PDCA在醫(yī)用耗材庫存管理中的應用

李鑫，王水，趙奕華

南京醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院 江蘇省人民醫(yī)院 a.采購供應中心；b. 院辦；c. 分院院辦，江蘇 南京 210029

PDCA在醫(yī)用耗材庫存管理中的應用

李鑫a，王水b，趙奕華c

南京醫(yī)科大學第一附屬醫(yī)院 江蘇省人民醫(yī)院 a.采購供應中心；b. 院辦；c. 分院院辦，江蘇 南京 210029

本文通過庫存盤點，分析醫(yī)用耗材庫房管理中存在的問題，運用目標管理、魚骨圖、折線圖、PDCA循環(huán)等管理工具，在降低庫存成本與保障供應之間尋求合理和平衡，并提出優(yōu)化管理的措施，以保證醫(yī)療服務質量的提高。

醫(yī)用耗材；庫管房理；PDCA循環(huán)；企業(yè)資源計劃

0 前言

我院自2008年以來，通過企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）管理平臺建立了醫(yī)用耗材的標準化流程和運作規(guī)范，實現(xiàn)了醫(yī)用耗材規(guī)范化管理和大宗醫(yī)用耗材“零庫存”管理[1-2]，但由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，庫存管理仍然需要不斷地改進和提高。庫存的管理水平往往體現(xiàn)著企業(yè)整體運營效率和收益[3]。本文通過倉庫盤點，發(fā)現(xiàn)庫存管理中存在的問題，運用目標管理、魚骨圖、PDCA等管理工具，在降低庫存成本與保障供應之間尋求合理和平衡。

1 庫存現(xiàn)狀及改進目標

通過對現(xiàn)有庫存的檢查及相關數(shù)據(jù)的收集和分析發(fā)現(xiàn)存在庫存物資賬實不符、少數(shù)庫備物資長期積壓、庫存金額偏大等問題。為此設置了改進目標：進一步規(guī)范庫房管理操作流程；滿足臨床需求的同時降低庫存量，庫存金額下降到50萬元以下，庫房賬實相符達到99％以上，賬物相符信息包括品種、規(guī)格、數(shù)量、批次和效期。

2 繪制魚骨圖進行根因分析

（1）庫存醫(yī)用耗材賬務不符。庫存醫(yī)用耗材賬務不符影響因素的魚骨圖，見圖1。

圖1 庫存醫(yī)用耗材賬務不符影響因素的魚骨圖

（2）庫存醫(yī)用耗材金額偏大。庫存醫(yī)用耗材金額偏大影響因素的魚骨圖，見圖2。

圖2 庫存醫(yī)用耗材金額偏大影響因素的魚骨圖

3 找出存在問題的主要原因

（1）庫存醫(yī)用耗材賬實不符的主要原因：①庫管員缺乏與使用科室的有效溝通，發(fā)出的貨物有時無法滿足臨床需求，臨床要求換貨時，對同品牌同價格不同型號產品間的換貨，未及時在賬上做調整；②醫(yī)材庫管員為新任崗位，對臨床不了解，系統(tǒng)培訓欠缺，師傅帶徒弟的經(jīng)驗式帶教，缺乏科學性；責任心不強，發(fā)貨時缺少核對環(huán)節(jié)，下送后臨床又未仔細核對或不驗收，造成錯發(fā)、多發(fā)、少發(fā)。

（2）庫存金額偏大的主要原因：①突發(fā)事件中如汶川地震、禽流感訂購的應急物資臨床一般不使用；②按常規(guī)備貨后臨床因理念發(fā)生變化或產品更新，舊產品淘汰致庫備物資長期積壓，無科室領用；③庫存物資儲備缺少計劃性，庫管員缺乏節(jié)約意識，備貨量遠遠超過臨床需求量；④庫備缺少計劃性，未合理預見節(jié)假日期間臨床需求，面臨2月和9月底的節(jié)日備貨，未探尋科學的訂貨計劃，出現(xiàn)了訂貨量超過科室領用需求的現(xiàn)象，另一方面，采購員和中心主任對庫存量的審核也不夠重視，導致了積壓。

4 運用PDCA管理方法解決存在問題

PDCA循環(huán)又叫質量環(huán)，是管理學中的一個通用模型，用于持續(xù)改善產品質量[4-5]。

4.1 計劃（Plan）

（1）中心主任早會上針對盤點存在的問題，闡述安全庫存的理念，減少物資積壓、盤活醫(yī)院資金的重要性，庫房科學管理的必要性及等級醫(yī)院評審要求的PDCA循環(huán)管理的具體做法，要求庫管員強化庫存賬物相符意識，做到品規(guī)管理精細化。

（2）針對春節(jié)和國慶期間庫存數(shù)量波動現(xiàn)狀，統(tǒng)計2013年1~3月、7~9月每周各品規(guī)醫(yī)材科室領用量和訂貨量，摸索出規(guī)律，合理制定訂貨計劃；對臨床非常規(guī)量的申領需求，加強溝通，避免貨物積壓；對節(jié)假日前的庫存計劃，采購員和中心主任要嚴格把關。

（3）完善庫房管理流程和下送制度，加強庫管發(fā)放核對環(huán)節(jié)，減少人為差錯導致的賬物不符。

（4）要求供貨商貨票同行，庫管員在驗收貨物入庫后及時入賬；庫管員對臨床申請數(shù)量及品種進行修改刪除時務必慎重，并做好記錄，不清楚時及時溝通、請示。不可隨意刪除，導致臨床斷貨。確有特殊需要時可啟動臨時急補貨。

（5）采購員需熟悉庫備物資的品種，在受理科室購買申請時，對庫房儲備的物資不再單獨購買。

（6）中心將盤點梳理出的因各種原因導致的長期積壓、無人領用的部分物資有針對性地與有需求的潛在使用科室聯(lián)系，確無科室領用的或過期物資按相關程序進行報廢處理。

4.2 實施（DO）

（1）中心修訂了庫房管理流程和下送制度，庫管員發(fā)貨、變更都要及時在ERP系統(tǒng)中做出相應調整，做到賬實相符。

（2）庫管員連續(xù)3個月統(tǒng)計每周申領庫存物資的數(shù)量，分析庫存物資安全庫存范圍，作為制定合理訂貨計劃的參考。

（3）再次通知供應商做到貨票同行，對不能做到貨票同行的供應商實行緩付貨款1個月，連續(xù)2次不能貨票同行的緩付貨款3個月，連續(xù)3次的實行“關停并轉”，方便庫管員及時入賬，保障臨床領用需求。

（4）采購員與庫管員一起對照庫存物資清單，對有庫存的物資不得再單獨提出購買計劃。

（5）庫管員核查長期積壓、無人領用的物資是否可用。對在有效期內、包裝完好的物資，在OA網(wǎng)通知或直接聯(lián)系有需求的科室申領；對過期、破損的物資做報廢處理。

（6）召開中心相關人員會議，分析月庫存量偏大原因，庫管員在制定節(jié)假日備貨計劃前，在OA網(wǎng)告知各科室節(jié)前物資申領的截止時間和下送安排，并向其征集物資儲備的申領需求，根據(jù)庫存參照各科室反饋的匯總信息，合理制定備貨計劃。

4.3 檢查（Check）

（1）庫管員庫存管理意識增強，責任心增強，減少了人為差錯引起的賬實不符。

（2）庫管員加強了與使用科室的有效溝通，采購員加強了與庫管員的溝通，訂貨數(shù)量趨于合理，避免了重復采購造成的積壓。

（3）盤點清理出的積壓物資，大部分已發(fā)給有需求的科室。

4.4 鞏固措施（Action）

（1）庫房連續(xù)6個月每月盤點1次。

（2）對庫管員定期培訓、考核，增強庫管員的責任心和安全庫存的意識。

（3）進一步增進庫管員與采購員、庫管員與使用科室的交流和配合，及時了解并準確滿足臨床申領需求。

5 結果

經(jīng)過連續(xù)9個月的持續(xù)質量改進，醫(yī)用耗材庫存金額和賬物相符率都達到了設定的目標（圖3），且完全保證了臨床使用。由圖3可以看出，庫存金額連續(xù)4個月穩(wěn)定在50萬元以下，賬務相符率達到99.41％。

圖3 醫(yī)用耗材庫存月末盤點金額和賬物相符率圖

6 總結

（1）醫(yī)用耗材庫存管理是一個完整的有機系統(tǒng)，涉及各個方面，包括計劃、采購、供應商按時交貨、科室有計劃申領等，運行有其固有的規(guī)律，制定科學、合理的醫(yī)用耗材庫存管理方法和工作流程，同時完善信息管理系統(tǒng)，以提升工作效率，有效降低差錯率。

（2）提高相關人員的工作責任心和業(yè)務素質[6]。定期對相關人員進行嚴格的醫(yī)用耗材質量與安全知識的培訓，利用目標管理，進行必要的績效考核并與獎金掛鉤，調動工作積極性和主動性，更好地提高庫存管理的水平。

（3）改進庫房盤點工作，加強安全庫存管理[7]。通過定期盤點，適時調整安全庫存量，在確保醫(yī)療安全和質量同時，減少醫(yī)院資金占用。

（4）合理選擇物流配送商[8]。醫(yī)用耗材為買方市場，醫(yī)院與物流配送商合作建立信息技術平臺，分享信息，共同協(xié)作解決問題，物流配送商可采用“即時配送”和“準時配送”的方法向醫(yī)院配送物資。

[1]黃湘民,薛蓮.現(xiàn)代醫(yī)院物流系統(tǒng)及管理探析[J].中國醫(yī)院管理,2006,26(6）：18-20.

[2]李鑫,趙奕華,王水,等.應用ERP管理系統(tǒng)對醫(yī)用耗材進行管理的實踐與體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2010,(2）：85-87.

[3]董鵬,郭麗美,荊一帆.突破庫存管理瓶頸[J].企業(yè)管理,2013,(2）：100-103.

[4]馬仁杰,王榮科,左雪梅.管理學原理[M].北京：人民郵電出版社, 2013.

[5]姚雨露,戴建榮.PDCA理論在我院醫(yī)學裝備管理中的應用[J].中國醫(yī)療設備,2014,29(9）：105-106,151.

[6]黨偉.醫(yī)療耗材庫存與采購控制管理[J].中國醫(yī)院管理,2011, 31(9）：73-74.

[7]于靜,高小坤,丁佳萍,等.醫(yī)用耗材庫房規(guī)范化管理探討[J].重慶醫(yī)學,2014,(23）：3104-3105.

[8]蘇彩.供應鏈視角下企業(yè)物流庫存管理的優(yōu)化[J].物流技術,2014, 33(8）：141-141,195.

App lication of PDCA in M edical Consumables Inventory M anagement

LI Xina, WANG Shuib, ZHAO Yi-huac
a.Pu rchase and Supp ly Center；b. M anagement O ffice；c.M anagem ent Office of Branch Hospital, the First A ffiliated Hospital of Nanjing Medical University, Jiangsu Province Hospital, Nanjing Jiangsu 210029, China

The problems of medical consumable warehouse management were analyzed through stock inventory. With adoption of multiple management tools such as target management, fi shbone diagram, line chart and PDCA (Plan-Do-Check-Act）cycle, reasonability and balance between the reduced inventory cost and guaranteed supply were realized. Moreover, optimal management measures were provided so as to ensure the improvement of medical service quality.

medical consumables；inventory management；plan-do-check-act cycle；enterprise resource planning

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.046

1674-1633(2015）08-0144-03

2015-05-13

2015-05-21

江蘇現(xiàn)代醫(yī)院管理研究中心2014年度立項課題（JSY-2014-103）。

趙奕華，分院副院長，主任護師。

作者郵箱：514027428@qq.com