人事檔案的規(guī)范化管理淺議

摘 要：當(dāng)前檔案相關(guān)的法律法規(guī)正在不斷地出臺，所以也逐漸提高了人事檔案工作在整個單位中的地位。各個單位對于檔案的相關(guān)意識也在不斷地加強(qiáng)，從而豐富了檔案室檔案的種類和數(shù)量，使得檔案被利用的頻率在不斷上升。個人認(rèn)為可以采取如下措施加強(qiáng)對于人事檔案的規(guī)范化管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案；規(guī)范化管理；措施

當(dāng)前經(jīng)濟(jì)時代具有以信息和知識為主的特點(diǎn)，檔案管理開始朝著信息化的方向發(fā)展。對于檔案信息儲存和處理的數(shù)字化以及收集和傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)正在進(jìn)行。所以對于人事檔案信息的需求量也隨著人事檔案工作的開展而逐漸開展。因?yàn)槿耸聶n案蘊(yùn)含著大量的信息，所以各行各業(yè)對于人事檔案都是非常的重視，所以我們需要加快人事檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，促進(jìn)人事檔案管理長期穩(wěn)定的現(xiàn)代化發(fā)展。

1人事檔案在企業(yè)和單位中的重要性

通過人事檔案，可以記述和反映一個人真實(shí)的經(jīng)歷以及德才表現(xiàn)，同時也是人事部門了解和使用人才最為重要的第一手材料。人事檔案在人事的任免、調(diào)動、確定以及了解個人問題等方面起到至關(guān)重要的作用。團(tuán)體、部門和個人在工作實(shí)踐過程中形成了檔案，這是一種非常寶貴的信息資源，檔案按照內(nèi)容可以分為圖標(biāo)、文字等不同形式。

2人事檔案的基本目標(biāo)

人事檔案記錄了人們從走進(jìn)社會和參加工作開始的一切重要信息，所記錄的各種信息具有分散性和廣泛性的特點(diǎn)。因此為了確保每個人的人事檔案都足夠做到真實(shí)和全貌，就必須對檔案材料進(jìn)行較為系統(tǒng)、完整和全面的收集。這樣組織和用人部門在進(jìn)行人員選拔和使用的時候才能夠做到更為客觀和真實(shí)。去偽存真、取之有理、舍之有據(jù)是進(jìn)行檔案鑒別的基本原則，確保人員的真實(shí)情況能夠通過歸檔的材料真實(shí)和準(zhǔn)確的反映出來，確保其分類準(zhǔn)確、目錄清楚、裝訂整齊，要準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行分類和編排。作為個人成長的歷史記錄，涵蓋了個人的政治歷程、工作表現(xiàn)、任免以及調(diào)動等相關(guān)材料，需要按照黨和國家就檔案和保密工作的相關(guān)制度和法規(guī)，實(shí)現(xiàn)安全、保密和科學(xué)化的人事檔案管理。對于人事檔案應(yīng)當(dāng)在保證保密和遵守相關(guān)原則的基礎(chǔ)上進(jìn)行利用，確保人事檔案的利用制度完善健全，從而更好地利用人事檔案。

3 規(guī)范化管理人事檔案措施

3.1 對人事檔案的管理制度加強(qiáng)管理 目前涂改、虛假、錯誤以及內(nèi)容殘缺是人事檔案中存在較明顯的問題，對此人事檔案部門應(yīng)當(dāng)構(gòu)建嚴(yán)格的管理制度，確保規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)嚴(yán)密，對登記進(jìn)行嚴(yán)格的審核，加大相關(guān)的執(zhí)法力度，讓相關(guān)職能部門的業(yè)務(wù)監(jiān)督機(jī)制得以加強(qiáng)，確保從源頭上保證人事檔案的完整、統(tǒng)一、規(guī)范和準(zhǔn)確。對于企業(yè)和事業(yè)單位而言，每一位員工的人事檔案都是非常重要的，所以人事檔案在從產(chǎn)生到歸檔的整個過程中，都需要人事工作人員和檔案人員堅(jiān)持嚴(yán)肅、認(rèn)真和負(fù)責(zé)，確保嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行，從而確保人事檔案的真實(shí)、完整、有序、精練、使用。質(zhì)量是檔案管理人員必須把握的問題。檔案人員首先應(yīng)當(dāng)確保檔案內(nèi)容的完整齊全，然后按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對檔案材料的格式、載體以及相關(guān)的附件都進(jìn)行嚴(yán)格的審核和逐一的登記；要駁回那些內(nèi)容不完整的材料并且要求其重新制作，對于缺乏的信息要及時地補(bǔ)齊。要加大對人事檔案的審核力度，依照法律規(guī)定嚴(yán)格處理制裁人事檔案管理中出現(xiàn)的違法和瀆職現(xiàn)象，確保其他人不會再犯。部分檔案因?yàn)楣芾砣藛T擅自涂改或挪用等原因?qū)е聶n案材料損毀或者丟失的，需要遵照《檔案法》相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任的追究并且進(jìn)行處罰。構(gòu)建健全的法律和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以此對檔案材料的產(chǎn)生和文件制發(fā)機(jī)關(guān)進(jìn)行約束。確保檔案管理部門在接受人事檔案材料時候材料依然準(zhǔn)確、完整和真實(shí)。

3.2 要認(rèn)識到人事檔案管理的重要性 加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，對人事檔案管理工作要嚴(yán)格監(jiān)督不松懈。人事檔案具有政策性強(qiáng)、機(jī)密性強(qiáng)和專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，所以對于每一層管理機(jī)構(gòu)而言，都需要充分認(rèn)識到人事檔案管理的重要性，然后注重對于人事檔案的管理，對人事檔案管理中出現(xiàn)的問題要及時地進(jìn)行處理和解決，大力支持人事檔案管理相關(guān)的人力、物力和財(cái)力，確保檔案管理人員的工作水平和環(huán)境得到提高。確保人事檔案管理人員嚴(yán)格按照制度進(jìn)行工作，進(jìn)而確保人事檔案管理的規(guī)范化。

3.3 注重軟、硬件角度共同加強(qiáng)人事檔案的管理工作 單位和企業(yè)的人事檔案管理工作依賴于領(lǐng)導(dǎo)層的支持，要讓領(lǐng)導(dǎo)層明確人事檔案管理并非只是簡單的管理工作，而是要明確人事檔案管理實(shí)質(zhì)上與人力資源建設(shè)同等高度。單位和企業(yè)的日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，領(lǐng)導(dǎo)層要加強(qiáng)對于人事檔案管理工作在財(cái)力、人力和物力方面的支持工作，切不可只是將其掛在嘴邊，光說不做。硬件改革方面是要將人事檔案管理庫從其他檔案庫中獨(dú)立出來，對于檔案管理人員基本都是兼職人員的現(xiàn)狀需要立即進(jìn)行解決，要使用的專門的管理人員進(jìn)行管理；軟件方面則是需要做好檔案的收集、整理和歸檔，并且將人事檔案管理工作歸入信息化建設(shè)范疇，從而確保人事檔案管理人員可以更為積極的工作，也間接提高了人事檔案管理的時效性。

3.4 促進(jìn)人事檔案管理人員自身水平素質(zhì)的提高 人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)同時具備兼職和全職人員，并且成立人事檔案管理工作的工作檢查和驗(yàn)收小組，兩小組交叉進(jìn)行檢查驗(yàn)收，確保人事檔案管理人員之間互相可以進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)取長補(bǔ)短、共同提高的目的，幫助人事檔案管理人員樹立正確的人生觀、事業(yè)觀和價值觀，培養(yǎng)人事檔案管理人員愛崗敬業(yè)的精神，從政治和個人業(yè)務(wù)素養(yǎng)兩個層面對人事檔案管理人員進(jìn)行共同提高。

只有全面掌握了檔案專業(yè)知識，并且懂得了檔案管理學(xué)和文書學(xué)以及目錄學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案開發(fā)與利用學(xué)、檔案自動化管理和檔案著錄、標(biāo)引、檢索等相關(guān)的檔案專業(yè)知識以及基礎(chǔ)技能、借助現(xiàn)代化檔案管理方法——檔案計(jì)算機(jī)管理和電子文件的歸檔與管理的知識和技能才能夠勝任人事檔案管理工作，因此，作為一名檔案管理人員，需要可以順應(yīng)時代的潮流，面對當(dāng)前的各種變化，去積極主動地改變自己，讓自己更為適應(yīng)電子信息技術(shù)革命對于檔案工作的影響和改變，這樣才可以在目前高速發(fā)展的信息時代下勝任人事檔案的管理工作，作為檔案管理工作人員，需要能夠掌握當(dāng)前的現(xiàn)代化信息技術(shù)，對電子計(jì)算機(jī)和各種現(xiàn)代化的辦公設(shè)備設(shè)施進(jìn)行熟練的操作運(yùn)用，能夠熟練地進(jìn)行各種電子文件的制作、使用和維護(hù)。

4 總結(jié)

當(dāng)前環(huán)境下，作為一名人事檔案管理人員，需要順應(yīng)形勢實(shí)現(xiàn)自身各方面素質(zhì)水平的提高，幫助檔案部門營造一個良好的形象，從而提高人事檔案管理的工作效率和質(zhì)量，也培養(yǎng)人們對于檔案的管理和利用意識，讓人們懂得如何去收集、制作和使用各種檔案信息。

作者簡介：熊秀紅，女，漢族，湖北武漢人，館員，供職于湖北省農(nóng)科院畜牧獸醫(yī)研究所。