新時(shí)期企業(yè)檔案管理體制

陸佳

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大背景下，我國(guó)的中小型企業(yè)面臨著巨大的挑戰(zhàn)，其中的問題哦就在于，企業(yè)檔案的管理不夠完善，甚至有的企業(yè)壓根就沒有對(duì)企業(yè)的檔案進(jìn)行管理。企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、管理活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，關(guān)系到企業(yè)未來的發(fā)展，因此對(duì)于企業(yè)檔案的的建設(shè)和管理提出了新的要求。企業(yè)檔案的管理需要適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，為企業(yè)的發(fā)展提供便利，本文對(duì)于新時(shí)期企業(yè)檔案的管理體制提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；企業(yè)檔案；管理體制

眾所周知我國(guó)是一個(gè)社會(huì)主義的大國(guó)，隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)制度在我國(guó)市場(chǎng)上的普遍建立，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)對(duì)我國(guó)企業(yè)的發(fā)展提出了新的要求，而企業(yè)的檔案管理工作也越來越受到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重視，在企業(yè)不斷的進(jìn)步與發(fā)展過程中，檔案管理工作給我國(guó)的企業(yè)帶來了巨大的經(jīng)濟(jì)利益。作為上市公司運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，檔案管理對(duì)于上市公司的關(guān)鍵性已經(jīng)滲透到企業(yè)的各個(gè)領(lǐng)域，新時(shí)期企業(yè)對(duì)檔案管理的發(fā)展已經(jīng)更上一層樓，為企業(yè)的發(fā)展帶來了便利。

1 新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理工作得不到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的重視

我們國(guó)家目前處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮中，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)要想提高自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)就要加強(qiáng)對(duì)于企業(yè)檔案的管理工作，把檔案管理工作落到實(shí)處。企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，為了提高自身的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)在于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，企業(yè)在部門邊緣之間的檔案管理，缺乏足夠的重視，所以無論是資金還是人員配備上都存在著不完善，導(dǎo)致檔案管理、檔案丟失、泄露等情況頻繁發(fā)生。以上情況的出現(xiàn)導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)遲緩，影響企業(yè)的正常發(fā)展，缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

1.2 我國(guó)企業(yè)的檔案管理方式過于落后，檔案管理工作量過大

我國(guó)的大多數(shù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)力不夠強(qiáng)大，沒有能力引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，多數(shù)企業(yè)仍選用人工檔案管理操作的形式。這種方式不僅耗費(fèi)的人力物力巨大，還需要耗費(fèi)大量的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行管理與分類，定期的檔案是進(jìn)行打掃與整理。還有在檔案中心，屆時(shí)將有來自不同部門和單位的信息，此類信息的傳遞肯定在很大程度上反復(fù)性，在這種時(shí)候，歸檔這些數(shù)據(jù)，選擇出有價(jià)值的信息，信息資源和利用合理有效的處理，一直是一個(gè)重要的問題是很難解決的。綜上所述，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)對(duì)與我國(guó)現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展就變得至關(guān)重要，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)還可以減少檔案管理人員的工作量，減少企業(yè)的發(fā)展成本。

1.3 檔案的管理過于混亂，科學(xué)化的水平較低

我國(guó)企業(yè)過于的相信自己的實(shí)力，對(duì)于外國(guó)的先進(jìn)技術(shù)存在一定的抵觸情緒，因此我國(guó)檔案的管理的科學(xué)化水平較低。檔案信息化建設(shè)的過程中，常常更側(cè)重于信息技術(shù)和電子信息化，更加不夠重視檔案管理的程度，事實(shí)上，信息技術(shù)的核心文件應(yīng)簡(jiǎn)化檔案管理流程，優(yōu)化和重組。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國(guó)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者雖然在思想上有著一定的轉(zhuǎn)變，但是主導(dǎo)檔案管理的依舊是傳統(tǒng)的管理方式，檔案人員也就滿足于案卷清楚完整和庫(kù)房安全，而忽視檔案管理信息的開發(fā)利用，導(dǎo)致檔案的管理水平較低。

1.4 我國(guó)企業(yè)缺乏檔案管理的專業(yè)人才，檔案管理人員的科學(xué)文化水平較低

我國(guó)的企業(yè)管理機(jī)制較松，因此我國(guó)大多數(shù)的檔案管理人員屬于兼職工作者，個(gè)普遍的現(xiàn)象，這些兼職檔案員在單位扮演多種角色，頻繁變動(dòng)，傳遞不及時(shí)，不到位，缺乏業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致不完整的數(shù)據(jù)出現(xiàn)，收集也不完整，混亂的儲(chǔ)存期，檔案的整理不符合要求，嚴(yán)重影響了正常工作的開展。再有就是部門為三類科室，地位低于其他職能部門，在人員調(diào)配上不講素質(zhì)，往往把一時(shí)安置不了的富余人員臨時(shí)安排到檔案管理部門。

2 新時(shí)期我國(guó)企業(yè)檔案管理的新方案

2.1 企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者加強(qiáng)對(duì)檔案管理的力度，加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ)，要想使企業(yè)的發(fā)展更上一層樓，就一定要加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高檔案管理人員的管理水平?，F(xiàn)階段、企業(yè)檔案工作者必須首先向自己管理的檔案學(xué)習(xí)，深入檔案內(nèi)容，不斷積累解決處理具體業(yè)務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者還要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌兼顧，制定檔案管理制度。采取多種形式，有計(jì)劃、有步驟地培養(yǎng)和充實(shí)既懂技術(shù)的各類專業(yè)人員，搞好人才儲(chǔ)備，和智力開發(fā)，創(chuàng)造條件，提高覺悟，充分調(diào)動(dòng)廣大檔案工作者的積極性，人盡其才，各盡所能地開展和推進(jìn)檔案管理的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 改變企業(yè)檔案管理人員的思想觀念，勇于創(chuàng)新

我國(guó)大多數(shù)的企業(yè)檔案管理觀念落后，接受新技術(shù)的能力較低，要想發(fā)展企業(yè)就要改變封閉的思想觀念，檔案信息服務(wù)由坐等用戶上門轉(zhuǎn)為主動(dòng)提供信息要了解企業(yè)各部門各層次對(duì)檔案信息的要求，緊密結(jié)合管理決策和經(jīng)營(yíng)開發(fā)的實(shí)際，開展針對(duì)性、有效的服務(wù)，要預(yù)測(cè)企

業(yè)對(duì)信息服務(wù)的各種要求，主動(dòng)提供檔案原件或主動(dòng)搜集有關(guān)的資料。在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新，改進(jìn)原有的檔案管理模式，促進(jìn)企業(yè)的向前發(fā)展。

2.3 轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案的管理方式，強(qiáng)化科技檔案的歸檔意識(shí)

根據(jù)企業(yè)發(fā)展的需要，企業(yè)的檔案管理要轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾矸绞?，有企業(yè)檔案單一的管理轉(zhuǎn)向多元的管理，案信息渠道應(yīng)從單純的經(jīng)營(yíng)檔案信息向科技檔案信息、社會(huì)檔案信息乃至于國(guó)際檔案信息延伸，廣泛攝取。企業(yè)還要做好檔案管理宣傳工作，利用各種機(jī)會(huì)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，組織管理干部和廣大工程技術(shù)人員學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，以提高大家的執(zhí)法意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。

2.4 加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的文化與技術(shù)培養(yǎng)

檔案管理人員大多數(shù)科學(xué)文化水平較低，接受新事物的能力較弱，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，不定期的抽查，還可以邀請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)講座。在進(jìn)行檔案管理人員的招聘時(shí)，盡可能的招聘文化水平高的，有技術(shù)的檔案管理人才。

3 結(jié)語

我國(guó)的企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，檔案對(duì)于企業(yè)的發(fā)展是極其重要的，檔案能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展提供重要的信息和資源。好的檔案管理能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)利益，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范化，是企業(yè)在二十一世紀(jì)的今天可持續(xù)發(fā)展的保障。因此檔案的管理工作對(duì)于企業(yè)來說勢(shì)在必行。在新時(shí)期經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，企業(yè)要想提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，提高員工的工作效率，就必須要完善企業(yè)檔案的管理工作。

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