芻議加強文書檔案管理的具體措施

胡玉榮

摘 要：文書檔案管理工作作為檔案管理工作的重要分支之一，對檔案管理的有效運行有著極其重要的影響和作用。做好文書檔案管理工作不僅僅可以提升檔案管理的質量，更對檔案管理的長久發(fā)展提供了有力保障，進而引導決策者可以依據(jù)文書檔案管理進行決策，從而保證決策的科學性以及安全性。文章主要針對當前文書檔案管理存在的一些問題進行簡要的分析與總結，并提出合理化解決措施，僅供參考。

關鍵詞：文書工作；檔案管理；加強；措施

前言

現(xiàn)代文書工作對工作的順利開展及有效運行有著極其重要的作用。將其與檔案管理相結合是為了更好的適應時代社會發(fā)展的需要，是促進檔案管理可持續(xù)發(fā)展的必然舉措。從某種角度上來講，文書工作具有其特定的規(guī)范性、前瞻性、服務性及綜合性等特點，從屬于獨立的領導工作。隨著檔案管理工作的不斷創(chuàng)新與發(fā)展，作為時代社會發(fā)展的“記錄器”對其提出了更高的要求及標準。文書檔案管理工作更是擔負著單位的整個發(fā)展歷程的記錄使命，可以全面的反映整個單位的發(fā)展狀況。隨著文書檔案管理各種管理模式的不斷創(chuàng)新，一定程度上便提高了文書檔案管理工作的水平，進一步推動了社會的長遠發(fā)展。但與此同時，我們也應該看到其存在的不足，下面就文書檔案管理工作進行詳細的分析。

1 爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1.1 愛崗敬業(yè)，爭取領導的重視

文書檔案管理人員對文書工作的自我完善及熱愛，對領導者能否重視其文書工作有著直接的影響。很大程度上，文書工作者將文書檔案管理做的十分出色，必然會引起相關人員的重視，這樣才能提升文書工作在企業(yè)發(fā)展過程中的重要地位，很好地為其服務，領導者才會依據(jù)文書工作做好每一個決策判斷，推動企業(yè)發(fā)展。

1.2 加強宣傳，增強領導的檔案意識

領導對文書檔案管理的不重視，主要有以下等幾點原因：第一，文書工作者不能很好的對其進行文書匯報及檔案收集、整理、分類，缺乏檔案管理意識，致使文書檔案很難在企業(yè)發(fā)展過程中充分發(fā)揮作用。第二，上下級領導者或者相關負責人不能對文書工作進行信息的整理、收集，工作大多處于被動狀態(tài)，致使領導者難以對文書工作引起重視。

2 文書處理和檔案管理之間的關系

2.1 文書處理與檔案管理工作有不同的工作任務和工作對象

從深層次上來講，文書處理工作與檔案管理工作有著本質的區(qū)別，但是將二者有效的結合卻可以推動檔案管理工作的開展。文書的主要目的就是將文件進行收發(fā)、傳遞、督辦、整理、保存。檔案的主要目的就是將這些文書進行收集、鑒定、分類、編目、然后保存加以利用。從這個意義上來講，文書工作是檔案管理工作的前身，作為檔案管理的基礎對檔案管理的有效運行有著不可替代的重要作用。

2.2 文書處理工作與檔案工作密切聯(lián)系、相互促進

文書工作的好壞將對檔案管理質量產(chǎn)生直接影響，文書工作的不規(guī)范將直接導致檔案管理工作的不健全。所以文書工作將對檔案管理工作提供一定條件及基礎。反過來講，檔案管理工作又影響著文書工作的系統(tǒng)化及規(guī)范化。所以，我們要辯證地看二者之間的關系，在文書工作中加強對文書工作的規(guī)范化管理及信息的收集，確保信息的可靠性及安全性，這樣才能做好檔案管理工作。

3 加強文書檔案管理工作的措施

3.1 做好文書檔案管理的基礎工作

文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書檔案的管理工作就必須先要求從基礎工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無錯誤的基礎上，要求檔案工作者對原有檔案應進行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯誤時，應采取補救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者要全心全意地進行檔案工作管理，從基礎抓起。文書工作與現(xiàn)代信息技術的有效結合是社會發(fā)展的必然結果，所以文書工作者要不斷學習信息技術將與實際工作有效結合，不斷提升自身業(yè)務素質素養(yǎng)以及計算機、信息技術的學習，結合文書工作及檔案管理工作的特點，制定合理的文書檔案管理人才機制的培養(yǎng)。

3.2 利用現(xiàn)代化技術整理檔案

計算機的出現(xiàn)，各種現(xiàn)代化技術的層出不窮，很大程度上推動了檔案管理工作的發(fā)展。相對于傳統(tǒng)紙質檔案管理工作，計算機檔案管理工作的開展，一定程度上不僅僅提高了工作效率，更對文書工作有了很好的規(guī)范性管理及分類，文書信息可以依據(jù)不同的類別進行對比分析，然后依據(jù)單位實際發(fā)展需要進行整合分類，這樣在進行使用過程中，可以方便快捷的為其提供檔案管理資料，縮短了時間，大大提高了工作效率。真正意義上將計算機信息技術引進到了檔案管理過程中，推動了檔案管理現(xiàn)代化技術的創(chuàng)新與發(fā)展。

3.3 提高文書檔案管理工作人員的積極性

文書檔案管理工作一定意義上而言，是一項比較枯燥的作業(yè)。對此，在實際文書檔案管理過程中，必須加強相關管理人員對其重視，建立完善的監(jiān)管制度，做好宣傳工作，全面提高檔案管理者的自身素質及責任感，培養(yǎng)他們的工作熱情及腳踏實地的工作態(tài)度。此外，還要建立完善的獎懲制度，針對文書檔案管理人員進行專業(yè)的職業(yè)培訓。

3.4 文書人員要樹立檔案意識

文書人員在文書處理中，要時刻想到檔案工作，自覺主動地為歸檔做準備，規(guī)范辦理好每一份公文，為后續(xù)的檔案工作減少麻煩。在平時工作中，要及時收集文件材料，收發(fā)文要逐件登記建賬，做到有據(jù)可查，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找。

3.5 利用現(xiàn)代化技術整理檔案

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標準，但因每個人的理解同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計算機管理優(yōu)勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

4 結束語

文書和檔案管理人員的業(yè)務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動性和例行性，努力提高文檔人中販知識水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

參考文獻

[1]胡志勤.做好文書工作是檔案工作的基礎[J].機電兵船檔案，2008 （3）：33-34.

[2]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用[J].黑龍江檔案， 2011（1）.

[3]趙思媛.淺談文書檔案計算機管理的利弊[J].沿海企業(yè)與科技，2010（12）.