人事檔案管理存在的問(wèn)題與改革思路

渠寧

摘 要：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制深入發(fā)展的形勢(shì)下，企業(yè)開始強(qiáng)調(diào)人力資源管理的職業(yè)化，價(jià)值評(píng)價(jià)體系的多元化，薪酬回報(bào)制度的績(jī)效核心化，并且開始重視企業(yè)核心價(jià)值的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問(wèn)題；改革；建議

企業(yè)人事檔案是充分反應(yīng)企業(yè)人員信息、個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、道德作風(fēng)、工作表現(xiàn)和業(yè)務(wù)能力以及工作成績(jī)等內(nèi)容的文字性資料，是企業(yè)人事部門培訓(xùn)、選拔和選用人才的重要依據(jù)。企業(yè)可以通過(guò)人事檔案詳細(xì)的掌握企業(yè)人員的基本情況，并對(duì)其工作進(jìn)行合理的安排。但目前我國(guó)的企業(yè)人事檔案管理工作凸顯出很多的問(wèn)題亟待解決，主要包括人事檔案管理意識(shí)薄弱、檔案管理員專業(yè)性不強(qiáng)以及信息化水平太低。在這種背景下，人事檔案管理工作發(fā)展舉步維艱，無(wú)法滿足現(xiàn)代化的企業(yè)需求。因此必須采取科學(xué)有效的建議對(duì)其現(xiàn)狀進(jìn)行改革，切實(shí)提高人事檔案管理水平，保障企業(yè)健康持續(xù)的發(fā)展。

1 人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動(dòng)的重要內(nèi)容和對(duì)象，其較為全面的記錄了每個(gè)企業(yè)干部員工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績(jī)以及興趣愛好等詳細(xì)情況。人事檔案管理是一項(xiàng)具有動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、真實(shí)性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強(qiáng)的使用和保存價(jià)值。人事檔案管理是企業(yè)考察任用干部時(shí)重要的參考資料，對(duì)企業(yè)干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。

1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實(shí)反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)科學(xué)合理的預(yù)測(cè)人才的需求數(shù)量級(jí)類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進(jìn)人力資源開發(fā)。

2 當(dāng)前人事檔案管理存在的問(wèn)題分析

2.1 人事檔案管理意識(shí)薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)差。由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對(duì)自身所肩負(fù)的責(zé)任認(rèn)識(shí)不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進(jìn)行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強(qiáng)的工作，否則就會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進(jìn)行檔案資料的日常維護(hù)及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時(shí)還需要擔(dān)負(fù)多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，精力無(wú)法過(guò)多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲(chǔ)等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡(jiǎn)單地將個(gè)人信息、檔案目錄進(jìn)行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時(shí)，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，耗費(fèi)人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí) 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項(xiàng)隱形財(cái)富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，通過(guò)定期對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進(jìn)修等制度，來(lái)提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過(guò)程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強(qiáng)定期、不定期的深入管檔工作進(jìn)行督查，同時(shí)強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。

3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進(jìn)一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時(shí)性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時(shí)間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴(yán)格落實(shí)制定的更新計(jì)劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動(dòng)實(shí)況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求企業(yè)人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)以及結(jié)合企業(yè)的實(shí)況改變管理方法，來(lái)提高人事檔案管理的科學(xué)化水平和工作效率，以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與時(shí)代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如運(yùn)用人事檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性。此外應(yīng)積極利用現(xiàn)代化的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)以及加快人事檔案管理信息化的建設(shè)，使企業(yè)人力資源得到合理、靈活的開發(fā)與利用，從而促進(jìn)企業(yè)更好的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及服務(wù)社會(huì)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理是企業(yè)管理的關(guān)鍵部分，企業(yè)應(yīng)給予充分的重視，完善管理制度以及規(guī)范管理程序，同時(shí)加強(qiáng)管理的信息化建設(shè)，切實(shí)提高檔案管理水平，保障人事管理工作的效率和質(zhì)量，從而為企業(yè)的人力資源管理開發(fā)和利用提供科學(xué)合理的依據(jù)，為企業(yè)的良好發(fā)展奠定好基礎(chǔ)。

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