淺談項(xiàng)目管理之交叉管理

汪勉之

摘 要：交叉式管理應(yīng)用于項(xiàng)目管理中是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)。單個(gè)項(xiàng)目管理已不能滿足于多元化的市場需求，交叉管理的出現(xiàn)明顯占據(jù)優(yōu)勢(shì)，但是它自身在管理中需要合理地進(jìn)行調(diào)和。本文結(jié)合自身的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)從交叉管理的特點(diǎn)、管理中需要注意的問題和如何協(xié)調(diào)幾個(gè)方面闡述了項(xiàng)目管理中的交叉管理。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目管理；交叉管理；特點(diǎn)；問題；協(xié)調(diào)

1 項(xiàng)目交叉管理的特點(diǎn)

交叉管理就是同一項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行管理。需要采取協(xié)調(diào)和調(diào)配等手段對(duì)所管理的項(xiàng)目實(shí)行篩選、計(jì)劃和執(zhí)行控制等工作，并能將這些項(xiàng)目有機(jī)結(jié)合達(dá)到主次分明，先后有序，按時(shí)保質(zhì)保量交工。交叉管理分為兩種，一是所管理的項(xiàng)目間有相似性，但沒有共同的管理目標(biāo)，管理的同時(shí)能夠相互參照；二是各項(xiàng)目間無相似性，但是把它們組合在一起管理能夠更好地組織技術(shù)和配置財(cái)務(wù)管理，從而提高市場競爭力。交叉管理是個(gè)很復(fù)雜的管理系統(tǒng)，是一種整合管理，管理的難易度受很多因素的影響。具備的特點(diǎn)有：一是目標(biāo)多樣性。多樣性增大了交叉管理的難度與復(fù)雜度。二是接口多層性。交叉管理各項(xiàng)目間的聯(lián)系較密切，不可分割，所謂的一榮俱榮，一敗俱敗。項(xiàng)目交叉管理過程中所牽扯的項(xiàng)目數(shù)量越多，項(xiàng)目間的接口的復(fù)雜度就會(huì)增加，所以交叉管理成功的關(guān)鍵就是如何正確處理好各管理接口的關(guān)系。三是信息復(fù)雜性。交叉管理中信息的處理是相當(dāng)復(fù)雜的，內(nèi)部存在各項(xiàng)目之間，項(xiàng)目和組織部門間的溝通；外部存在于項(xiàng)目與用戶、各種政府部門，還有和供應(yīng)商的溝通。四是管理一致性。交叉管理就是對(duì)所有有關(guān)聯(lián)的項(xiàng)目放在一起管理，達(dá)到組織和資源的統(tǒng)一管理。

2 項(xiàng)目交叉管理中存在的問題

2.1 協(xié)調(diào)各項(xiàng)目間的關(guān)系 交叉管理中，進(jìn)行管理的子項(xiàng)目間不存在競爭關(guān)系，還有任意一個(gè)項(xiàng)目取得成功并不能代表實(shí)現(xiàn)了整體管理目標(biāo)。過去的項(xiàng)目經(jīng)理往往只管理一個(gè)項(xiàng)目，他們只關(guān)注如何來管理好所屬自己的項(xiàng)目，盡力爭取對(duì)自己有利的資源，所以在有限的資源上成功一個(gè)項(xiàng)目會(huì)造成別的項(xiàng)目受損或者延期，所以不是最佳選擇。交叉管理需要在協(xié)調(diào)上多下功夫，尤其要注重資源在各項(xiàng)目間的分配，讓有限的資源得到充分的利用，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)與需求進(jìn)行資金和人員的調(diào)度，調(diào)整各項(xiàng)目進(jìn)度和資源分配，最終使整個(gè)組織達(dá)到效益最大化。小規(guī)模的組織中，項(xiàng)目也較少，比較容易協(xié)調(diào)，但項(xiàng)目數(shù)量增多后，組織規(guī)模變大，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目的交叉管理與協(xié)調(diào)跟不上，顯得吃力。

2.2 各職能部門的相互協(xié)作 環(huán)境的復(fù)雜性與技術(shù)發(fā)展使項(xiàng)目交叉管理也日趨復(fù)雜，要想獲得成功就離不開職能部門支持。交叉管理已是工程項(xiàng)目管理的一種需求，需要各個(gè)職能部門有著很高的協(xié)調(diào)水平。過去陳舊的管理方式是組織里的各種資源分配情況，信息數(shù)據(jù)的傳輸和績效工作考評(píng)情況基本上是以部門作為一個(gè)對(duì)象，這樣各個(gè)部門間經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)目標(biāo)不一致或者是工作步調(diào)不統(tǒng)一現(xiàn)象，會(huì)很嚴(yán)重地影響到組織的效益。各職能部門的員工都具備與自己職業(yè)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，在工作過程中，他們都是用與各自職業(yè)相關(guān)的用語進(jìn)行交流，外部人員很難弄懂，這樣無形中就把各部門區(qū)分開了，導(dǎo)致部門之間無法正常溝通和協(xié)作。各項(xiàng)目的流程隱含在每個(gè)部門的功能體系里，被人為地分割成幾塊，成為片斷式的任務(wù)流，任務(wù)間的脫節(jié)沖突和部門互相扯皮、推委的現(xiàn)象屢見不鮮，一些很重要的信息和很有價(jià)值的思想在部門間復(fù)雜的溝通過程中消失殆盡。

2.3 職能部門與項(xiàng)目部門間的協(xié)調(diào)問題 在單項(xiàng)目管理里，也存在著項(xiàng)目部門與職能部門之間的協(xié)調(diào)問題，但是職能部門都是圍繞著單一的項(xiàng)目開展工作的，各部門的目標(biāo)比較一致，關(guān)系也容易處理。多個(gè)項(xiàng)目的出現(xiàn)使項(xiàng)目部門與職能部門之間的矛盾變得更為復(fù)雜化。在多項(xiàng)目經(jīng)營的情況下，各個(gè)職能部門要同時(shí)面對(duì)多個(gè)項(xiàng)目，這就涉及首先為哪個(gè)項(xiàng)目服務(wù)的問題，并可能導(dǎo)致職能部門與項(xiàng)目部門之間責(zé)任推托和矛盾深化。

2.4 項(xiàng)目交叉管理中資源的配置 交叉管理中各項(xiàng)目的資源分配方法很重要，如果配置不合理，相互間沒有協(xié)調(diào)好會(huì)影響到整個(gè)項(xiàng)目效率和效益。交叉管理中主要是要協(xié)調(diào)各項(xiàng)目間的利益沖突，不能因小失大。交叉管理中各個(gè)項(xiàng)目的資源配置都是暫時(shí)的，可以共享，要是一個(gè)項(xiàng)目完成后會(huì)重新分配到新項(xiàng)目中。資源的分配保持持續(xù)進(jìn)行，所以在分配前相關(guān)部門就要詳細(xì)了解各項(xiàng)目的實(shí)情，保證分配的合理科學(xué)。

3 項(xiàng)目交叉管理中各項(xiàng)目的協(xié)調(diào)

3.1 項(xiàng)目優(yōu)先級(jí)的協(xié)調(diào) 交叉管理中每個(gè)項(xiàng)目的重要程度是不一樣的，在有限的資源中平均分配是不可能實(shí)現(xiàn)的，這樣就得對(duì)所管的項(xiàng)目按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行選擇排序，實(shí)行分級(jí)管理。如果出現(xiàn)資源無法滿足所有項(xiàng)目時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理要根據(jù)市場情況，不斷增減項(xiàng)目，用時(shí)差來解決項(xiàng)目在時(shí)間上的沖突，按照項(xiàng)目對(duì)整個(gè)組織的重要度來分配資源，盡量減少資源浪費(fèi)，合理安排使用時(shí)間避免發(fā)生沖突，建立合適的、科學(xué)的排序選擇標(biāo)準(zhǔn)，保證所有項(xiàng)目高效交工。

3.2 交叉管理中各項(xiàng)目的優(yōu)先級(jí)排序 交叉管理是把管理范圍內(nèi)的所有項(xiàng)目按照一定的規(guī)則優(yōu)先級(jí)排序，功效強(qiáng)大，可以降低成本，還能提高資源的有效利用率，把組織的利益爭取到最大化。原因是調(diào)整某階段某項(xiàng)目有最優(yōu)先權(quán)后，可能會(huì)導(dǎo)致一部分項(xiàng)目推遲開始的時(shí)間，但能節(jié)約成本。項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)合同和用戶要求來優(yōu)先級(jí)排列不同階段的項(xiàng)目，當(dāng)然，組織所占有多少總資源就能知道它能最大承受的項(xiàng)目個(gè)數(shù)，所以必須對(duì)管理的項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先級(jí)然后進(jìn)行優(yōu)先分配資源。優(yōu)先級(jí)的比較與選擇可以從兩個(gè)層次上來講：一是從戰(zhàn)略層次上來排序。把組織的發(fā)展作為第一準(zhǔn)則，以最大利益為目標(biāo)對(duì)潛在機(jī)會(huì)的選擇排序，和組織利益直接或者間接聯(lián)系的項(xiàng)目優(yōu)先選擇，其他的要么退后甚至放棄。二是按照對(duì)組織的重要性和工期的緊迫度進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序。應(yīng)優(yōu)先完成級(jí)別高的項(xiàng)目和用戶要求緊迫的項(xiàng)目，并優(yōu)先配備資源，一般是針對(duì)正在或者是將要執(zhí)行的項(xiàng)目。

4 結(jié)語

總之，要認(rèn)真研究交叉管理中存在的問題，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)各項(xiàng)目進(jìn)行優(yōu)先等級(jí)分類，協(xié)調(diào)好各個(gè)管理項(xiàng)目間的關(guān)系，這樣既節(jié)省了人力財(cái)力，保證了工程的進(jìn)度，又達(dá)到了良好的項(xiàng)目管理效果。

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