實驗室送檢樣品流轉過程標識系統(tǒng)的建立

穆明華 李 丹 劉 冉 周 瑾

(國家海洋標準計量中心，天津 300112)

?

實驗室送檢樣品流轉過程標識系統(tǒng)的建立

穆明華 李 丹 劉 冉 周 瑾

(國家海洋標準計量中心，天津 300112)

按照檢測和校準實驗室能力認可準則的要求，計量檢測部門應建立有效的標識系統(tǒng)，防止被測樣品在實驗室流轉過程中發(fā)生混淆。通過對現(xiàn)行各類標識系統(tǒng)的對比分析，提出適合本單位的新型標識系統(tǒng)，加強被測樣品實驗室流轉的管理，提高實驗室計量檢測業(yè)務的管理水平。

標識系統(tǒng)；送檢樣品；實驗室；條碼技術

0 引言

中國合格評定國家認可委員會最新頒布的CNAS—CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》第5.8.2條規(guī)定：“實驗室應具有檢測和/或校準物品的標識系統(tǒng)。物品在實驗室的整個期間應保留該標識。標識系統(tǒng)的設計和使用應確保物品不會在實物上或在涉及的記錄和其他文件中混淆?！盵1]實驗室檢定、校準及檢測物品的標識作為實驗室質量管理體系建設和有效運行的基本工作，是確保檢定、校準數(shù)據(jù)準確可靠的有力保障。接收送檢樣品方法合理、樣品標識使用恰當，能確保被測樣品實驗數(shù)據(jù)更加準確可靠。同時，將條碼技術引入樣品送檢的標識中，既可以將條碼作為一種識別手段，也可以與識別和讀取設備一起組成信息系統(tǒng)進行自動讀取和信息化管理，這對于提高計量機構送檢樣品的收發(fā)管理水平意義重大。

1 標識系統(tǒng)內容

1.1 唯一性標識

唯一性標識是對送檢樣品的唯一性編號，可以用計算機自動生成的送檢流轉單號加樣品編號組合表示。計量檢測中心完成的年度送檢樣品單數(shù)及樣品數(shù)量可以通過唯一性標識進行匯總和統(tǒng)計。

1.2 檢測/校準狀態(tài)標識

建立檢測/校準狀態(tài)標識的目的，在于區(qū)分待檢樣品、在檢樣品和檢畢樣品。如果沒有狀態(tài)標識，在送檢業(yè)務繁忙、工作量大時容易發(fā)生重復和漏檢現(xiàn)象。

1.3 群組標識

成組(套)的被測樣品需要添加群組標識，可以用附加在唯一性標識后的組(套)內的序號來表示，方便了解同種樣品的數(shù)量。

1.4 傳遞標識

傳遞標識表示的是被測樣品在流轉過程中哪些項目已經(jīng)檢測/校準完成，哪些項目待檢。當所檢樣品需要在不同實驗室或不同實驗人員間流轉時，傳遞標識就顯得尤為重要。

2 常見標識形式及缺點

2.1 標牌型標識

標牌型標識是早期送檢樣品時比較常見的標識形式，常見的以儀器的出廠編號作為內部流轉的唯一性編號，通過“未檢”、“檢畢”卡片標示被測樣品的檢測狀態(tài)，接收樣品時將狀態(tài)卡片捆綁在樣品上，取回樣品時去除[2]。這種形式的標識不包含唯一性編號，無法識別送檢樣品的單位、檢測項目等內容，流轉過程中易發(fā)生混淆。

2.2 普通紙質標識

目前紙質標識在計量系統(tǒng)應用廣泛，各單位可以按照本單位的實際需要編制唯一性編號，連同送檢單位、樣品型號、出廠編號等信息填寫在標識上，接收樣品后粘貼在樣品明顯的區(qū)域上[3]。這類標識解決了標牌型標識的部分不足，但是在實際使用過程中，由于實驗儀器長時間在海水中浸泡，容易造成紙質標識的污染、脫落。

3 傳統(tǒng)樣品流轉方式的不足

3.1 儀器接收、發(fā)送過程繁瑣

由于未采用實驗室信息管理系統(tǒng)，送檢的委托單、流轉單、檢測狀態(tài)及證書狀態(tài)均需現(xiàn)場打印、收集，儀器管理人員不得不耗費大量時間，工作量大，效率很低。

3.2 儀器附件缺乏有效管理

同一實驗室內同類型送檢儀器較多，若同時開展實驗容易造成不同送檢單位附件的混用，實驗結束后無法區(qū)分附件歸屬，實驗人員需要仔細核對和清點附件數(shù)量，增加了工作強度。

隨著送檢儀器的大幅度增加，僅僅依靠儀器管理員和送檢臺賬很難滿足客戶查詢、儀器收發(fā)的需求，傳統(tǒng)的儀器送檢模式越來越不能適應形勢的發(fā)展，因此，設計一套科學高效的儀器收發(fā)系統(tǒng)、簡單便捷的流轉方式和更加合理有效的管理模式勢在必行，使用條碼技術的新標識系統(tǒng)就是其中一個重要環(huán)節(jié)。

4 新標識系統(tǒng)方案

4.1 條碼技術的優(yōu)勢[4]

1)輸入速度快，它是鍵盤輸入速度的5倍。

2)可靠性高。鍵盤輸入出錯率為三百分之一，而條碼技術的誤碼率則低于百萬分之一。

3)采集信息量大。一維條碼可采集幾十位字符。

4)靈活實用。既可以作為一種識別手段，也可以與識別和讀取設備一起組成信息系統(tǒng)進行自動讀取和信息化管理。

正是基于條碼技術的這些優(yōu)勢，結合計量檢測工作的實際，我中心重新優(yōu)化了樣品送檢的流程，將條碼技術應用于唯一性標識系統(tǒng)及送檢系統(tǒng)中。

4.2 樣品送檢操作流程

按照中國合格評定國家認可委員會頒布的CNAS—CL01:2006《檢測和校準實驗室能力認可準則》[1]中關于被測樣品標識系統(tǒng)的要求及我中心編制的《樣品管理操作程序》，結合計量檢測中心日常工作情況具體分析，綜合評價室對被測樣品的標識和流轉流程進行了優(yōu)化：新型標識系統(tǒng)的唯一性標識中加入了信息條碼，錄入樣品信息時可以利用條碼軟件直接鏈接到客戶填寫的委托單數(shù)據(jù)庫，省去手動填寫樣品信息的過程，有效提升信息錄入輸出的效率。這一改進對提高儀器收發(fā)效率、加強樣品流轉管理作用明顯，樣品送檢流程如圖1所示。

圖1 利用條碼技術完成樣品送檢流程圖

4.3 樣品標識內容

我中心《樣品管理操作程序》對樣品標識做了具體的要求，樣品核對無誤后，由樣品管理員在包裝箱、樣品、和附件上加貼標識，標識內容包括：

1)包裝箱狀態(tài)標識，包括委托單號、包裝箱序號和檢測狀態(tài)信息。檢測狀態(tài)有“待檢”、“在檢”、“檢畢”三項內容，由綜合評價及實驗室在相應“□”位置劃“√”進行標記，如圖2所示。

圖2

2)國家海洋標準計量中心樣品標識，粘貼于送檢樣品上。包含標題、送檢單位、儀器名稱、型號、出廠編號、檢測項目、檢測狀態(tài)、一維碼(含委托單號和樣品唯一性編號)信息，盡量粘貼在儀器不入水位置的平整部分。樣品檢測狀態(tài)包含“待檢”、“在檢”、“檢畢”三項內容，由樣品經(jīng)手人在相應“□”位置劃“√”進行標記，如圖3所示。

圖3

3)紙質標簽粘貼于樣品附件上，包含編號和序號信息，如圖4所示。

圖4

包裝箱狀態(tài)標識的使用解決了送檢樣品較多時包裝混亂的問題。同時，如果一個包裝箱內包含多臺儀器，通過包裝箱標識更加便于了解整批次的實驗進程。儀器附件標識的使用杜絕了同型號附件的交叉混用、歸屬不明的情況，更加便于對儀器附件的管理。

4.4 標識系統(tǒng)分區(qū)和含義

送檢樣品上粘貼的樣品標識是以紙質型標識為基礎發(fā)展而來，在材料上使用防水、防油污的材質，易于粘貼，去除后不會留膠。內容上，包括客戶信息區(qū)、檢測狀態(tài)區(qū)和唯一性標識區(qū)三部分[5]。

客戶信息區(qū)主要包括送檢單位、送檢樣品名稱、型號、出廠編號等內容。方便收發(fā)人員的分類流轉，同時為實驗室人員提供簡要、完整的儀器信息。

檢測狀態(tài)區(qū)主要包括檢測項目和檢測狀態(tài)兩部分，每完成一個檢測項目則由相應實驗人員在所測項目上劃“√”。如果所檢項目涉及多個實驗室，則由最后一個實驗人員在項目和檢畢位置劃“√”標記。

唯一性標識區(qū)利用一維條碼表示被測樣品編號，各實驗室可在唯一性編號中增加特定的信息，包括群組標識，如實驗室縮略簡稱、送檢單位性質、儀器類別等，收發(fā)部門也可在唯一性編碼中體現(xiàn)委托單號和樣品單號等信息，具體的編號規(guī)則可按照各實驗室和收發(fā)部門的詳細要求進行制定?，F(xiàn)行的條碼格式如圖5所示。

圖5

由于大部分樣品都會多次送檢，儀器標識貼在完成一次檢測后可以保留，下次送檢時使用新標識貼進行覆蓋，進入新的流轉實驗程序。

5 結束語

樣品收發(fā)部門工作是計量機構的窗口，它服務質量的提升對于提高計量機構的整體競爭力有著不可忽視的作用。收發(fā)流程的優(yōu)化使得收發(fā)部門和實驗室、委托單位間的工作協(xié)調更加系統(tǒng)化、規(guī)范化；同時，新型標識系統(tǒng)也使得樣品的接收、流轉、發(fā)放過程更加簡潔有效、不易出錯。新型標識系統(tǒng)的應用和流程的優(yōu)化將樣品管理拓展到收發(fā)環(huán)節(jié)，它對計量技術機構的科學化發(fā)展有著重要保障作用。

[1] CNAS.檢測和校準實驗室能力認可準則(ISO/IEC 17025:2005).北京:中國合格評定國家認可委員會,2006

[2] 閆道廣,李建一,劉冬冬.檢測實驗室被測件內部流轉中標識系統(tǒng)的建立[J].計量與測試技術,2010(6):34-35

[3] 徐輝.檢測實驗室的樣品管理[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理,2011(1)

[4] 李雁茹,顧伯芳.談實驗室內檢測樣品的標識系統(tǒng)[J].中國纖檢,2006(10)

[5] 胡暢.計量技術機構客戶信息與樣品信息唯一性保障系統(tǒng)[J].計量技術,2010(7)

10.3969/j.issn.1000-0771.2015.4.20