巧用匯文清點功能清點圖書

韋曉紅

摘 要 文章主要闡述巧用匯文信息系統(tǒng)（以下簡稱匯文系統(tǒng)）典藏模塊中的清點功能清點圖書獲取實際館藏圖書清單的經驗體會。

關鍵詞 匯文系統(tǒng) 圖書清點 條形碼

中圖分類號：G253.4文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2015.05.084

Using Huiwen Counting Functions to Count the Books

WEI Xiaohong

（Library of Jiangsu Vocational College of Business， Nantong， Jiangsu 226011）

Abstract： The paper mainly expounds the clever use of Huiwen information system （hereinafter referred to as the Huiwen system） of collection module in the counting book checking to acquire practical experience library list.

Keywords： Huiwen system; counting the books; bar code

圖書清點工作是圖書館資產管理中的一個重要環(huán)節(jié)。館藏圖書經過一段時間的流通后，會出現丟失、損壞等現象，圖書館圖書財產因此減少，造成賬物不相符等問題。定期或不定期地進行圖書清點，可以摸清館藏圖書的具體情況，更好地進行館藏資產的管理，為讀者服務。

1 圖書清點的背景

（1）江蘇商貿職業(yè)學院圖書館（簡稱我館）建館五十多年來，歷經從手工操作到計算機管理，閉架借還到全開架流通等重大變化，但由于人力、設備等原因從未對館藏圖書進行過清點。館藏圖書不可避免地出現賬物不相符等很多問題，通過圖書清點可以發(fā)現其中的癥節(jié)，并在今后的工作中逐步解決。（2）江蘇商貿職業(yè)學院升格后上級有關部門加強了對學校固定財產的審核工作，為配合學校固定財產審核工作的順利進行，我館于2014年4月進行了館藏紙質圖書的清點。

2 清點的目標

（1）通過圖書清點，獲得實際館藏紙質圖書的具體冊數、金額及總賬（稱為目標1）。（2）通過圖書清點，獲得實際館藏紙質圖書的個別登錄清單（包括條碼號、財產號、書名，作者，出版社，價錢，出版年月等內容）（稱為目標2）。

3 清點方法

匯文系統(tǒng)具有圖書清點的功能，按常規(guī)操作這個功能可以達成我們此次清點圖書的部分目標，要完成此次清點的所有目標，需要巧用匯文系統(tǒng)的清點功能。

3.1 匯文系統(tǒng)圖書清點功能的原理

將采集到的某一典藏庫中的實物圖書的條形碼或財產號組成的集合與匯文系統(tǒng)中的數據集合進行對比，通過統(tǒng)計后生成統(tǒng)計結果。統(tǒng)計結果按以下四項顯示：a.未清點到的圖書：匯文系統(tǒng)數據庫中有，圖書狀態(tài)為正常，而在清點時沒有清點到的圖書。b.在館異常圖書：匯文系統(tǒng)數據庫中顯示圖書狀態(tài)為異常例如丟失已賠償的圖書，在清點時又清點到的圖書。c.非本館（本類）圖書：在清點某一典藏庫時清點到的圖書，在匯文系統(tǒng)數據庫中不是典藏在該清點庫中的圖書。d.館藏情況：包括理論館藏，清點到圖書，未清點到的圖書，在館異常圖書，非本館類圖書，外借圖書，實際館藏。

a、b、c三項結果是以清單形式顯示（包括條碼號、財產號、書名，作者，出版社，價錢，出版年月等內容）。d項只顯示最后的統(tǒng)計數據，不顯示清單。也就是說清點到的圖書是不顯示清單的。

舉例如下：采集文藝庫在館圖書757冊。（1）采集文藝庫實物圖書條碼形成文本文件：文藝庫.txt（2）新建清點批次20140401典藏地：文藝庫，清點類型：按館藏地。（3）導入采集到的文藝庫實物圖書條碼集合：文藝庫.txt文件。（4）統(tǒng)計。（5）結果顯示a未清點到的圖書56619（清單略），b 在館異常圖書0（清單略），c非本館藏書568（清單略），d理論館藏59529、清點到的圖書757、清點丟失的圖書56619、在館異常圖書0、外借圖書2721、實際館藏2910。

3.2 匯文系統(tǒng)清點功能的輸出結果與本次圖書清點目標存在差距

館藏實物數據與匯文系統(tǒng)里的數據對比，主要可以分為三類：（1）有數據有實物=清點到的圖書;（2）有數據無實物=未清點到的圖書;（3）有實物無數據=漏錄的圖書。

本次清點目標1=清點到的圖書冊數、價錢+有實物無數據圖書的冊數，價錢。本次清點目標2=清點到的圖書清單+外借圖書清單+有實物無數據圖書清單。

正常利用匯文清點功能，只能獲得清點目標1中部分數據：清點到的圖書冊數。目標2則不能得到。

3.3 巧使用匯文系統(tǒng)清點功能獲得<清點到實物圖書清單>

根據正常使用匯文清點功能清點某一典藏地（比如文學庫）的圖書時，能得到不屬于該典藏地（文學庫）的圖書的清單的啟發(fā)，我們設想可以建立一個存書為零的虛擬庫（此庫在實際的典藏庫中不存在）。所有的圖書都不是該虛擬庫中的圖書。用采集到的實物圖書的條碼或財產號集合按虛擬庫進行清點時，匯文系統(tǒng)就會將采集到的實物圖書的信息以清單的形式在非本館（本類）圖書中顯示出來。

以上例采集的文藝庫在館圖書757冊做實驗：（1）采集文藝庫實物圖書條碼形成文本文件：文藝庫.txt（2）重新建立清點批次20140402典藏地：流通庫（虛擬庫），清點類型：按館藏地。（3）導入采集到的文藝庫實物圖書條碼集合：文藝庫.txt文件。（4）統(tǒng)計。（5）結果顯示a未清點到的圖書0（清單略），b 在館異常圖書0（清單略），c非本館藏書757（清單略），d理論館藏0、清點到的圖書757、清點丟失的圖書0、在館異常圖書0、外借圖書0、實際館藏0。

4 清點方案

4.1 確定清點依據

匯文系統(tǒng)清點功能以條形碼或財產號為清點依據。條形碼與財產號每冊圖書都不同，是識別圖書的可靠依據。我館條形碼形式比較規(guī)范，條形碼的位數統(tǒng)一，比較好采集，但財產號形式多樣，位數也不統(tǒng)一，每次圖書館的重大變化，財產號的形式都會發(fā)生一些改變，而且我館圖書有較大部分的財產號是用打號機打印在圖書上的，采集不易。根據以上情況，我館決定本次清點以條形碼為依據。

4.2 確定清點方案

圖書流通一段時間后，有的圖書上的條形碼丟失或者損壞，掃描時會發(fā)生條形碼無效、無法讀取等現象，這部分圖書可能有書目數據，也可能沒有書目數據。館藏的書目數據也可能由于計算機故障造成一部分圖書的單冊數據丟失，雖然圖書上的條形碼完好無損，但也出現條形碼無效現象。條形碼丟失的圖書、條形碼損壞的圖書、條形碼無效的圖書通稱問題圖書。問題圖書分散存放在不同的典藏庫書架上，沒有規(guī)律可循，查找出來很不容易。

匯文系統(tǒng)提供的清點方案有兩種。一是逐本清點：將圖書搬到電腦前將條形碼逐一掃描到電腦中完成清點。優(yōu)點能及時發(fā)現問題圖書并分離，缺點是工作量較大。二是批量清點：利用采集器采集條形碼，批量導入匯文系統(tǒng)完成清點。優(yōu)點是操作方便，缺點是不能及時發(fā)現問題圖書，很難將問題圖書分離。

根據我館實際，我們決定先逐本掃描清點分離問題圖書，同時用采集器采集無問題圖書條形碼批量清點核對。

5 清點工作實踐

5.1 清點工作流程（如圖1）

圖1

5.2 分工合作各司其職

匯文系統(tǒng)要求清點在閉館條件下進行，而我館清點的時間又正是學校學期期間，每天到館的讀者較多，為了不影響讀者利用圖書館，我館決定將各典藏庫輪流閉館清點。清點工作與其它庫的開放同時進行。為保證清點工作的順利開展，全館10位工作人員與12位勤工助學學生分成1個協調組，1個統(tǒng)計組，3個采集組同時開展工作。

采集組每組5～6人，負責逐本掃描清點，挑選問題圖書，采集條碼。2人上架下架搬書，2人翻書，1人掃描清點，分離問題圖書，1人采集有效條碼。協調組2人，負責問題圖書的處理與補錄工作，最后進行相應的條形碼采集。統(tǒng)計組2人，負責清點統(tǒng)計，將4個流通組采集的有效條碼進行合并并保存為txt文件利用匯文清點功能進行清點統(tǒng)計。打印出所需要的書目清單。統(tǒng)計出所需要的實際館藏圖書的相關書據。并負責日常圖書流通工作。

6 思考

（1）本次清點順利完成了任務，達到了清點目標。但因為是建立了虛擬庫進行清點，且輪流閉館進行，當有圖書遺漏清點時，不能發(fā)現。因為我館缺少軟件方面的人才，不能編制相關的程序，因而不能在利用無線掃描槍采集條碼的同時分辨出無效條形碼。為了分離問題圖書而將全庫圖書下架逐本掃描，耗費了大量的人力和時間。（2）利用匯文清點功能，批量清點圖書，不能逐一核對圖書的題名，索書號等著錄信息是否與實物相符合。當條形碼所攜的相關信息與實物不相符時，并不能發(fā)現，對書目信息的維護作用不大。

參考文獻

[1] 殷勤業(yè).利用匯文系統(tǒng)進行藏書清點工作的實踐.科技情報開發(fā)與經濟，2010（9）：17-18.

[2] 方兵旺，秦萍.館藏清點的探討與實踐.大學圖書情報學刊，2010（6）：64-66.