淺談技工院校學(xué)生信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

郭華

摘 要：隨著技工院校的蓬勃發(fā)展，各院校的招生數(shù)量不斷增加，這對(duì)學(xué)生信息管理智能化提出了更高的要求。本文根據(jù)技工院校學(xué)生管理的特點(diǎn)，以管理需求為導(dǎo)向，從系統(tǒng)需求、系統(tǒng)設(shè)計(jì)等方面對(duì)學(xué)生信息管理系統(tǒng)的功能做了介紹，并對(duì)信息管理系統(tǒng)的可行性進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：技工院校 學(xué)生信息管理 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

近年來(lái)，筆者所在學(xué)院在硬件建設(shè)、師資配備、招生數(shù)量、質(zhì)量等方面都有了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。尤其在學(xué)生管理方面，從為學(xué)生負(fù)責(zé)的角度，采取半軍事化管理的方式，取得了較好的效果。但學(xué)校一直沒(méi)有一套完整的學(xué)生信息管理系統(tǒng)，導(dǎo)致在學(xué)生管理方面存在信息統(tǒng)計(jì)不清、工作效率低下等問(wèn)題，尤其是不能適應(yīng)學(xué)校對(duì)學(xué)生實(shí)行半軍事化管理的需要。因此，建設(shè)一套高效的信息管理系統(tǒng)對(duì)學(xué)生的情況進(jìn)行全面的掌控，從而提高管理質(zhì)量和效率變得更加迫切。

一、系統(tǒng)需求

1.國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

1954年，美國(guó)首先在工資單處理中實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)在管理中的應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在信息管理方面的不斷發(fā)展，美國(guó)、西歐及日本等發(fā)達(dá)國(guó)家各領(lǐng)域80%以上的管理都由計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)來(lái)完成。我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)在管理中的應(yīng)用推廣起步較晚，但進(jìn)入21世紀(jì)后發(fā)展迅速，幾乎覆蓋了各個(gè)領(lǐng)域，尤其在高等院校及技工院校中應(yīng)用非常廣泛。

2.學(xué)生信息管理現(xiàn)狀

學(xué)校一直使用傳統(tǒng)的人工方式管理文件檔案，仍采用手工統(tǒng)計(jì)、Excel電子表格存儲(chǔ)數(shù)據(jù)等常用手段對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行整理。這樣的管理方式存在一些顯而易見的缺點(diǎn)。首先，對(duì)學(xué)生信息的宏觀掌握不夠及時(shí)和準(zhǔn)確。學(xué)院對(duì)學(xué)生信息的管理依靠各系部人工統(tǒng)計(jì)上報(bào)，時(shí)效性和準(zhǔn)確性方面都與計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)有較大差距。其次，浪費(fèi)了人力和物力。各系為了較好地對(duì)學(xué)生情況進(jìn)行管理，必然額外增加了相關(guān)教師的工作量，同時(shí)，這種傳統(tǒng)的管理模式必然產(chǎn)生大量的檔案文件，不便于保存。最后，不便于對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行科學(xué)的管理。傳統(tǒng)的管理方式還停留在簡(jiǎn)單的教師對(duì)學(xué)生點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的管理或限制在系部及班級(jí)范圍內(nèi)的局部管理，缺乏全院統(tǒng)一的，便于領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生處及班主任等管理人員及時(shí)掌握學(xué)生管理情況并實(shí)施管理的信息管理系統(tǒng)。

3.解決方法

針對(duì)筆者所在學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行半軍事化管理的背景，結(jié)合學(xué)生數(shù)量連年增加、教師管理任務(wù)重、學(xué)生信息量大的情況，擬開發(fā)具有綜合管理功能的學(xué)生信息管理系統(tǒng)，使校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生處及班主任等管理人員通過(guò)管理系統(tǒng)能方便地更新信息，全面直觀地查詢、掌控信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的高效管理，從而提高學(xué)校的整體管理水平和效率。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1.基本思路

根據(jù)設(shè)計(jì)原則和詳細(xì)的調(diào)研，我們主要針對(duì)學(xué)校學(xué)生半軍事化管理情況而開發(fā)一個(gè)有技工院校特色的、具有綜合管理功能的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生的信息管理、考核管理、實(shí)習(xí)管理及請(qǐng)銷假管理等功能，從而形成一個(gè)全院統(tǒng)一的便于操作的學(xué)生信息管理模式，使學(xué)院各級(jí)管理人員都能通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生各項(xiàng)情況的掌控、管理及考核，并將管理貫穿學(xué)生整個(gè)在校期間。

2.系統(tǒng)模塊設(shè)計(jì)

根據(jù)技工院校學(xué)生管理的特點(diǎn)，我們對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行了模塊劃分，分別是：登錄管理模塊、信息管理模塊、考核管理模塊、實(shí)習(xí)管理模塊、請(qǐng)銷假管理模塊和設(shè)置管理模塊，共6大模塊。功能模塊結(jié)構(gòu)如下圖所示。其中，考核管理模塊是主要的子系統(tǒng)。

技工院校學(xué)生信息管理系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖

（1）登錄管理模塊。登錄管理模塊主要對(duì)系統(tǒng)管理員及用戶進(jìn)行登錄管理，并記錄登錄日志，包含用戶登錄、密碼修改及登錄日志等子模塊。系統(tǒng)根據(jù)登錄賬號(hào)權(quán)限等級(jí)情況，自動(dòng)開啟對(duì)應(yīng)的使用權(quán)限，并記錄登錄日志。

（2）信息管理模塊。此模塊用于管理系統(tǒng)中所有在校學(xué)生的基本信息，包括學(xué)籍信息、家庭信息、在校相關(guān)信息及個(gè)人特長(zhǎng)信息等涉及每位學(xué)生的相關(guān)信息。一方面，相關(guān)數(shù)據(jù)需依托各系部工作人員、班主任及相關(guān)學(xué)生用戶采集錄入。另一方面，系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)的各種基本操作及統(tǒng)計(jì)，以方便管理人員及學(xué)生進(jìn)行信息相關(guān)操作。

（3）考核管理模塊。學(xué)生管理考核是技工院校學(xué)生管理工作的重要部分，主要包括出勤考核、文明禮儀考核、操行考核等子模塊。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)由管理人員通過(guò)用戶終端，按照考核權(quán)限使用相關(guān)賬號(hào)對(duì)每個(gè)學(xué)生的相關(guān)考核情況進(jìn)行管理，并可以進(jìn)行查看、導(dǎo)出、比較及排名等基本操作。

（4）實(shí)習(xí)管理模塊。學(xué)生在校期間有約50%的時(shí)間在外實(shí)習(xí)，實(shí)習(xí)管理模塊要實(shí)現(xiàn)在崗時(shí)間管理、實(shí)習(xí)場(chǎng)地管理及學(xué)生表現(xiàn)查看等功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生整個(gè)實(shí)習(xí)期間情況的掌控。

（5）請(qǐng)銷假管理模塊。學(xué)校實(shí)行半軍事化管理，周一至周五學(xué)生外出執(zhí)行嚴(yán)格的請(qǐng)銷假制度。周末外出也要進(jìn)行相關(guān)的登記。請(qǐng)銷假管理模塊主要包括請(qǐng)假統(tǒng)計(jì)、銷假統(tǒng)計(jì)、親友來(lái)校統(tǒng)計(jì)等功能，并應(yīng)有報(bào)警功能，發(fā)現(xiàn)學(xué)生超假未歸時(shí)，應(yīng)該報(bào)警提示，防止學(xué)生失管失控，避免發(fā)生安全事故。

（6）設(shè)置管理模塊。設(shè)置管理模塊主要實(shí)現(xiàn)對(duì)系統(tǒng)所有設(shè)置項(xiàng)目的管理及操作日志記錄，包括用戶管理，添加、刪除考核，權(quán)限設(shè)置，操作日志等。用戶主要設(shè)置為校級(jí)管理員、系部級(jí)管理員、普通管理員、普通用戶和學(xué)生用戶等，分別針對(duì)管理工作實(shí)際，設(shè)置不同的權(quán)限。同時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄所有相關(guān)操作日志，方便查閱管理。

3.可行性分析

（1）經(jīng)濟(jì)可行性。系統(tǒng)主要針對(duì)學(xué)校，開發(fā)系統(tǒng)雖需要一定的成本，但取得的收益是巨大的。系統(tǒng)開發(fā)完成后，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生管理的智能化，降低了許多人工成本，為管理工作提供了便利。而且學(xué)校現(xiàn)有硬件設(shè)施完全支持系統(tǒng)的運(yùn)行，只要系統(tǒng)搭建成功就能快速運(yùn)行。因此，在經(jīng)濟(jì)上完全可行。

（2）操作可行性。筆者所在學(xué)院的教師大都具有本科以上學(xué)歷，具有較強(qiáng)的計(jì)算機(jī)操作水平。同時(shí)，學(xué)生都學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)必修課，能進(jìn)行基本的計(jì)算機(jī)操作。系統(tǒng)搭建好后，將會(huì)給管理工作帶來(lái)極大的便捷。

三、小結(jié)

技工院校的學(xué)生管理有其特殊性，學(xué)校半軍事化管理的嚴(yán)要求與學(xué)生生源的復(fù)雜性相交織，因此，對(duì)學(xué)生進(jìn)行科學(xué)化的管理至關(guān)重要。只有建立一個(gè)全校統(tǒng)一的學(xué)生信息管理系統(tǒng)，從管理理念、管理方式、管理手段等方面探索創(chuàng)新，才能不斷提高管理效率，從而促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)化、正規(guī)化發(fā)展。

（作者單位：中國(guó)海洋大學(xué)）