提供現(xiàn)代化服務(wù)能力的專業(yè)隊伍。

3.樹立互聯(lián)網(wǎng)意識，推動檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)的有機融合

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子提高認識、統(tǒng)一思想，將檔案管理的業(yè)務(wù)范疇從純粹的存檔、查檔拓展到網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)中，延伸到為教育工作現(xiàn)代化提供服務(wù)的軌道上來。在學(xué)校檔案管理的開發(fā)利用上，借助計算機、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)來滿足包括師生在內(nèi)的社會各界的查閱、學(xué)習(xí)需求，為學(xué)校檔案信息資源的開發(fā)和利用提供目標(biāo)支持和需求導(dǎo)向。通過點擊，就能從網(wǎng)頁上將檔案信息呈現(xiàn)給授權(quán)的需求者，增強需求者對檔案信息的了解，最大限度滿足各方面對信息查詢的需求，使學(xué)校檔案信息的價值得到大幅體現(xiàn)，不斷提高檔案信息資源的利用率。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下學(xué)校檔案工作創(chuàng)新的思考

大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)、新手段，正越來越以不可抗拒和不可思議的方式廣泛而深刻地影響著人類思維與行為。“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”，使檔案工作與現(xiàn)代信息技術(shù)相融合，絕不是運用新技術(shù)對檔案工作外在表現(xiàn)形式的簡單嫁接改造，而是對檔案工作傳統(tǒng)思維和管理運行方式的顛覆和重構(gòu)，堅持“四個創(chuàng)新”，推動“四個轉(zhuǎn)變”，實現(xiàn)檔案的價值新生和檔案工作的轉(zhuǎn)型升級。

堅持定位創(chuàng)新，推動檔案工作角色由“保管庫”向“思想庫”轉(zhuǎn)變。泛黃的塵封古紙堆、直矗的冰冷鐵皮柜、封閉常年陰濕的檔案庫，加上面無表情、了無生氣的檔案員，這是傳統(tǒng)檔案工作給人的全部刻板印象。伴隨之的檔案工作定位，常常是把文書資料歸檔入庫，需要時查詢驗證。學(xué)校檔案工作的重新定位就是從重保管到重開發(fā)利用轉(zhuǎn)變，把對存檔保管和以后的查詢驗證，變成通過對學(xué)校過去工作的研究分析，成為指導(dǎo)當(dāng)前工作，研究發(fā)展趨勢，制定發(fā)展規(guī)劃的依據(jù)，把一本本死檔案變成活檔案和生動豐富的信息，把檔案庫變成學(xué)校工作決策的知識庫、思想庫，使檔案不僅成為歷史的記憶，而且成為現(xiàn)實的遵循和未來的方向。要實現(xiàn)此目的，不僅對檔案工作的設(shè)備、軟件提出要求，而且要求檔案工作人員的能力素質(zhì)跟上信息化的步伐。新時期的檔案工作人員應(yīng)該是一個具備發(fā)展戰(zhàn)略眼光、管理學(xué)知識、經(jīng)濟學(xué)知識、統(tǒng)計學(xué)知識、信息技術(shù)知識和檔案學(xué)知識的復(fù)合型人才，不僅要保管好檔案，而且要開發(fā)好檔案，不僅要被動地提供查詢等服務(wù)，而且要主動地提供決策參考等服務(wù)。因此，互聯(lián)網(wǎng)時代的學(xué)校檔案工作，其角色和定位就是成為學(xué)校決策的參謀部和智慧源泉。

堅持介質(zhì)創(chuàng)新，推動檔案存儲介質(zhì)由紙質(zhì)向紙電并存，更加注重電子化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變。電子化、數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基本要求和發(fā)展方向。電子化是死板的檔案活化和運用的前提，互聯(lián)網(wǎng)為共享和開發(fā)提供了實現(xiàn)可能和技術(shù)支撐。檔案的數(shù)字化與數(shù)據(jù)化，不僅要求把紙質(zhì)的東西存進電腦、網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)長久保存，關(guān)鍵是讓他們活起來，為利用開發(fā)提供條件。電子化只是檔案工作現(xiàn)代化的第一步，不是最終目的，數(shù)據(jù)化、集成化才是最終目的。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案保管從紙質(zhì)檔案、實物檔案的唯一性，逐步擴大到圖片音像、電子數(shù)據(jù)等存儲方式的多樣性，存儲的速度越來越快、存儲的容量越來越大、存儲的時間越來越長，但不管檔案工作發(fā)展到哪一個階段，紙質(zhì)檔案和電子檔案長期并存的格局不會改變，只會因事因時在主次上有所區(qū)分。而且有時候，因其唯一性和不可復(fù)制性，紙質(zhì)檔案會發(fā)出永久的獨特芳芬。因此，積極推動傳統(tǒng)載體檔案實現(xiàn)數(shù)字化，以電子檔案代替原件提供利用，是檔案存儲正確的發(fā)展方向。

堅持來源創(chuàng)新，推動檔案收集范圍由條線分割向匯總整合轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的學(xué)校檔案主要是教職工檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案和教學(xué)管理檔案，數(shù)量較少，相互孤立?；ヂ?lián)網(wǎng)的運用和數(shù)字學(xué)校的建設(shè)，要求不斷擴大新時期的檔案來源，需要將學(xué)校所有的人和事、所有的教學(xué)管理活動都數(shù)據(jù)化，是建立在綜合數(shù)據(jù)分析基礎(chǔ)上的。如圖書借閱、課程設(shè)置、教學(xué)研究、出勤管理、學(xué)生成績分析等全部生成信息、納入檔案管理范疇，實現(xiàn)學(xué)校活動的檔案資源系統(tǒng)化、全景式的存儲運行（當(dāng)然有的是用于數(shù)據(jù)的即期分析，有的是按照檔案要求進行保存），以數(shù)字化檔案建設(shè)數(shù)字學(xué)校、智慧學(xué)校。這就要求在檔案數(shù)據(jù)流來源渠道不變的前提下，建立匯總收集、整合機制，形成一個充沛的、完整的學(xué)校工作大數(shù)據(jù)庫。因此，檔案工作要統(tǒng)籌規(guī)劃，打破條線分割，整合同一單位內(nèi)不同部門的檔案資源，推動檔案來源科學(xué)配置、合理整合。

堅持服務(wù)創(chuàng)新，推動檔案利用由收集查詢向深度開發(fā)轉(zhuǎn)變。檔案管理開發(fā)，不僅包括簡單的收集、整理、鑒定、保管等管理職能和統(tǒng)計、利用、查詢等簡單利用，更應(yīng)該是互聯(lián)網(wǎng)背景下的精準(zhǔn)管理、整體開發(fā)、深度利用。如通過對學(xué)校某類圖書借閱的對象、時間、頻率等進行研究分析，既可以發(fā)現(xiàn)某個年齡段或年級的學(xué)生閱讀興趣和閱讀方向，為學(xué)校掌握學(xué)生的思想動態(tài)，及時做好思想引導(dǎo)提供依據(jù)，也可以為學(xué)校調(diào)整館藏書籍的種類、數(shù)量和圖書室的開放時間提供依據(jù)。再如通過對一屆學(xué)生從高一進校時到高三畢業(yè)時產(chǎn)生的所有學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)進行分析，可以找出學(xué)生的成長規(guī)律和對三年教學(xué)工作進行整體評估。因此，通過對檔案進行深層次、高質(zhì)量的分析、甄別，不斷挖掘檔案的價值，找到新發(fā)現(xiàn)、新趨勢，利用新規(guī)律指導(dǎo)和服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)管理工作，是檔案工作新價值的體現(xiàn)和努力方向。

“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代已經(jīng)不可逆轉(zhuǎn)地到來，檔案管理要主動適應(yīng)新時代背景下的新常態(tài)，堅定不移地走信息化、網(wǎng)絡(luò)化道路。學(xué)校檔案管理工作必須把握“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下呈現(xiàn)的新特點和新要求，從思想、技術(shù)、管理、組織等方面做好各項準(zhǔn)備，并積極投入其中，強化創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)意識，加大實踐探索力度，在“互聯(lián)網(wǎng)”大潮中，緊跟住時代發(fā)展的步伐。這是學(xué)校檔案管理發(fā)展的必然趨勢和根本要求。

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