基層黨校檔案信息化建設的現(xiàn)狀及發(fā)展對策

楊瓊

摘 ?要：黨校檔案是黨校實踐活動的產物。隨著信息技術的發(fā)展、黨的干部教育事業(yè)的發(fā)展，檔案信息化建設已成為黨校檔案重點工作。2015年是全面貫徹落實黨的十八大、十八屆三中、四中全會精神和國家、省、市關于加強新形勢下檔案工作指示精神的關鍵之年，也是收宮“十二五”、謀劃“十三五”的承接之年。新的形勢要求黨校不斷加大信息化設施的建設力度，提高檔案管理層次，將信息化技術貫穿于檔案管理的過程中，黨校檔案工作人員堅持與時俱進，提高認識，提升自身的專業(yè)知識與技術水平，找準檔案工作服務大局的切入點。

關鍵詞：黨校檔案;檔案信息化建設

檔案信息化建設是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。信息化建設給傳統(tǒng)檔案工作插上網(wǎng)絡現(xiàn)代翅膀。黨校檔案是黨校記憶大廈的基石，反映了黨校各個不同時期、不同層面的發(fā)展軌跡，為全面認識和把握黨校發(fā)展規(guī)律提供了豐富詳實的第一手資料。黨校信息技術在行政管理、教學教研及日常工作中得到廣泛應用。黨校檔案作為黨校實踐活動的產物，其信息化水平是衡量黨校檔案管理現(xiàn)代化程度的重要標志。黨案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。黨校檔案部門迫切需要抓住干部教育事業(yè)整體發(fā)展的契機，憑借現(xiàn)代技術手段，以集成的智慧、開闊的思路，創(chuàng)新檔案實體管理與信息服務，把傳統(tǒng)、靜態(tài)的檔案資料，開發(fā)為開放、動態(tài)的信息資源，更好地為學校的教學科研、科學決策和行政管理提供依據(jù)和參考。

1 現(xiàn)狀

黨校檔案紀錄著黨校不斷發(fā)展壯大，反映著黨校干部教育事業(yè)向前發(fā)展。當前，要以黨校的整體發(fā)展為契機，以新技術的應用為先導，抓住機遇做好檔案工作，為黨的干部教育培訓事業(yè)做好服務。隨著社會進步和電腦互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，檔案實體得到不斷豐富。新產生的電子文件包括文本文件、圖像、圖形、影像、聲音文件和超媒體文件等，要求檔案管理人員必須從過去單純的文件收發(fā)整理向檔案信息化管理服務過渡，逐漸引入現(xiàn)代信息管理技術，借助計算機硬件以及各種檔案軟件，進一步使黨校檔案工作走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化和社會化，更方便的服務人民群眾，服務社會。在檔案管理工作中，只是大致規(guī)定了一些需要歸檔材料的內容和項目，沒有明確規(guī)定歸檔的時間、要求和具體獎懲措施。由于有些文件沒有及時送到管理員手中，造成部分文件丟失;還有些科室為了自己查閱方便，對有些會議、文件材料藏而不送;還有些科室領導處理完文件后，沒有及時把文件處理結果反饋給檔案管理人員，給文件歸檔工作帶來很大麻煩。特別是對日常的檔案管理工作缺乏常規(guī)性的監(jiān)督、檢查，很少對檔案管理工作提出指導性的意見和建議，致使檔案管理工作成了一種自發(fā)的行為。目前還有較多的檔案資源還未轉化為數(shù)字化的檔案信息，進行數(shù)字化檔案集中管理。使用計算機管理的部分檔案也還限于目錄信息的數(shù)字化，處于文檔分離狀態(tài)，與綜合檔案管理電子化要求還存在一定的差距。另外，不少檔案資料未能達到在校內通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息共享和提供查詢服務等。檔案人員在電子知識和技術等方面都還存在不足。而檔案數(shù)字化建設不僅需要檔案工作者具備檔案專業(yè)管理知識，而且更需要具有一定的電子操作和運用水平。

2 措施

2.1 加強教學科研檔案收集

教學會議、教材建設、科研成果、教學大綱以及教學名師和學員的研究報告、課題調研等資料，方法上采取普遍收集與專門收集、定期收集與不定期收集相結合。把握好教學檔案形成規(guī)律，抓好每學期開學和結業(yè)這兩個教學檔案形成的主要時期集中收集。同時注意跟蹤調研各部門有價值的信息資源，做到特殊情況及時收，重要資料隨時交。當教學過程中有重要培訓班、重要會議、重大活動、重要人物來訪視察時，檔案部門應提前介入，全程跟蹤，專項收集新材料，確保完整性和準確性。

2.2 實現(xiàn)信息數(shù)字化

指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結構的檔案信息庫。通過掃描錄入、數(shù)碼翻拍等方式對紙質檔案進行數(shù)字化加工，逐步建立全文數(shù)據(jù)庫。堅持文檔一體化，遵循紙質文件和電子文件“雙套制”保管原則，著手制訂電子文件歸檔范圍和保管期限。2002年以來，國家檔案局先后發(fā)布了《全國檔案信息化建設實施綱要》;發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》，提出了“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”的總體目標;印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設指南》《數(shù)字檔案室建設指南》，明確數(shù)字檔案館（室）建設的具體內容;發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，提出要“加快數(shù)字檔案館建設步伐”。同時還陸續(xù)制定了一系列相關標準，為數(shù)字檔案館（室）規(guī)范建設提供了保障。黨校檔案部門根據(jù)規(guī)范性文件，積極參與和指導電子公文的形成、辦理、收集和歸檔工作，確保電子文件的前端控制和全程管理。

2.3 建立信息開發(fā)利用體系

①檔案部門要貼近全校的中心工作、重要活動和群眾強烈關心的問題，及時掌握了解各項工作的長遠規(guī)劃、近期目標和各部門安排，廣泛掌握利用需求，科學預測需求熱點。然后圍繞這些展開專題對檔案資料進行收集整理、挑選編輯，轉化為系統(tǒng)、完善、精煉的專題編研材料，提供給校領導和各部門作為解決問題的參考。信息來源上，以館藏檔案為基礎但又不局限于館藏，可以對多種途徑收集到的信息綜合創(chuàng)造加工，進行二次、三次文獻開發(fā)，按照一定專題編寫書目、索引、文獻提要、文摘、綜述等，做好“參謀”，成為決策的信息庫和數(shù)據(jù)庫。檔案工作人員要具有敏銳的情報意識和信息捕捉能力，不斷擴大信息網(wǎng)絡，大跨度、全方位地搜集信息，加強開發(fā)意識，使檔案信息在各項工作中真正用得上、見實效。

②面對不同需求分門別類分析提供個性化服務。決策者需要的是全局性、綜合性的信息，比如發(fā)展規(guī)劃、規(guī)章制度、政策規(guī)定等。教研人員需要的理論性、專業(yè)性較強的信息材料，業(yè)務人員則需要與工作相對應的指導性文件。要經常主動深入各單位走訪，根據(jù)不同周期、不同崗位和任務，開展定向跟蹤，有針對性地提供定制服務。

③改變孤軍作戰(zhàn)加強部門之間的合作開發(fā)。與文秘部門合作，加快文件轉化為綜合信息的過程。與學員部門開展合作，做好各類培訓班材料的收集，并充分發(fā)揮學員的自身優(yōu)勢。同時還可以利用館藏檔案作為開展黨史、黨風、黨性教育的重要素材。

2.4 建立促進信息流動的現(xiàn)代化傳輸體系

①做好規(guī)劃，完善基礎設施建設提高應用程度。力爭把檔案信息化建設納入到學校的信息化整體規(guī)劃中，獲得足夠的經費支持，加快信息化的基礎設施建設，配備適合黨校使用的高穩(wěn)定性與高安全性的網(wǎng)絡設施，相應的數(shù)據(jù)庫服務器、存儲器等硬件建設和規(guī)范化的檔案信息管理軟件。管理軟件應該覆蓋檔案信息的主要功能，利用網(wǎng)絡可以快速及時地收集各單位檔案資料，集中存儲、傳送、利用和綜合管理。

②加強各種檔案的數(shù)字化管理推進數(shù)據(jù)庫建設。建立目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫、圖紙掃描庫以及各類專題數(shù)據(jù)庫，同時還可以建立跨校區(qū)、跨部門的資源共享數(shù)據(jù)庫，通過權限分配來使用數(shù)據(jù)庫信息。通過完善的檢索體系，從不同角度、快速準確地把信息呈現(xiàn)給利用者，實現(xiàn)檔案全文信息查詢。

黨的干部教育事業(yè)發(fā)展的新形勢對檔案工作提出了更高要求，增強做好檔案工作的使命感責任感，圍繞中心，服務大局，不斷拓展檔案資源領域，努力提高檔案管理水平，切實增強檔案服務能力。要努力建設政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍，開創(chuàng)檔案事業(yè)科學發(fā)展新局面。

參考文獻：

[1]黃建峰.檔案信息化中的標準建設中國檔案[J]，2005.2.

[2]王桂蘭.檔案信息資源開發(fā)應注意的三個問題[J].北京檔案，2006.11.

[3]苗蕾.加強信息化建設對黨校工作具有重要意義[J].科技傳播，2011（05）.