如何做好項(xiàng)目總體計(jì)劃的過(guò)程管控

摘 要：項(xiàng)目總體計(jì)劃從整體上指導(dǎo)項(xiàng)目工作的有序進(jìn)行，其過(guò)程管控是否有效決定了項(xiàng)目目標(biāo)能否按時(shí)、保質(zhì)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需提高項(xiàng)目總體計(jì)劃的科學(xué)性、合理性和實(shí)用性，加強(qiáng)項(xiàng)目總體計(jì)劃的過(guò)程管控，逐漸建立起適合企業(yè)自身發(fā)展的管控機(jī)制。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；總體計(jì)劃；綱領(lǐng)；過(guò)程管控

0 引言

在項(xiàng)目的生命周期里，項(xiàng)目總體計(jì)劃為項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供指導(dǎo)，并且告訴他們要取得項(xiàng)目的可交付成果，必須執(zhí)行什么任務(wù)，以何種順序執(zhí)行，應(yīng)于何時(shí)執(zhí)行每一個(gè)任務(wù)，誰(shuí)來(lái)完成這些任務(wù)，成本是多少[1]。項(xiàng)目總體計(jì)劃制定是否科學(xué)合理、過(guò)程管控是否及時(shí)有效，將直接體現(xiàn)項(xiàng)目管理的水平，并決定項(xiàng)目是否能夠按期完成[2]。

1 項(xiàng)目總體計(jì)劃的概念

項(xiàng)目總體計(jì)劃是指項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)的規(guī)定，從戰(zhàn)略和全局出發(fā)，結(jié)合合同內(nèi)容、用戶相關(guān)要求、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)要求及企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目資源配置情況，運(yùn)用科學(xué)的方法編制的，用于指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行的綜合計(jì)劃文件。項(xiàng)目總體計(jì)劃是整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的主線和綱領(lǐng)，一個(gè)完整的項(xiàng)目總體計(jì)劃必須包含工作內(nèi)容、工作排序、工期估算、里程碑節(jié)點(diǎn)和關(guān)鍵路徑等主要內(nèi)容。

2 項(xiàng)目總體計(jì)劃過(guò)程管控存在的問(wèn)題

項(xiàng)目總體計(jì)劃貫穿了項(xiàng)目從招投標(biāo)開(kāi)始直到產(chǎn)品質(zhì)保期結(jié)束的全生命周期，用于指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行和管理的整體性、綜合性、全局性，它可以幫助項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目組并評(píng)估項(xiàng)目狀態(tài)[3]。項(xiàng)目總體計(jì)劃過(guò)程管控往往存在以下問(wèn)題：

2.1 項(xiàng)目總體計(jì)劃缺少事前主動(dòng)管理的有效手段。多數(shù)項(xiàng)目總體計(jì)劃在執(zhí)行過(guò)程中，往往是項(xiàng)目計(jì)劃的節(jié)點(diǎn)到期后才提出追趕計(jì)劃或延期計(jì)劃，導(dǎo)致不得不調(diào)整項(xiàng)目總體計(jì)劃，嚴(yán)重影響項(xiàng)目執(zhí)行的效率，使項(xiàng)目后續(xù)的計(jì)劃處于被動(dòng)狀態(tài)。

2.2 項(xiàng)目總體計(jì)劃執(zhí)行不嚴(yán)肅，隨意性太強(qiáng)。存在計(jì)劃拖期、部分分項(xiàng)計(jì)劃的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與項(xiàng)目總體計(jì)劃不匹配或部分單位問(wèn)題暴露不及時(shí)、分項(xiàng)計(jì)劃下發(fā)和調(diào)整未征得項(xiàng)目組同意等情況，項(xiàng)目總體計(jì)劃不能得到有效執(zhí)行。

2.3 企業(yè)決策層、管理層和執(zhí)行層無(wú)法實(shí)時(shí)獲得項(xiàng)目總體計(jì)劃進(jìn)展信息，需通過(guò)專(zhuān)題報(bào)告、會(huì)議資料等渠道獲得項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)展信息，且需根據(jù)需要專(zhuān)門(mén)落實(shí)準(zhǔn)備，項(xiàng)目執(zhí)行信息不能及時(shí)共享，影響決策層和管理層的實(shí)時(shí)掌控和推動(dòng)。

3 做好項(xiàng)目總體計(jì)劃過(guò)程管控的意義

3.1 及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與項(xiàng)目總體計(jì)劃的偏差，變“事后被動(dòng)調(diào)整”為“事先自動(dòng)預(yù)防”，提高項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和管控的有效性。

3.2 通過(guò)加強(qiáng)過(guò)程管控，要求各節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)人根據(jù)節(jié)點(diǎn)要求時(shí)間，提前評(píng)估，如果無(wú)法按期完成，要立即提出延期申請(qǐng)并明確后續(xù)追趕計(jì)劃，提高項(xiàng)目總體計(jì)劃執(zhí)行的嚴(yán)肅性。

3.3 通過(guò)加強(qiáng)項(xiàng)目總體計(jì)劃的過(guò)程管控，實(shí)時(shí)顯現(xiàn)項(xiàng)目總體計(jì)劃的最新進(jìn)展及已完工節(jié)點(diǎn)的按期兌現(xiàn)情況，并定期將相關(guān)信息發(fā)送公司各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，減少落實(shí)和信息逐級(jí)傳遞時(shí)間，提高管理效率。

4 做好項(xiàng)目總體計(jì)劃過(guò)程管控的手段

4.1 科學(xué)的制定項(xiàng)目總體計(jì)劃

要結(jié)合合同要求與企業(yè)面臨的實(shí)際情況，科學(xué)、理性、嚴(yán)謹(jǐn)、民主的制定項(xiàng)目總體計(jì)劃：①要在綜合考慮項(xiàng)目的工期、質(zhì)量、成本三個(gè)要素基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)與項(xiàng)目實(shí)際情況，充分征求各干系人的意見(jiàn)；②梳理以往類(lèi)似項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)以往類(lèi)似項(xiàng)目的失敗教訓(xùn)，理性分析公司既有資源，充分發(fā)揮員工的主觀能動(dòng)性制定切實(shí)可行的項(xiàng)目總體計(jì)劃；③要充分地考慮到潛在的風(fēng)險(xiǎn)，掃描一切可能影響項(xiàng)目執(zhí)行的阻礙項(xiàng)，細(xì)致的梳理每一個(gè)細(xì)節(jié)，盡可能將項(xiàng)目總體計(jì)劃的可兌現(xiàn)率提高；④項(xiàng)目總體計(jì)劃制定階段還要邀請(qǐng)項(xiàng)目主要干系人參加，充分聽(tīng)取各方面的意見(jiàn)（必要時(shí)需征得用戶同意），在民主評(píng)審后才能形成一份合格的項(xiàng)目總體計(jì)劃，以提高項(xiàng)目計(jì)劃的科學(xué)性和實(shí)用性。

4.2 嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目總體計(jì)劃

項(xiàng)目總體計(jì)劃的執(zhí)行不力一直是困擾大多數(shù)企業(yè)項(xiàng)目管理的頑疾，要提高項(xiàng)目總體計(jì)劃的執(zhí)行力，需做到以下幾點(diǎn)：①結(jié)合已有經(jīng)驗(yàn)，制定適合企業(yè)實(shí)際的項(xiàng)目總體計(jì)劃模板，在盡量滿足項(xiàng)目周期的基礎(chǔ)上，具體項(xiàng)目根據(jù)自身特點(diǎn)在此基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整，提高項(xiàng)目總體計(jì)劃的準(zhǔn)確性、合理性、權(quán)威性和彈性；②要在全企業(yè)內(nèi)形成一股嚴(yán)格執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃的良好風(fēng)氣，對(duì)不按計(jì)劃執(zhí)行的現(xiàn)象要嚴(yán)格考核；③建立項(xiàng)目總體計(jì)劃險(xiǎn)信息預(yù)警機(jī)制，提前預(yù)警總體計(jì)劃各節(jié)點(diǎn)，督促負(fù)責(zé)人實(shí)施事前管理；④在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中注重梳理，對(duì)設(shè)計(jì)研發(fā)、工藝準(zhǔn)備、配件采購(gòu)、生產(chǎn)制造和質(zhì)量管理等存在的問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真梳理，識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，并制定預(yù)案和應(yīng)對(duì)措施，提前化解項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)；⑤將項(xiàng)目總體計(jì)劃兌現(xiàn)率納入相關(guān)部門(mén)的組織績(jī)效進(jìn)行考核。

4.3 及時(shí)調(diào)整項(xiàng)目總體計(jì)劃

項(xiàng)目總體計(jì)劃應(yīng)該是動(dòng)態(tài)的、靈活的、并且隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境或項(xiàng)目的變化而變化。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需根據(jù)客觀上無(wú)法按期完成事項(xiàng)的性質(zhì)對(duì)項(xiàng)目總體計(jì)劃進(jìn)行必要的調(diào)整，重新制定追趕計(jì)劃，進(jìn)一步明確項(xiàng)目目標(biāo)，最大限度避免合同產(chǎn)品的延期交付。當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，可以調(diào)整項(xiàng)目總體計(jì)劃：①應(yīng)用戶要求修訂項(xiàng)目產(chǎn)品交付計(jì)劃；②公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整或公司利益最大化的要求；③因不可抗因素、里程碑計(jì)劃節(jié)點(diǎn)延期等影響造成項(xiàng)目總體計(jì)劃無(wú)法按期執(zhí)行；④其他經(jīng)用戶和項(xiàng)目總經(jīng)理同意的必須調(diào)整項(xiàng)目總體計(jì)劃的情形。

5 結(jié)語(yǔ)

由于項(xiàng)目總體計(jì)劃是整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行的主線和綱領(lǐng)，其過(guò)程管控是否有效決定了項(xiàng)目目標(biāo)能否按時(shí)、保質(zhì)的實(shí)現(xiàn)。因此，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需提高項(xiàng)目總體計(jì)劃的科學(xué)性、合理性和實(shí)用性[4]，加強(qiáng)項(xiàng)目總體計(jì)劃的過(guò)程管控，逐漸建立起適合企業(yè)自身發(fā)展的管控機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：尹法偉，1981年10月，男，山東青島人，大學(xué)本科，工程師，中車(chē)青島四方機(jī)車(chē)車(chē)輛股份有限公司。