巧用Excel做好中小學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)初探

于斯音·于蘇普

[摘要]近年來，借用“全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)”做好全校學(xué)生的信息精確工作，日漸成為學(xué)校常規(guī)工作中的一項重要任務(wù)。通常，學(xué)生學(xué)籍信息的處理過程是由學(xué)生信息的采集、整理、編輯、管理等構(gòu)成的一系列復(fù)雜工作。目前，如何利用Excel簡化學(xué)生信息的采集等預(yù)備工作，從而提高工作效率并在指定期間內(nèi)順利完成學(xué)生學(xué)籍的信息任務(wù)，是對絕大部分學(xué)校學(xué)籍管理人員來說急要解決的一個問題。因此，探討Excel在做好全國學(xué)籍信息系統(tǒng)中實用的關(guān)鍵技術(shù)具有重要意義。

[關(guān)鍵詞]Excel全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)簡化

[中圖分類號]G635[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]16746058（2015）330094

全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)（以下簡稱全國學(xué)籍系統(tǒng)）是教育部領(lǐng)導(dǎo)高度重視和指導(dǎo)下、教育部教育信息化管理中心的大力推進(jìn)下、根據(jù)教育規(guī)劃要求從2010年起開設(shè)的、規(guī)模最大的、對教育事業(yè)的未來將產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)影響的中小學(xué)學(xué)生電子學(xué)籍系統(tǒng)。[1]目前，該系統(tǒng)已經(jīng)在全國聯(lián)網(wǎng)運行，為每位學(xué)生能夠?qū)崿F(xiàn)建立電子學(xué)籍檔案及管理、升級、畢業(yè)、成長記錄查詢等操作進(jìn)行全程信息化管理。至今，已具備學(xué)籍注冊、招生入學(xué)、日常管理、綜合查詢、數(shù)據(jù)質(zhì)量核查等業(yè)務(wù)管理水平健全而豐富的功能。[2]

實際上，該系統(tǒng)在原則上實行學(xué)生“全國唯一、一人一號、終身不變”的學(xué)籍號碼工作機制。而且，近年來廣泛應(yīng)用于全國范圍內(nèi)，對學(xué)生的流動情況實時監(jiān)管。正因為如此，該系統(tǒng)為各級教育行政部門和中小學(xué)校日常管理，包括學(xué)生信息的管理、學(xué)生資助、實名制、營養(yǎng)改善、控輟保學(xué)、事業(yè)統(tǒng)計、統(tǒng)計分析、資源配置的優(yōu)化[3]等方面發(fā)揮了巨大的作用，并帶來了從不所見的明顯成果和信息化管理技術(shù)的實效。

由于該系統(tǒng)已具備如此豐富、完善的功能，做好全國學(xué)籍系統(tǒng)工作逐漸成為各所學(xué)校管理工作的核心。盡管全國學(xué)籍系統(tǒng)工作如此重要，但是從城市偏遠(yuǎn)教學(xué)區(qū)（鄉(xiāng)、村學(xué)校及教學(xué)點）學(xué)生學(xué)籍信息的實際情況來看，絕大部分學(xué)校在此項工作中遇到困惑，尤其是學(xué)生信息的處理技術(shù)方面所面臨的問題也不少。因此，本文將主要探討Excel在做好全國學(xué)籍系統(tǒng)過程中常見的問題及相應(yīng)所實用到的關(guān)鍵技術(shù)，希望能對各個學(xué)校學(xué)籍管理工作負(fù)責(zé)的教師有所幫助。

一、巧用Excel的“查找、替換”功能

由于少數(shù)民族人的姓名與漢族人的姓名書寫之間差距比較明顯。因而，少數(shù)民族人名在漢語中的書寫形式比較特殊，即姓和名之間使用中文標(biāo)準(zhǔn)圓點“· ”符號來隔開，例如，維吾爾族人名“”在漢語中寫成“艾爾肯·喀斯木”的形式。再加上當(dāng)前還有許多教師仍然不太熟悉從鍵盤上敲出標(biāo)準(zhǔn)圓點符號的輸入技巧，所以一般在錄入少數(shù)民族人姓名時，很容易出現(xiàn)“。，.”等非標(biāo)準(zhǔn)符號。正因為如此，生成學(xué)生信息的未定格式，導(dǎo)致學(xué)籍信息工作的煩勞、工作效率的降低。此時，我們可以利用Excel的“查找、替換”功能實現(xiàn)生成指定格式的數(shù)據(jù)。

二、巧用Excel的“刪除、顯示重復(fù)項”功能

一般來說，通常在錄入學(xué)生信息時，難以避免數(shù)據(jù)重復(fù)錄入的現(xiàn)象，尤其是身份證號碼信息。有時我們需要事先刪除重復(fù)錄入的信息，然后繼續(xù)處理;有時我們需要知道哪一項信息有重復(fù)，即同一個身份證號錄入不同的兩名學(xué)生信息的現(xiàn)象。此時我們使用Excel自帶的功能可以簡化處理。實現(xiàn)“刪除重復(fù)項”功能的操作步驟為：數(shù)據(jù)→刪除重復(fù)項;實現(xiàn)“顯示重復(fù)項”功能的操作步驟為：開始→條件格式→突出顯示單元格規(guī)則→重復(fù)值→確認(rèn)。

三、巧用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”功能

為了方便解釋，在Excel 2007中，打開“數(shù)據(jù)有效性”的方法初始化為：啟動Excel，打開相應(yīng)的工作簿后，在“數(shù)據(jù)”標(biāo)簽菜單中，選擇“數(shù)據(jù)有效性”選項，隨后彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框。

1.自動選項的設(shè)置。一般情況下，采集學(xué)生信息時，經(jīng)過預(yù)定設(shè)置自動選項的方式能夠有效地減少工作量、簡化信息錄入的操作過程。對學(xué)生信息采集而言，有性別、族別等信息均可設(shè)置自動選項，以便實際錄入操作，這種功能可以使用Excel的“數(shù)據(jù)有效性”功能來實現(xiàn)。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框后，在“設(shè)置”標(biāo)簽中，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“序列”選項，然后在下面的“來源”方框中輸入或選擇我們所預(yù)備的序列選項，例如：族別為“漢族，哈族等”，最后→確認(rèn)。

2.輸入長度的限制設(shè)置。為了預(yù)防學(xué)號、身份證號等信息的有誤輸入，有時我們還需要設(shè)置對輸入長度一定的限制，此種功能同樣“數(shù)據(jù)有效性”可以完成，在“長度”方框輸入需要限制字符的長度即可。

3.輸入重復(fù)的禁止設(shè)置。通過學(xué)生關(guān)鍵信息重復(fù)錄入的限制設(shè)置，一方面，能夠有效約束用戶信息重復(fù)

錄入的操作，預(yù)防把學(xué)生信息導(dǎo)入全國學(xué)籍系統(tǒng)時信息沖突現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面，通過錯誤提示的設(shè)置引導(dǎo)用戶及時糾正錯誤的目的。打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框后，在“設(shè)置”標(biāo)簽下，按“允許”右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的快捷菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面的“公式”方框中輸入公式：=COUNT（A：A，A2）=1（此公式是相對的，用戶根據(jù)需要可以調(diào)用）。

4.輸入長度與重復(fù)輸入的限制設(shè)置。實際上，這種功能的設(shè)置方式是上述兩種方法的融合，因此，在這里不必累贅。需要指出的是，最后在“公式”方框輸入公式時，要注意公式格式的準(zhǔn)確性，如：=AND（LEN（A2）=2），（COUNTIF（A：A，A2）=1））。

四、巧用Excel公式方法

值得一提的是，在學(xué)生信息收集的初始階段，使用Excel中的有關(guān)函數(shù)來簡化根據(jù)身份證號碼自動填寫“性別”信息的功能。[4]假設(shè)：學(xué)生姓名在B列中，C列為要填寫“性別”信息，則該公式的輸入格式為如下：=IF（MOD（MID（B2，17，1），2>0，“男”，“女”）。

另外，在全國學(xué)籍系統(tǒng)上處理學(xué)生信息時，經(jīng)常遇到數(shù)據(jù)格式錯誤的情況。當(dāng)然，這種數(shù)據(jù)格式的錯誤一般是由于在數(shù)據(jù)錄入時，沒有注意數(shù)據(jù)格式所引起的。在絕大部分情況下，這些數(shù)據(jù)看起來是正常的、準(zhǔn)確的，如某一學(xué)生的身份證號為653125199903181015;實際上，原來這個身份證號碼是 “ 653125199903181015” 從這里很容易看見，這個號碼前后已經(jīng)被隱藏著多余的雙引號和空格符號。所以，在這里我提醒大家巧用Excel的=CLEAN（SUBSTITUTE（B1，“1個空格”，””））函數(shù)公式來清除多余的符號處理，均可得到格式無誤的數(shù)據(jù)。

綜上所述，本文在近年來做的全國學(xué)籍系統(tǒng)實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上，總結(jié)出了Excel在全國學(xué)籍系統(tǒng)上可用的幾種有效方法，并結(jié)合實例講解這些小技巧及其作用。這幾種方法具有操作便捷、數(shù)據(jù)處理速度快、簡單易學(xué)、節(jié)約時間等優(yōu)點。只要能夠掌握好以上幾種Excel方法和小技巧，能給做好全國學(xué)籍系統(tǒng)工作帶來無窮的樂趣和巨大的促進(jìn)作用;也會提供無限的力量。

[參考文獻(xiàn)]

[1]王定華.扎實推進(jìn)全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用[J].基礎(chǔ)教育參考，2014（17）.

[2]羅方述.全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)相關(guān)工作[J]. 基礎(chǔ)教育參考，2013（23）.

[3]教育部教育管理信息中心.全國中小學(xué)生學(xué)籍信息管理系統(tǒng)簡介[J].基礎(chǔ)教育參考，2013（19）.

[4]馬九克.輕松高效做好班主任工作[M].上海：華東師范大學(xué)出版社，2013.

（責(zé)任編輯黃曉）