醫(yī)用耗材網(wǎng)上請領平臺的搭建及采購流程的優(yōu)化

鄧文艷，徐向天，張玉華

首都醫(yī)科大學附屬北京朝陽醫(yī)院物資器械中心，北京 100020

醫(yī)用耗材網(wǎng)上請領平臺的搭建及采購流程的優(yōu)化

鄧文艷，徐向天，張玉華

首都醫(yī)科大學附屬北京朝陽醫(yī)院物資器械中心，北京 100020

本文探討了在醫(yī)療業(yè)務規(guī)模擴大、門診量和住院量不斷攀升的新形勢下，醫(yī)院管理部門運用企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)，通過搭建醫(yī)院物流系統(tǒng)，實現(xiàn)電子商務模式的訂貨方式，提升醫(yī)用耗材管理水平。從而達到規(guī)范耗材管理、精確臨床服務、降低醫(yī)院運行成本、節(jié)約人力資源的目的。

ERP系統(tǒng)；醫(yī)用耗材管理；網(wǎng)上申領；物流管理

隨著醫(yī)用耗材在醫(yī)院中使用量的逐年遞增，現(xiàn)代化醫(yī)院必須依托先進的管理制度和管理軟件，才能在實現(xiàn)對醫(yī)用耗材的精細化管理同時，達到更好為臨床科室服務的目的。

我院2013年門急診突破372萬人次，出院人數(shù)達7萬多人次，病房手術例數(shù)2.8萬多人次。如此大規(guī)模的臨床醫(yī)療行為，是與醫(yī)用耗材這一載體密不可分的。這要求耗材主管部門必須能夠保質保量完成醫(yī)用耗材的采購任務，同時迅速、準確地將所需醫(yī)用耗材送至科室。但是我處采用的是2003年開發(fā)的物流系統(tǒng)，存在數(shù)據(jù)不共享、耗材信息不完整等諸多問題。這與我院的門急診及住院規(guī)模嚴重不匹配，同時也無法滿足醫(yī)療器械主管部門對醫(yī)用耗材的管理要求。針對這一情況，我院于2012年底著手開展新的企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)的上線工作。采用電子商務的模式，實現(xiàn)臨床科室網(wǎng)上申領，我處下送醫(yī)用耗材的模式。

1 系統(tǒng)現(xiàn)狀及問題

我院早在1989年開始使用電腦系統(tǒng)管理耗材。第1套軟件和第2套軟件由我院計算機中心工程師自行編寫。這兩個版本的軟件都是單機版，即只能錄入并存儲出入庫數(shù)據(jù)而不能實時修改庫存數(shù)量。盡管前兩代系統(tǒng)只能實現(xiàn)報表的編制以及科室賬的管理，但是在當時的條件下，其管理理念也是具有時代先進性。2003年我院開始使用第3套物資管理軟件—Easy醫(yī)用材料管理系統(tǒng)。這套軟件實現(xiàn)了器械科采購、庫管各崗位間數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡化傳輸，加強了庫存數(shù)據(jù)的實時性和準確性。但是對于醫(yī)院目前的業(yè)務量，它逐漸暴露出以下問題：

（1）醫(yī)用耗材信息不完整。第3套管理軟件對于耗材基礎信息管理不嚴格，無法按照一品一物一規(guī)一碼錄入，因此存在一碼對多物的情況。由于早年信息維護規(guī)則不嚴格，因此產(chǎn)品注冊證名稱、系統(tǒng)名稱、訂單名稱和領物申請單名稱不一致，這給日常工作帶來很大困難，特別是人員輪崗階段。

（2）庫存量難以控制。我科之前的訂貨模式為：對于通科使用的低值耗材，庫房進行備貨。庫管員根據(jù)工作經(jīng)驗，每半個月提交一次紙質訂單。未做備貨的醫(yī)用耗材由科室實時提交手寫紙質訂單。此種模式下，如遇節(jié)假日，則庫管員難以掌握訂貨數(shù)量，出現(xiàn)斷貨現(xiàn)象。

（3）采購無計劃。由于臨床各個科室提交計劃均為隨機行為，且在較短時間內就需要領取貨物。因此采購員每天都在疲于處理訂單，同一天內給同一廠家打多次電話訂購醫(yī)用耗材的情況時有發(fā)生，浪費了寶貴的人力、物力、財力[1]。

（4）領物混亂。由于采購工作進行的無序，因此庫管員收貨時間不固定。往往出現(xiàn)庫管員在驗收貨物的同時，還要完成貨物的發(fā)放工作。這不僅增加了庫管員的工作強度，還易發(fā)生錯誤。

（5）信息閉塞。因為該系統(tǒng)依托于物資器械中心內部組件的局域網(wǎng)運行，所以使用系統(tǒng)的人員均為醫(yī)用耗材供應保障的相關人員。臨床科室管理人員如果需要查詢當月支出明細及匯總，需要親自到物資器械中心找相應人員打印紙質報表。

基于上述問題，我院于2013年啟用新的ERP系統(tǒng)[2]。

2 網(wǎng)上申領平臺的實現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)硬件環(huán)境的構建

臨床科室是醫(yī)用耗材的主要申請和使用科室，因此我院在構建系統(tǒng)的時候以目前已經(jīng)搭建的醫(yī)院信息系統(tǒng)（HIS）局域網(wǎng)為平臺，通過在各護士站現(xiàn)有電腦上安裝請領平臺客戶端的方式，實現(xiàn)醫(yī)用耗材的網(wǎng)上請領。

2.2 網(wǎng)上請領適用科室

臨床科室采用網(wǎng)上請領模式，而對于非臨床科室，目前采用的還是原有請領模式，見圖1。

圖1 原請領流程

2.3 網(wǎng)上請領流程

網(wǎng)上請領平臺包括以下幾個功能：網(wǎng)上請領、申請單匯總、推生訂單、推生入庫單、推生出庫單。臨床科室的網(wǎng)上請領流程，見圖2。

圖2 網(wǎng)上請領流程

（1）各臨床科室指定領物員通過客戶端登陸物流系統(tǒng)，制作下個月物資請領申請單。申請耗材種類包括在庫房、供應室領取的通用耗材，以及科室專用耗材。

（2）領物員提交申請單后，由本科室主任于每月25日前審核申請單。

（3）采購員分別于每月10日和每月25日集中審批臨床科室主任審核通過的該科室申請單。如采購員對科室申請的醫(yī)用耗材品目和數(shù)量存在異議，則需通過申請平臺或電話通知到相關人員核實。

（4）采購員通過請領平臺的匯總功能，按照物料編號匯總審批通過的各臨床科室申請單。

（5）采購員調整全院醫(yī)用耗材匯總單上每種耗材的訂貨數(shù)量。調整數(shù)量時需要考慮：①未采用網(wǎng)上請領平臺的其他部門是否會領用該醫(yī)用耗材；②該編碼耗材的包裝數(shù)量；③當前庫存量。

（6）采購員在調整完匯總單的訂貨數(shù)量后，將申請匯總單按庫房和供應商拆分成訂單。

（7）采購員通知各供應商送貨。

（8）采購員與庫管員共同按照采購訂單驗收貨物。庫管員完成醫(yī)用耗材入庫工作。

（9）庫管員根據(jù)臨床科室申請單備貨并推生出庫單。臨床科室存放耗材的地方較小，為了避免一次將整月使用耗材集中送抵造成無處存放的問題，系統(tǒng)在申請單上預留了下送次數(shù)這一選項。

（10）下送人員將庫管員分裝好的各科室醫(yī)用耗材及出庫單送抵科室。

（11）下送人員將簽好字的出庫單交回至庫管員[3]。

3 取得的效果

3.1 減輕臨床科室工作負擔

沒有進行網(wǎng)上請領之前，臨床領物員需要區(qū)分哪些醫(yī)用耗材需要向庫管員遞交紙質計劃單，哪些醫(yī)用耗材需要向采購員提交紙質訂貨單。實行網(wǎng)上請領后，領物員只需將所需醫(yī)用耗材的種類及數(shù)量填寫清楚即可，而無需區(qū)分所屬庫房、對應采購人員以及相應申請單據(jù)，從而大大減少了臨床科室的工作量。待系統(tǒng)全面完成后，臨床科室管理人員可以通過請領平臺查詢本科醫(yī)用耗材的領用量及支出情況。既提高臨床管理水平，又減少紙張以及硒鼓的使用，直接降低醫(yī)院運行成本。

3.2 實現(xiàn)醫(yī)用耗材采購的集中管理

我院實行醫(yī)用耗材網(wǎng)上請領之后，每個月固定兩個時間段處理科室申請單。采購員從審批科室申請單到推生出采購訂單，大約需要2~3個工作日，打電話通知廠家送貨需要1~2個工作日。常規(guī)采購活動大約占到每個月工作日的40％~50％，時間主要集中在月中和月底。采購員在完成低值耗材采購工作的同時，還能從事高值耗材采購工作、醫(yī)療器械不良事件監(jiān)測上報工作、組織申請耗材的論證會工作，減少所需編制，節(jié)約醫(yī)院人力成本。

3.3 優(yōu)化庫房管理

采用固定時間采購后，庫管員收貨時間固定。這就避免了因為供貨商送貨時間不固定，導致庫管員需要一邊給臨床科室發(fā)放貨物，一邊驗收貨物這種情況的發(fā)生，降低庫房發(fā)生差錯的概率。以前每逢節(jié)假日，庫管員無法掌握臨床科室的真實需求，只能憑經(jīng)驗備貨。臨床科室同時大量領用耗材，貨物瞬間領空的情況時有發(fā)生，導致采購員需要緊急補貨。申請平臺上線后，各臨床科室每次提交的都是全部所需醫(yī)用耗材的申請種類及數(shù)量，從而很好地避免了上述問題，優(yōu)化了醫(yī)用耗材的庫存量管理。

3.4 提升管理水平

沒有進行醫(yī)用耗材網(wǎng)上請領之前，臨床科室提交的申請單、訂單都是紙質形式，有時僅是電話訂貨。這些數(shù)據(jù)信息無法進行長時間保存和查詢，給醫(yī)院和我科管理帶來很大不便。如果出現(xiàn)貨物沒到或無科室領取的時候，不容易明確責任。網(wǎng)上請領平臺則很好地解決了這些問題。待系統(tǒng)全面完成后，臨床科室管理人員可以通過請領平臺查詢本科醫(yī)用耗材的領用量及支出情況[4]。

4 改進的方向

盡管請領平臺很好地解決了上述很多問題，但是在使用過程中發(fā)現(xiàn)還有一些方面需要繼續(xù)改進和提升。

（1）改進醫(yī)用耗材字典。目前對于醫(yī)用耗材還沒有命名規(guī)范和標準出臺，因此我院在構建數(shù)據(jù)字典時采用的是產(chǎn)品注冊證上的名稱，使得臨床科室在申請耗材的時候就比較困難。針對這種情況，我科制作了名稱-俗稱對照表供臨床參考。如果在構建耗材字典時能夠增加臨床收費名稱一列，臨床科室在使用時可以更加便捷[5-6]。

（2）建立訂貨平臺。物資管理系統(tǒng)目前已經(jīng)實現(xiàn)的功能有：請領、訂貨、產(chǎn)品庫存管理以及部分高值醫(yī)療耗材的溯源。目前欠缺的是醫(yī)用耗材訂貨平臺的構建。訂貨平臺主要功能是系統(tǒng)通過外網(wǎng)將訂單以短信或郵件的方式發(fā)送給供貨商，這樣將大大降低采購員的工作量，縮短科室領取貨物的時間[7]。

醫(yī)療行為中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量在逐年增加。利用網(wǎng)絡技術和軟件程序能夠提高涉及醫(yī)療耗材領用和使用中各環(huán)節(jié)的工作正確性，縮短工作時間，提升工作效率和服務質量[8]。并且能夠更好地監(jiān)管醫(yī)用耗材的使用，保護患者的權利，為醫(yī)用耗材的溯源奠定基礎。

[1]丁效軍,陳宇珂.基于物流網(wǎng)的醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)設計[J].中國醫(yī)學裝備,2013,(3）：23-25.

[2]婁海芳,王志康.醫(yī)用耗材ERP供應鏈管理模式的研究與探討[A]. 2011年浙江省醫(yī)學會醫(yī)學工程學分會第九屆學術年會[C].2011.

[3]張鳳勤,陳姍姍.醫(yī)用耗材庫房管理方式探討[J].中華實用診斷與治療雜志,2013,(4）：413-414.

[4]周曉明.我院醫(yī)用耗材實耗實銷管理模式探討[J].中國醫(yī)療設備,2013,28(9）：78-79.

[5]鄧玲,董蔚,尹軍.我院醫(yī)用耗材網(wǎng)上請申領及派送的實現(xiàn)與體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2012,(9）：96-97.

[6]張喜雨,劉斌,王國忠.醫(yī)用耗材集中采購工作的探討[J].中國醫(yī)療器械信息,2009,(4）：25-27.

[7]王斌.醫(yī)院耗材管理淺探[J].中國醫(yī)藥科學,2011,(9）：148,151.

[8]姜玲莉,龔純貴.醫(yī)用耗材信息化管理現(xiàn)狀與對策[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2012,(4）：365-366.

Establishment of the On-Line App lication System and the Optim ization of the Procurement Procedure

DENG Wen-yan, XU Xiang-tian, ZHANG Yu-hua
Material and Equipment Center, Beijing Chaoyang Hospital Affiliated to Capital Medical University, Beijing 100020, China

In view of the enlarged business scope as well as the continuously-increased num ber of inpatients and outpatients in the hospital, this paper introduced the practice of the management department in Beijing Chaoyang Hospital in application of the ERP (Enterprise Resource Planning）system and establishment of a hospital logistics system. As a consequence, the procurement orders could be placed in the mode of electronic commerce and medical consumables management was improved, which realized the objectives of standardized consumable management, accurate services to clinical departments, reduced operation costs and human resources.

enterprise resource planning systems；medical consumable management；online application；logistic management

R197.39；R197.324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2015.09.045

1674-1633(2015）09-0141-03

2014-12-27

作者郵箱：wenyan.deng@163.com