淺析高校學(xué)生檔案管理及其信息化建設(shè)

劉巖

摘 ?要：高校學(xué)生檔案管理是高校管理的重要組成部分。文章從高校學(xué)生檔案管理存在問題的分析入手，提出了完善學(xué)生檔案管理的主要對策，展望了高校學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)的前景和基本途徑。

關(guān)鍵詞：高校學(xué)生;檔案管理;信息化

中圖分類號：TP911 ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ?文章編號：1006-8937（2015）35-0075-02

高校是把青年培養(yǎng)成為社會主義建設(shè)者和接班人的重要機(jī)構(gòu)，承載了國家富強(qiáng)和民族復(fù)興的重任。要想培養(yǎng)好學(xué)生，就必須建立良好和完善的學(xué)生管理制度，而其中學(xué)生檔案管理恰恰容易被大家忽略，甚至有些檔案管理人員自身就存在一些錯(cuò)誤認(rèn)識，從而實(shí)踐中會產(chǎn)生一些問題，最終影響了高校人才的社會輸送和人才的合理有效配置。所以，高校檔案管理是高校綜合管理的重要一環(huán)，是高校培養(yǎng)社會人才方式方法的重要體現(xiàn)，關(guān)系到每一個(gè)大學(xué)生的成長成才，需要高校從教育戰(zhàn)略的高度對學(xué)生的檔案管理進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，不斷推進(jìn)相關(guān)工作的信息化進(jìn)程。

1 ?檔案管理存在的問題

①規(guī)范性不足。高校學(xué)生檔案的建立是一個(gè)逐步形成的過程，所以每一個(gè)建檔和信息整理環(huán)節(jié)都要規(guī)范操作，比如基本信息的錄入、各種資格的審核、考試考核成績整理、畢業(yè)審核及相關(guān)資料報(bào)批和各種資料歸檔等。但是，實(shí)踐中由于學(xué)生檔案最初是比較零散的，加之工作人員對檔案資料的重要程度認(rèn)識的不足，檔案工作和歸檔內(nèi)容存在不規(guī)范不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臓顩r，有些檔案的保存方法也缺乏科學(xué)性，有的還存在表格前后不一、資料缺失和檔案資料五花八門等現(xiàn)象。

②環(huán)節(jié)安排不健全。檔案是學(xué)生在校園里生活和成長的記錄，是教師走進(jìn)學(xué)生生活和學(xué)習(xí)的重要方法，檔案只有實(shí)現(xiàn)了轉(zhuǎn)動，教師才能通過借閱、查閱等方式實(shí)現(xiàn)對學(xué)生情況的把握。但實(shí)際上，許多高校檔案材料往往以散落的形式存在著，沒有科學(xué)合理地進(jìn)行整理和歸類，導(dǎo)致有些學(xué)生檔案看似挺厚實(shí)而實(shí)際上沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用，往往成為閑置的擺設(shè)物。這樣，就無法使檔案實(shí)現(xiàn)查閱、借閱、送達(dá)，教師通過檔案了解學(xué)生的途徑就會喪失。

③體制機(jī)制不健全。高校學(xué)生檔案管理看似一項(xiàng)單一的工作，但涉及的內(nèi)容龐雜，關(guān)系到的部門也多，關(guān)乎每一位學(xué)生的切身利益，因此，高校學(xué)生檔案管理應(yīng)該說是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，必須有完善的制度體系作保障。但是，目前許多高校缺乏完備的體制機(jī)制，有些高校甚至基本的管理制度都沒有建立起來，相關(guān)單位與檔案管理部門、教師與檔案管理人員等，相互之間溝通渠道不暢通，沒有合理的制度設(shè)計(jì)保障溝通的實(shí)現(xiàn)，缺少具體的原則、標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定，從而使學(xué)生的檔案資料長時(shí)間里處于散亂狀態(tài)，往往導(dǎo)致學(xué)生信息資料不能及時(shí)歸檔，有的還會造成學(xué)生檔案遺失和遺漏等嚴(yán)重后果。

2 ?完善檔案管理的主要對策

①完善制度建設(shè)，整體提升檔案管理水平。對于高校學(xué)生檔案管理來說，制度建設(shè)是根本，一套行之有效的檔案管理制度是做好檔案管理工作的首要前提。完善高校學(xué)生檔案管理制度，就要從學(xué)校和學(xué)生實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建一套包括信息資料收集、檔案交接、科學(xué)錄入、完整送達(dá)等在內(nèi)的制度體系。一是建立科學(xué)有效的信息資料收集制度。要本著對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，制定具體可操作的制度，有利于收集學(xué)生入學(xué)、考核、測評、畢業(yè)等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的相關(guān)資料。要保證資料的真實(shí)性完整性，決不能馬虎大意，粗制濫造，避免將來給學(xué)生造成傷害和損失。二是建立嚴(yán)格的檔案交接制度。檔案交接看似一個(gè)常規(guī)性動作，但實(shí)際中卻很容易出現(xiàn)錯(cuò)交、漏交的現(xiàn)象。所以，必須建立檔案資料轉(zhuǎn)交制度，使檔案交接工作有章可循、有法可規(guī)，避免檔案交接工作因?yàn)闄n案管理人員的變動而出現(xiàn)一系列問題，防止出現(xiàn)未對資料登記、分類、造冊就交接的情況;三是制定檔案錄入的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。對學(xué)生檔案進(jìn)行按期錄入，是高校學(xué)生檔案管理工作的基本要求。比如對學(xué)生考試成績、實(shí)踐考核、獎懲情況等信息的及時(shí)錄入，會涉及到學(xué)生的切身利益，必須予以重視。要建立規(guī)范的學(xué)生檔案信息按時(shí)錄入制度，形成責(zé)任追究，對不能按時(shí)錄入學(xué)生資料信息造成重大影響的進(jìn)行懲處。四是建立科學(xué)合理的送達(dá)制度。學(xué)生檔案的送達(dá)工作是一項(xiàng)及其重要的工作，做不好就會直接影響學(xué)生的就業(yè)等選擇，甚至造成不可挽回的損失。因此，必須建立一套完善的檔案管理送達(dá)制度，及時(shí)將學(xué)生檔案送達(dá)學(xué)生所在單位，或經(jīng)過學(xué)生同意，將檔案移送給人事代理部門。

②以問題為導(dǎo)向落實(shí)責(zé)任，扎實(shí)推進(jìn)管理工作邁向新臺階。責(zé)任無處不在，存在于每一個(gè)角色。高校學(xué)生檔案管理工作必須明確責(zé)任，使工作人員有責(zé)任擔(dān)當(dāng)，只有這樣才能真正做好學(xué)生檔案管理工作。落實(shí)責(zé)任就要以問題為導(dǎo)向，哪里有問題就解決哪里的問題，哪里有問題就落實(shí)哪里的責(zé)任。比如檔案管理中的制度有問題就要完善制度，就要針對制度完善把責(zé)任落實(shí)到具體人員，謀劃制度建設(shè)工作。要落實(shí)學(xué)生檔管理過程中的監(jiān)督和問責(zé)，明確每個(gè)工作人員的工作職責(zé)，使工作人員明晰權(quán)力義務(wù)，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作創(chuàng)新，切實(shí)保證學(xué)生信息資料的歸檔和整理質(zhì)量。

③加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的能力。檔案管理既是一項(xiàng)體力工作，也是一項(xiàng)智力工作，不僅需要工作人員的耐心，更需要工作人員的工作能力。要通過集中或分散的方式不定期地對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)不斷提高工作人員的檔案管理意識和能力，增強(qiáng)他們的責(zé)任意識。同時(shí)，對檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與學(xué)生溝通能力的培訓(xùn)，提高他們和學(xué)生聯(lián)系的技巧，獲得正確有效的信息資料，避免出現(xiàn)信息錯(cuò)誤。

④加強(qiáng)檔案管理宣傳，提高學(xué)生的檔案意識。檔案是學(xué)生的檔案，應(yīng)該是學(xué)生最為關(guān)心的。但是，絕大多數(shù)學(xué)生對自己的檔案材料沒有或是缺乏科學(xué)的認(rèn)識，往往導(dǎo)致一些數(shù)據(jù)的填寫出現(xiàn)錯(cuò)誤，損害了自身利益。所以，高校要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變觀念，更新管理意識，勇于實(shí)踐，勇于創(chuàng)新，給學(xué)生宣傳一些檔案管理知識，或者是開辦一些檔案知識性的普及班，讓學(xué)生們了解認(rèn)識檔案的重要性，提高他們填寫信息的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。

3 ?高校學(xué)生檔案管理的信息化

3.1 ?高校學(xué)生檔案管理信息化的意義

高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代信息技術(shù)的使用越來越表明，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化在推進(jìn)教育教學(xué)資源的充分利用、提高高校學(xué)生日常管理的規(guī)范化、有針對性地解決教育中的問題、更有效地培養(yǎng)社會人才等方面發(fā)揮著越來越重要的作用，相對傳統(tǒng)檔案管理模式，顯示出了明顯的工作優(yōu)勢，不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)校內(nèi)教育資源的傳送和配置，而且還可以實(shí)現(xiàn)與其他高校之間在信息方面的互聯(lián)互通，及時(shí)學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)學(xué)校工作水平和辦學(xué)水平全面提高。

3.2 ?高校學(xué)生檔案管理信息化的途徑

一是要確定高校學(xué)生檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。高校必須要從學(xué)生和學(xué)校發(fā)展實(shí)際出發(fā)，站在有利于大學(xué)生身心發(fā)展和成長長材的高度，設(shè)定科學(xué)合理的可操作的實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須具備的條件和標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)條件要與信息技術(shù)發(fā)展保持同向變化。目前來說，高校應(yīng)該按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)購置配備技術(shù)設(shè)備，設(shè)置相應(yīng)的崗位，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的專職化。高校要開展有關(guān)信息化建設(shè)宣傳，在檔案管理人員中普及信息技術(shù)知識，使他們明確相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要建立專門機(jī)構(gòu)，成立標(biāo)準(zhǔn)制定領(lǐng)導(dǎo)小組，實(shí)現(xiàn)各部門之間與檔案管理部門的協(xié)作。

二是建立和完善高校檔案管理數(shù)據(jù)庫?，F(xiàn)在來看，許多高校的檔案管理信息化還是體現(xiàn)為一個(gè)起步狀態(tài)，有的高校雖然有些成效，但總體來說，檔案管理信息化程度偏低，究其原因的關(guān)鍵就是缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)庫。這種情況下，高校必須首先加快數(shù)據(jù)庫建設(shè)，從而才能把先進(jìn)的技術(shù)運(yùn)用到對檔案資料的管理中。

三是實(shí)現(xiàn)辦公自動化，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。辦公自動化是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的基本形式和內(nèi)容，因此，要真正提高高校檔案管理水平，就要從配置計(jì)算機(jī)開始做起，圍繞檔案管理相關(guān)內(nèi)容設(shè)置最優(yōu)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，切實(shí)提高高校檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡有紅.淺析基層電大學(xué)生學(xué)籍檔案管理[J].湖州職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué) ? 報(bào)，2010，（2）.

[2] 王維娜.中央企業(yè)檔案工作評價(jià)信息系統(tǒng)的創(chuàng)新與實(shí)踐[J].中國檔 ? 案，2013，（10）.