信息化環(huán)境下的高校檔案管理

陳小梅

（嶺南師范學(xué)院 基礎(chǔ)教育學(xué)院，廣東 遂溪 524300）

高校檔案管理在國家檔案管理中占據(jù)著重要地位，也是社會信息系統(tǒng)中不可或缺的部分。在信息化時代的沖擊下，高校檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇。目前，數(shù)字信息化已經(jīng)深入到高校檔案管理的方方面面。高校檔案信息化管理不僅是互聯(lián)網(wǎng)時代的必然產(chǎn)物，更是高校發(fā)展的動力和途徑。在高校檔案改革推進的道路上，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)信息化能夠幫助高校獲得最大利益，是我國教育事業(yè)發(fā)展的必然要求。

1 信息化環(huán)境下高校檔案管理的作用和意義

高校檔案信息化管理具有兩方面作用。一個是時代發(fā)展的必然潮流，二是當前互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的要求。同時，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，教育方面改革的不斷深入，高校檔案管理在不斷革新的基礎(chǔ)上，需要實現(xiàn)信息化管理。

1.1 高校檔案信息化具有易保管、易開發(fā)、易使用的作用

在電子信息化普遍應(yīng)用之前，高校檔案采取傳統(tǒng)的管理方式，這種管理方式主要是人工作業(yè)，檢索局限性高，效率低。特別是在整理、查找、翻閱電子類型的檔案時，往往要耗費大量的時間和人力。在翻閱的過程中，甚至?xí)斐蓴?shù)據(jù)的流失。因此，實行高校檔案信息化管理非常必要。高校檔案信息化管理能快速對數(shù)據(jù)進行儲存、傳輸、檢索及共享，相比傳統(tǒng)的手工作業(yè)更加省時省力，且方便使用、操作。另外，高校檔案實現(xiàn)信息化管理之后，可以擁有更加充足的時間進行科研，為學(xué)校贏得了更廣闊的發(fā)展空間。

眾所周知，檔案信息庫的作用主要就是給使用者提供服務(wù)。信息化檔案的建立，給學(xué)校的教師和學(xué)生提供了更加便利的服務(wù)。如果建立高校檔案僅僅是完成一項工作，那么檔案的建立也就失去了它原本的作用，成了一件擺設(shè)。因此，在建設(shè)高校檔案信息化時，應(yīng)以給使用者提供價值的大小作為重要參考依據(jù)。另外，高校檔案信息化應(yīng)緊跟社會、時代發(fā)展的步伐，只有不斷推陳出新、與時俱進，實現(xiàn)規(guī)范化管理模式，才能為高校工作者、學(xué)生、老師提供最切合實際的服務(wù)(見圖1)。

1.2 高校檔案信息化是高校改革的必由之路

高校檔案是將學(xué)校中有價值的資源進行儲存、保管，方便人們使用。當前，互聯(lián)網(wǎng)信息已經(jīng)進駐到各行各業(yè)中，因此在高校改革的同時，信息化檔案管理也成為了一種必然走向。檔案的建立就是要發(fā)揮最大的使用價值。高校實現(xiàn)信息化檔案管理之后，不僅提高了使用效率，更彰顯了它的價值。檔案只有在頻繁使用的情況下，才會顯示出更大的價值。在信息化時代的影響下，高校推出了數(shù)字化校園建設(shè)的理念，在該理念的指導(dǎo)下，高校檔案管理必須要實現(xiàn)信息化管理。高校檔案信息化要走向正規(guī)發(fā)展的道路，首先要建立完善的網(wǎng)絡(luò)體系，充分利用系統(tǒng)平臺的功能對檔案進行分類、篩選和處理。其次，除了建立網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)外，最重要的工作就是聚集更多的信息資源。網(wǎng)絡(luò)只是傳播的工具，如果沒有信息資源，也會成為無源之水，沒有辦法利用。因此，加快高校檔案信息化管理能夠借助網(wǎng)絡(luò)的力量，最大化的實現(xiàn)檔案資源的價值。

圖1 優(yōu)質(zhì)服務(wù)保障先進技術(shù)在教育中的應(yīng)用

圖2 高校檔案信息化加強了與社會信息的融合

1.3 高校檔案信息化加強了與社會信息的交流與融合

科學(xué)技術(shù)能夠推動生產(chǎn)力的迅速發(fā)展。當今，在世界經(jīng)濟一體化的影響下，信息時代已經(jīng)來臨。特別是在文化信息與科技信息的推動下，促進了社會的進步和發(fā)展。眾所周知，高校是科技、文化、人才的盛產(chǎn)地，在高校檔案信息化的影響下，也必然會加大各種信息資源的流通、傳播以及使用。在該形勢下，高校發(fā)展將會與社會發(fā)展接軌，最終實現(xiàn)雙贏（見圖2）。

2 高校檔案信息化面臨的障礙和困難

在高校檔案信息化潮流的推動下，各大高校紛紛進行檔案信息化改革。一方面，高校檔案信息化取得了一定成績，但由于高校檔案信息化發(fā)展還不成熟，所以當前高校檔案信息化管理仍然面臨著一系列的問題。

2.1 傳統(tǒng)檔案管理理念存在滯后性

當前，即便檔案信息化已經(jīng)成為一種新的理念，但是在傳統(tǒng)檔案管理重收藏，輕使用思想的影響下，阻礙了高校檔案信息化管理的進程。社會經(jīng)濟發(fā)展的同時促進了信息的發(fā)展，同樣信息的發(fā)展也推動了社會經(jīng)濟的發(fā)展。因此，實現(xiàn)信息化管理是推動社會經(jīng)濟發(fā)展的必然道路。在當前社會經(jīng)濟高速發(fā)展的時代，一定要拋棄將檔案束之高閣的傳統(tǒng)思想，進一步擴大信息流通的渠道，利用信息技術(shù)更好地為人類、為社會服務(wù)。

2.2 基礎(chǔ)設(shè)施缺乏，建設(shè)費用不足

在高校檔案信息化管理推進的過程當中，盡管很多部門、單位領(lǐng)導(dǎo)給予了相當?shù)闹匾暎且驗轫椖抠Y金不足，導(dǎo)致檔案信息管理設(shè)備陳舊、落后，降低了管理效果。因此，當前高校檔案信息化管理同樣面臨著資金不足的問題，要建立健全基礎(chǔ)設(shè)施，不斷提高信息化管理的程度，還必須在資金方面下功夫。

2.3 從事檔案管理方面的人員素質(zhì)不高

在高校檔案管理中，從業(yè)人員普遍素質(zhì)比較低。主要有這幾個方面的原因。第一，檔案管理培養(yǎng)機制有待完善，這方面的人才也比較缺乏，精通管理技術(shù)方面的人才更是鳳毛麟角。第二，高校檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理學(xué)習(xí)，很多高校人事制度不明確，錄用親戚、家屬從事相關(guān)方面的工作，這些人大部分是手工操作，對現(xiàn)代化信息管理知之甚少。第三，高校領(lǐng)導(dǎo)認為檔案信息管理不重要，缺乏思想意識上的重視。因此，根據(jù)上述問題，要實現(xiàn)高校檔案信息管理正規(guī)化，必須對相關(guān)人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)。

2.4 檔案信息管理沒有統(tǒng)一的標準

在建設(shè)高校檔案信息管理的同時，必須將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)標準、高校和地方的數(shù)據(jù)庫，以及相關(guān)使用方面的標準落實到位。當前，高校檔案信息沒有統(tǒng)一的標準，導(dǎo)致信息不完整或失真，使信息資源在利用時出現(xiàn)負面影響。因此，建立高校檔案信息標準化迫在眉睫。當然，除了建立相關(guān)標準之外，也要加強法律、政策、法規(guī)方面的保護，最終保障高校檔案信息化的真實、完整、有效。

2.5 檔案信息化資源分散，保障體系不健全

在信息大爆炸的時代，需要將大量，能夠發(fā)揮價值的電子資源進行收集并且有效保存。但是，高校檔案管理與整個高校自動化的分離模式，使得積壓的電子資源得不到及時整理，導(dǎo)致電子資源分散，加大了信息化檔案工作的任務(wù)。另外，數(shù)字化檔案的實現(xiàn)，為信息的管理、應(yīng)用提供了更加便捷的服務(wù)。最后，檔案信息化管理缺乏完善、健全的保障體系，導(dǎo)致一部分信息在使用的過程中，出現(xiàn)泄漏的現(xiàn)象，對高校造成安全風(fēng)險，嚴重的還可能導(dǎo)致巨大經(jīng)濟損失。因此，針對這種情況，要不斷加強高校檔案管理的保護措施，保證高校檔案信息化管理的安全運行。

3 提高高校檔案信息化管理的有效辦法和措施

3.1 加大資金投入，健全基礎(chǔ)設(shè)施

高校檔案信息化管理要走向正規(guī)，必須加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這是必不可少的硬件保證。因此，教育部門要不斷加大對高校檔案數(shù)字化管理資金的投入力度，為高校引進更加先進的管理設(shè)備，實現(xiàn)高校檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善。另外，高校應(yīng)建立局域網(wǎng)自動管理模式，方便館中工作人員對檔案進行編目、整理。除此之外，到館內(nèi)查詢資源的人員可以通過局域網(wǎng)自動聯(lián)機、檢索的方式，快捷的使用信息資源。最后，有條件的情況下，可以在館內(nèi)實現(xiàn)無線網(wǎng)覆蓋，讓所有來管內(nèi)的人員都能得到方便、快捷的服務(wù)。

3.2 加強檔案信息化管理意識，培養(yǎng)檔案管理人才

一方面要加強高校領(lǐng)導(dǎo)層面對檔案信息化管理的重視程度，只有上級堅定檔案管理信息化道路，才能最大化地推動檔案信息化管理的運行。根據(jù)檔案管理方面的知識，認真制定相關(guān)制度，并把數(shù)字化檔案建設(shè)納入學(xué)校的日常工作中。要實現(xiàn)這個目標，必須認識到信息化時代發(fā)展的趨勢，信息傳播的意義，使用的價值，并且拋棄傳統(tǒng)檔案重視收藏的落后思想。再次，要建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊伍，對館內(nèi)現(xiàn)任職的人員實行定期檔案管理方面的培訓(xùn)，提高他們的綜合能力。另外，外聘專業(yè)的檔案管理人員，將其吸收到檔案管理團隊中。提高檔案關(guān)系信息化建設(shè)，要從人才培養(yǎng)上抓起。

3.3 實行規(guī)范化檔案信息標準與制度

規(guī)范化標準是高校檔案信息化運行的重要保障。如果檔案標準不統(tǒng)一，就會導(dǎo)致檔案不完整、不準確，給高校檔案的管理帶來很大的障礙和困難。在推進高校檔案管理信息化進程中，國家有關(guān)部門出臺了相關(guān)管理規(guī)范和標準，以供高校參考。同時，在執(zhí)行規(guī)范、標準的同時，各高校應(yīng)立足實際，逐步提高高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量和效果。

3.4 采取必要的安全性保障手段

為了防止檔案信息泄露造成的損失，高校應(yīng)該采取必要的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)防護措施來保證檔案信息的安全性。除此之外，建立正規(guī)的訪問制度，對非法訪問的用戶實施屏蔽功能，做好每一個環(huán)節(jié)的防護工作。

4 結(jié) 語

在信息時代影響下，高校要實現(xiàn)自身發(fā)展，必須要走檔案信息化道路。檔案信息化不僅方便了檔案的傳播、使用、儲存，更為高校爭取到了更多時間進行科研活動，從而不斷推動高校發(fā)展。當前，檔案信息化管理雖然取得了一定成績，但是也面臨著各種各樣的問題，在此基礎(chǔ)上，本文提出了推進高校檔案管理信息化的方法和措施，希望為高校圖書館建設(shè)提供參考。

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